Công văn 3809/BGDĐT-KTKĐCLGD năm 2015 về quy trình tổ chức xét tuyển Đại học, Cao đẳng hệ chính quy năm 2015 do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

Để công tác tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy năm 2015 thực hiện đúng quy định, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho thí sinh trong việc đăng ký xét tuyển vào đại học, cao đẳng (ĐH, CĐ), trên cơ sở các quy định tại Quy chế tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy và Hướng dẫn công tác tuyển sinh ĐH, CĐ hệ chính quy, Bộ Giáo dục và Đào tạo tiếp tục hướng dẫn quy trình xét tuyển CĐ, ĐH hệ chính quy năm 2015 với các bước thực hiện, các điểm lưu ý được quy định trong phụ lục đính kèm.

Đề nghị các đại học, học viện; các trường đại học, cao đẳng thực hiện công tác xét tuyển theo đúng quy định tại Quy chế tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Thông tư số 03/2015/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Công văn số 2015/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 25/4/2015 và Công văn này.

QUY TRÌNH

TỔ CHỨC TUYỂN SINH CỦA CÁC TRƯỜNG SỬ DỤNG KẾT QUẢ KỲ THI THPT QUỐC GIA ĐỂ XÉT TUYỂN
(Kèm theo Công văn số 3809/BGDĐT-KTKĐCLGD, ngày 29 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

1. Công bố quy định xét tuyển

Ngay sau khi Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) công bố ngưỡng đảm bảo chất lượng đầu vào và trước mỗi đợt xét tuyển, các trường cần công bố trên trang thông tin điện tử của trường:

a) Tổ hợp môn thi dùng để xét tuyển vào từng ngành hoặc nhóm ngành (sau đây gọi chung là ngành) của trường cùng với chỉ tiêu của từng ngành;

Lưu ý: những trường dùng đồng thời tổ hợp truyền thống và tổ hợp mới (tổ hợp lần đầu tiên đưa vào sử dụng) để xét tuyển phải chỉ rõ chỉ tiêu xét tuyển dành cho mỗi loại tổ hợp phù hợp với quy định của Quy chế tuyển sinh. Khi đó, mỗi ngành phải có 2 mã để xét tuyển với chỉ tiêu riêng.

b) Những trường sử dụng nhiều tổ hợp để xét tuyển cho 1 ngành phải quy định và công bố độ lệch điểm trúng tuyển giữa các tổ hợp;

c) Các điều kiện bổ sung dùng để xét tuyển trong trường hợp có nhiều thí sinh ở cuối danh sách trúng tuyển có điểm xét tuyển như nhau dẫn đến vượt chỉ tiêu;

d) Điểm xét tuyển vào từng ngành. Điểm xét tuyển không được thấp hơn ngưỡng đảm bảo chất lượng đầu vào do Bộ GDĐT công bố.

2. Nhập thông tin tuyển sinh của trường vào phần mềm quản lý tuyển sinh

Các thông tin tuyển sinh ở phần trên, trường nhập vào phần mềm tuyển sinh của Bộ GDĐT ngay sau khi đăng nhập vào phần mềm. Để đăng nhập vào phần mềm, mỗi trường được cấp 01 tài khoản (trường nào chưa có tài khoản truy cập đề nghị liên hệ với Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục để nhận tài khoản).

3. Tổ chức nhận hồ sơ và cập nhật thông tin đăng ký xét tuyển của thí sinh

a) Trong thời gian quy định của mỗi đợt xét tuyển (Đợt I từ ngày 01 tháng 8 đến ngày 20 tháng 8), các trường tổ chức nhận hồ sơ đăng ký xét tuyển (ĐKXT) của thí sinh. Hồ sơ ĐKXT của thí sinh gồm:

- Bản gốc giấy chứng nhận kết quả thi của thí sinh;

- Phiếu đăng ký xét tuyển của thí sinh cho phép thí sinh đăng ký tối đa 4 ngành của trường, xếp theo thứ tự ưu tiên từ 1 đến 4. Ở mỗi nguyện vọng thí sinh phải chỉ ra tổ hợp môn thi dùng để xét tuyển;

- Một phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ của thí sinh.

b) Trường hợp thí sinh đề nghị rút hồ sơ để chuyển sang trường khác, các trường cần tạo điều kiện cho thí sinh rút hồ sơ. Thí sinh phải đến trường hoặc ủy quyền (bằng văn bản) cho người thân đến trường rút hồ sơ. Các trường cần quản lý hồ sơ một cách khoa học, đảm bảo việc tìm kiếm hồ sơ để trả cho thí sinh được thực hiện một cách thuận lợi cũng như thông báo thời gian thí sinh có thể bắt đầu đăng ký lại vào trường khác sau khi rút hồ sơ.

Thông tin đăng ký xét tuyển của thí sinh (bao gồm: số mã vạch của Giấy chứng nhận kết quả thi, các ngành thí sinh đăng ký xét tuyển) và danh sách thí sinh đề nghị rút hồ sơ, trường nhập trên các máy tính đơn lẻ dưới dạng file Excel (có mẫu trong hướng dẫn sử dụng phần mềm xét tuyển) sau đó mỗi ngày ít nhất 1 lần, trường tổng hợp thành file chung và upload lên phần mềm quản lý tuyển sinh của bộ và nhận dữ liệu của thí sinh đã đăng ký vào trường để xét tuyển. Sau khi các trường upload dữ liệu, các thí sinh đã đăng kí vào trường không thể đăng ký sang trường khác và thí sinh đề nghị rút hồ sơ có thể nộp hồ sơ sang trường khác.

c) Ít nhất, ba ngày một lần, các trường công bố danh sách thí sinh đăng ký xét tuyển vào trường (theo quy định tại công văn số 2015/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 25 tháng 4 năm 2015);

Lưu ý:

- Các trường thống nhất thực hiện lịch tuyển sinh theo quy định tại phụ lục 1 của công văn số 2015/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 26 tháng 4 năm 2015;

- Thí sinh chỉ được thay đổi các nguyện vọng trong trường cũng như rút hồ sơ để nộp sang trường khác đối với xét tuyển đợt I, còn khi xét tuyển nguyện vọng bổ sung, thí sinh không được thay đổi nguyện vọng cũng như rút hồ sơ;

- Khi nộp hồ sơ ĐKXT, thí sinh có thể đề nghị điều chỉnh chế độ ưu tiên của mình. Những thí sinh đề nghị điều chỉnh chế độ ưu tiên cần nộp kèm theo hồ sơ minh chứng về chế độ ưu tiên. Các trường bố trí tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ những cán bộ nắm vững quy chế để rà soát chế độ ưu tiên và tạo điều kiện cho thí sinh sửa chữa nếu có minh chứng phù hợp;

- Để cung cấp đầy đủ thông tin, giúp thí sinh có thể chọn ngành phù hợp, các trường cần công khai điểm trúng tuyển vào trường những năm trước; bố trí tổ tư vấn tuyển sinh và cung cấp số điện thoại tư vấn để giúp thí sinh;

- Để tạo điều kiện thuận lợi cho thí sinh, Bộ GDĐT khuyến khích các trường tổ chức xét tuyển theo hình thức trực tuyến.

4. Xác định danh sách trúng tuyển và cập nhật vào phần mềm quản lý tuyển sinh

a) Sau khi kết thúc thời gian nộp hồ sơ của mỗi đợt xét tuyển, các trường tiếp tục dành một số ngày để nhận hồ sơ gửi đến theo đường bưu điện (có ngày nộp phù hợp với lịch tuyển sinh), sau đó cập nhật danh sách thí sinh đăng ký vào trường lên phần mềm quản lý tuyển sinh để nhận toàn bộ dữ liệu của các thí sinh này dùng cho xét tuyển;

b) Chạy phần mềm xét tuyển: các trường có thể sử dụng phần mềm xét tuyển do Bộ GDĐT hỗ trợ hoặc tự xây dựng phần mềm xét tuyển. Tuy nhiên phải đảm bảo phần mềm xét tuyển thực hiện đúng theo các quy định của Quy chế tuyển sinh và văn bản hướng dẫn. Trong trường hợp dùng phần mềm tự xây dựng, các trường có thể tải dữ liệu của thí sinh đã đăng ký xét tuyển vào trường từ dữ liệu tuyển sinh của Bộ GDĐT xuống để xử lý;

c) Khi có danh sách trúng tuyển, các trường cập nhật danh sách này vào phần mềm quản lý tuyển sinh để khóa các thí sinh đã trúng tuyển không tham gia xét tuyển đợt sau.

Lưu ý:

- Với Quy chế xét tuyển đã ban hành, đợt 1 thí sinh chỉ được đăng ký xét tuyển vào 1 trường, như vậy sẽ không có hiện tượng thí sinh ảo. Tuy nhiên, do thí sinh có quyền vừa đăng ký xét tuyển bằng học bạ, vừa đăng ký xét tuyển bằng kết quả thi nên thực chất chỉ có những ngành có điểm trúng tuyển cao hơn ngưỡng đảm bảo chất lượng đầu vào từ 1- 2 điểm sẽ không có thí sinh ảo, còn các ngành có điểm trúng tuyển bằng ngưỡng sẽ phải tính đến một tỷ lệ nhất định thí sinh ảo;

- Các đợt xét tuyển nguyện vọng bổ sung, do thí sinh có quyền sử dụng đồng thời cả 3 Giấy chứng nhận kết quả thi nên sẽ có tỷ lệ thí sinh ảo (do đồng thời trúng tuyển nhiều trường), tuy nhiên tỷ lệ ảo sẽ ít hơn so với năm 2014 về trước (do trước kia thí sinh có tối đa 6 giấy báo điểm và nộp được tối đa 6 trường).

- Quy định xét 4 nguyện vọng trong một trường theo thứ tự ưu tiên từ 1 đến 4 được hiểu như sau:

+ Nếu thí sinh có mức điểm có thể trúng tuyển vào nhiều ngành, chỉ được xét vào ngành có thứ tự ưu tiên cao nhất;

+ Nếu thí sinh không trúng tuyển nguyện vọng 1, sẽ được chuyển sang nguyện vọng 2 và xét bình đẳng với các thí sinh đăng ký nguyện vọng 1 vào ngành đó và tương tự như vậy đối với các nguyện vọng 3,4;

+ Các nguyện vọng 1, 2, 3, 4 trong một trường được xét đồng thời (thực hiện bằng phần mềm xét tuyển do Bộ GDĐT cung cấp hoặc phần mềm do trường xây dựng với thuật toán do Bộ GDĐT cung cấp);

+ Trong 4 nguyện vọng, thí sinh có thể đăng ký đồng thời cả ngành đại học và cao đẳng (nếu trường có đào tạo cao đẳng).