Official Dispatch No. 1766/TCT-CS of May 08, 2008, on appending seals on invoices

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thời gian qua Tổng cục Thuế nhận được công văn của một số Cục Thuế và doanh nghiệp đề nghị được in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn thay cho việc đóng dấu. Về việc này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại khoản 4, Điều 19 Luật Kế toán quy định: “Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.”

Căn cứ quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì không quy định được in sẵn mẫu dấu để thay thế cho việc đóng dấu.

Đối chiếu với các quy định nêu trên thì đề xuất của một số doanh nghiệp được in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn tự in thay cho việc đóng dấu ướt trên hoá đơn liên giao cho khách hàng là không đúng theo quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu và Luật Kế toán. Doanh nghiệp in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn chỉ là logo, biểu tượng để quảng bá, thông tin về doanh nghiệp, không thay thế cho việc đóng dấu ướt trên hoá đơn liên giao cho khách hàng theo quy định của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in thì thực hiện như sau:

- Nếu mẫu hoá đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký tên thì thủ trưởng đơn vị phải ký tên và đóng dấu theo quy định.

- Trường hợp Công ty uỷ quyền cho cấp dưới ký thì cấp dưới ký tên và đóng dấu của Công ty theo uỷ quyền; hoặc đóng dấu treo.

- Trường hợp mẫu hoá đơn chỉ có người mua, người bán ký tên khi có uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị (không có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký) thì không nhất thiết phải đóng dấu.

Doanh nghiệp căn cứ vào nhu cầu kinh doanh để thiết kế, đăng ký mẫu hoá đơn với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm trong việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn của đơn vị theo quy định.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc phản ánh Tổng cục Thuế để được giải quyết kịp thời./.