Hướng dẫn 141/HD-SXD về công tác lập nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công; lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng do Sở Xây dựng tỉnh Điện Biên ban hành

HƯỚNG DẪN

CÔNG TÁC LẬP NHẬT KÝ THI CÔNG, BẢN VẼ HOÀN CÔNG; LƯU TRỮ HỒ SƠ THIẾT KẾ, BẢN VẼ HOÀN CÔNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG

Căn cứ Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình xây dựng;
Căn cứ Thông tư số 12/2005/TT-BXD ngày 15/7/2005 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn một số nội dung về Quản lý chất lượng công trình xây dựng và điều kiện năng lực của tổ chức cá nhân trong hoạt động xây dựng;
Căn cứ Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng;
Căn cứ Quyết định số 04/2006/QĐ-UBND ngày 07/6/2006 của UBND tỉnh Điện Biên, về việc ban hành Quy định phân cấp quản lý Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh Điện Biên;
Căn cứ Quyết định số 1412/QĐ-UB ngày 03/12/2004 của UBND tỉnh Điện Biên Quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Sở Xây dựng.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chất lượng công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh Điện Biên, Sở xây dựng hướng dẫn các Sở có quản lý công trình xây dựng chuyên ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố; các phòng Hạ tầng kinh tế các huyện; các phòng Quản lý đô thị thị xã, thành phố; các Chủ đầu tư có công trình xây dựng, các tổ chức, cá nhân hoạt động xây dựng lập Nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công và lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng trên địa bàn tỉnh Điện Biên như sau:

I. LẬP LÝ NHẬT KÝ THI CÔNG.

Nhật ký công trình gồm hai loại: Nhật ký thi công xây dựng công trình do Nhà thầu thi công xây dựng công trình lập (là tài liệu bắt buộc áp dụng và lưu trữ theo quy định); Nhật ký kiểm tra giám sát do Chủ đầu tư, tư vấn giám sát thi công xây dựng, giám sát tác giả thiết kế lập.

1. Nhật ký thi công xây dựng công trình (xem mẫu tại Phụ lục 01 kèm theo hướng dẫn này):

- Nhật ký thi công xây dựng công trình là tài liệu gốc về thi công công trình (hay hạng mục công trình) nhằm trao đổi thông tin giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu thiết kế xây dựng công trình; phản ánh trình tự, thời gian, điều kiện thi công và chất lượng công tác xây lắp, lắp đặt thiết bị công trình xây dựng.

- Tất cả các công trình xây dựng khi thi công đều phải lập và ghi nhật ký thống nhất theo mẫu. Nhật ký được đóng quyển và giao cho người có trách nhiệm ghi chép. Sổ nhật ký được đánh số thứ tự từng trang, giữa các tờ được đóng dấu giáp lai của nhà thầu thi công xây dựng công trình. Khi ghi hết sổ cũ thì phải được chuyển sang sổ mới, các sổ dùng cho một công trình phải đánh số thứ tự kế tiếp nhau ngoài bìa.

- Trong quá trình thi công xây dựng nhật ký thi công công trình do nhà thầu thi công công trình quản lý. Sau khi kết thúc thi công xây dựng công trình nhà thầu thi công xây dựng công trình phải bàn giao cho Chủ đầu tư, ban Quản lý dự án công trình lưu trữ. Các nhà thầu phụ ghi chép công tác của mình thực hiện, sau khi hoàn thành công việc những nhật ký này sẽ giao cho nhà thầu chính.

- Trong trường hợp một công trình xây dựng được chia ra làm nhiều gói thầu do nhiều nhà thầu cùng thi công thì mỗi nhà thầu lập một sổ nhật ký thi công xây dựng công trình riêng. Khi hoàn thành gói thầu cho Chủ đầu tư hoặc nhà thầu chính thì bàn giao cả sổ nhật ký thi công.

- Trong thời gian thi công nếu có sự thay đổi người phụ trách quản lý ghi chép sổ thì người cũ phải bàn giao cho người mới theo dõi ghi chép (có ký tên giữa người giao và người nhận). Người bàn giao cần gạch chéo tất cả các chỗ giấy trống để tránh người khác ghi chèn.

- Trong quá trình thi công xây dựng người có trách nghiệm kiểm tra giám sát quản lý công trình như: Cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, Chủ đầu tư, ban Quản lý dự án, cơ quan thiết kế, cán bộ tư vấn giám sát, cán bộ quản lý chất lượng cấp trên của nhà thầu thi công xây dựng có quyền xem và ghi xác nhận vào sổ nhật ký thi công.

Nội dung ghi chép theo dõi thi công của Nhật ký thi công xây dựng công trình:

a) Các số liệu cơ bản của công trình và những người liên quan.

- Tên công trình xây dựng (hạng mục công trình);

- Địa điểm xây dựng;

- Chủ đầu tư; Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình (nếu có);

- Tổ chức tư vấn khảo sát thiết kế công trình;

- Tổ chức tư vấn quản lý dự án;

- Tổ chức tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình;

- Tổ chức tư vấn kiểm định chất lượng vật tư, vật liệu, cấu kiện (nếu có);

- Nhà thầu thi công xây dựng (ghi đầy đủ nhà thầu chính, phụ - nếu có);

- Chủ nghiệm công trình (Chỉ huy trưởng công trường);

- Thời gian bắt đầu thi công (theo hợp đồng ........Theo thực tế...........);

- Thời gian kết thúc thi công (theo hợp đồng ........Theo thực tế...........);

- Ghi rõ: Trong nhật ký này có -------- trang, đánh số thứ tự từ 1-------- và có dấu giáp lai;

- Họ và tên, chữ ký của người phụ trách thi công và quản lý nhật ký;

- Họ và tên, chữ ký của cán bộ giám sát thi công xây dựng của Chủ đầu tư;

- Lãnh đạo của nhà thầu thi công xây dựng công trình ký tên và đóng dấu;

- Bảng 1: Danh sách cán bộ quản lý và kỹ thuật của nhà thầu thi công xây dựng công trình do người cán bộ phụ trách thi công ghi chép (nêu rõ chức danh, trình độ đào tạo và nhiệm vụ của từng người);

- Bảng 2: Bảng thống kê các văn bản liên quan tới công trình;

- Bảng 3: Bảng thống kê các công việc, khối lượng chính của công trình;

- Bảng 4: Liệt kê những biên bản nghiệm thu những bộ phận công trình khuất và những biên bản nghiệm thu trung gian những kết cấu đặc biệt quan trọng;

- Bảng 5: Do người phụ trách nhật ký thi công ghi chép sau khi nhận nhật ký thi công công tác đặc biệt của những đơn vị thi công chuyên môn hóa giao lại (áp dụng đối với các công trình lớn, kỹ thuật phức tạp do nhiều đơn vị thi công)

b) Nội dung ghi nhật ký (Bảng 6) – Phần cơ bản của nhật ký.

- Việc ghi sổ nhật ký phải ghi thường xuyên hàng ngày, kể cả những ngày nghỉ - ghi rõ lý do. Trong nhật ký không được để trống giấy giữa các ngày; các chỗ giấy chống phải gạch chéo để tránh người khác ghi chèn. Trong một ngày phải có đủ chữ ký của các cán bộ có liên quan.

- Nội dung ghi: Diễn biến tình hình thi công hàng ngày, kể cả thời tiết khí hậu.Tình hình thi công từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện; mô tả vắn tắt ph­ương pháp thi công; tình trạng thực tế của vật liệu, cấu kiện sử dụng; những sai lệch so với bản vẽ thi công, có ghi rõ nguyên nhân, kèm theo biện pháp sửa chữa; nội dung bàn giao của ca thi công trước đối với ca thi công sau; nhận xét của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất l­ượng thi công xây dựng.

- Chủ đầu tư và nhà thầu giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư, giám sát tác giả thiết kế ghi vào sổ nhật ký thi công xây dựng: kết quả kiểm tra và giám sát thi công xây dựng tại hiện trường; những ý kiến về xử lý và yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng khắc phục hậu quả các sai phạm về chất lượng công trình xây dựng; những thay đổi thiết kế trong quá trình thi công. Nếu nhận xét không được người phụ trách thi công ghi ý kiến trả lời thì coi như đơn vị thi công vẫn tiếp tục thi công như cũ.

2. Nhật ký kiểm tra giám sát.

- Nhật ký kiểm tra, giám sát dành cho cán bộ có thẩm quyền kiểm tra giám sát ghi chép những nhận xét chất lượng, tiến độ thi công những ý kiến chỉ đạo, uốn nắn trong quá trình thi công xây dựng công trình. Chủ đầu tư và nhà thầu giám sát thi công xây dựng của Chủ đầu tư, giám sát tác giả thiết kế lập nhật ký kiểm tra giám sát và ghi nhật ký theo các nội dung chính sau:

+ Danh sách và nhiệm vụ quyền hạn của người giám sát;

+ Kết quả kiểm tra và giám sát thi công xây dựng tại hiện trường;

+ Những ý kiến về xử lý và yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng khắc phục hậu quả các sai phạm về chất lượng công trình xây dựng;

+ Những thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng;

+ Nhận xét về chất lượng, tiến độ thi công, những chỉ đạo uốn nắn trong quá trình thi công xây dựng.

- Người phụ trách thi công xây dựng của nhà thầu xây dựng phải căn cứ vào những nhận xét mà thực hiện ngoài hiện trường và ghi ý kiến trả lời đã hay chưa thực hiện trong nhật ký giám sát kiểm tra.

- Nếu nhận xét không thuộc nguyên tắc đã ghi trong quy trình, quy phạm, tài liệu thiết kế thì biện pháp sửa chữa phải thực hiện ngay tức khắc. Nếu nhận xét đưa ra mà đơn vị thi công không nhất trí thì phải chịu trách nhiệm khi tiếp tục thi công như cũ.

II. LẬP BẢN VẼ HOÀN CÔNG CÔNG TRÌNH.

- Bản vẽ hoàn công là bản vẽ bộ phận công trình, công trình xây dựng hoàn thành, trong đó thể hiện kích thước thực tế so với kích thước thiết kế, được lập trên cơ sở bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt. Bản vẽ hoàn công là các bản vẽ ghi chép lại tất cả những chi tiết của hạng mục, công trình thực tế đã thực hiện.

- Bản vẽ hoàn công là bản vẽ phản ánh kết quả thực tế thi công xây lắp do nhà thầu xây lắp lập trên cơ sở thiết kế bản vẽ thi công đã được phê duyệt và kết quả đo kiểm các sản phẩm xây lắp đã thực hiện tại hiện trường được Chủ đầu tư xác nhận.

- Bản vẽ hoàn công là cơ sở để thực hiện bảo hành bảo trì công trình, là cơ sở để sửa chữa và cải tạo sau này: sửa chữa điện, nước ngầm, sửa chữa thay thế một chi tiết bộ phận công trình.

- Bản vẽ hoàn công được lập khi nghiệm thu từng bộ phận công trình, từng giai đoạn, từng hạng mục và khi nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng.

- Trong bất cứ trường hợp nào thì bản vẽ hoàn công cũng cần chuyển đổi ngôn ngữ của tác giả thiết kế sang ngôn ngữ của nhà thầu thi công xây dựng đã làm, đặc biệt là phàn ghi chú của các bản vẽ (ghi chú lại những thực tế đã làm).

- Trong bản vẽ hoàn công phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người lập bản vẽ hoàn công. Người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng phải ký tên đóng dấu. Người giám sát thi công xây dựng (trường hợp thuê tư vấn giám sát), giám sát kỹ thuật của Chủ đầu tư ký tên xác nhận

- Trường hợp hạng mục công trình, công trình thi công đúng theo thiết kế: Trong trường hợp các kích thước thông số thi công của bộ phận công trình xây dựng, công trình xây dựng đúng với các kích thước, thông số của bản vẽ thiết kế thi công thì bản vẽ thiết kế đó là bản vẽ hoàn công.

- Trường hợp hạng mục công trình, công trình có thay đổi bổ sung so với thiết kế:

+ Dựa trên các bản vẽ thiết kế để sửa lại theo những nội dung đã được bổ sung thay đổi theo biên bản, nhật ký thi công và thực tế thi công công trình. Các chi tiết thay đổi bổ sung đều thể hiện ngay trên bản vẽ hoàn công

+ Phương pháp lập: Chụp lại toàn bộ bản vẽ thi công đã được duyệt và giữ nguyên khung tên, không thay đổi số hiệu bản vẽ thiết kế. Ghi các trị số thực tế thi công trong ngoặc đơn đặt dưới trị số thiết kế. Thể hiện các chi tiết thay đổi, bổ sung ngay trên bản vẽ có chi tiết thay đổi bổ sung.

- Khung tên của bản vẽ hoàn công: Mẫu khung tên bản vẽ hoàn công xem Phụ lục số 02.

- Dấu xác nhận bản vẽ hoàn công: Khi lập bản vẽ hoàn công nhà thầu thi công xây dựng phải đóng dấu vào bản vẽ hoàn công (Mẫu dấu bản vẽ hoàn công xem Phụ lục số 03). Vị trí đóng dấu ngay trên khung tên của bản vẽ hoàn công.

III. LƯU TRỮ HỒ SƠ THIẾT KẾ, BẢN VẼ HOÀN CÔNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG.

Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng, nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan lưu trữ nhà nước thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng theo các nội dung quy định tại Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng (viết tắt Thông tư 02/2006/TT-BXD). Trong đó thực hiện điểm 2 phần III Thông tư số 02/2006/TT-BXD, cụ thể như sau:

1. Đối với cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng: Việc lưu trữ hồ sơ thiết kế cơ sở do mình thẩm định, hồ sơ thiết kế xin cấp phép xây dựng do mình cấp phép thực hiện theo điểm d, mục 1, phần II của Thông tư 02/2006/TT-BXD.

2. Đối với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình thực hiện lưu trữ hồ sơ thiết kế, hồ sơ hoàn công công trình xây dựng theo quy định tại điểm a, mục 1 phần II của Thông tư 02/2006/TT-BXD.

3. Đối với nhà thầu thiết kế: Việc thực hiện lưu trữ hồ sơ thiết kế do mình thực hiện, thì thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định tại điểm b mục 1, phần II của Thông tư 02/ 2006/TT-BXD.

4. Đối với nhà thầu thi công xây dựng: Việc lưu trữ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng do mình thực hiện, thì thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định tại điểm c mục 1 phần II của Thông tư 02 /TT-BXD.

5. Đối với cơ quan lưu trữ nhà nước:

- Các công trình xây dựng cấp III, cấp IV chủ đầu tư nộp hồ sơ lưu trữ bản vẽ hoàn công công trình xây dựng trên địa bàn cho cơ quan lưu trữ của UBND huyện, thị xã, thành phố;

- Các công trình xây dựng cấp II, cấp I, cấp đặc biệt, được xây dựng trên địa bàn tỉnh, chủ đầu tư nộp hồ sơ lưu trữ bản vẽ hoàn công cho Trung tâm lưu trữ tỉnh Điện Biên, trừ các công trình do cơ quan lưu trữ quốc gia lưu trữ.

- Hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ được thực hiện theo quy định tại điểm a,b, c mục 2 phần II của thông tư 02/2006/TT-BXD.

Đề nghị UBND các huyện, thị xã, thành phố, các Sở quản lý chuyên Ngành xây dựng của tỉnh, các Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình xây dựng và các nhà thầu thiết kế, nhà thầu thi công xây dựng công trình hàng năm và đột xuất báo cáo tình hình kết quả thực hiện các quy định của Thông tư 02/2006/TT-BXD về về Sở Xây dựng để Sở tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Bộ Xây dựng.

Để thực hiện tốt các quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng, Sở xây dựng đề nghị các Sở có quản lý công trình xây dựng chuyên ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố; các phòng Hạ tầng kinh tế các huyện; các phòng Quản lý đô thị thị xã, thành phố; các Chủ đầu tư có công trình xây dựng; các tổ chức, cá nhân hoạt động xây dựng trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng các nội dung hướng dẫn trên.

Đề nghị Chủ đầu tư thông báo cho các nhà thầu thi công xây dựng công trình biết nội dung văn bản này.

Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc đề nghị gửi văn bản để Sở Xây dựng nghiên cứu hướng dẫn, giải quyết./.