Công văn 2861/STP-HT hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch do thành phố Hồ Chí Minh ban hành

 

Kính gửi: Uỷ ban nhân dân quận, huyện

Qua cuộc họp giao ban Tư pháp quận, huyện định kỳ quý 02/2006 và kết quả kiểm tra một số quận, huyện, phường, xã, thị trấn; Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh có nhận được nhiều ý kiến của các đơn vị phản ảnh vướng mắc trong việc thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch các vướng mắc này Sở đã báo cáo Bộ Tư pháp xin ý kiến. Trong khi chờ văn bản của Bộ; Sở Tư pháp hướng dẫn tạm thời một số nội dung sau đây:

1. Đăng ký khai sinh:

1.1. Về thời hạn cấp giấy khai sinh, khai tử đúng hạn, quá hạn:

Việc đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn và quá hạn theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ thì Uỷ ban nhân cấp xã cấp ngay cho người dân để sử dụng. Đối với trường hợp đăng ký quá hạn cần xác minh thì thời hạn xác minh không quá 5 ngày.

1.2. Đăng ký khai sinh quá hạn và đăng ký lại khai sinh cho người đã chết:

Nghị định 158/2005/NĐ-CP chỉ quy định đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử cho trẻ em sinh ra và sống được 24 giờ rồi chết; không quy định đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã chết.

Nghị định 158/2005/NĐ-CP không nêu rõ việc đăng ký khai sinh quá hạn và đăng ký lại khai sinh được áp dụng cho người còn sống hay đã chết. Tuy nhiên tại Điều 10 quy định việc ủy quyền khi đăng ký hộ tịch:

“Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch... hoặc yều cầu cấp các giấy tờ về hộ tịch mà không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng ký hộ tịch thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay...

Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền, thì không cần phải có văn bản ủy quyền".

Do vậy, về nguyên tắc việc đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại chỉ giải quyết trong trường hợp đương sự phải còn sống vào thời điểm đăng ký.

1.3. Đăng ký lại bản chính giấy khai sinh cho con nuôi theo Khoản 2, Điều 28:

Trong trường hợp Giấy khai sinh đăng ký tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Do đặc thù của Thành phố Hồ Chí Minh trước đây thực hiện theo Quy định số 95/TP-HT ngày 25/4/1989 của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh phân cấp cho Uỷ ban nhân dân quận, huyện đăng ký quá hạn và đăng ký lại khai sinh. Nếu theo quy định tại Khoản 2, Điều 28 thẩm quyền đăng ký là Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, nhưng nay lại không có sổ bộ lưu trữ và cũng không phải là nơi đã đăng ký khai sinh.

Để tạo thuận lợi, đồng thời căn cứ Khoản 2, Điều 28; Sở Tư pháp đề nghị Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người mẹ có hộ khẩu thường trú vào thời điểm đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện sẽ giải quyết việc đăng ký lại giấy khai sinh cho người được làm con nuôi trong trường hợp có thoả thuận của cha, mẹ nuôi và cha, mẹ ruột về phần thay đổi về cha, mẹ. Sau đó thông báo về Uỷ ban nhân dân cấp huyện để ghi chú vào sổ đăng ký khai sinh.

1.4. Cấp lại bản chính giấy khai sinh:

Theo Khoản 2, Điều 62 quy định:

"Uỷ ban nhân dân cấp huyện, nơi lưu trữ sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính giấy khai sinh".

Theo ý kiến chỉ đạo của Bộ Tư pháp về việc cấp lại bản chính giấy khai sinh do Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh hiện đang quản lý sổ hộ tịch gồm khai sinh của khu vực Sài Gòn, Chợ Lớn, Gia Định từ năm 1953 trở về trước và án Thế vì khai sinh của Toà Sơ thẩm Sài Gòn, Toà Sơ thẩm Gia Định và Toà Hoà giải Sài Gòn (trụ sở tại quận 1). Những trường hợp này nếu người dân có yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh thì thẩm quyền giải quyết được xác định như sau:

- Đối với khai sinh: căn cứ cột nơi sinh nếu nơi sinh của đương sự trước đây nay thuộc địa bàn quận, huyện nào thì quận, huyện đó thực hiện việc cấp lại bản chính giấy khai sinh.

- Đối với các loại án Toà: thẩm quyền cấp lại bản chính giấy khai sinh thuộc Uỷ ban nhân dân quận I.

1.5. Đăng ký khai sinh theo Khoản 1 Điều 96 thực hiện như sau:

Trường hợp cha hoặc mẹ của trẻ là người Việt Nam định cư ở nước ngoài khi đăng ký khai sinh cho trẻ thì ghi quốc tịch của người cha, người mẹ theo hộ chiếu và giấy chứng nhận kết hôn có ghi quốc tịch hiện tại, riêng quốc tịch của trẻ là Việt Nam.

Trường hợp cha, mẹ của trẻ là người không quốc tịch thì quốc tịch của cha, mẹ trẻ để trống, quốc tịch của trẻ là Việt Nam.

2. Việc sử dụng biểu mẫu cũ hiện nay còn tồn đọng:

Theo báo cáo thì hiện nay một số địa phương vẫn còn sử dụng biểu mẫu cũ được ban hành theo quyết định 1203 QĐ/TP-HT ngày 26/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp (bản sao khai sinh, khai tử, kết hôn) để cấp bản sao cho người dân.

- Căn cứ công văn số 2112/BTP-HCTP ngày 31/3/2006 của Bộ Tư pháp về việc cấp bản sao hộ tịch để tránh lãng phí trong việc sử dụng biểu mẫu hộ tịch cũ Bộ Tư pháp chỉ cho phép địa phương được sử dụng các biểu mẫu hộ tịch đến hết ngày 31/5/2006. Như vậy, kể từ ngày 01/6/2006 việc cấp bản sao hộ tịch cho nhân dân phải sử dụng biểu mẫu hộ tịch mới.

3. Cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết:

Vừa qua người dân có nhu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại các Phòng Công chứng và các công chứng viên yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân của người chồng hoặc người vợ trước khi chết (trong trường hợp họ không đăng ký kết hôn). Uỷ ban nhân dân một số phường đã sử dụng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (mẫu STP/HT-2006-XNHN.1) để cấp cho người đã chết.

- Về nguyên tắc biểu mẫu này chỉ dùng cấp cho công dân cư trú ở trong nước. Công dân hiện cư trú ở trong nước được hiểu là người còn sống vào thời điểm yêu cầu xác nhận để nhằm mục đích tham gia vào các giao dịch dân sự. Do vậy, nếu người dân có nhu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết thì yêu cầu họ làm tờ tường trình cam đoan. Sau khi xác minh biết rõ sự việc thì Uỷ ban nhân dân cấp xã xác nhận hoặc nếu không biết rõ thì chứng thực chữ ký của đương sự theo Nghị định 75/CP của Chính phủ về công chứng chứng thực

4. Thay đổi cải chính hộ tịch:

4.1. Ghi chú sổ hộ tịch trong trường hợp cột ghi chú không còn trống

- Ghi chú những nội dung thay đổi, cải chính... trong sổ hộ tịch nếu cột ghi chú trong sổ hộ tịch không còn trống thì ghi vào giấy rời A4 (theo mẫu đính kèm) đồng thời dán vào trang thứ 2 bìa sổ.

4.2. Bản chính giấy khai sinh đúng nhưng sổ bộ ghi sai

- Trường hợp bản chính Giấy khai sinh đã cấp đúng cho người dân nhưng sổ bộ ghi sai so với nội dung trong bản chính thì Uỷ ban nhân dân nơi có thẩm quyền phát hành công văn để cải chính cột mục trong sổ hộ tịch theo bản chính giấy khai sinh và gửi về Uỷ ban nhân dân đang lưu bộ 2 sổ hộ tịch để ghi chú.

4.3. Cải chính năm sinh của người cha, người mẹ trong giấy khai sinh nhưng bản sao và bản chính giấy khai sinh hiện nay không có cột năm sinh của cha, mẹ.

- Trường hợp cải chính năm sinh của người cha, người mẹ trong giấy khai sinh nhưng bản sao và bản chính giấy khai sinh hiện nay theo mẫu mới không có cột mục này thì Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền giải quyết vẫn thụ lý hồ sơ và có quyết định cho phép cải chính để người dân sử dụng.

4.4. Sổ hộ tịch lưu ở Uỷ ban nhân dân cấp xã không thống nhất so với sổ hộ tịch lưu ở Phòng Tư pháp.

- Trường hợp sổ hộ tịch lưu ở Uỷ ban nhân dân cấp xã không thống nhất so với sổ hộ tịch lưu ở Phòng Tư pháp. Sở Tư pháp nhận thấy trường hợp này người dân đã trích lục và sử dụng bản sao hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp từ trước đến nay và đã thống nhất các giấy tờ sử dụng. Do vậy, Uỷ ban nhân dân cấp xã có công văn trao đối với Uỷ ban nhân dân cấp huyện để cải chính sổ hộ tịch đang lưu giữ cho thống nhất và Phòng Tư pháp sẽ ghi chú việc cải chính.

4.5. Thay đổi cải chính hộ tịch trong trường hợp trẻ dưới 14 tuổi nhưng đã được giải quyết đăng ký khai sinh (quá hạn theo Quy định 95/TP-HT ngày 25/4/1989 của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh.

- Giải quyết tương tự điểm 1.3 của công văn này thẩm quyền là Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người mẹ có hộ khẩu thường trú vào thời điểm đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện sẽ giải quyết việc thay đổi cải chính hộ tịch.

4.6. Thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong trường hợp sổ hộ tịch do Sở Tư pháp lưu giữ:

- Đối với khai sinh: căn cứ cột nơi sinh nếu nơi sinh của đương sự trước đây nay thuộc địa bàn quận, huyện nào thì quận, huyện đó thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch.... trong giấy khai sinh.

- Đối với các loại àn Toà: thẩm quyền thay đổi, cải chính hộ tịch trong giấy khai sinh thuộc Uỷ ban nhân dân quận 1.

4.7. Riêng trường hợp ghi bổ sung vào sổ hộ tịch mà thẩm quyền thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện nhưng sổ hộ tịch hiện lưu trữ tại Sở Tư pháp. Sở Tư pháp đang kiến nghị xin ý kiến Bộ Tư pháp.

5. Vấn đề thu lệ phí đăng ký hộ tịch:

Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã được giao thẩm quyền đăng ký và giải quyết một số việc nhưng chưa có hướng dẫn thu lệ phí.

- Trong khi chờ Uỷ ban nhân dân Thành phố ban hành mức thu về lệ phí đăng ký hộ tịch mới, căn cứ công văn 2112/BTP-HCTP ngày 31/3/2006 của Bộ Tư pháp hướng dẫn trong khi chưa kịp ban hành văn bản quy định về lệ phí đăng ký hộ tịch thì có thể vận dụng áp dụng mức thu lệ phí theo quy định của Quyết định số 57/2000/QĐ-BTC ngày 20/4/2000 của Bộ Tài chính vào việc thu lệ phí đăng ký hộ tịch, loại việc nào chưa quy định mức thu thì không thu.

Trân trọng.