Công văn 555/BHXH-THU hướng dẫn quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, y tế và cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006;

Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 12 năm 2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc; Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12 tháng 12 năm 2008 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm thất nghiệp; Nghị định số 62/2009/NĐ-CP ngày 27 tháng 07 năm 2009 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;

Căn cứ Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 10 năm 2011 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn một số điểm về quy định quản lý thu BHXH, BHYT; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và phương pháp lập hồ sơ, kê khai biểu mẫu thực hiện cho các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố (sau đây gọi tắt là đơn vị) theo quy định mới như sau:

I. MỨC ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN.

1. Mức đóng từ 01/01/2012 như sau:

- Mức đóng BHXH hằng tháng bằng 24% mức tiền lương, tiền công tháng, trong đó: người lao động đóng 7%; đơn vị đóng 17%. (Từ 01/01/2014 trở đi: bằng 26%, trong đó người lao động đóng 8%; đơn vị đóng 18%).

- Mức đóng BHYT hằng tháng bằng 4,5% mức tiền lương, tiền công tháng, trong đó: người lao động đóng 1,5%; đơn vị đóng 3%.

- Mức đóng BHTN hằng tháng bằng 3% mức tiền lương, tiền công tháng, trong đó: người lao động đóng 1%; đơn vị đóng 1%; ngân sách nhà nước hỗ trợ 1%.

2. Đơn vị được giữ lại 2% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH của những người lao động tham gia BHXH để chi trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng các chế độ ốm đau, thai sản và thực hiện quyết toán hằng quý với cơ quan BHXH như sau:

- Hàng quý, cơ quan BHXH sẽ tổng hợp số chi BHXH cho người lao động đã được duyệt theo các mẫu: C66-HD, C67b-HD, C68b-HD, C69b-HD, C70b-HD, để lập thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động theo mẫu C71-DH gửi về đơn vị 01 bản để làm cơ sở thanh toán.

- Trường hợp số chi BHXH thấp hơn 2% giữ lại hoặc không sử dụng, đơn vị phải nộp số chênh lệch thừa về cơ quan BHXH trong 30 ngày đầu của quý sau. Hết thời hạn này, nếu không nộp, đơn vị phải chịu lãi chậm đóng theo quy định.

- Trường hợp kinh phí 2% để lại không đủ chi, đơn vị có thể gửi văn bản đề nghị cơ quan BHXH tạm ứng kinh phí bổ sung để chi trả kịp thời cho người lao động hoặc cơ quan BHXH sẽ chuyển trả cho đơn vị trong 30 ngày đầu của quý sau.

* Điều kiện tạm ứng:

+ Công văn đề nghị tạm ứng (theo mẫu D01c-TS);

+ Số phát sinh thực chi ốm đau, thai sản và dưỡng sức phục hồi sức khỏe đã được duyệt cao hơn số kinh phí 2% để lại đơn vị;

+ Đơn vị không nợ tiền đóng BHXH đến thời điểm tạm ứng;

+ Số tiền tạm ứng không lớn hơn số chênh lệch giữa tổng số chi các chế độ BHXH đã được duyệt và 2% để lại (2% để lại tạm tính theo số 2% để lại của quý trước);

+ Kinh phí tạm ứng sẽ được cấp chậm nhất là 07 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được văn bản đề nghị của đơn vị.

II. TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG LÀM CĂN CỨ ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN.

1. Tiền lương do Nhà nước quy định:

1.1. Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN là tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có). Tiền lương này tính trên cơ sở mức lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng.

Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN quy định tại khoản này bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu theo quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công.

1.2. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong Công ty Nhà nước chuyển thành Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước từ hai thành viên trở lên đóng BHXH, BHYT, BHTN theo tiền lương do Nhà nước quy định nêu tại điểm 1.1 khoản 1 trên nếu Công ty thực hiện đầy đủ quy định tại các Điểm a, b, c Khoản 6, Mục D Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, trong đó, thời hạn đăng ký thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động phải theo đúng quy định tại Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH ngày 05/12/2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Trường hợp Công ty không thực hiện đầy đủ các quy định trên thì tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người lao động thực hiện theo quy định tại khoản 2 mục này.

1.3. Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước từ hai thành viên trở lên được chuyển đổi từ Công ty Nhà nước nêu tại điểm 1.2 khoản này, thì tiền lương và phụ cấp chức vụ làm căn cứ đóng, hưởng chế độ BHXH, BHYT đối với người quản lý doanh nghiệp được xác định theo hạng của doanh nghiệp trước khi cổ phần hóa.

1.4. Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước từ hai thành viên trở lên được chuyển đổi từ Công ty Nhà nước nêu tại điểm 1.2 khoản này, sau đó thành lập các Công ty cổ phần hạch toán độc lập thì người lao động trong các Công ty cổ phần hạch toán độc lập này đóng BHXH, BHYT, BHTN theo mức tiền lương, tiền công quy định tại khoản 2 mục này.

2. Tiền lương, tiền công do đơn vị quyết định.

2.1. Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do đơn vị quyết định thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN là mức tiền lương chính và các khoản phụ cấp hoặc tiền công ghi trên hợp đồng lao động.

2.2. Người lao động là người quản lý doanh nghiệp thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN là mức tiền lương do Điều lệ của công ty quy định.

2.3. Người lao động có tiền lương, tiền công tháng ghi trên hợp đồng lao động bằng ngoại tệ thì tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN (kể cả trong trường hợp truy đóng) được tính bằng Đồng Việt Nam trên cơ sở tiền lương, tiền công bằng ngoại tệ được chuyển đổi bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm ngày 02 tháng 01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01 tháng 7 cho 6 tháng cuối năm.

Đối với ngoại tệ mà Ngân hàng Nhà nước không công bố tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng thì áp dụng tỷ giá tính chéo của Đồng Việt Nam so với ngoại tệ đó áp dụng để tính thuế xuất khẩu do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm ngày 02 tháng 01 cho 6 tháng đầu năm và ngày 01 tháng 07 cho 6 tháng cuối năm.

Trường hợp trùng vào ngày nghỉ mà Ngân hàng Nhà nước chưa công bố thì được lấy tỷ giá của ngày tiếp theo liền kề.

Lưu ý:

- Mức tiền lương, tiền công đóng BHXH, BHYT, BHTN quy định tại khoản này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.

- Người lao động đã qua học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp dạy nghề) thì tiền lương, tiền công đóng BHXH, BHYT, BHTN phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng, nếu làm công việc nặng nhọc độc hại thì cộng thêm 5%.

- Nếu tiền lương, tiền công quy định tại khoản 1, khoản 2 trên đây cao hơn 20 tháng lương tối thiểu chung thì mức tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN bằng 20 tháng lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng.

- Tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN là tiền lương, tiền công tháng, không đóng BHXH, BHYT, BHTN theo tiền lương ngày, giờ, tiền lương tuần hoặc tiền lương theo sản phẩm.

III. PHƯƠNG THỨC ĐÓNG

- Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN theo mức quy định đối với người sử dụng lao động và người lao động, để chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

Lưu ý: UNC, phiếu nộp tiền phải ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu sau: Tên đơn vị; Mã đơn vị; Nội dung nộp tiền.

- Trường hợp đã quá thời hạn phải đóng theo quy định mà đơn vị chưa đóng hoặc đóng thiếu thì ngoài việc phải đóng số tiền chưa đóng, chậm đóng, đơn vị còn phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền chưa đóng, chậm đóng theo quy định.

- Trường hợp đơn vị không chuyển đủ tiền phải đóng trong kỳ và tiền lãi chậm đóng (nếu có) cho các quỹ BHXH, BHYT, BHTN thì cơ quan BHXH căn cứ quy định tại Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 134/2011/TT-BTC ngày 30/09/2011 của Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số Điều của Quyết định số 04/2011/QĐ-TTg ngày 20/01/2011 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý tài chính đối với BHXH Việt Nam để thực hiện phân bổ số tiền đóng theo thứ tự như sau:

+ Tiền đóng BHYT.

+ Tiền lãi BHYT (nếu có).

+ Tiền đóng BHTN.

+ Tiền lãi BHTN (nếu có).

+ Tiền đóng BHXH.

+ Tiền lãi BHXH (nếu có).

IV. TÍNH LÃI CHẬM ĐÓNG VÀ LÃI TRUY THU BHXH, BHYT, BHTN.

1. Tính lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN:

1.1. Đơn vị đóng BHXH, BHYT, BHTN chậm so với thời hạn quy định từ 30 ngày trở lên thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH, BHYT, BHTN chưa đóng, trừ số tiền 2% quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH được giữ lại trong kỳ.

1.2. Phương thức tính lãi: vào ngày đầu hằng tháng, căn cứ số tiền chậm đóng phải chịu tính lãi chậm đóng phát sinh đến cuối tháng trước. Cơ quan BHXH tính số tiền lãi chậm đóng, đưa vào Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT của đơn vị.

1.3. Công thức tính lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN:

Lcd_i = (Pcd_i + Lcd_i-1) x k

Trong đó:

* Lcd_i: tiền lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN tính tại tháng i.

* Pcd_i: số tiền chưa đóng phải tính lãi tại tháng i, được xác định bằng: tổng số tiền BHXH, BHYT, BHTN đến cuối tháng trước mang sang tháng tính lãi trừ (-) số phải đóng phát sinh trong tháng trước liền kề tháng tính lãi i.

* Lcd_i-1: lãi chậm đóng chưa trả hết tính đến tháng trước liền kề tháng tính lãi.

* k: lãi suất tính lãi chậm đóng tại thời điểm tính lãi (%/tháng): Đối với BHXH bắt buộc và BHTN thì k tính bằng lãi suất đầu tư quỹ BHXH hằng năm do BHXH Việt Nam công bố chia cho 12; đối với BHYT thì k tính bằng lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố áp dụng tại thời điểm tính lãi chia cho 12.

Ví dụ:

- Tại thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng 12/2011 của đơn vị A còn nợ số tiền như sau: BHXH: 2.000.000 đồng; Lãi chậm nộp: 200.000 đồng.

- Phát sinh tháng 01/2012: Quỹ lương đóng BHXH, BHYT, BHTN là 10.000.000 đồng. Trong đó số tiền 2% được giữ lại là 200.000 đồng (10.000.000 x 2%). Vậy số tiền phải nộp tháng 01/2012 là 2.850.000 đồng (10.000.000 x 30.5% - 200.000).

- Trong tháng 01/2012 không có chứng từ nộp tiền của đơn vị. Giả sử lãi suất 01 tháng là 1%, ngày 01/02/2012 thì lãi chậm đóng để đưa vào Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT tháng 01/2012 như sau:

+ Pcd_i = (2.000.000 + 2.850.000) – 2.850.000 = 2.000.000 đồng.

+ Lcd_i = (Pcd_i + Lcd_i-1) x k = (2.000.000 + 200.000) x 1% = 22.000 đồng.

2. Tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN.

2.1. Các trường hợp truy thu:

a. Đơn vị vi phạm các quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc bao gồm:

- Không đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (kể cả chưa đóng, chậm đóng với bất cứ lý do gì).

- Đóng không đúng mức tiền lương, tiền công theo quy định (kể cả chậm điều chỉnh tiền lương, tiền công đóng BHXH, BHYT, BHTN).

b. Đơn vị hết thời hạn được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định của pháp luật, đơn vị điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH, BHYT của người lao động; người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước truy đóng BHXH theo quy định của pháp luật.

c. Các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ.

Lưu ý: Tất cả các trường hợp không đóng (chưa đóng, chậm đóng) BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đối với giai đoạn trước tháng 01/2007 (trước khi Luật BHXH có hiệu lực thi hành), nay truy đóng, đều phải có văn bản xử lý vi phạm của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

2.2. Tiền lương làm căn cứ truy thu, tỷ lệ truy thu:

a. Tiền lương làm căn cứ truy thu là tiền lương, tiền công (hoặc chênh lệch tiền lương, tiền công) tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định tại phần II của văn bản này. Tiền lương này được ghi trong sổ BHXH của người lao động.

b. Tỷ lệ truy thu: tính bằng tỷ lệ % đóng BHXH, BHYT, BHTN do Nhà nước quy định tương ứng thời gian truy thu.

2.3. Tiền lãi truy thu, bằng tổng tiền lãi tính trên số tiền truy thu BHXH, BHYT, BHTN của từng tháng, theo công thức sau:

Trong đó:

i = 1 → v (Ví dụ truy thu 04 tháng: tháng 1, tháng 2, tháng 4 và tháng 5 năm 2011 thì v = 4).

Ltt_i: Tiền lãi truy thu tính trên số tiền truy thu của tháng thứ i theo công thức (tính lãi gộp) như sau:

Ltt_i = Spd_i x [(1+k)ⁿⁱ - 1]

Trong đó:

Spd_i: Số tiền truy thu BHXH, BHYT, BHTN tháng i

k (%/tháng): Lãi suất truy thu, tính bằng lãi suất chậm đóng tại thời điểm tính tiền truy thu.

n_i: Thời gian chậm đóng khoản tiền Spd_i phải tính lãi (thời gian tính theo tháng).

Ví dụ:

- Tháng 12/2011, truy thu người lao động A khoản tiền chưa đóng BHXH trong 4 tháng: tháng 1, tháng 2, tháng 4 và tháng 5 năm 2011 theo bảng số liệu dưới đây.

- Giả định lãi suất tính lãi chậm đóng BHXH tại thời điểm tháng 12/2011 là 1%/tháng.

- Theo các công thức trên tiền lãi truy thu được tính như sau:

VI. QUY ĐỊNH VỀ CẤP VÀ QUẢN LÝ SỔ BHXH

1. Quy định chung:

- Để việc cấp sổ BHXH cho người lao động được chính xác, đúng quy định đơn vị phải cung cấp đầy đủ các thông tin của người lao động khi tăng mới (kể cả người đã được cấp sổ BHXH nhưng đã nộp lại cho cơ quan BHXH khi giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần hoặc khi có thay đổi về chức danh công việc, nơi làm việc, mức tiền lương đóng BHXH, BHTN…) vào mẫu D02-TS làm cơ sở quản lý quá trình tham gia BHXH, BHTN.

- Mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH với một mã số duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng BHXH, BHTN và là căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên:

+ Nếu có thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì người lao động phải nộp toàn bộ các sổ BHXH cho đơn vị sau cùng. Đơn vị sau cùng có trách nhiệm lập hồ sơ gộp sổ BHXH chuyển cơ quan BHXH.

+ Nếu có khoảng thời gian đóng BHXH trùng nhau thì người lao động lựa chọn giữ lại quá trình tham gia của một trong hai sổ để tiếp tục tham gia BHXH, BHYT, đơn vị sau cùng có trách nhiệm lập hồ sơ gộp sổ BHXH chuyển cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả tiền đóng trùng cho đơn vị để trả cho người lao động.

- Quý 1 hằng năm cơ quan BHXH sẽ in sổ BHXH (Tờ rời) để xác nhận việc đơn vị đóng BHXH cho người lao động theo năm tài chính. Đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, trên cơ sở đó yêu cầu bổ sung, điều chỉnh (nếu có sai sót), để lưu vào hồ sơ BHXH do đơn vị quản lý; Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ in bản Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C13-TS) gửi cho người lao động để cùng theo dõi, giám sát.

- Khi giải quyết chế độ trợ cấp BHXH một lần, cơ quan BHXH sẽ thu hồi sổ BHXH, đồng thời cấp giấy xác nhận thu hồi sổ (mẫu C15a-TS) cho người lao động để nộp cho đơn vị mới khi đi làm việc và tham gia BHXH trở lại. Đơn vị nộp cho cơ quan BHXH giấy xác nhận nói trên khi đăng ký lao động tăng mới để tiếp tục quản lý quá trình người lao động tham gia BHXH theo số sổ cũ, và bảo lưu thời gian tham gia BHTN (nếu có) tại đơn vị mới.

- Trách nhiệm của đơn vị:

+ Bảo quản sổ BHXH trong thời gian người lao động đang làm việc tại đơn vị.

+ Liên hệ cơ quan BHXH để chốt sổ BHXH và trả kịp thời cho người lao động khi họ nghỉ việc.

+ Người lao động khi nghỉ việc, nếu không đến nhận sổ BHXH thì sau 12 tháng kể từ khi họ nghỉ việc, đơn vị phải chuyển trả sổ cho cơ quan BHXH quản lý theo quy định.

2. Chốt sổ để xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN:

- Khi người lao động nghỉ việc để hưởng chế độ hưu trí, hoặc nghỉ do chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, do thuyên chuyển công tác; đơn vị lập danh sách báo giảm (theo mẫu D02-TS), đồng thời nộp hồ sơ đề nghị chốt sổ để xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN cho họ theo quy định.

- Nguyên tắc:

+ Cơ quan BHXH chỉ xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN khi đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHTN.

+ Trường hợp đặc biệt:

* Chốt sổ cho người lao động nghỉ việc hưởng trợ cấp thất nghiệp trong trường hợp đơn vị nợ BHXH, BHTN dưới 3 tháng: đơn vị phải có văn bản cam kết đóng đủ số tiền nợ trong thời hạn tối đa một tháng. Cơ quan BHXH căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để giải quyết và mở sổ theo dõi việc thanh toán nợ. Nếu đơn vị không thực hiện đúng cam kết, sẽ không được giải quyết cho những lần sau.

* Chốt sổ để giải quyết chế độ hưu trí trong trường hợp đơn vị nợ BHXH, BHTN: đơn vị phải có văn bản đề nghị đóng trước BHXH, BHTN cho những người đề nghị giải quyết chế độ và cam kết đóng đủ số tiền nợ trong thời hạn tối đa một tháng. Cơ quan BHXH căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để giải quyết và mở sổ theo dõi việc thanh toán nợ. Nếu đơn vị không thực hiện đúng cam kết, sẽ không được giải quyết cho những lần sau.

- Khi đề nghị chốt sổ, đơn vị phải nộp toàn bộ các sổ BHXH kể cả Tờ bìa, các trang tờ rời; bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN (mẫu 07/SBH – nếu có) của từng người lao động theo danh sách đề nghị.

Lưu ý:

+ Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu cũ, đơn vị ghi và xác nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH của người lao động vào sổ đến tháng 12/2009, thời gian đóng từ 01/01/2010 trở đi và tổng thời gian đã đóng sẽ được in tiếp theo mẫu sổ mới (Tờ rời).

+ Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu mới, cơ quan BHXH sẽ căn cứ vào hồ sơ và dữ liệu quản lý thu để in và chốt toàn bộ thời gian đóng.

3. Cấp lại sổ BHXH:

3.1. Sổ BHXH của người lao động được cấp lại trong các trường hợp sau:

+ Bị mất, bị hỏng (rách, mờ…);

+ Sai thông tin cá nhân người tham gia BHXH;

+ Điều chỉnh nhân thân người tham gia (họ, tên, ngày tháng năm sinh);

+ Mượn hồ sơ tham gia BHXH;

+ Gộp sổ do có nhiều sổ BHXH;

+ Điều chỉnh quá trình tham gia BHXH, BHTN (chức danh, mức lương, thời gian đóng…) sau khi đã được xác nhận sổ;

+ Sổ đã nộp lại cơ quan BHXH khi giải quyết trợ cấp BHXH một lần;

+ Các trường hợp khác theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3.2. Trách nhiệm lập hồ sơ cấp lại:

- Đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH cho người lao động do đơn vị đang quản lý, kể cả người lao động đã nghỉ việc nhưng có quá trình tham gia BHXH, BHTN cuối cùng tại đơn vị. Trường hợp đơn vị đã giải thể thì đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp lập hồ sơ, trường hợp không có đơn vị quản lý cấp trên thì người lao động nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia cuối cùng trước khi giải thể.

- Một số lưu ý về hồ sơ cấp lại sổ:

+ Tất cả các trường hợp xin cấp lại sổ, đều phải có văn bản đề nghị của đơn vị (theo mẫu D01b-TS), kèm theo danh sách người lao động cần được cấp lại.

+ Trường hợp cấp lại do mất tại đơn vị: phải có biên bản xác định nguyên nhân, trường hợp của tập thể hoặc cá nhân liên quan. Biên bản và các văn bản phải xác định rõ quá trình tham gia BHXH, BHTN nhưng chưa được giải quyết chế độ trợ cấp BHXH một lần, BHTN (nếu có). Cam kết, chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đề nghị.

+ Trường hợp cấp lại do người lao động làm mất: phải có đơn tường trình nguyên nhân, thời gian, địa điểm mất sổ. Nêu rõ quá trình tham gia BHXH, BHTN nhưng chưa được giải quyết trợ cấp BHXH một lần, BHTN (nếu có). Cam kết, chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung nêu trong đơn.

+ Trường hợp điều chỉnh nhân thân do cải chính hộ tịch thì người lao động phải cung cấp bản sao văn bản cải chính hộ tịch của cơ quan có thẩm quyền cho đơn vị để điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT.

+ Trường hợp mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH, BHYT nay điều chỉnh lại hồ sơ tham gia BHXH, BHYT thì phải có giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ và có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.

+ Khi người lao động thay đổi CMND do cấp mất, cấp đổi, thay đổi nơi cư trú; dẫn đến thông tin  trên sổ BHXH không trùng khớp với CMND mới thì không thực hiện điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH.

+ Các trường hợp thông tin về ngày tháng năm sinh trên sổ BHXH (mẫu cũ) đã có đầy đủ, nhưng CMND do cơ quan công an cấp không ghi ngày tháng sinh (năm sinh vẫn trùng khớp với sổ BHXH) thì không thực hiện điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH.

VI. QUY ĐỊNH VỀ CẤP VÀ QUẢN LÝ THẺ BHYT.

1. Gia hạn thẻ BHYT:

- Trường hợp đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định sẽ được cơ quan BHXH gia hạn thẻ BHYT tự động như sau:

+ Đợt 1: vào ngày 21 của tháng cuối kỳ hạn thẻ cũ.

+ Đợt 2: vào ngày 26 của tháng cuối kỳ hạn thẻ cũ.

+ Đợt 3: vào ngày 01 của tháng đầu kỳ gia hạn thẻ mới.

Cơ quan BHXH sẽ thông báo danh sách các đơn vị được gia hạn thẻ tự động trên trang web http://www.bhxhtphcm.gov.vn vào các ngày trên. Sau 05 ngày kể từ ngày thông báo các đơn vị liên hệ bộ phận trả kết quả để nhận thẻ BHYT (người đến nhận thẻ phải xuất trình thẻ nhân viên hoặc giấy giới thiệu của đơn vị).

Ví dụ: Ngày 20/12/2011 đơn vị đã đóng BHXH đến hết tháng 12/2011 thì thuộc đối tượng được gia hạn thẻ BHYT tự động. Cơ quan BHXH sẽ đưa danh sách lên trang web vào ngày 21/12/2012. Đơn vị liên hệ bộ phận trả kết quả của cơ quan BHXH để nhận thẻ từ ngày 25/12/2012.

- Trường hợp đơn vị nợ tiền bảo hiểm:

+ Đối với đơn vị nợ dưới 02 tháng, nếu có văn bản đề nghị và cam kết thanh toán hết nợ trong thời gian 01 tháng thì sẽ được cơ quan BHXH gia hạn thẻ BHYT.

+ Đối với đơn vị nợ từ 02 tháng trở lên (hoặc nợ dưới 02 tháng mà không có văn bản đề nghị), thì sau khi hoàn thành nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm và có văn bản đề nghị sẽ được gia hạn thẻ. Thẻ BHYT có giá trị từ ngày đầu của tháng nộp hồ sơ đề nghị.

Ví dụ: Đầu kỳ gia hạn thẻ BHYT năm 2012, đơn vị nợ tiền bảo hiểm nên chưa được gia hạn thẻ. Đến ngày 05/03/2012 đơn vị đóng đủ tiền đến hết tháng 02/2012 và lập hồ sơ đề nghị gia hạn thẻ, thì thẻ có giá trị từ ngày 01/03/2012.

- Nếu đơn vị có thay đổi cơ sở đăng ký KCB ban đầu, thì lập văn bản (mẫu D01b-TS) kèm danh sách mẫu D07-TS, nộp cho cơ quan BHXH trước ngày 20 của tháng cuối trong kỳ gia hạn thẻ cũ.

- Người tham gia BHYT chỉ được thay đổi cơ sở đăng ký KCB ban đầu vào 10 ngày đầu mỗi quý.

- Khi nhận thẻ BHYT từ cơ quan BHXH đơn vị có trách nhiệm yêu cầu người lao động kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên thẻ BHYT, nếu có sai sót phải thực hiện điều chỉnh ngay.

2. Cấp mới thẻ BHYT:

Thẻ tăng mới có thời hạn sử dụng ghi trên thẻ từ ngày đầu của tháng nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ BHYT theo quy định cho đến thời điểm hết hạn sử dụng chung của toàn đơn vị.

3. Thu hồi thẻ BHYT:

- Đối với người lao động ngừng việc, nghỉ việc, chuyển công tác, nếu thẻ BHYT đã cấp vẫn còn giá trị sử dụng thì đơn vị có trách nhiệm thu hồi để nộp cho cơ quan BHXH trong thời gian 10 ngày đầu của tháng giảm lao động hoặc nộp chậm nhất vào ngày 10 của tháng sau và phải thanh toán giá trị thẻ của tháng trước. Trường hợp ngày 10 của tháng trùng vào ngày nghỉ (thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ) thì thời hạn trả thẻ BHYT được tính vào ngày làm việc liền kề sau đó.

- Trường hợp hồ sơ cấp (gia hạn) thẻ đã được tiếp nhận hoặc xử lý theo quy định tại khoản 1 phần VI trên đây nhưng sau đó đơn vị mới điều chỉnh giảm lao động, thì đơn vị có trách nhiệm nộp lại thẻ đã cấp của những trường hợp nói trên cho cơ quan BHXH trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản trả thẻ BHYT.

Quá thời hạn trên, đơn vị phải chịu trách nhiệm thanh toán hết giá trị (hoặc giá trị còn lại) của thẻ BHYT.

- Thẻ BHYT cấp lại do bị mất chỉ được thay đổi thông tin về nơi đăng ký KCB ban đầu sau 12 tháng kể từ ngày cấp lại và không sử dụng để trả lại cho cơ quan BHXH trong trường hợp người lao động nghỉ việc (mà phải đóng bổ sung hết giá trị thẻ còn lại để sử dụng).

VII. QUY ĐỊNH MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT:

1. Quản lý số ngày làm việc tính đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người lao động tăng mới hoặc ngừng nghỉ việc trong tháng.

Người lao động tăng mới hoặc ngừng việc, nghỉ việc trong tháng, có ít nhất 01 ngày làm việc và hưởng tiền lương, tiền công trong tháng, thì tính đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với đơn vị và người lao động như sau:

1.1. Trường hợp người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương, tiền công từ 14 ngày trở lên trong tháng (do ký hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng lao động giữa tháng hoặc các trường hợp ngừng việc, nghỉ việc khác) thì không thuộc diện bắt buộc đóng BHXH, BHYT, BHTN của tháng đó.

Tuy nhiên, nếu đơn vị và người lao động vẫn đề nghị đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả tháng đó (đề nghị bằng văn bản) thì thực hiện theo đề nghị của đơn vị.

1.2. Trường hợp số ngày không làm việc và không hưởng tiền lương, tiền công dưới 14 ngày trong tháng thì tính đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với đơn vị và người lao động cả tháng đó.

2. Thực hiện BHYT đối với người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản, hoặc chế độ ốm đau do mắc bệnh thuộc Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành theo Luật BHXH và Luật BHYT.

2.1. Trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản khi sinh con hoặc nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi theo quy định của pháp luật về BHXH thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng vẫn được tính là thời gian tham gia BHXH, BHYT, Quy trình thực hiện như sau:

- Khi người lao động nghỉ việc để sinh con (hoặc chờ sinh), đơn vị căn cứ vào quá trình tham gia BHXH của người lao động để xác định người lao động có đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản hay không, trên cơ sở đó lập điều chỉnh giảm tạm thời trong Danh sách lao động đóng BHXH, BHYT (theo mẫu D02-TS) như sau:

+ Nếu người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì tại cột ghi chú mẫu D02-TS, đơn vị ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp thai sản”.

+ Nếu người lao động không đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì tại cột ghi chú mẫu D02-TS, đơn vị ghi “Nghỉ thai sản không hưởng trợ cấp” đồng thời phải đóng bổ sung hết giá trị thẻ BHYT để người lao động được hưởng chế độ KCB trong thời gian nghỉ.

+ Các trường hợp trên không phải trả lại thẻ BHYT.

- Khi người lao động đi làm việc trở lại:

+ Đơn vị lập Danh sách tăng lại lao động tham gia BHXH, BHYT (theo mẫu D02-TS), đồng thời căn cứ vào danh sách người lao động hưởng trợ cấp thai sản đóng bổ sung BHYT cho những tháng nghỉ không được tính hưởng chế độ (nếu có).

+ Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ căn cứ hồ sơ giải quyết trợ cấp thai sản của người lao động để tính thời gian hưởng trợ cấp là thời gian đóng BHXH tương ứng theo đúng quy định của Luật BHXH, đồng thời điều chỉnh bổ sung tăng BHYT đối với thời gian nghỉ không lương hoặc các trường hợp không được hưởng chế độ thai sản (nếu có). Số tiền điều chỉnh sẽ được cơ quan BHXH in trong Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT của đơn vị trong tháng gần nhất.

2.2. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau theo quy định của pháp luật về BHXH do mắc bệnh thuộc Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành thì đơn vị và người lao động không đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng được tính vào thời gian tham gia BHYT liên tục, (không tính thời gian tham gia BHXH, BHYT). Quy trình thực hiện như sau:

- Khi người lao động nghỉ việc vì ốm đau, nếu đơn vị xác định họ thuộc đối tượng được hưởng trợ cấp ốm đau bệnh dài ngày, thì lập điều chỉnh giảm tạm thời trong Danh sách lao động đóng BHXH, BHYT (theo mẫu D02-TS). Tại cột ghi chú, đơn vị ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau bệnh dài ngày”, và không phải trả lại thẻ BHYT.

- Hằng quý, căn cứ hồ sơ giải quyết chế độ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện chấp nhận (hoặc không chấp nhận) việc không thu BHYT trong thời gian người lao động nghỉ ốm đau và thông báo cho đơn vị vào tháng gần nhất.

Lưu ý:

- Trường hợp người lao động đang trong thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản mà chấm dứt hợp đồng lao động, thì chỉ được tính thời gian đóng BHXH đến thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động (Ví dụ: người lao động A được hưởng trợ cấp thai sản từ tháng 09/2011 đến tháng 12/2011, nhưng đầu tháng 10/2011 đơn vị đã chấm dứt HĐLĐ và lập hồ sơ báo giảm với cơ quan BHXH, thì thời gian đóng BHXH của người lao động A chỉ được tính đến hết tháng 09/2011).

- Khi người lao động hết thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm đau bệnh dài ngày theo quy định mà nghỉ việc, thì đơn vị phải điều chỉnh chính thức (giảm hẳn) trong Danh sách người lao động đóng BHXH, BHYT (theo mẫu D02-TS).

- Khi đến đợt gia hạn thẻ BHYT, nếu có người lao động đang trong thời gian nghỉ hưởng chế độ ốm đau bệnh dài ngày, thì đơn vị lập văn bản (mẫu D01b-TS) nộp cho cơ quan BHXH trước ngày 20 của tháng cuối trong kỳ hạn thẻ cũ để gia hạn.

VIII. BIỂU MẪU THAM GIA BHXH, BHYT.

1. Tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (mẫu A01-TS):

- Mục đích: để người lao động lần đầu tham gia BHXH đăng ký với cơ quan BHXH và làm căn cứ cấp sổ BHXH theo quy định.

- Phương pháp lập:

+ Người lao động căn cứ CMND (hoặc giấy khai sinh, sổ hộ khẩu) và hồ sơ gốc như lý lịch, hợp đồng lao động… để kê khai và dán ảnh màu (cỡ 3x4 cm) vào 02 bản Tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (mẫu A01-TS).

Lưu ý:

- Yêu cầu người lao động phải kê khai đầy đủ các tiêu thức trong tờ khai.

- Trong trường hợp CMND không ghi đầy đủ ngày, tháng sinh, thì căn cứ giấy khai sinh hoặc các hồ sơ, giấy tờ khác như bằng PTTH, TNCN, bằng tốt nghiệp Đại học… để đối chiếu.

- Trường hợp không có hộ khẩu thường trú, thì mới ghi nơi tạm trú vào tờ khai (Lưu ý: nơi tạm trú phải có sổ tạm trú theo đúng Luật cư trú).

+ Đơn vị kiểm tra, đối chiếu nội dung và ký xác nhận vào tờ khai gửi cho cơ quan BHXH trong thời gian tối đa là 30 ngày kể từ khi người lao động trở thành đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tại đơn vị.

+ Cơ quan BHXH căn cứ vào Tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế (mẫu A01-TS) và Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) để cấp sổ BHXH cho người lao động, lưu giữ 01 bản tờ khai và gửi trả lại 01 bản để đơn vị quản lý cùng với sổ BHXH.

2. Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS):

- Mục đích: để đơn vị cung cấp thông tin về người lao động tăng mới, cần được cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Phương pháp lập:

+ Đơn vị căn cứ Tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế của những người lao động lần đầu tham gia BHXH, hoặc hồ sơ, lý lịch gốc của những người lao động tăng mới khác tại đơn vị, lập Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) thành 03 bản, gửi cho cơ quan BHXH trước ngày 20 hằng tháng cùng lúc với các Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS - nếu có).

Lưu ý:

- Các trường hợp tăng lại sau khi nghỉ ốm đau, thai sản, hoặc nghỉ không lương mà thẻ BHYT còn giá trị sử dụng thì không đưa vào danh sách này.

- Các trường hợp đã nộp sổ khi giải quyết chế độ hưởng trợ cấp BHXH một lần thì nộp bổ sung giấy xác nhận thu hồi sổ (mẫu C15a-TS).

+ Cơ quan BHXH căn cứ Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) và Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) để cấp sổ BHXH (cho người lao động tham gia BHXH lần đầu) và cấp thẻ BHYT cho tất cả những người lao động tăng mới, lưu giữ 02 bản và trả lại 01 bản để đơn vị quản lý.

3. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS):

- Mục đích: để đơn vị thông báo cho cơ quan BHXH danh sách tăng, giảm lao động, hoặc có thay đổi về chức danh công việc, tiền lương, tiền công đóng BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ báo cáo; kể cả trường hợp phát sinh mới, và những trường hợp chậm thông báo, hoặc đã thông báo lần trước nhưng có sai sót.

- Phương pháp lập:

+ Đơn vị căn cứ vào hợp đồng lao động hoặc các quyết định về nhân sự (Tiếp nhận, Tuyển dụng, Đề bạt, cho thôi việc…), quyết định nâng lương…, lập Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) thành 03 bản, gửi cho cơ quan BHXH trước ngày 20 hằng tháng cùng lúc với Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) và các Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS - nếu có).

Lưu ý:

- Trường hợp người lao động có yêu cầu điều chỉnh thông tin liên quan đến nhiều mục, thì phải liệt kê đầy đủ theo mục đó (không gộp chung thông tin vào một mục).

- Các trường hợp truy đóng; giảm lao động hoặc các trường hợp điều chỉnh lương, điều chỉnh chức danh công việc chậm so với thời gian quy định từ 3 tháng trở lên, đơn vị phải lập văn bản theo mẫu D01b-TS.

- Bảo hiểm xã hội thành phố cung cấp tiện ích (mẫu D02-TS tại địa chỉ http://www.bhxhtphcm.gov.vn) để các đơn vị chủ động tính toán, tổng hợp số tiền phải đóng trong tháng, kịp thời thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

+ Cơ quan BHXH căn cứ danh sách trên, điều chỉnh lại các thông tin có liên quan của người lao động. Trên cơ sở đó, tính toán và in bản Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, gửi cho đơn vị hằng tháng, chậm nhất vào ngày 10 tháng sau qua hệ thống IMS, và cấp bản in hằng quý trên giấy cho đơn vị từ ngày 20 của tháng đầu quý sau; cơ quan BHXH giữ lại 02 bản D02-TS và trả lại 01 bản để đơn vị quản lý.

4. Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS):

- Mục đích: để đơn vị chủ động tính toán được số tiền lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN phải đóng theo quy định tại khoản 2 phần IV của văn bản này.

- Phương pháp lập: Bảo hiểm xã hội thành phố cung cấp tiện ích (mẫu D02b-TS tại địa chỉ http://www.bhxhtphcm.gov.vn) để các đơn vị lập danh sách từng người lao động thuộc đối tượng nêu trên (nhập thông tin vào các tiêu thức từ cột 1 đến cột 10 trong bảng tính lãi), từ đó tính toán được số tiền lãi truy thu để chủ động đóng vào quỹ BHXH, BHYT, BHTN. Đơn vị gửi 02 bản D02b-TS cho cơ quan BHXH cùng với Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) trong kỳ báo cáo để đối chiếu; cơ quan BHXH sẽ trả lại 01 bản để đơn vị quản lý.

5. Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D07-TS):

- Mục đích: để đơn vị thông báo cho cơ quan BHXH những thông tin quản lý về người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN cần thay đổi, điều chỉnh, ngoại trừ những thông tin về chức danh công việc, tiền lương, tiền công (đã thông báo trên mẫu D02-TS).

- Phương pháp lập:

+ Khi có yêu cầu điều chỉnh đơn vị căn cứ hồ sơ, giấy tờ pháp lý liên quan, lập Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D07-TS) thành 03 bản, gửi cho cơ quan BHXH kèm theo công văn giải thích rõ nội dung, yêu cầu và căn cứ điều chỉnh (mẫu D01b-TS).

+ Cơ quan BHXH căn cứ Danh sách và hồ sơ đề nghị, thực hiện việc điều chỉnh thông tin, dữ liệu quản lý, cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu có); giữ lại 02 bản D07-TS và trả lại đơn vị 01 bản để quản lý.

X. QUY ĐỊNH VỀ ĐỐI CHIẾU THÔNG TIN, DỮ LIỆU ĐÓNG BHXH, BHYT.

1. Chậm nhất vào ngày 10 hàng tháng, căn cứ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) cơ quan BHXH sẽ chuyển “Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT” (mẫu C12-TS) của tháng trước cho đơn vị qua hệ thống IMS (quy định tại mục 3 dưới đây).

2. Đơn vị nhận thông báo, kiểm tra, đối chiếu số liệu, nếu có chênh lệch, sai sót thì phải thông báo, trao đổi lại cơ quan BHXH bằng văn bản hoặc qua hệ thống IMS, chậm nhất vào ngày 25 trong tháng, nếu không có phản hồi thì số liệu của cơ quan BHXH đương nhiên được chấp nhận.

Riêng tháng cuối quý, ngoài thông báo gửi qua hệ thống IMS cơ quan BHXH sẽ in “Thông báo” theo quý thành văn bản. Đơn vị liên hệ với bộ phận 01 cửa của cơ quan BHXH để nhận vào ngày 20 của tháng đầu quý sau và phản hồi lại (nếu có chênh lệch, sai sót) chậm nhất vào ngày cuối tháng đó. (Lưu ý: người nhận thông báo phải xuất trình thẻ nhân viên hoặc giấy giới thiệu của đơn vị).

3. Đối chiếu dữ liệu qua hệ thống IMS:

3.1. Nhằm tạo thuận lợi cho các đơn vị trong việc cung cấp thông tin, và tổ chức đối chiếu dữ liệu tham gia BHXH của người lao động với cơ quan BHXH được nhanh chóng, kịp thời. Bảo hiểm xã hội thành phố hướng dẫn các đơn vị trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đăng nhập vào hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) như sau:

- Phương thức đăng nhập:

+ Địa chỉ: http://hcm.bhxh.vn/ hoặc http://www.bhxhtphcm.gov.vn chọn Hệ thống IMS BHXH TP.

+ Chọn: ĐĂNG NHẬP (góc trái màu đỏ).

+ Đơn vị BHXH: chọn cơ quan BHXH nơi đang đóng BHXH (Ví dụ: BHXH quận 1).

+ Tên đăng nhập: mã đơn vị tham gia BHXH (VD: TA0000).

+ Mật khẩu: lần đầu nhập bhxhhcm (sau khi đăng nhập lần đầu đơn vị đổi mật khẩu để bảo mật số liệu của mình). Trường hợp quên mật khẩu, đơn vị liên hệ cán bộ chuyên quản thu để được cấp lại.

- Thông qua hệ thống IMS, đơn vị dễ dàng thực hiện việc tiếp nhận Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT hằng tháng, hằng quý, hoặc những vấn đề cần thông báo, trao đổi, hướng dẫn, giải thích có liên quan đến các nghiệp vụ quản lý BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan BHXH. Đồng thời, có thể cung cấp tất cả các thông tin, báo biểu; dữ liệu, cũng như những thông tin trao đổi của đơn vị phản hồi trở lại cơ quan BHXH một cách nhanh chóng, tiện lợi.

3.2. Lưu ý:

- Tất cả các đơn vị đang tham gia BHXH tại thành phố Hồ Chí Minh đều có thể đăng nhập và sử dụng hệ thống miễn phí. Các yêu cầu về việc sao chép dữ liệu chỉ được cung cấp qua hệ thống quản trị thông tin nói trên (không cung cấp bằng các phương thức khác).

- Thông qua hệ thống IMS, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận trước tất cả các báo biểu bằng dữ liệu để kiểm tra, đối chiếu sơ bộ, sau khi xác định đúng sẽ thông báo cho đơn vị nộp báo cáo chính thức (thời gian đối chiếu không quá 3 ngày kể từ khi đơn vị cung cấp dữ liệu. Đơn vị cần gửi thông tin trước thời hạn quy định ít nhất 03 ngày làm việc để có thể nhận kịp thời thông tin phản hồi.

- Để đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu của đơn vị, sau khi đăng nhập thành công, đơn vị phải tự thay đổi mật khẩu (đăng nhập vào phần Thông tin cá nhân thay đổi mật khẩu) và mỗi lần chuyển dữ liệu thông qua hệ thống IMS, cần chú ý xác định đúng địa chỉ nhận dữ liệu (cán bộ chuyên quản của cơ quan BHXH phụ trách đơn vị).

XI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Văn bản hướng dẫn này được áp dụng từ ngày 01/03/2012, (riêng biểu mẫu và bảng kê hồ sơ thì áp dụng từ ngày 01/04/2012). Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh về Bảo hiểm xã hội thành phố (phòng Thu) để được hướng dẫn giải quyết. Các văn bản hướng dẫn trước đây trái với hướng dẫn này đều được bãi bỏ.

(Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 10 năm 2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảng kê chi tiết các loại hồ sơ đóng BHXH, BHYT, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT liên quan đến từng loại nghiệp vụ cụ thể, được đăng tải chi tiết tại địa chỉ http://www.bhxhtphcm.gov.vn)./.

Mẫu số: A01-TS

I. THÔNG TIN CỦA NGƯỜI THAM GIA:

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa): _____________, [02]. Giới tính: Nam£     Nữ£

[03]. Ngày tháng năm sinh: __/__/_____, [04]. Dân tộc:____________, [05]. Quốc tịch: _______

[06]. Hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú:_________________________________________________

[07]. Địa chỉ liên hệ:_________________________________________________________________

[08]. Số điện thoại liên hệ (nếu có) cố định:__________________, di động:___________________

[09]. CMT số: __________, ngày cấp: __/__/_____, nơi cấp:_______________________________

II. THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI BẮT BUỘC, BẢO HIỂM Y TẾ:

[10]. Quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động (hoặc HĐLV): số__________________________

ngày __/__/_____ có hiệu lực từ ngày __/__/_____ loại hợp đồng__________________________

[11]. Tên cơ quan, đơn vị, địa chỉ:_____________________________________________________

_________________________________________________________________________________

[12]. Nơi làm việc:__________________________________________________________________

[13]. Chức vụ, chức danh nghề, công việc:_____________________________________________

_________________________________________________________________________________

[14]. Lương chính:__________________________________________________________________

[15]. Phụ cấp: [15.1]. PCCV ____, [15.2]. TNN ____, [15.3]. TNVK____, [15.4]. Khác___________

[16]. Mã số sổ bảo hiểm xã hội đã được cấp (nếu có):___________________________________

[17]. Mã số thẻ bảo hiểm y tế đã được cấp (nếu có):_____________________________________

[18]. Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (theo hướng dẫn của cơ quan BHXH):____________

_________________________________________________________________________________

[19]. Quyền lợi hưởng bảo hiểm y tế (nếu có):___________________________________________

Duyệt của cơ quan bảo hiểm xã hội:

PHỤ LỤC: THỜI GIAN LÀM VIỆC CÓ ĐÓNG BHXH CHƯA HƯỞNG MỘT LẦN

Mẫu D01b-TS

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………………………

- Tên đơn vị: ...........................................................................................................................

- Mã số quản lý: ......................................................................................................................

- Địa chỉ: .................................................................................................................................

Nội dung:

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Lý do:

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Hồ sơ gửi kèm:

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

Mẫu D01c-TS

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ……………………..

- Căn cứ Công văn số ……./BHXH-THU ngày … tháng … năm 20… của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh về việc hướng dẫn thanh toán 2% tiền lương, tiền công đóng BHXH gửi lại đơn vị sử dụng lao động;

- Căn cứ các chế độ BHXH tại đơn vị phát sinh thực tế trong quý …../20…

Đề nghị Bảo hiểm xã hội tạm ứng kinh phí bổ sung……………đồng để chi trả kịp thời cho người lao động.

Tài khoản số: …………….tại ngân hàng …………………….

Đơn vị đã đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN đến tháng ……. năm ………..

Số tiền được duyệt bằng chữ (cơ quan BHXH ghi)....................................................................

...............................................................................................................................................

Mẫu C15a-TS

GIẤY XÁC NHẬN

Bảo hiểm xã hội…………………….xác nhận:

Ông (Bà):……………………………………..

Ngày sinh: ……/……./………..

Mã số BHXH: ……………………………..

Địa chỉ liên hệ: ………...................................………………………………………..

Đã được giải quyết trợ cấp BHXH 01 lần theo Quyết định số ……../……….. ngày …/…/… của Giám đốc Bảo hiểm xã hội………………..

Bảo hiểm xã hội……………….đã thu hồi sổ BHXH bản chính để lưu trữ cùng hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH 01 lần.

Ông (Bà)…………..có quá trình đóng BHTN nhưng chưa hưởng như sau:

Tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng đến tháng … năm … là … năm … tháng

Giấy xác nhận này dùng để nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội khi người lao động tham gia đóng BHXH ở đơn vị mới theo quy định./.