Công văn số 2826/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về việc sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán,văn bản giao dịch... với cơ quan thuế

Kính gửi:  Cục thuế các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian vừa qua, Tổng cục Thuế nhận được phản ánh của một số Cục Thuế, doanh nghiệp về việc phát hiện chữ ký của người đại diện cơ sở kinh doanh trên các hoá đơn GTGT và các tờ khai gửi cơ quan thuế không phải chữ ký trực tiếp mà được đóng bằng dấu khắc.

Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

- Tại Khoản 1 Điều 20 Luật Kế toán (số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003) quy định: “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất”.

- Tại Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”.

Căn cứ các quy định trên, người có thẩm quyền (hoặc người được uỷ quyền) của cơ sở kinh doanh phải ký trực tiếp bằng bút mực (trừ các trường hợp chữ ký điện tử được cấp phát, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử) trên các chứng từ kế toán và các văn bản giao dịch với cơ quan thuế.

Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế cho tiến hành kiểm tra rà soát lại các chứng từ kế toán, các tờ khai thuế và các văn bản giao dịch khác mà các cơ sở kinh doanh đã gửi cho cơ quan thuế để xử lý theo hướng dẫn dưới đây:

1. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản không đúng thẩm quyền (Tổng cục Thuế đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 1498/TCT-PCCS ngày 24/4/2006) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.

2. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.

3. Khi phát hiện các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp nêu trên, cơ quan thuế xử lý như sau:

- Đối với các hoá đơn, chứng từ kế toán được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ hợp pháp để xác định quyền và nghĩa vụ về thuế của cơ sở kinh doanh.

- Đối với các tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì yêu cầu cơ sở kinh doanh khắc phục sai sót và nộp bản thay thế. Thời Điểm cơ quan thuế nhận được bản thay thế được coi là thời Điểm nộp tờ khai và văn bản giao dịch. Nếu tính đến thời Điểm nộp bản thay thế mà quá thời hạn pháp luật quy định đối với việc nộp loại tờ khai, văn bản giao dịch đó thì cơ quan thuế phải xử phạt về hành vi chậm nộp theo quy định của pháp luật.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và thực hiện./.