Công văn số 3178 TCT/NV6 ngày 01/09/2003 của Tổng cục Thuế về việc hạch toán tiền ứng trước

Trả lời công văn số 195/CV-TT-03 ngày 14 tháng 7 năm 2003 của Công ty hỏi về việc hạch toán khoản tiền ứng trước đã xuất hoá đơn GTGT, Tổng cục thuế có ý kiến như sau:

Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế Giá trị gia tăng; Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp; Pháp lệnh kế toán thống kê; và các văn bản pháp luật quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn;

- Về nguyên tắc: Công ty không phải xuất hoá đơn GTGT, không phải kê khai nộp thuế GTGT, thuế TNDN đối với khoản tiền tạm ứng của khách hàng cho Công ty ngay sau khi ký hợp đồng thi công xây lắp vì chưa có công trình. hạng mục công trình hoàn thành bàn giao. Mặt khác khoản tiền tạm ứng này:

+ Không được ghi nhận là doanh thu bán hàng hoá vì chưa thoả mãn 5 (năm) điều kiện để xác định doanh thu bán hàng hoá.

+ Và cũng không được hạch toán vào TK 3387 - Doanh thu nhận trước - vì theo phần giải thích nội dung TK 3387 thì: “... Không hạch toán vào tài khoản này số tiền nhận trước của người mua mà đơn vị chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.”

- Tuy nhiên do thực tế Công ty đã xuất hoá đơn GTGT đối với khoản tiền tạm ứng của khách hàng sau khi ký hợp đồng thì có thể xử lý như sau:

+ Hoặc Công ty cùng khách hàng (chủ đầu tư) lập biên bản thu hồi hoá đơn vì đây là trường hợp hoá đơn xuất không đúng quy định, biên bản phải có đủ chữ ký xác nhận và dấu của cả hai bên. Sau khi thu hồi hoá đơn thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn thu hồi. Cả Công ty và khách hàng (chủ đầu tư) phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoá đơn huỷ bỏ này.

+ Trường hợp Công ty không thu hồi lại được hoá đơn thì Công ty có thể hạch toán vào TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và đề nghị Công ty kê khai nộp thuế GTGT, nộp thuế TNDN trên khoản tiền tạm ứng đã nhận này. Khi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành bàn giao, nếu quyết toán có chênh lệch thì Công ty phải xuất hoá đơn bổ sung và kê khai nộp bổ sung thuế GTGT, thuế TNDN của công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành.

Tổng cục Thuế trả lời để Công ty được biết và thực hiện.