Hướng dẫn 4000/SYT-NVY hướng dẫn quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học do Sở Y tế thành phố Hồ Chí Minh

HƯỚNG DẪN

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CHO CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CHUYÊN MÔN DO SỞ Y TẾ QUẢN LÝ

Căn cứ thông tư số 37/2010/TT-BYT (Bộ trưởng Bộ Y tế ký ngày 16/8/2010) Quy định về quản lý đề tài nghiên cứu khoa học và dự án sản xuất thử nghiệm cấp Bộ Y tế.

Căn cứ Quyết định 661/QĐ-BYT (Bộ trưởng Bộ Y tế ký ngày 27/2/2008) và Quy chế của Hội đồng Đạo đức trong Nghiên cứu Y sinh học - Bộ Y tế (nhiệm kỳ 2008 – 2012),

Căn cứ Quyết định 3187/QĐ-UBND ngày 20/7/2007 của UBND TP.HCM về việc ban hành Quy chế quản lý các chương trình, đề tài, dự án nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ Thông tư Liên tịch số 44 /2007/TTLT-BTC-BKHCN ngày 7/5/2007 Liên Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và Công nghệ về việc Hướng dẫn định mức xây dựng và phân bổ dự toán kinh phí đối với các đề tài, dự án khoa học và công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước.

Căn cứ Thông tư Liên tịch số 93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 04 tháng 10 năm 2006 của Liên Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và Công nghệ về hướng dẫn chế độ khoán kinh phí của đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách Nhà nước;

Nhằm chuẩn hoá, cập nhật và phát triển các hoạt động nghiên cứu khoa học của ngành y tế góp phần làm đòn bẩy phát triển, ứng dụng vào thực tế trong công cuộc bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ nhân dân TP.HCM,

Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học như sau:

1. Phạm vi áp dụng:

Hướng dẫn này áp dụng cho việc quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học (NCKH) của các Đơn vị trực thuộc quản lý của Sở Y tế (SYT).

2. Những qui định chung:

• Các Đơn vị có chức năng hoạt động phù hợp với lĩnh vực khoa học và công nghệ của đề tài đều có quyền tham gia đăng ký chủ trì đề tài đó.

• Tất cả các đề tài NCKH, trước khi thực hiện, đều phải thông qua Hội đồng Khoa học để đánh giá, xét duyệt và nghiệm thu về mặt khoa học (gọi là Hội đồng (xét duyệt / nghiệm thu); Riêng các đề tài mà đối tượng nghiên cứu là con người – đặc biệt là các Thử nghiệm lâm sàng – thì phải thông qua sự chấp thuận bằng văn bản của Hội đồng đạo đức trong nghiên cứu y sinh học (HĐĐĐ).

• SYT thành lập HĐĐĐ để đánh giá về đạo đức của các đề tài mà đối tượng nghiên cứu là con người. Các Đơn vị cơ sở (Viện, BV, Trung tâm, ..) thành lập HĐĐĐ để đánh giá về đạo đức của các đề tài cấp cơ sở mình thực hiện. Đối với các Đơn vị chưa đủ điều kiện thành lập HĐĐĐ cơ sở thì có thể gởi hồ sơ cho HĐĐĐ SYT đánh giá hoặc cho Đơn vị cơ sở khác (có liên quan chuyên môn trực tiếp đến nội dung đề tài cần xét duyệt và HĐĐĐ của Đơn vị đó đã được sự SYT thẩm định cho phép) để đánh giá.

• Mỗi đề tài chỉ có tối đa 02 đồng chủ nhiệm.

• Đối với đề tài sử dụng kinh phí một phần hoặc toàn phần từ nguồn ngân sách sự nghiệp của Đơn vị, thì mỗi cá nhân không đồng thời làm chủ nhiệm hoặc đồng chủ nhiệm nhiều hơn 02 đề tài (cho đến khi nghiệm thu và quyết toán xong).

• Đối với đề tài sử dụng kinh phí toàn phần từ nguồn từ tài trợ (hợp tác quốc tế, công ty, … ) thì mỗi cá nhân có thể đồng thời làm chủ nhiệm hoặc đồng chủ nhiệm nhiều hơn 02 đề tài, nhưng tối đa cũng không được quá 04 đề tài (cho đến khi nghiệm thu và quyết toán xong).

• Cá nhân đăng ký làm chủ nhiệm đề tài phải có chuyên môn cùng lĩnh vực chuyên môn mà mình đăng ký (được đào tạo hoặc làm việc ít nhất 3 năm trong lĩnh vực đó) hoặc liên quan đến lĩnh vực khoa học và công nghệ đăng ký (kèm theo điều kiện đội ngũ cộng tác viên tham gia đề tài phải có chuyên môn phù hợp).

• Cá nhân có tên trong danh sách những người tham gia đề tài nghiên cứu nào thì không được có tên trong danh sách Hội đồng xét duyệt / nghiệm thu đề tài nghiên cứu đó.

• Mỗi Đơn vị được đồng thời chủ trì nhiều đề tài phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của Đơn vị và phải đảm bảo có đủ số lượng cán bộ khoa học, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ thực hiện các đề tài. Mỗi đề tài chỉ có một Đơn vị chủ trì thực hiện. Nếu có hơn 1 Đơn vị cùng hợp tác triển khai 1 đề tài, thì cũng chỉ có 1 Đơn vị là chủ trì đề tài và các Đơn vị khác là những Đơn vị hợp tác.

• Đề tài có cùng nội dung nghiên cứu, không được đăng ký ở nhiều nơi để nhận thêm kinh phí nghiên cứu.

• Đề cương nghiên cứu, báo cáo nghiệm thu được bảo vệ tối đa 2 lần.

• Thời gian thực hiện đề tài trong lĩnh vực y tế không quá 36 tháng tính từ khi ký kết hợp đồng NCKH. Các trường hợp đặc biệt do Giám đốc Sở Y tế quyết định.

• Cá nhân đăng ký thực hiện đề tài bị trễ hạn quá 18 tháng chưa nghiệm thu, chưa quyết toán (không chứng minh được lý do khách quan) sẽ không được đăng ký thực hiện đề tài trong 2 năm tiếp theo tính từ thời điểm nghiệm thu hoặc thanh lý và quyết toán kinh phí, hoặc bị xuất toán thu hồi lại kinh phí đã cấp.

• Các Đơn vị có 3 đề tài, dự án trễ hạn hoặc không quyết toán kinh phí trên 18 tháng trở lên thì không được đăng ký chủ trì đề tài, dự án trong 2 năm tiếp theo tính từ thời điểm nghiệm thu hoặc thanh lý và quyết toán kinh phí, hoặc bị xuất toán thu hồi lại kinh phí đã cấp.

• SYT có chức năng giám sát (đột xuất, thường xuyên) mọi đề tài NCKH do các Đơn vị trực thuộc thực hiện, SYT có quyền ra quyết định / hoặc đề xuất (đối với đề tài cấp Bộ / Tỉnh trở lên) đình chỉ việc thực hiện đề tài nếu vi phạm các qui định hiện hành về NCKH.

• Tất cả các đề tài NCKH do các Đơn vị trực thuộc thực hiện đều phải báo cáo SYT. Tùy qui mô, tính chất và cấp độ đề tài mà có qui trình báo cáo riêng theo hướng dẫn.

3. Quy định về quản lý đề tài:

3.1. Phân cấp đề tài

Các đề tài NCKH được phân thành 3 cấp quản lý: cấp Cơ sở, cấp Bộ/Tỉnh và cấp Nhà nước. Đề tài đăng ký cho Sở KHCN thành phố tương đương với đề tài cấp Bộ trong hệ thống phân loại cấp đề tài của Bộ KHCN.

Việc đăng ký đề tài cấp nào do Chủ nhiệm đề tài và Đơn vị chủ trì đề tài tự quyết định và đăng ký trực tiếp với Cấp quản lý tương ứng.

1.1. Đề tài cấp cơ sở:

• Giám đốc đơn vị chịu trách nhiệm phê duyệt cho phép thực hiện, quản lý đề tài, phê duyệt nghiệm thu và công bố thông tin kết quả (Thông qua tư vấn từ Hội đồng Cơ sở).

• Kinh phí được cấp từ nguồn ngân sách sự nghiệp của chính đơn vị đó và mức kinh phí tối đa để thực hiện mỗi đề tài phải theo Qui định hiện hành của Ủy ban Nhân dân TP.HCM.

• Riêng trường hợp kinh phí lấy từ nguồn tài trợ, thì không giới hạn mức kinh phí mà do sự đồng thuận bằng văn bản giữa Đơn vị và Đối tác tài trợ.

1.2. Đề tài cấp Bộ/Tỉnh:

1.2.1. Nếu đăng ký cho Sở Khoa học Công nghệ Thành phố:

○ Đơn vị nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp, sau khi nhận được thông báo sơ tuyển hàng năm của Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố

○ Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố xét duyệt và cấp kinh phí.

○ Trong trường hợp Đơn vị sử dụng kinh phí toàn phần từ nguồn tài trợ, Đơn vị vẫn có thể đăng ký với Sở KHCN để được đánh giá về mặt khoa học và công nhận là đề tài cấp Thành phố (Sở KHCN không cấp kinh phí, dự toán kinh phí sẽ tùy theo sự đồng thuận bằng văn bản giữa Chủ trì đề tài và Đối tác tài trợ).

1.2.2. Nếu đăng ký cho Bộ Y tế:

○ Đơn vị nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp cho Bộ Y tế (Vụ Khoa học và Đào tạo)

○ Bộ Y tế xét duyệt và cấp kinh phí.

1.3. Đề tài cấp Nhà nước:

• Đơn vị nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp cho Bộ Khoa học và Công nghệ

• Bộ Khoa học và Công nghệ xét duyệt và cấp kinh phí.

3.2. Mã số đề tài

3.2.1. Mã số đề tài cấp cấp Bộ/Tỉnh, cấp Nhà nước: do cơ quan quản lý đề tài của cấp đó (Sở KHCN, BYT, Bộ KHCN) cung cấp khi phê duyệt thực hiện.

3.2.2. Mã số đề tài cấp cơ sở: gồm 04 nhóm ký tự: CS / -- / -- / --

Cấp đề tài / Tên đơn vị/ Năm xét duyệt / Số thứ tự đề tài xét duyệt trong năm của đơn vị.

• Cấp đề tài: gồm 02 ký tự, qui định luôn là CS – nghĩa là cấp cơ sở

• Tên đơn vị: gồm 02 ký tự. Do có nhiều đơn vị có thể trùng mã số tên đơn vị nếu dùng theo qui định cũ trước đây, nên SYT qui ước mã số mới như danh sách cụ thể dưới đây. Ngoài ra, để thuận tiện cho vi tính hóa và lọc truy xuất mã số, chỉ dùng mẫu tự theo tiếng Anh, không dùng mẫu tự theo tiếng Việt (VD: không sử dụng Đ mà ghi thành D). Các đơn vị mới thành lập (BV. Ngoài công lập, Trung tâm, …) sau khi có qui định này, thì đăng ký với SYT để được cấp phát mã số mới.

• Năm xét duyệt: gồm 02 ký tự, 02 số cuối của năm xét duyệt

• Số thứ tự đề tài: gồm 02 ký tự, số thứ tự đề tài xét duyệt trong năm của đơn vị

Ví dụ: CS/AB/11/05 – Đề tài cấp cơ sở thứ 5 của BV. An Bình được xét duyệt năm 2011.

Chi tiết qui định về mã số đề tài NCKH cấp cơ sở nêu tại Phụ lục 1 đính kèm.

4. Quy trình xét duyệt, nghiệm thu đề tài

○ Tùy từng cấp độ và nguồn kinh phí đề tài.

○ Đề tài cấp nào thì Đơn vị gởi Hồ sơ đăng ký trực tiếp cho cơ quan quản lý cấp đó.

○ Đối với đề tài cấp Bộ/Tỉnh trở lên, Đơn vị tuân thủ theo hướng dẫn của cấp quản lý tương ứng (Sở KHCN, Bộ Y tế, Bộ KHCN) đã ban hành.

○ Qui trình hướng dẫn chung như Phụ lục 2 đính kèm.

○ Sau đây, SYT hướng dẫn chi tiết quy trình xét duyệt, nghiệm thu các đề tài cấp cơ sở

4.1. Quy trình xét duyệt đề tài cấp cơ sở

• Chủ nhiệm đề tài phác thảo ý tưởng nghiên cứu, soạn đề cương và lập Hồ sơ đăng ký theo mẫu quy định, nộp cho Bộ phận quản lý NCKH của đơn vị. Hồ sơ gồm:

○ Đơn đăng ký

○ Thuyết minh đề tài + bản dự trù kinh phí

○ Lý lịch khoa học của Chủ nhiệm đề tài

○ Các tài liệu khác như Đề cương nghiên cứu chi tiết, Bản xác nhận nguồn kinh phí tài trợ, … (nếu có)

• Trong vòng 30 ngày làm việc kể từ lúc nhận hồ sơ (đầy đủ các mục theo qui định) của Chủ nhiệm đề tài, Giám đốc của đơn vị có trách nhiệm ra quyết định thành lập Hội đồng Khoa học và tổ chức họp Hội đồng để xét duyệt đề cương đề tài. Phần đánh giá xét duyệt không chỉ là nội dung đề tài mà đánh giá cả tính hợp lý của kinh phí dự trù.

• Đối với các đề tài mà đối tượng nghiên cứu là con người – đặc biệt là các Thử nghiệm lâm sàng – thì Đơn vị phải thông qua thêm HĐĐĐ cơ sở hoặc HĐĐĐ SYT.

• Một tuần trước ngày họp chính thức của (các) Hội đồng, Đơn vị cơ sở phải gởi lịch các buổi họp xét duyệt qua e-mail theo địa chỉ dnnckh@gmail.com, không cần gởi công văn qua đường văn thư chính thức, cho Tổ Đối ngoại và NCKH để SYT sẽ cử người đi giám sát, hỗ trợ vào một (hoặc vài) buổi xét duyệt bất kỳ tại Đơn vị.

• Hội đồng xét duyệt:

√ Trách nhiệm và quyền hạn của Hội đồng: Tuân thủ theo Quy chế Hội đồng KHCN, Hội đồng đạo đức của cấp tương ứng. Tuy nhiên, Hội đồng có thể mời thêm chuyên gia chuyên ngành liên quan đề tài để dự họp góp ý kiến.

√ Nội dung đánh giá đề tài: tính cần thiết, mục tiêu, phương pháp nghiên cứu, đạo đức trong nghiên cứu và kinh phí đề tài. Trong buổi họp, thư ký phải ghi Biên bản chi tiết (thành phần Hội đồng, ý kiến phát biểu của từng thành viên Hội đồng, kết luận của Chủ tịch Hội đồng) để lưu tại Đơn vị và có cơ sở kiểm tra khi cần.

• Nếu đề tài được (các) Hội đồng thông qua, Thường trực (các) Hội đồng gởi Thư chấp thuận của Hội đồng (thường chỉ tóm tắt trong 01 trang, có 02 chữ ký của Chủ tịch và Thư ký Hội đồng) kèm Biên bản chi tiết cho Giám đốc đơn vị. Thư chấp thuận của (các) Hội đồng chỉ có giá trị tham vấn cho Giám đốc đơn vị, chứ chưa có giá trị pháp lý để thực hiện đề tài. Trường hợp đề tài không được một hoặc cả hai Hội đồng thông qua, thì Chủ tịch Hội đồng phải có Văn bản trả lời cho Chủ nhiệm đề tài biết lý do tại sao.

• Căn cứ Thư chấp thuận của (các) Hội đồng, Biên bản chi tiết đánh giá của (các) Hội đồng và tùy điều kiện, chủ trương quản lý Nhà nước hiện hành, Giám đốc đơn vị quyết định việc ký Văn bản phê duyệt và cấp kinh phí cho đề tài được thực hiện. Với văn bản này, đề tài mới có giá trị pháp lý để thực hiện, nhận kinh phí và tính điểm thi đua.

Mẫu quyết định danh sách các đề tài cho phép thực hiện phải bao hàm các nội dung sau để tiện thống kê, quản lý:

Lưu ý: thời gian thực hiện lấy mẫu phải tính từ sau ngày được văn bản cho phép chính thức !

• Kết thúc mỗi đợt xét duyệt, Đơn vị gởi báo cáo về danh sách các đề tài đã được xét duyệt cho phép triển khai (cũng theo Mẫu trên, báo cáo danh sách cộng dồn tính cho các đợt sau trong cùng một năm) bằng văn bản chính thức cho SYT và qua e-mail dnnckh@gmail.com để tiện cho việc giám sát và cập nhật quản lý. SYT sẽ tổng hợp, cập nhật danh sách này và đăng trên mạng Medinet để các Đơn vị tham khảo.

• Trong quá trình thực hiện đề tài, Chủ nhiệm đề tài phải báo cáo tiến độ nghiên cứu mỗi 6 tháng cũng như quyết toán kinh phí theo các giai đoạn dự kiến, nếu có khó khăn phải báo cáo kịp thời cho (các) Hội đồng của đơn vị để có hướng giải quyết.

4.2. Quy trình nghiệm thu đề tài cấp cơ sở

• Khi hoàn tất đề tài nghiên cứu, chủ nhiệm đề tài gửi báo cáo kết quả nghiên cứu (cả nội dung đề tài và kinh phí thực chi) cho Đơn vị để được tổ chức nghiệm thu đề tài.

• Trong vòng 30 ngày làm việc kể từ lúc nhận báo cáo kết quả nghiên cứu của Chủ nhiệm đề tài, Giám đốc của đơn vị có trách nhiệm tổ chức Hội đồng nghiệm thu họp đánh giá đề tài.

• Một tuần trước ngày họp chính thức của Hội đồng nghiệm thu, Đơn vị cơ sở phải gởi lịch các buổi họp xét duyệt qua e-mail theo địa chỉ dnnckh@gmail.com, không cần gởi công văn qua đường văn thư chính thức, cho Tổ Đối ngoại và NCKH để SYT sẽ cử người đi giám sát, hỗ trợ vào một (hoặc vài) buổi nghiệm thu bất kỳ tại Đơn vị.

• Trong buổi họp Hội đồng nghiệm thu, thư ký phải ghi Biên bản chi tiết (thành phần Hội đồng, ý kiến phát biểu của từng thành viên Hội đồng, kết luận của Hội đồng) để lưu tại Đơn vị và có cơ sở kiểm tra khi cần.

• Nếu đề tài được Hội đồng nghiệm thu đánh giá “đạt”, Thường trực Hội đồng gởi Thư chấp thuận nghiệm thu của Hội đồng (thường chỉ tóm tắt trong 01 trang, có 02 chữ ký của Chủ tịch và và Thư ký Hội đồng) kèm Biên bản chi tiết cho Giám đốc Đơn vị. Thư chấp thuận nghiệm thu của Hội đồng chỉ có giá trị tham vấn cho Giám đốc đơn vị, chứ chưa có giá trị pháp lý để quyết toán đề tài và tính điểm thi đua. Trường hợp đề tài được Hội đồng đánh giá “không đạt”, thì Chủ tịch Hội đồng phải có Văn bản trả lời cho Chủ nhiệm đề tài biết lý do tại sao để chỉnh sửa và sắp xếp báo cáo nghiệm thu lần 2.

• Một đề tài chỉ được tổ chức báo cáo nghiệm thu 2 lần. Nếu sau 2 lần vẫn “không đạt” thì Hội đồng họp cùng Chủ nhiệm đề tài phải thống nhất việc thanh lý đề tài (tùy mức độ “đạt” so kế hoạch, lý do “không đạt”).

• Mẫu quyết định công nhận danh sách các đề tài đã được nghiệm thu phải bao hàm các nội dung sau để tiện thống kê, quản lý:

• Kết thúc mỗi đợt đánh giá nghiệm thu, Đơn vị gởi báo cáo về danh sách các đề tài đã được nghiệm thu (cũng theo Mẫu trên, báo cáo danh sách cộng dồn tính cho các đợt sau trong cùng một năm) - kèm bản kết quả tóm tắt (abstract) của các đề tài trong đợt nghiệm thu mới nhất - bằng văn bản chính thức cho SYT và qua e-mail dnnckh@gmail.com để tiện cho việc giám sát và cập nhật quản lý.

4.3. Đề tài NCKH hợp tác quốc tế

• Tùy Đơn vị xác định đề tài thuộc cấp nào thì đăng ký xét duyệt tuân theo qui trình quản lý của cấp quản lý tương ứng.

• Vấn đề bản quyền đơn vị sở hữu đề tài và bản quyền tác giả đề tài phải được thỏa thuận bằng văn bản giữa Đơn vị chủ trì đề tài và Đối tác tài trợ (nên ghi chi tiết trong đề cương và hợp đồng thỏa thuận hợp tác nghiên cứu).

• Ngoài ra, sau khi được sự phê duyệt cho phép về mặt chuyên môn y tế để triển khai đề tài của cấp quản lý tương ứng, Đơn vị phải tiến hành thêm thủ tục đề nghị Cơ quan thẩm quyền cho phép được hợp tác, tiếp nhận tài trợ, xác nhận viện trợ và báo cáo quản lý nguồn kinh phí viện trợ theo đúng qui định tại Nghị định số 93/NĐ-CP ban hành ngày 22/10/2009 của Chính Phủ, Thông tư 07/2010/TT-BKH ban hành ngày 30/3/2010 của Bộ Kế hoạch Đầu tư, Thông tư 82/2007/TT-BTC ban hành ngày 12/7/2007 của Bộ Tài Chính, Chỉ thị số 19/2008/CT-UBND ban hành ngày 4/11/2008 của Ủy Ban Nhân Dân TP.HCM, công văn số 8451/STC-CS ký ngày 20/8/2007 của Sở Tài Chính.

• Qui trình Đơn vị đề nghị Cơ quan thẩm quyền cho phép được hợp tác và tiếp nhận tài trợ như sau:

√ Đơn vị có công văn gởi SYT xin phép được hợp tác và tiếp nhận tài trợ. Hồ sơ bao gồm:

- Công văn xin phép được hợp tác và tiếp nhận tài trợ

- Quyết định phê duyệt cho phép về mặt chuyên môn y tế để triển khai đề tài của cấp quản lý tương ứng.

- Thuyết minh đề tài + bản dự trù kinh phí

- Lý lịch khoa học của Chủ nhiệm đề tài

- Bản xác nhận nguồn kinh phí tài trợ

- Hồ sơ pháp nhân của đơn vị / cá nhân tài trợ (Giấy phép hoạt động, …)

- Các tài liệu khác như Đề cương nghiên cứu chi tiết, … (nếu có)

- Nếu hồ chi tiết về sự hợp tác nghiên cứu bằng tiếng nước ngoài thì phải có bản gốc tiếng nước ngoài và bản dịch tiếng Việt đi kèm.

√ Đơn vị nộp 03 bộ hồ sơ (đối với hoạt động phi dự án) và 04 bộ hồ sơ (đối với dự án hỗ trợ kỹ thuật hoặc dự án đầu tư về NCKH). Trong đó, có 01 bộ hồ sơ chính và các bộ còn lại là bản phô tô.

√ Sau khi xem xét, nếu hồ sơ nghiên cứu đạt yêu cầu, SYT sẽ có văn bản gởi Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Thành phố (kèm 02 bộ hồ sơ, đối với hoạt động phi dự án) hoặc Sở Kế hoạch Đầu tư (kèm 03 bộ hồ sơ, đối với dự án hỗ trợ kỹ thuật hoặc dự án đầu tư về NCKH) để nghiên cứu và trình Ủy ban Nhân dân TP cho phép hợp tác và tiếp nhận tài trợ (theo tinh thần của Chỉ thị số 19/2008/CT-UBND).

• Sau khi được Ủy Ban Nhân Dân TP.HCM cho phép hợp tác và tiếp nhận tài trợ bằng văn bản, Đơn vị tiến hành làm thủ tục xác nhận viện trợ và ghi thu ghi chi ngân sách theo đúng qui định tại Sở Tài Chính, sử dụng và báo cáo việc sử dụng nguồn kinh phí tài trợ theo đúng qui định Nhà nước hiện hành.

• SYT cũng nhắc lại qui định bên tài trợ theo Nghị định số 93/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính Phủ về Quy chế Quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài bao gồm: các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, các tổ chức và cá nhân người nước ngoài khác, kể cả các tập đoàn, công ty có vốn nước ngoài, cộng đồng người Việt Nam định cư ở nước ngoài tôn trọng và chấp hành pháp luật Việt Nam, có thiện chí, cung cấp trực tiếp viện trợ không hoàn lại nhằm hỗ trợ cho các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và nhân đạo của Việt Nam.

5. Công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động NCKH:

• Nội dung kiểm tra, giám sát:

√ Việc tuân thủ các quy định về quản lý hoạt động NCKH

√ Khâu tổ chức xét duyệt đề cương

√ Tiến trình triển khai đề tài thực hiện theo đúng qui định về đạo đức trong nghiên cứu y sinh học với nội dung đánh giá theo chuẩn GCP/ICH.

√ Khâu quản lý hồ sơ nghiên cứu

√ Khâu tổ chức nghiệm thu đề tài

√ Công bố thông tin và ứng dụng kết quả nghiên cứu

• Lực lượng kiểm tra, giám sát:

√ Đơn vị Cơ sở: có trách nhiệm kiểm tra, giám sát định kỳ việc triển khai các đề tài đã được phê duyệt thực hiện (từ cấp Cơ sở cho đến cấp Nhà nước).

√ SYT: có chức năng kiểm tra, giám sát việc triển khai đê tài NCKH tại đơn vị ở mọi cấp độ đề tài (từ cấp Cơ sở cho đến cấp Nhà nước).

• Giám sát đột xuất:

- Đơn vị cơ sở phải gởi lịch họp xét duyệt, lịch họp nghiệm thu qua e-mail theo địa chỉ dnnckh@gmail.com, không cần gởi công văn qua đường văn thư chính thức, cho Tổ Đối ngoại và NCKH SYT trước 01 tuần và SYT sẽ cử người đi giám sát một hoặc vài buổi xét duyệt hoặc nghiệm thu bất kỳ.

- Đi phối hợp với Đoàn kiểm tra, giám sát của Sở KHCN hoặc của Bộ đối với các đề tài cấp Bộ/Tỉnh trở lên (khi có yêu cầu).

- Trong quá trình đơn vị triển khai thực hiện các đề tài (khi cần)

• Kiểm tra định kỳ: 2 lần vào giữa và cuối mỗi năm, nhân dịp kiểm tra bệnh viện hàng năm về các mục liên quan NCKH trong thang điểm kiểm tra bệnh viện do Bộ Y tế ban hành. Điểm kiểm tra chỉ được chấm khi Đơn vị trình được các giấy tờ pháp lý và hồ sơ nghiên cứu theo đúng qui định hiện hành.

• Quyền hạn của lực lượng kiểm tra, giám sát:

√ Có quyền đề nghị Giám đốc Đơn vị (hoặc Cơ quan quản lý đề tài nếu đề tài cấp Thành phố trở lên) khen thưởng nếu thấy các đề tài hoàn thành đúng thời hạn, vượt mức nhiệm vụ đặt ra, tạo nên những kết quả khoa học xuất sắc.

√ Có quyền đề nghị Cơ quan thẩm quyền (tùy cấp đề tài) ra quyết định kỷ luật (tùy mức độ vi phạm), đình chỉ đề tài, thu hồi kinh phí nếu thấy vi phạm nội dung đã phê duyệt, hoặc vi phạm đạo đức trong nghiên cứu, hoặc vi phạm các qui định của Nhà nước hiện hành về NCKH.

• Chi phí tài chánh cho việc kiểm tra, giám sát:

√ Sử dụng chính trong kinh phí của mỗi đề tài theo định mức của Thông tư 44 (đối với đề tài sử dụng ngân sách sự nghiệp) hoặc theo thỏa thuận với đối tác tài trợ (đối với đề tài sử dụng kinh phí tài trợ). Để đảm bảo cơ sở pháp lý và sẵn có nguồn kinh phí cho hoạt động này, Đơn vị phải dự toán trước trong đề cương.

√ Sử dụng từ nguồn kinh phí khác của Đơn vị (nếu có)

6. Quản lý kinh phí

5.1. Nguồn kinh phí:

• Trích trong kinh phí hoạt động của Đơn vị:

- Đối với Đơn vị được Nhà nước cấp kinh phí thì Đơn vị được phép sử dụng khoảng 2% tổng kinh phí hoạt động của đơn vị để chi cho các đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở.

- Đối với Đơn vị sự nghiệp tự chủ toàn phần về kinh phí thì Đơn vị tự cân đối từ nguồn kinh phí hoạt động của mình để chi cho các đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở.

• Đối với đề tài cấp Bộ / Tỉnh trở lên, thì đề tài sẽ được cấp quản lý tương ứng cấp kinh phí nếu đề tài được phê duyệt thực hiện.

• Từ các nguồn hợp pháp khác (tài trợ quốc tế, công ty đặt hàng, ….)

5.2. Định mức chi:

• Kinh phí cho mỗi kỳ họp Hội đồng xét duyệt, nghiệm thu đề tài chi trực tiếp trong dự toán kinh phí của đề tài.

• Kinh phí quản lý cho tổ chức chủ trì được dùng chi cho công tác kế toán của đề tài và quản lý chung tiến độ thực hiện của đề tài được chi trực tiếp trong dự toán kinh phí của đề tài.

• Kinh phí giám sát đề tài (Hội đồng Cơ sở, Hội đồng SYT, …) được chi trực tiếp trong dự toán đề tài.

• Định mức chi được quy định tại Thông tư Liên tịch số 44/2007/TTLT-BTC-BKHCN ngày 7/5/2007 về việc Hướng dẫn định mức xây dựng và phân bổ dự toán kinh phí đối với các đề tài, dự án khoa học và công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước và Thông tư Liên tịch số 93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 04/10/2006 của Liên Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và Công nghệ về hướng dẫn chế độ khoán kinh phí của đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách Nhà nước. Đây là định mức chi tối đa. Đối với đề tài cấp Cơ sở, Đơn vị tùy điều kiện thực tế của mình linh động quyết xây dựng định mức chi cho đơn vị phù hợp và ≤70% mức chi tối đa đã qui định.

• Riêng trường hợp kinh phí lấy từ nguồn hợp pháp khác (tài trợ quốc tế, công ty đặt hàng, ….), thì không giới hạn mức kinh phí mà do sự đồng thuận bằng văn bản giữa Đơn vị và Đối tác tài trợ. Tuy nhiên, Đơn vị chủ trì đề tài phải tuân thủ theo các qui định của Nhà nước hiện hành về việc sử dụng nguồn kinh phí tài trợ.

5.3. Thủ tục tài chính đề tài cấp cơ sở

• Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm lập dự trù kinh phí (đi kèm Thuyết minh đề tài) theo đúng biểu mẫu và định mức chi theo qui định hiện hành.

• Chủ nhiệm đề tài chỉ có quyền tạm ứng hoặc nhận một phần kinh phí sau khi có quyết định cho phép thực hiện của cơ quan có thẩm quyền tùy theo cấp đề tài.

• Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm sử dụng kinh phí nghiên cứu được cấp theo đề cương đã được duyệt, báo cáo thanh quyết toán theo tiến độ thực hiện công trình và đúng theo các quy định tài chính hiện hành.

• Đề tài chỉ được cấp tiếp kinh phí khi đã hoàn thành việc quyết toán kinh phí cấp lần trước. Kinh phí thực hiện của mỗi đề tài được giữ lại từ 10% đến 20% trên tổng kinh phí, phần này sẽ được cấp sau khi đề tài được nghiệm thu với kết quả “đạt”.

• Đề tài chỉ được quyết toán sau khi báo cáo nghiệm thu đề tài được Hội đồng nghiệm thu đánh giá là “đạt”. Chủ nhiệm đề tài đề tài có nhiệm vụ quyết toán kinh phí trong vòng 3 tháng kể từ ngày được nghiệm thu.

5.4. Bồi thường, thu hồi kinh phí

Tổ chức chủ trì và cá nhân chủ nhiệm đề tài trong quá trình tổ chức, thực hiện đề tài nếu vi phạm quy định của Luật Khoa học và Công nghệ, vi phạm hướng dẫn này, vi phạm hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan, buộc bồi thường kinh phí thực hiện đề tài và không được tham gia các hoạt động NCKH có sử dụng ngân sách nhà nước.

7. Ngưng thực hiện đề tài:

Hội đồng Cơ sở có trách nhiệm giám sát việc triển khai các đề tài đã được phê duyệt thực hiện (hoặc Sở Y tế giám sát đột xuất), nếu thấy vi phạm nội dung đã phê duyệt hoặc vi phạm đạo đức trong nghiên cứu thì có quyền đề nghị Giám đốc Đơn vị (hoặc Cơ quan quản lý đề tài) ra quyết định đình chỉ đề tài và buộc bồi thường kinh phí đã cấp để thực hiện đề tài.

Trong trường hợp vì lý do khách quan mà không thể tiếp tục triển khai đề tài, Chủ nhiệm đề tài báo cáo cho Hội đồng cơ sở. Hội đồng có nhiệm vụ họp xem xét, nếu Hội đồng chấp thuận vì lý do hợp lý thì Hội đồng có Văn bản kiến nghị Giám đốc Đơn vị ra quyết định ngưng thực hiện đề tài và Chủ nhiệm đề tài chỉ trả lại phần kinh phí đã cấp nhưng chưa sử dụng hết. Nếu Hội đồng không chấp thuận vì lý do không hợp lý mà Chủ nhiệm đề tài vẫn tự ý ngưng thực hiện đề tài thì Chủ nhiệm đề tài phải bồi thường toàn bộ phần kinh phí đã được cấp để thực hiện đề tài.

8. Các biểu mẫu đính kèm cho các đề tài cấp cơ sở:

Các biểu mẫu cho đề tài cấp cơ sở thống nhất áp dụng theo biểu mẫu do Sở KHCN ban hành.

• Đơn đăng ký chủ trì đề tài

• Mẫu Thuyết minh đề tài

• Mẫu Lý lịch khoa học của Chủ nhiệm đề tài

• Giấy xác nhận phối hợp thực hiện

9. Công tác báo cáo các hoạt động NCKH:

9.1. Chủ nhiệm đề tài: Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm báo cáo cho Giám đốc Đơn vị

• Định kỳ tiến độ đề tài mỗi 6 tháng (kể từ khi được phê duyệt triển khai đề tài).

• Đột xuất khi có các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai đề tài.

9.2. Đơn vị Cơ sở: Giám đốc Đơn vị cơ sở có trách nhiệm báo cáo cho SYT định kỳ và đột xuất trong quá trình triển khai các hoạt động NCKH tại đơn vị. Nội dung báo cáo bao gồm tất cả các đề tài đủ các cấp (nếu có đề tài cấp Bộ / Tỉnh trở lên), chứ không chỉ đề tài cấp cơ sở. Đơn vị báo cáo bằng văn bản chính thức cho SYT và qua e-mail dnnckh@gmail.com để tiện cho việc giám sát và cập nhật quản lý.

• Đột xuất: trong quá trình triển khai, quản lý các đề tài mà có các vấn đề phát sinh vượt quá khả năng xử lý của Đơn vị.

• Định kỳ:

√ Kết thúc mỗi đợt xét duyệt đề cương, Đơn vị gởi báo cáo về danh sách các đề tài đã được xét duyệt cho phép triển khai (báo cáo danh sách cộng dồn tính cho các đợt sau trong cùng một năm)

√ Kết thúc mỗi đợt đánh giá nghiệm thu, Đơn vị gởi báo cáo về danh sách các đề tài đã được nghiệm thu (báo cáo danh sách cộng dồn tính cho các đợt sau trong cùng một năm) - kèm bản kết quả tóm tắt (abstract) của những đề tài trong đợt nghiệm thu mới nhất.

√ Ngoài ra, vào ngày 15/6 và 15/12 hàng năm, Đơn vị tổng hợp danh sách đề tài đã phê duyệt thực hiện, tiến độ triển khai các đề tài, nhận xét, đánh giá chung về hoạt động NCKH tại đơn vị và đề xuất SYT (nếu có).

9.3. Sở Y tế: SYT có nhiệm vụ báo cáo cho Sở KHCN

• Đột xuất: trong quá trình quản lý các đề tài tại các đơn vị trực thuộc chuyên môn do SYT quản lý mà có các vấn đề phát sinh vượt quá khả năng xử lý của Sở Y tế.

• Định kỳ: mỗi năm 2 đợt, vào ngày 30/6 và 31/12 hàng năm, báo cáo danh sách các đề tài đã được xét duyệt, nghiệm thu và ứng dụng vào thực tế.

10. Chia sẻ thông tin về kết quả NCKH:

Kết quả các công trình NCKH khuyến khích nên được thông tin, chia sẻ để giúp các đồng nghiệp trong ngành y tế tham khảo áp dụng cũng như để giúp công chúng hiểu hơn về thành quả của khoa học công nghệ ngành y tế và cân nhắc ứng dụng trong việc chăm sóc sức khỏe của mình. Tuy nhiên, mức độ, phạm vi và phương thức công bố thông tin về kết quả các công trình NCKH thì do Giám đốc đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

10.1. Tác giả đề tài:

• Sau khi đề tài được nghiệm thu, nhóm tác giả nên viết bài để đăng báo khoa học hoặc báo cáo trong các hội thảo, hội nghị.

• Từ kết quả đề tài nghiên cứu của mình, tùy bản chất từng đề tài, nhóm tác giả có thể viết lại thành các thông điệp ngắn gọn để truyền thông, giáo dục sức khỏe cho cộng đồng công chúng.

10.2. Đơn vị Cơ sở:

• Khuyến khích và tạo điều kiện để các tác giả viết bài để đăng báo khoa học hoặc báo cáo trong các hội thảo, hội nghị trong nước và quốc tế.

• Đơn vị đăng danh sách các đề tài đã xét duyệt, các đề tài đã nghiệm thu kèm bản kết quả tóm tắt (abstract) trên bản tin hoặc trang web của đơn vị (nếu có).

• Tùy thỏa thuận với tác giả đề tài, Đơn vị cân nhắc việc công bố thông tin kết quả dưới dạng bản toàn văn (full text).

• Từ kết quả từ các đề tài nghiên cứu của đơn vị đã nghiệm thu, đơn vị có thể biên tập lại thành các bài viết, bài nói chuyện hoặc thông điệp phù hợp để truyền thông, giáo dục sức khỏe cho cộng đồng công chúng.

• Tùy bản chất từng đề tài, Giám đốc đơn vị xem xét quyết định mức độ, phạm vi và phương thức công bố thông tin về kết quả các công trình NCKH (thông qua Hội đồng tư vấn của Đơn vị).

10.3. Sở Y tế:

• SYT sẽ tổng hợp toàn ngành y tế thành phố, cập nhật danh sách các đề tài đã được xét duyệt cho phép triển khai và đăng trên Medinet.

• SYT sẽ tổng hợp ngành y tế thành phố, cập nhật danh sách các đề tài đã được nghiệm thu kèm kết quả tóm tắt (abstract) và đăng trên Medinet.

• Tùy bản chất từng đề tài, Giám đốc SYT xem xét quyết định mức độ, phạm vi và phương thức công bố thông tin về kết quả các công trình NCKH (thông qua Hội đồng tư vấn của SYT).

• Mỗi cuối năm, SYT sẽ tổ chức Hội nghị toàn ngành y tế TP về NCKH (chọn những đề tài thật tiêu biểu từ các đơn vị để báo cáo, tổ chức chấm điểm và có giải thưởng, ...)

• SYT sẽ từng bước phối hợp với Sở Khoa học Công nghệ, các cơ quan / đơn vị, các tổ chức quốc tế liên quan để thúc đẩy quá trình chuyển giao công nghệ, ứng dụng kết quả NCKH vào thực tế công tác chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ của người dân.

11. Vấn đề sở hữu trí tuệ về công trình NCKH:

• Phải tuân thủ theo Luật sở hữu trí tuệ của Việt Nam.

• Đề tài đăng ký cấp nào thì thuộc quyền sở hữu của cơ quan quản lý cấp đó.

• Bản quyền tác giả đề tài thuộc về Chủ nhiệm đề tài / đồng Chủ nhiệm đề tài. Riêng các đề tài sử dụng kinh phí hoàn toàn từ nguồn tài trợ hợp pháp (hợp tác quốc tế, công ty đặt hàng, …) thì bản quyền tác giả đề tài phải được thỏa thuận bằng văn bản giữa Đơn vị chủ trì đề tài và Đối tác tài trợ.

• Cơ quan Chủ trì đề tài và cơ quan quản lý chuyên môn (SYT) có quyền sử dụng tên đề tài, tên tác giả, mã số đề tài và bản kết quả tóm tắt (abstract) đề tài để đăng trên các bản tin hoặc trang web của cấp tương ứng.

• SYT khuyến khích các Đơn vị chủ động đăng ký Sáng tiến cải tiến, Sáng tạo khoa học Kỹ thuật, bản quyền Sở hữu trí tuệ đối với các đề tài NCKH có giá trị và tính ứng dụng cao. SYT sẽ hướng dẫn và hỗ trợ thủ tục pháp lý cho các đơn vị.

12. Điều khoản thi hành:

Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế cho công văn hướng dẫn số 1110/SYT-NVY (ký ngày 27/6/1997) và 1022/SYT-NVY (ký ngày 22/5/1999) của Giám đốc Sở Y tế về việc xét duyệt và nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc gì, Đơn vị liên hệ SYT để được hướng dẫn, hỗ trợ thêm.