Công văn 614/HTQTCT-CT năm 2021 hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình

Phúc đáp Công văn số 1291/STP-HCTP ngày 26/5/2021 của Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình liên quan đến nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

- Về đóng dấu giáp lai:

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính là văn bản điện tử thống nhất, định dạng .pdf. Pháp luật không quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản điện tử. Vì vậy, khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, cơ quan thực hiện chứng thực không thực hiện đóng dấu giáp lai.

- Về cách ghi số chứng thực:

Bản sao giấy được chứng thực từ bản chính và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính được thực hiện theo các quy định tại các văn bản khác nhau nên mang hệ thống số khác nhau. Khi người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực ghi số chứng thực theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo yêu cầu của người dân thì phải thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và lấy số theo quy trình cấp bản sao điện tử.

- Về lệ phí cấp bản sao:

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện khi có yêu cầu của người dân, không quy định phải cấp đồng thời khi cấp bản sao từ bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Vì vậy, cơ quan thực hiện chứng thực chỉ thu phí bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao điện tử chứng thực từ bản chính khi người dân có yêu cầu chứng thực một trong hai thủ tục này. Trường hợp người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, đồng thời yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện thu phí cả hai thủ tục.

- Về quản lý nhà nước

Theo quy định tại Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 32 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi cả nước. Tuy nhiên, Bộ Tư pháp chỉ là cơ quan phối hợp,Văn phòng Chính phủ là cơ quan chủ trì triển khai, hướng dẫn quy trình chuyên môn kỹ thuật chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trao đổi để Sở Tư pháp được biết, chỉ đạo thực hiện./.