Công văn 376/SNV-CCVTLT năm 2020 về bảo quản tài liệu lưu trữ trong điều kiện thời tiết của mùa nắng nóng do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ trong điều kiện thời tiết của mùa nắng nóng, Sở Nội vụ đề nghị thủ trưởng các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện một số nội dung công việc sau:

1. Rà soát điều kiện, môi trường Kho Lưu trữ đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ trong điều kiện thời tiết của mùa nắng nóng. Trong đó, chú ý công tác phòng cháy, chữa cháy và các biện pháp an toàn về điện tại Kho Lưu trữ.

2. Sửa chữa, mua sắm, nâng cấp trang thiết bị bảo quản tài liệu trong Kho Lưu trữ; hệ thống, phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy; phòng chống lụt bão; phòng trừ mối mọt, côn trùng đảm bảo an toàn tài liệu tại Kho Lưu trữ cơ quan.

3. Tổ chức sắp xếp ngăn nắp, khoa học Kho Lưu trữ; thường xuyên kiểm tra để có biện pháp khắc phục, đảm bảo tốt môi trường trong Kho Lưu trữ theo quy định. Thực hiện đúng chế độ giao nộp, bảo quản tài liệu tập trung tại Lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu có hiệu quả.

4. Trường hợp xảy ra mối, mọt, cháy, nổ ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho; đề nghị cơ quan, tổ chức chủ động, tích cực xử lý tại chỗ, hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đồng thời thông báo với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để phối hợp có biện pháp xử lý.

Sở Nội vụ đề nghị thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo thực hiện các nội dung nêu trên./.