Công văn 167/LĐTBXH-KHTC chế độ báo cáo, giám sát, kiểm tra trong đấu thầu đối với các gói thầu thuộc các dự án đầu tư và xây dựng do Bộ quản lý do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành

Thực hiện Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo, giám sát, kiểm tra trong đấu thầu đối với các gói thầu thuộc các dự án đầu tư và xây dựng do Bộ quản lý như sau:

I. CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Đối với việc lập, thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu (sau đây viết chung là HSMT):

- Lập HSMT: HSMT được lập theo các quy định có liên quan tại Nghị định số 85/2009/NĐ-CP của Chính phủ và mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, tùy theo đặc điểm của từng gói thầu mà xây dựng tiêu chuẩn đánh giá phù hợp nhưng không được quy định các điều kiện quá đặc thù, không phù hợp với yêu cầu, tính chất của gói thầu để hạn chế các nhà thầu tham gia dự thầu, giảm tính cạnh tranh trong đấu thầu.

- Thẩm định HSMT: Tổ chức, cá nhân thẩm định HSMT phải lập báo cáo thẩm định HSMT theo quy định tại Khoản 1 Điều 72 Nghị định số 85/2009/NĐ-CP của Chính phủ, báo cáo thẩm định phải nêu rõ những nội dung không thống nhất, lý do và kiến nghị điều chỉnh (nếu có).

- Phê duyệt HSMT: Trên cơ sở ý kiến của tổ chức, cá nhân thẩm định HSMT, Chủ đầu tư quyết định phê duyệt HSMT. Trường hợp giữa tổ chức, cá nhân lập HSMT và tổ chức, cá nhân thẩm định HSMT không thống nhất ý kiến, Chủ đầu tư xem xét quyết định hoặc báo cáo Bộ để được hướng dẫn cụ thể. Sau khi phê duyệt HSMT, Chủ đầu tư phải gửi ngay toàn bộ hồ sơ có liên quan về Bộ để báo cáo; đảm bảo hồ sơ được gửi đến Bộ trước thời điểm phát hành HSMT tối thiểu 05 ngày (trường hợp gói thầu quy mô nhỏ hoặc chào hàng cạnh tranh thì tối thiểu là 03 ngày). Hồ sơ gửi về Bộ bao gồm: Văn bản phê duyệt HSMT kèm theo HSMT được duyệt (HSMT được duyệt phải có chữ ký của Chủ đầu tư vào tất cả các trang), ý kiến của Chủ đầu tư về những vấn đề chưa thống nhất giữa tổ chức, cá nhân lập HSMT và tổ chức, cá nhân thẩm định HSMT (nếu có); Báo cáo thẩm định HSMT của tổ chức, cá nhân thẩm định HSMT; các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý và năng lực của tổ chức, cá nhân lập HSMT, thẩm định HSMT.

2. Đối với việc thông báo mời thầu:

Khi gửi văn bản đề nghị thông báo mời thầu đến báo đấu thầu và các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định, Chủ đầu tư đồng thời gửi 1 bản về Bộ để báo cáo.

3. Đối với việc mở thầu:

Trước khi mở thầu, Chủ đầu tư phải có văn bản báo cáo về Bộ về thời gian, địa điểm mở thầu. Trường hợp Bộ không có đại diện tham gia buổi mở thầu, sau khi tổ chức mở thầu theo quy định Chủ đầu tư phải gửi ngay 1 bộ hồ sơ mở thầu (01 bản sao hồ sơ dự thầu đã mở của tất cả các nhà thầu có đóng dấu pháp nhân của cơ quan Chủ đầu tư vào các trang của hồ sơ; bản sao biên bản đóng thầu, biên bản mở thầu và các tài liệu liên quan phát sinh trong quá trình mở thầu). Toàn bộ hồ sơ mở thầu nêu trên phải được gửi ngay trong ngày mở thầu, trường hợp gửi theo đường bưu điện sẽ tính theo dấu bưu điện nơi gửi.

4. Đối với việc đánh giá hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất trong trường hợp chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh (sau đây viết chung là HSDT), thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thì trình tự gồm 2 bước sau:

- Đánh giá HSDT: Chủ đầu tư có thể tự tổ chức đánh giá HSDT hoặc thuê tư vấn đánh giá HSDT nếu không đủ điều kiện, năng lực. Trong quá trình đánh giá HSDT, Chủ đầu tư phải chủ động phê duyệt kết quả của từng công đoạn như: Danh sách nhà thầu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, danh sách xếp hạng nhà thầu … để cơ quan tư vấn, bộ phận đánh giá HSDT hoàn tất kết quả đánh giá HSDT theo quy định.

Chủ đầu tư phải gửi kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu (cùng với các tài liệu có liên quan như: Văn bản phê duyệt danh sách nhà thầu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, danh sách xếp hạng nhà thầu, các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý và năng lực của tổ chức, cá nhân đánh giá HSDT …) về Bộ để báo cáo ngay sau khi nhận đầy đủ tài liệu này từ cơ quan tư vấn, bộ phận đánh giá HSDT; đảm bảo hồ sơ được gửi đến Bộ trước khi Chủ đầu tư phê duyệt kết quả đấu thầu để đảm bảo thời gian giám sát, kiểm tra theo quy định; đồng thời giao cho cơ quan tư vấn hoặc bộ phận được giao trách nhiệm của Chủ đầu tư thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.

- Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu và phê duyệt kết quả đấu thầu: Chủ đầu tư tự tổ chức thẩm định hoặc thuê tư vấn thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu để phê duyệt theo quy định. Sau khi hoàn thành báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, Chủ đầu tư gửi ngay email tài liệu này về cơ quan chuyên môn của Bộ để theo dõi, giám sát theo quy định. Trường hợp giữa tổ chức, cá nhân đánh giá HSDT và tổ chức, cá nhân thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu không thống nhất ý kiến thì Chủ đầu tư phải tự xem xét giải quyết hoặc báo cáo Bộ để được hướng dẫn. Sau khi phê duyệt kết quả đấu thầu, Chủ đầu tư gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu và tất cả các hồ sơ có liên quan còn lại về Bộ để báo cáo (bao gồm tài liệu chứng minh tư cách pháp lý và năng lực của tổ chức, cá nhân thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu).

5. Đối với các gói thầu thực hiện lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu, thời gian vừa qua hầu hết các Chủ đầu tư lựa chọn ngay một đơn vị đến để ký kết hợp đồng mà chưa thực hiện quy trình, thủ tục theo đúng quy định (không thực hiện bước: Lập và phê duyệt hồ sơ yêu cầu, phát hành hồ sơ yêu cầu, đánh giá hồ sơ đề xuất, thẩm định và phê duyệt kết quả chỉ định thầu). Vì vậy, yêu cầu Chủ đầu tư nghiên cứu, nghiêm túc thực hiện hình thức chỉ định thầu đối với các gói thầu theo đúng hướng dẫn tại Điều 41, Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ và chế độ báo cáo theo hướng dẫn tại văn bản này.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Chủ đầu tư dự án:

- Tổ chức nghiên cứu các quy định tại Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng, các văn bản hướng dẫn về các vấn đề có liên quan và quy định tại văn bản này để quán triệt và nghiêm túc triển khai thực hiện.

- Gửi báo cáo và hồ sơ có liên quan về Bộ (Vụ Kế hoạch – Tài chính) một cách kịp thời theo quy định tại văn bản này. Ngoài việc gửi báo cáo và hồ sơ theo đường bưu điện (phải gửi chuyển phát nhanh nếu địa phương có dịch vụ này), Chủ đầu tư phải đồng thời gửi theo đường fax (đối với các văn bản phê duyệt của Chủ đầu tư) hoặc email (địa chỉ hộp thư: xdcbmolisa@yahoo.com) đối với các tài liệu có file định dạng word và Excel để đơn vị chuyên môn của Bộ có đủ thời gian nghiên cứu theo dõi, kiểm tra, giám sát theo quy định.

2. Vụ Kế hoạch – Tài chính có trách nhiệm kiểm tra, giám sát các hoạt động đấu thầu đối với các gói thầu thuộc các dự án đầu tư và xây dựng do Bộ quản lý; đồng thời tăng cường công tác kiểm tra đối với các hoạt động đấu thầu của Chủ đầu tư, trường hợp phát hiện có vi phạm trong đấu thầu phải có ngay văn bản yêu cầu Chủ đầu tư tạm dừng các hoạt động tiếp theo và báo cáo Lãnh đạo xem xét, xử lý theo quy định.

3. Chủ đầu tư dự án, Vụ Kế hoạch – Tài chính, các cá nhân, đơn vị có liên quan phải nghiêm túc thực hiện các quy định về đấu thầu hiện hành và các hướng dẫn tại văn bản này, nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Chủ đầu tư báo cáo bằng văn bản về Bộ (Vụ Kế hoạch – Tài chính) để tổng hợp, giải quyết.