Công văn 469/HTQTCT-HT năm 2017 về cung cấp thông tin việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhận được phản ánh của một số Sở Tư pháp về việc gặp khó khăn trong xác định các loại giấy tờ thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, sau khi trao đổi với Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cung cấp thông tin liên quan đến các giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

1. Về Danh sách các nước và loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Đề nghị Sở Tư pháp sao gửi cho cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn Danh sách cập nhật mới nhất, tính đến tháng 4/2017 theo thông báo của Cục Lãnh sự (gửi kèm theo).

Các cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn cần thường xuyên tham khảo Danh sách đăng tải trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự - Bộ Ngoại giao (địa chỉ https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/BaiViet/B%C3%A0i%20vi%E1%BA%BFt/DispForm.aspx?List=dc7c7d75%2D6a32%2D4215%2Dafeb%2D47d4bee70eee&ID=755) để có thông tin cập nhật mới nhất.

Theo Danh sách này thì đối với những loại giấy tờ quy định “chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp” được hiểu là giấy tờ, tài liệu chuyển giao giữa các cơ quan chức năng dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo quy định của hiệp định, thỏa thuận về tương trợ tư pháp đã ký kết. Do đó, các giấy tờ do cá nhân, tổ chức nộp trực tiếp tại các cơ quan chức năng của Việt Nam (và ngược lại) không thuộc diện miễn HPH/CNLS.

2. Về các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho công dân Việt Nam mang về Việt Nam nhưng chưa được HPH/CNLS

Theo quy định hiện hành, các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng thực (bao gồm cả giấy tờ, tài liệu cấp cho công dân Việt Nam) cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn HPH/CNLS, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Việc HPH/CNLS đối với giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp có thể được thực hiện theo hai cách sau:

(i) Tại nước ngoài: Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu sau đó chuyển tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại để hợp pháp hóa lãnh sự.

(ii) Tại Việt Nam: Cơ quan đại diện của nước cấp giấy tờ, tài liệu chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu sau đó chuyển tới Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam không chứng nhận các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan chức năng của nước đó cấp (ví dụ: Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội) để thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thì cần thực hiện theo cách (i) nêu trên. Trong trường hợp người được cấp giấy tờ, tài liệu không thể sang nước ngoài để làm thủ tục CNLS/HPH thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay thủ tục này.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trao đổi và đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo triển khai thực hiện thống nhất. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị có văn bản báo cáo về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để được hướng dẫn giải quyết kịp thời./.