Công văn 4313/TCT-CNTT năm 2009 về Hướng dẫn xử lý trùng chứng minh thư trong, triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân do Tổng Cục thuế ban hành

Kính gửi: Cục thuế Thành phố Hà Nội

Ngày 29/09/2009, Tổng cục nhận được công văn số 16588CT-TNCN ngày 25/09/2009 của Cục thuế Hà nội về việc đề nghị hướng xử lý vướng mắc trong triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân (TNCN), về vấn đề này Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tiết.a, điểm 3.3 phần 1 thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/07/2007 của Bộ tài chính quy định: “Người nộp thuế chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế cho đến khi không còn tồn tại”. Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân chính là số chứng minh nhân dân (CMND) do cơ quan Công an cấp. Về nguyên tắc số CMND do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với từng cá nhân. Tuy vậy, trong quá trình triển khai đăng ký cấp mã số thuế TNCN đối với các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công năm 2009, Cục Thuế Hà Nội và rất nhiều Cục Thuế khác trên cả nước đều gặp phải vướng mắc đối với nhiều trường hợp trùng số CMND giữa 2 cá nhân ở 2 địa phương khác nhau, đặc biệt là những tỉnh, thành phố thuộc diện tách tỉnh trước đây.

Theo thiết kế và nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế TNCN thì phần mềm ứng dụng Đăng ký thuế (TIN) hiện tại không cho phép thực hiện cấp mã số thuế mới cho trường hợp trùng số CMND, để đảm bảo kiểm soát tính duy nhất của mã số thuế, đặc biệt đối với thuế TNCN. Tuy nhiên, do thực tế xảy ra nhiều và lại do nguyên nhân khách quan.

Để cơ quan Thuế có thể cấp mã số thuế cho các cá nhân, bị trùng số CMND do nguyên nhân khách quan nêu trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn các Cục Thuế thực hiện như sau:

Khi cơ quan Thuế gặp trường hợp báo trùng số CMND, giải pháp đầu tiên mà cơ quan thuế phải thực hiện là xác minh thông tin về trùng số CMND trong nội bộ ngành Thuế để đảm bảo việc trùng đó không phải do lỗi trong quá trình nhập liệu (cá nhân khai báo sai số CMND hoặc do lỗi cơ quan Thuế nhập sai). Việc xác minh thông tin được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND (sau đây gọi tắt là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số CMND tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số CMND đã được cấp mã số thuế (gọi tắt là cơ quan Thuế B). Hồ sơ đề nghị xác minh bao gồm:

- Phiếu yêu cầu xác minh số CMND

- Bản sao (phô tô) CMND của người nộp thuế (NNT) đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A.

Bước 2: Cơ quan Thuế B nhận được hồ sơ đề nghị xác minh, của cơ quan thuế A, thực hiện kiểm tra lại số CMND của người nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của NNT lưu tại cơ quan Thuế. Trường hợp NNT đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế TNCN Online, cơ quan thuế B liên hệ với doanh nghiệp chủ quản của NNT yêu cầu cung cấp bản sao CMND của NNT đã được cấp mã số thuế. Kết quả xác minh sẽ có thể xảy ra 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do NNT kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhập sai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi lại thông tin của NNT đã được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổi thông tin số CMND của NNT đã được cấp mã thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A được biết.

Trường hợp 2: Số CMND trên hồ sơ gốc trùng với số CMND cần xác minh, cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A.

Trong cả 2 trường hợp trên, thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A bao gồm:

- Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số CMND.

- Bản sao CMND của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B.

Bước 3: Căn cứ vào kết quả trả lời của cơ quan Thuế B, cơ quan Thuế A thực hiện:

Trường hợp 1: Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế B về việc cơ quan thuế B đã điều chỉnh thông tin số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B, cơ quan thuế A chỉ việc gửi lại thông tin của NNT về Tổng cục để cấp mã số thuế cho NNT theo đúng quy trình đăng ký thuế.

Trường hợp 2: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế B và NNT đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A được xác định là cùng một cá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho NNT (thay lại đúng mã số thuế mà cơ quan Thuế B đã cấp trước đây cho NNT).

Trường hợp 3: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế A và NNT xin cấp mã tại cơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số CMND, cơ quan Thuế A vận động, giải thích cho NNT nên đi đổi lại CNMD mới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của NNT trong đời sống xã hội.

Trường hợp NNT từ chối không đổi CMND, cơ quan Thuế A thực hiện việc cấp mã số thuế TNCN cho NNT như sau:

- Thực hiện xác nhận trùng CMND trên hệ thống đăng ký mã số thuế (TIN) bằng cách nhập bổ sung thêm 03 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế (Ví dụ: Nam Định viết tắt là NDI, Hà Nam là HNA, Hà Nội là HAN, Đồng Nai là DON; Hồ Chí Minh là HCM v.v…) vào ô CMND ngay sau số cuối cùng của dãy số CMND của NNT và thực hiện việc đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành. (Ví dụ: 0112345678HAN). Việc đưa thêm ký tự sau số CMND trong hệ thông tin của ngành Thuế nhằm mục đích phân biệt và xác định trường hợp cấp mã số thuế cho 2 cá nhân khác nhau bị trùng số CMND, đồng thời phục vụ việc quản lý, thống kê dữ liệu và tra cứu dữ liệu cá nhân trùng số CMND được thuận lợi.

- Cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của NNT bản sao CMND của NNT trùng CMND mà cơ quan Thuế B đã cấp mã số thuế trước (do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứu hồ sơ sau này.

Để đẩy nhanh tiến độ cấp mã số thuế TNCN và không kéo dài thời gian xử lý đối với trường hợp trùng CMND, các Cục Thuế có thể thay phiếu yêu cầu xác minh giấy bằng cách liên hệ xác minh hoặc gửi kết quả xác minh việc trùng CMND qua điện thoại và qua hệ thống thư điện tử của ngành Thuế. Cục Thuế chụp hoặc quét (scan) CMND của NNT lưu thành tệp (file) ảnh và gửi cho Cục Thuế khác qua thư điện tử, đồng thời Cục Thuế in file CMND để lưu cùng hồ sơ đăng ký thuế (Các trường hợp trùng CMND, Cục Thuế phải lưu cả 2 bản sao CMND của 2 người bị trùng trong hồ sơ đăng ký thuế). Cục Thuế nhận yêu cầu xác minh phải có trách nhiệm thực hiện xác minh và gửi kết quả cho Cục Thuế gửi yêu cầu. Cán bộ yêu cầu xác minh và cán bộ nhận yêu cầu xác minh có trách nhiệm cung cấp rõ ràng và đầy đủ địa chỉ email của 2 bên để việc gửi thông tin nhanh chóng và đến đúng địa chỉ.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế biết và thực hiện./.