Công văn 709/HTQTCT-HT năm 2016 hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

Ngày 07/3/2016, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhận được Công văn số 145/STP-HCTP ngày 26/01/2016 của Sở Tư pháp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành Luật hộ tịch. Về vấn đề này, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về đăng ký lại khai sinh, bổ sung ngày, tháng sinh trong giấy tờ hộ tịch

- Thủ tục đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư số 15/2015/TT-BTP, trường hợp cá nhân không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con thì quan hệ cha, mẹ, con được xác định theo kết quả kiểm tra, xác minh của cơ quan đăng ký hộ tịch.

- Trường hợp đăng ký lại khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ nhưng trong giấy tờ đó không thể hiện được ngày, tháng sinh thì vận dụng quy định tại khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 và hướng dẫn tại khoản 2 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP để xác định ngày, tháng sinh khi đăng ký lại khai sinh, cụ thể như sau: Nếu không xác định được ngày sinh thì ghi ngày đầu tiên của tháng sinh. Nếu không xác định được ngày, tháng sinh thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

Trường hợp Giấy khai sinh không có ngày, tháng sinh thì cũng áp dụng tương tự việc xác định ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên để giải quyết thủ tục bổ sung hộ tịch.

2. Về đăng ký khai tử: Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhất trí với đề xuất của Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã theo hướng: nếu người chết chết tại nơi cư trú cuối cùng thì Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng văn bản xác nhận của người làm chứng là giấy tờ thay thế Giấy báo tử, thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người chết chết ở nơi không thuộc địa bàn cấp xã, nơi cư trú cuối cùng, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết cấp Giấy báo tử trong đó ghi rõ: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết (theo Dương lịch); quốc tịch của người chết.

3. Việc ghi nội dung trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP và hướng dẫn sử dụng Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP .

Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã chung sống với người khác như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, mà người kia đã chết thì nội dung xác nhận hôn nhân ghi rõ: đã chung sống như vợ chồng với ông/bà từ ngày... (trước 03/01/1987) đến ngày... thì ông/bà...chết (Trích lục khai tử số...), hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

4. Theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP thì phạm vi cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bao gồm cả việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian đăng ký thường trú trước đây, xác nhận tình trạng hôn nhân cho người chưa kết hôn và người đang có vợ, có chồng. Do vậy, đối với trường hợp người đang có vợ/chồng mà có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho giai đoạn trước khi kết hôn thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người đó trước khi kết hôn vẫn tiếp nhận yêu cầu và cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cần ghi rõ mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tình trạng hôn nhân trong giai đoạn đó và tình trạng hôn nhân hiện tại của người có yêu cầu (Ví dụ: Trong thời gian cư trú tại phường 9 thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu từ ngày 20 tháng 01 năm 1989, đến ngày 25 tháng 4 năm 2015; chưa đăng ký kết hôn với ai. Hiện tại đang có vợ là bà...).

5. Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch cần hướng dẫn người có yêu cầu ghi đầy đủ thông tin về họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân (số, cơ quan cấp, ngày cấp) của người dự định kết hôn tại phần mục đích sử dụng trong Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

6. Khoản 1 Điều 21 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó đăng ký tạm trú cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Do vậy, đối với trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú trước đây mà thời gian đó, người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có nơi thường trú, nhưng có nơi đăng ký tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tạm trú thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

7. Việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại khoản 6 Điều 22 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được hiểu như sau:

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người khác (không phải với người đã ghi trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây) hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây.

- Trường hợp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp để sử dụng vào mục đích vay vốn, thế chấp, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhưng sau đó muốn cấp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích tương tự thì thực hiện theo trình tự, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng kết hôn mới.

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã cấp trước đây, Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào thông tin trong Tờ khai và Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây trao đổi với cơ quan có liên quan để kiểm tra, xác minh về việc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp trước đây đã được sử dụng hay chưa (nếu mục đích để kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã). Nếu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây được cấp để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài thì Sở Tư pháp phải tập hợp đầy đủ hồ sơ báo cáo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để Cục đề nghị Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, làm rõ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, xác minh, nếu người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bảo đảm đủ điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật hôn nhân gia đình Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ trả lời để Ủy ban nhân dân cấp xã cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

8. Về việc đặt tên cho công dân Việt Nam khi đăng ký khai sinh

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch thì khi đăng ký khai sinh, họ, chữ đệm, tên của trẻ em được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ theo quy định của pháp luật dân sự và được thể hiện trong Tờ khai đăng ký khai sinh; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thì xác định theo tập quán.

Bộ luật dân sự hiện hành chưa có quy định cụ thể về việc đặt tên, chữ đệm, tuy nhiên, theo quy định của Bộ luật dân sự đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 10, thông qua ngày 24/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 thì cá nhân có quyền có họ, tên (bao gồm cả chữ đệm, nếu có); họ của cá nhân được xác định là họ của cha đẻ hoặc họ của mẹ đẻ theo thỏa thuận của cha mẹ; nếu không có thỏa thuận thì họ của con được xác định theo tập quán; trường hợp chưa xác định được cha đẻ thì họ của con được xác định theo họ của mẹ đẻ. Tên của công dân Việt Nam phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam; không đặt tên bằng số, bằng một ký tự mà không phải là chữ; việc đặt tên bị hạn chế trong trường hợp xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khác hoặc trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự Việt Nam (Điều 26).

Đồng thời, theo quy định tại khoản 4 Điều 19 Luật quốc tịch Việt Nam năm 2008 thì người xin nhập quốc tịch Việt Nam phải có tên gọi Việt Nam. Do vậy, trường hợp trẻ em là con của công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà khi đăng ký khai sinh, cha mẹ lựa chọn quốc tịch Việt Nam thì đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định nêu trên để hướng dẫn đặt tên cho con là tên Việt Nam hoặc tên ghép giữa tên Việt Nam và tên nước ngoài (ví dụ: Nguyễn John Thành; Antonio Giang).

9. Về việc xác minh khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch

Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch; Khoản 1 Điều 4 Thông tư 15/2015/TT-BTP quy định: Đối với việc đăng ký hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị xác minh, nếu quá thời hạn mà không nhận được văn bản trả lời kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình.

Để tránh tình trạng cố tình kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ, gây ảnh hưởng đến người có yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc tùy tiện trong việc cho phép người có yêu cầu đăng ký hộ tịch cam đoan khi giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch, Sở Tư pháp cần chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương, đặc biệt là đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch nâng cao trách nhiệm khi giải quyết thủ tục hành chính, xử lý các yêu cầu xác minh, chủ động liên lạc để xác định việc nhận/không nhận được yêu cầu xác minh và trả lời kết quả xác minh. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cần thường xuyên thực hiện việc thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp vi phạm quy định pháp luật về hộ tịch khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, không thực hiện nghiêm túc trách nhiệm phối hợp xác minh.

10. Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú sự kiện hộ tịch đã được đăng ký (theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch) nhằm bảo đảm nguyên tắc mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký một lần, bảo đảm thông tin hộ tịch của cá nhân không bị ngắt quãng, tản mát, cũng như để cơ quan quản lý hộ tịch nắm rõ được tình trạng hộ tịch của cá nhân trong giai đoạn chuyển tiếp. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm thông báo theo quy định của Luật hộ tịch; trường hợp đăng ký khai sinh không phải tại nơi thường trú của người mẹ thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thông báo về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người mẹ. Trường hợp nhận được thông báo về việc khai sinh, khai tử thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm lưu hồ sơ và theo dõi; trường hợp nhận được thông báo về việc đăng ký kết hôn thì ghi chú vào Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

11. Quy định tại khoản 4 Điều 15 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và quy định tại khoản 1 Điều 13 Thông tư số 15/2015/TT-BTP được áp dụng cho trường hợp cụ thể khác nhau. Đối với trường hợp có giấy tờ chứng minh người mẹ hoặc người cha cung cấp thông tin của người mẹ thì thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 13 Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Trường hợp người cha không cung cấp thông tin về người mẹ, thì áp dụng quy định tại khoản 4 Điều 15 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

12. Về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch từ sổ hộ tịch

Khoản 5 Điều 4 Luật hộ tịch quy định “Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật”; Điều 57 Luật hộ tịch quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Theo quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký. Do vậy, việc Sở Tư pháp giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch cho những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Sở Tư pháp và Sổ hộ tịch đang còn lưu giữ tại Sở Tư pháp là phù hợp.

Về vấn đề thu lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Sở Tư pháp, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp trao đổi với Bộ Tài chính để có hướng dẫn cụ thể.

13. Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch, đề cao tính chủ động, trách nhiệm của đội ngũ công chức làm công tác đăng ký hộ tịch tại địa phương, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Lãnh đạo Sở Tư pháp quan tâm, chỉ đạo công chức làm công tác hộ tịch ở địa phương chủ động nghiên cứu và thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về hộ tịch, không xin ý kiến hướng dẫn đối với nội dung đã được Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP , Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định, hướng dẫn cụ thể. Trường hợp có vướng mắc phát sinh trong thực tiễn, đề nghị Sở Tư pháp cung cấp thông tin cụ thể để Cục có chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời.

Trên đây là ý kiến của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để Sở Tư pháp triển khai, thực hiện./.