Công văn 11762/CT-TTHT năm 2015 về lập hóa đơn do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Công ty cổ phần đầu tư Khoáng sản - Than Đông Bắc
Địa chỉ: 70 Cộng Hòa, phường 12, quận Tân Bình
Mã số thuế: 0305096747

Trả lời văn bản số KSTĐB-TCKT ngày 03/11/2015 của Công ty về lập hóa đơn, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

- Căn cứ Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 quy định về ký chứng từ kế toán:

“1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật”;

- Căn cứ Điểm 3 Khoản 6 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ về việc sửa đổi, bổ sung Khoản 1 và Khoản 3 Điều 10 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư hướng dẫn việc ký thừa ủy quyền:

“Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền".

- Căn cứ Khoản 2d, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/6/2014) hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về lập hóa đơn:

“Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.

Căn cứ quy định trên, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền mới phải ký theo từng liên, do đó khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tiêu thức người bán hàng được ký trực tiếp trên liên 1 và in cacbon qua các liên.

Trường hợp Giám đốc Công ty có văn bản ủy quyền cho kế toán trưởng ký thừa ủy quyền trên hóa đơn bán hàng thì dấu được đóng tại tiêu thức “Người bán hàng (Thủ trưởng đơn vị) ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên”. Nếu hóa đơn Công ty đặt in có cả 2 tiêu thức ‘Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên” và “người bán hàng ký, ghi rõ họ tên” thì khi Giám đốc có văn bản ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký (cá nhân không thuộc diện được ký thay hoặc ký thừa ủy quyền) thì dấu được đóng phía trên bên góc trái của hóa đơn (tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên” được bỏ trống).

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này ./.