Công văn số 2115TCT/PCCS về việc trả lời Cục thuế tỉnh Lạng Sơn hỏi về chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí và chi phí tiền lương do Tổng cục thuế ban hành

Kính gửi: Cục thuế tỉnh Lạng Sơn

Câu hỏi số 37: Đơn vị mở hội nghị, chi đúng chế độ, chi bằng phát tiền, người nhận ký vào bảng danh sách nhận tiền. Vậy xin hỏi bản danh sách đó có được coi là chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí không?

Trả lời: Hiện hành, chi hội nghị được xác định là Khoản chi khác được khống chế tối đa không quá 10% tổng chi phí theo quy định tại Tiết l Khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí hợp lý đối với các Khoản chi hội nghị có hoá đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp, chi bằng phát tiền, người nhận ký vào bảng danh sách nhận tiền và mức chi dưới 100.000 đồng/người thì bảng danh sách nhận tiền được coi là chứng từ hợp pháp để doanh nghiệp tính vào chi phí hợp lý theo Khoản chi khác được khống chế tối đa không quá 10% tổng chi phí theo quy định tại Tiết l Khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Câu hỏi số 38: Về chi phí tiền lương: Nếu trong năm đối tượng nộp thuế chi lương vượt quá tổng quỹ tiền lương phải trả đã đăng ký với cơ quan thuế từ đầu năm thì có được chấp nhận là chi phí hợp lý không; nếu đơn vị không đăng ký quỹ lương với cơ quan thuế thì xử lý như thế nào? Quỹ lương lao động hợp đồng thuê theo thời vụ trong quá trình SXKD mới phát sinh thì giải quyết thế nào trong khi đó quỹ lương đã được đăng ký từ đầu năm?

Trả lời: Theo hướng dẫn tại Điểm 3, Mục III, phần B Thông tư số 128/2003/TT-BTC ngày 27/12/2003 của Bộ Tài chính thì chi phí tiền lương, tiền công được tính vào chi phí hợp lý như sau:

“3. Chi phí tiền lương, tiền công và các Khoản phụ cấp; tiền ăn giữa ca theo quy định của Bộ Luật lao động.

3.1- Chi phí tiền lương của cơ sở kinh doanh bao gồm các Khoản tiền lương, tiền công, các Khoản phụ cấp phải trả cho người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động. Chi phí tiền lương được xác định theo từng loại cơ sở kinh doanh như sau:

a- Đối với doanh nghiệp nhà nước: Chi phí tiền lương phải trả cho người lao động được xác định căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành hướng dẫn về chế độ tiền lương, tiền công và các Khoản phụ cấp theo quy định của Bộ Luật lao động.

b- Đối với cơ sở kinh doanh khác: Chi phí tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hợp đồng lao động hoặc thoả ước lao động tập thể.

Hàng năm, cơ sở kinh doanh phải đăng ký với cơ quan thuế về tổng quỹ lương phải trả trong năm, căn cứ và phương pháp xây dựng tổng quỹ lương cùng với việc nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu số 02A/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này)”.

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp, cơ sở kinh doanh khi quyết toán thuế, chi phí tiền lương, tiền công vượt quá tổng quỹ lương đã đăng ký với cơ quan thuế từ đầu năm, nhưng các căn cứ và phương pháp xác định tổng quỹ tiền lương thực tế phù hợp với các văn bản quy.phạm pháp luật hiện hành hướng dẫn về chế độ tiền lương, tiền công và các Khoản phụ cấp theo quy định của Bộ Luật lao động thì được tính vào chi phí hợp lý theo tổng quỹ tiền lương thực tế chi.

Việc yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký tổng quỹ tiền lương và nộp cùng với việc nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu số 02A/TNDN) vì đây là một trong những căn cứ để cơ quan thuế xác nhận tính xác thực của doanh nghiệp khi kê khai xác định số thuế tạm nộp cả năm theo tờ khai thuế. Nếu đơn vị không đăng ký tổng quỹ tiền lương theo kèm theo tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu số 02A/TNDN) thì cơ quan thuế sẽ thực hiện việc ấn định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp cả năm.

Về tiền lương trả cho hợp đồng thuê theo thời vụ được tính và chi phí trả thực tế theo hợp đồng và chứng từ chi hợp pháp.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục thuế biết và hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện./.