Công văn 494/TCT-CS về lưu trữ liên 01 hóa đơn đã lập do Tổng cục Thuế ban hành

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 4312/TCTCHKVN ngày 31/12/2013 của Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam (sau đây gọi là Tổng công ty), công văn số 8313/CT-KT1 ngày 17/10/2013 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh về đề xuất không cần in liên 1 của hóa đơn. Về vấn đề này, sau khi báo cáo và được sự đồng ý của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Khoản 7 Điều 4 Luật Kế toán năm 2003 quy định:

"7. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Tại Khoản 1 Điều 18 Luật Kế toán năm 2003 quy định chứng từ điện tử như sau:

"1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán."

Tại Điều 21 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định chữ ký điện tử như sau:

"1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

2. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu chữ ký điện tử đó đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này.

3. Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử."

Căn cứ quy định trên, Tổng cục Thuế chấp thuận đề nghị của Tổng công ty không phải in liên 1 hóa đơn (vé) sử dụng cho hoạt động trông giữ xe, thay vào đó các Đội thu phí hàng ngày in bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày và Tổng công ty phải lập bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập trong tháng. Bảng kê hóa đơn hàng tháng được lưu trữ và bảo quản như hóa đơn. Chi tiết mỗi số hóa đơn đã lập liên giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn (vé) mẫu của Tổng công ty. Trên bảng kê phải có các tiêu thức: Tên đơn vị lập hóa đơn; Mã số thuế; Kỳ tính tiền phí dịch vụ; Ngày, tháng, năm lập bảng kê; Cộng số lượng hóa đơn trên một bảng kê.

Bảng kê nêu trên được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB) đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị, dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu. Tổng công ty phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu.

Tổng cục Thuế trả lời để Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam biết và liên hệ với Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh để được hướng dẫn thực hiện./.