Công văn 4152/SLĐTBXH-LĐ năm 2015 về báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 và quỹ tiền lương kế hoạch, tạm ứng tiền lương năm 2015 do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Căn cứ Nghị định số 50/2013/NĐ-CP, Nghị định số 51/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính phủ, được hướng dẫn bởi Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về quản lý lao động, tiền lương, thù lao và tiền thưởng trong công ty TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu;

Căn cứ Quyết định số 3312/QĐ-UBND ngày 03/7/2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Quy định cơ chế phối hợp giám sát tài chính đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước do Ủy ban nhân dân Thành phố làm chủ sở hữu, Quỹ Phát triển nhà ở, Quỹ Bảo lãnh tín dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa;

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 và quỹ tiền lương kế hoạch, tạm ứng tiền lương năm 2015 đối với các Tổng công ty, công ty - TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; Quỹ Bảo lãnh tín dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa; Quỹ phát triển nhà ở (sau đây gọi tắt là công ty TNHH một thành viên) như sau:

1. Báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014:

Căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, số lao động thực tế sử dụng bình quân năm 2014, công ty TNHH một thành viên xác định quỹ tiền lương thực hiện của người lao động (NLĐ), quỹ tiền lương, thù lao thực hiện của viên chức quản lý (VCQL) năm 2014 theo năng suất lao động và hiệu quả sản xuất, kinh doanh theo hướng dẫn của Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

a) Hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 gồm có:

- Công văn của công ty về báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014;

- Quyết định hoặc Nghị quyết của Hội đồng thành viên về 02 nội dung: (i) quyết định quỹ tiền lương thực hiện của NLĐ; (ii) thông qua phương án quỹ tiền lương, thù lao thực hiện của VCQL để trình chủ sở hữu phê duyệt;

- Bản sao Kế hoạch tài chính năm 2014 (kể cả kế hoạch tài chính điều chỉnh) do chủ sở hữu phê duyệt;

- Bản sao Bảng đối chiếu nộp bảo hiểm xã hội của 4 Quý trong năm 2014;

- Bản sao Quyết định xếp hạng doanh nghiệp (lần gần nhất);

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2014 theo Biểu số 1-TH2014, Biểu số 2-TH2014;

- Báo cáo quỹ tiền lương thực hiện của NLĐ năm 2014 theo Biểu số 3-TH2014;

- Báo cáo quỹ tiền lương, thù lao thực hiện của VCQL năm 2014 theo Biểu số 4-TH2014, Biểu số 5-TH2014;

- Văn bản của công ty thuyết minh việc tính toán, xác định quỹ tiền lương thực hiện của NLĐ, quỹ tiền lương, thù lao thực hiện của VCQL năm 2014 theo Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Văn bản của Kiểm soát viên về ý kiến đánh giá việc xây dựng quỹ tiền lương thực hiện của NLĐ, quỹ tiền lương, thù lao thực hiện của VCQL năm 20141.

b) Nơi nhận hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương thực hiện 2014:

Các công ty TNHH một thành viên sau khi lập hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 theo hướng dẫn tại điểm a, Mục 1 nêu trên phải gửi chủ sở hữu để giám sát, kiểm tra, thẩm định và phê duyệt theo hướng dẫn tại Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, cụ thể:

- Đối với Tổng công ty, công ty - TNHH một thành viên độc lập thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Quỹ Bảo lãnh tín dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, Quỹ Phát triển nhà ở: hồ sơ gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (02 bộ, riêng doanh nghiệp hạng đặc biệt là 03 bộ), Sở Nội vụ, Cục thuế, Chi cục Tài chính doanh nghiệp, Sở quản lý chuyên ngành (mỗi cơ quan 1 bộ). Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì, phối hợp cùng các Sở, ngành liên quan để kiểm tra, thẩm định quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

- Đối với công ty TNHH một thành viên độc lập đã được Ủy ban nhân dân Thành phố giao cho Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện một số quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu: hồ sơ gửi Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện (đồng thời gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 01 bộ). Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện chủ trì, phối hợp với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để kiểm tra, thẩm định và phê duyệt quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 đối với các công ty được phân công quản lý.

- Đối với công ty TNHH một thành viên thuộc các Tổng công ty, công ty - TNHH một thành viên hoạt động theo hình thức công ty mẹ - công ty con: hồ sơ gửi công ty mẹ (đồng thời gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 01 bộ). Công ty mẹ chủ trì, phối hợp với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để kiểm tra, thẩm định và phê duyệt quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 đối với các công ty TNHH một thành viên trực thuộc công ty mẹ.

c) Thời gian thực hiện:

Chậm nhất ngày 25/3/2015, các công ty TNHH một thành viên có trách nhiệm gửi hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 về các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Tổng công ty, công ty (công ty mẹ) để kiểm tra, thẩm định theo quy định.

2. Báo cáo quỹ tiền Iương kế hoạch của NLĐ, quỹ tiền lương, thù lao kế hoạch của VCQL năm 2015:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh, số lao động kế hoạch năm 2015, công ty TNHH một thành viên xác định quỹ tiền lương kế hoạch của NLĐ, quỹ tiền lương, thù lao kế hoạch của VCQL năm 2015 theo năng suất lao động và lợi nhuận kế hoạch theo hướng dẫn của Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

a) Hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 gồm có:

- Công văn của công ty về báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015;

- Quyết định hoặc Nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty quyết định về 03 nội dung: (i) phê duyệt kế hoạch sử dụng lao động năm 2015; (ii) phê duyệt quỹ tiền lương kế hoạch của NLĐ năm 2015; (iii) phê duyệt quỹ tiền lương, thù lao kế hoạch của VCQL năm 2015;

- Báo cáo kế hoạch sử dụng lao động năm 2015 theo Biểu số 1-KH2015;

- Báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch của NLĐ năm 2015 theo Biểu số 2-KH2015;

- Báo cáo quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng kế hoạch của VCQL năm 2015 theo Biểu số 3-KH2015;

- Văn bản của công ty thuyết minh việc tính toán, xác định quỹ tiền lương kế hoạch của NLĐ, quỹ tiền lương, thù lao thực hiện của VCQL năm 2015 theo Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

b) Nơi nhận hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015:

Các công ty TNHH một thành viên sau khi lập hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 theo hướng dẫn tại điểm a, Mục 2 nêu trên phải gửi chủ sở hữu để theo dõi, giám sát theo hướng dẫn tại Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, cụ thể:

- Đối với các Tổng công ty, công ty - TNHH một thành viên độc lập thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Quỹ Bảo lãnh tín dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, Quỹ Phát triển nhà ở: hồ sơ gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (02 bộ) để theo dõi, giám sát theo quy định.

- Đối với các công ty TNHH một thành viên độc lập đã được Ủy ban nhân dân Thành phố giao Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện một số quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu: hồ sơ gửi Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện (đồng thời gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 01 bộ). Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp nhận, theo dõi, giám sát việc xác định quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 theo quy định. Trường hợp phát hiện việc xác định quỹ tiền lương kế hoạch không đúng quy định thì chỉ đạo công ty điều chỉnh theo quy định (đồng thời thông tin cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để cập nhật, theo dõi).

- Đối với các công ty TNHH một thành viên thuộc các Tổng công ty, công ty - TNHH một thành viên hoạt động theo hình thức công ty mẹ - công ty con: hồ sơ gửi công ty mẹ (đồng thời gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội 01 bộ). Công ty mẹ tiếp nhận, theo dõi, giám sát việc xác định quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 theo quy định. Trường hợp phát hiện việc xác định quỹ tiền lương kế hoạch không đúng quy định thì chỉ đạo công ty điều chỉnh theo quy định (đồng thời thông tin cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để cập nhật, theo dõi).

c) Thời gian thực hiện:

- Chậm nhất ngày 31/3/2015, các công ty TNHH một thành viên có trách nhiệm gửi hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 về các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Tổng công ty, công ty (công ty mẹ) để theo dõi, giám sát theo quy định.

3. Về tạm ứng tiền lương trong năm 2015:

Căn cứ vào quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015, tình hình sử dụng quỹ tiền lương thực hiện của năm 2014 và dự kiến mức độ thực hiện các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh trong năm 2015, công ty TNHH một thành viên tạm ứng quỹ tiền lương để trả cho người lao động. Theo đó, mức tạm ứng quỹ tiền lương do công ty TNHH quyết định như sau:

a) Công ty có kế hoạch sản xuất, kinh doanh lãi (có lợi nhuận) thì tạm ứng tối đa không vượt quá 80% quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 để trả lương cho người lao động theo quy định Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH và tạm ứng bằng 80% quỹ tiền lương, thù lao kế hoạch năm 2015 để trả lương, thù lao cho viên chức quản lý theo quy định Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Quỹ tiền lương thực hiện của năm 2014 là quỹ tiền lương đã được quyết toán theo quy định của Nhà nước trong báo cáo tài chính của công ty, kể cả tiền lương tính thêm khi làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, tiền lương của những ngày nghỉ được hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động và không bao gồm khoản tiền lương dự phòng từ năm 2013 chuyển sang.

b) Công ty có kế hoạch sản xuất, kinh doanh lỗ hoặc không có lợi nhuận thì chỉ được tạm ứng quỹ tiền lương tối đa bằng quỹ tiền lương tính theo lương chế độ (hệ số lương, phụ cấp lương theo Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2014 của Chính phủ nhân với mức lương cơ sở hiện hành).

c) Đối với trường hợp công ty mở rộng sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư mới phải tuyển dụng thêm lao động thì được tạm ứng thêm tiền lương cho số lao động mới tuyển dụng, nhưng mức tiền lương bình quân tạm ứng tối đa không vượt quá mức tiền lương bình quân tính cho NLĐ quy định theo hướng dẫn tại điểm a, b Mục 3 nêu trên.

Công ty TNHH một thành viên có trách nhiệm tính toán, cân đối quỹ tiền lương và các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh năm 2015 được Ủy ban nhân dân Thành phố giao để xác định mức tạm ứng đảm bảo an toàn quỹ tiền lương và thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao.

4. Tổ chức thực hiện:

a) Đối với công ty TNHH một thành viên:

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đề nghị Tổng giám đốc, Giám đốc công ty TNHH một thành viên:

- Chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn phối hợp chặt chẽ, xác định rõ các chỉ tiêu tài chính, các thông số về lao động, tiền lương theo thực tế để xác định quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 (là chi phí tiền lương hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo quy định), quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 và việc tạm ứng, chi trả tiền lương cho NLĐ và VCQL doanh nghiệp trong năm 2015 phù hợp với các quy định của Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Chế độ báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014, quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 đảm bảo trình tự, thời gian thực hiện theo hướng dẫn tại công văn này.

- Rà soát việc xây dựng và thực hiện công khai, đầy đủ các quy chế về quản lý lao động, tiền lương, thu nhập trong nội bộ doanh nghiệp. Trường hợp phát hiện nội dung không đúng quy định pháp luật thì phải sửa đổi, bổ sung và chấn chỉnh thực hiện theo quy định.

- Rà soát, đánh giá việc tuyển dụng, sử dụng lao động năm 2014 để xây dựng kế hoạch tuyển dụng, sử dụng lao động năm 2015 đảm bảo hợp lý về số lượng, chất lượng và gắn với nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.

- Định kỳ rà soát, kiểm tra, chấn chỉnh việc tuyển dụng, sử dụng lao động, việc xác định quỹ tiền lương, tạm ứng tiền lương và phân phối tiền lương, tiền thưởng cho NLĐ, VCQL và việc chi trả thù lao cho người được cử làm đại diện vốn theo đúng quy định pháp luật.

- Hàng tháng, có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động, tiền lương theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại công văn số 4834/UBND-CNN ngày 13/9/2013 về tăng cường quản lý doanh nghiệp nhà nước. Đối với công ty được Ủy ban nhân dân Thành phố giao Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện một số quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu thì đồng thời gửi cho Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện để theo dõi, kiểm tra, giám sát theo nhiệm vụ được phân công.

b) Đối với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước, Tổng công ty, Công ty (công ty mẹ):

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và các Sở, ngành liên quan thực hiện chế độ giám sát, kiểm tra hoạt động của các công ty TNHH một thành viên theo nhiệm vụ được phân công tại Quyết định số 3312/QĐ-UBND ngày 03/7/2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì, phối hợp cùng các Sở, ngành liên quan kiểm tra, thẩm định trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt quỹ tiền lương thực hiện năm 2014 theo hướng dẫn của Thông tư số 18/2013/TT- BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013 /TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội và Công văn số 6246/UBND-CNN ngày 27/11/2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tăng cường quản lý lao động, tiền lương trong các công ty TNHH một thành viên.

- Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện chế độ kiểm tra, giám sát chế độ lao động, tiền lương, thu nhập của các doanh nghiệp được phân công, ủy quyền quản lý theo Quyết định số 4538/QĐ-UBND ngày 31/8/2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt Phương án thực hiện thí điểm chức năng đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước của Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố, Công văn số 6186/QĐ-UBND ngày 17/12/2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ủy quyền thực hiện một số quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty TNHH một thành viên Dịch vụ công ích quận huyện.

- Tổng công ty, công ty (công ty mẹ) thực hiện quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu trong quản lý lao động, tiền lương, thu nhập đối với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc theo hướng dẫn của Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH, Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

c) Đối với Kiểm soát viên công ty TNHH một thành viên, Trưởng Ban kiểm soát tại các Quỹ:

- Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được phân công trong giám sát chế độ lao động, tiền lương, thu nhập trong các công ty theo quy định tại Khoản 3, Điều 14 Thông tư số 18/2013/TT-BLĐTBXH và Khoản 3, Điều 14 Thông tư số 19/2013/TT-BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Thực hiện giám sát, báo cáo định kỳ hàng tháng theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại công văn số 4834/UBND-CNN ngày 13/9/2013 về tăng cường quản lý doanh nghiệp nhà nước. Đối với các công ty được Ủy ban nhân dân Thành phố giao Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện một số quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu thì đồng thời gửi cho Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước, Ủy ban nhân dân quận, huyện để theo dõi, kiểm tra, giám sát theo phân công.

Trong quá trình thực hiện có vướng mắc, các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Tổng công ty, công ty và Kiểm soát viên thông tin về Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Phòng Lao động - Tiền lương - Tiền công), số 159 Pasteur, Quận 3, điện thoại: 38.295.900 - 38.202.634 để được hướng dẫn, xử lý kịp thời.

(Các biểu mẫu trong hồ sơ báo cáo quỹ tiền lương thực hiện năm 2014, báo cáo quỹ tiền lương kế hoạch năm 2015 theo hướng dẫn tại công văn này, các đơn vị tải về từ trang điện tử của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội theo địa chỉ: www.sldtbxh.hochiminhcity.gov.vn (đường dẫn: Văn bản pháp luật ® Lao động)./.