Công văn 3555/KBNN-KSC năm 2012 hướng dẫn quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua KBNN do Kho bạc Nhà nước ban hành

Kính gửi: Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 02/10/2012, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 161/2012/TT-BTC về việc quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua KBNN. Trong quá trình triển khai thực hiện, Kho bạc Nhà nước nhận được các ý kiến phản ảnh vướng mắc từ các đơn vị KBNN, để thống nhất thực hiện Kho bạc Nhà nước hướng dẫn chi tiết một số điểm cụ thể như sau:

1. Về phạm vi, đối tượng của Thông tư:

- Vướng mắc: Lĩnh vực quản lý ngân sách xã, an ninh, quốc phòng .. các khoản chi có tính chất đặc thù có hướng dẫn riêng có thực hiện kiểm soát theo theo Thông tư này không?

Trả lời:

- Theo quy định tại Điều 1 Thông tư thì: Thông tư này áp dụng đối với quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi của ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước trừ các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản và chi sự nghiệp có tính chất đầu tư; chi đặc biệt về an ninh, quốc phòng; chi cho hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam; chi của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; các khoản chi ngân sách có tính đặc thù khác có cơ chế hướng dẫn riêng. Như vậy, về nguyên tắc các khoản chi thuộc các lĩnh vực đặc thù thì vẫn thực hiện các nội dung đặc thù theo hướng dẫn riêng, cụ thể:

- Đối với ngân sách xã KBNN vẫn phải kiểm soát chi bằng lệnh chi tiền của ngân sách xã theo Thông tư số 60/2003/TT-BTC ngày 23/06/2003 của Bộ Tài chính về quản lý ngân sách xã;

- Đối với lĩnh vực quốc phòng - an ninh, chi cho các cơ quan của của đảng cộng sản Việt Nam thì các khoản chi có độ mật cao KBNN thực hiện việc tạm cấp, ứng trước dự toán ngân sách năm sau theo quy định tại Thông tư Liên tịch số 54/2004/TTLT/BTC-BCA của Bộ Tài chính-Bộ Công An về quản lý chi ngân sách nhà nước trong lĩnh vực an ninh; Thông tư Liên tịch số 23/2004/TTLT/BTC-BQP của Bộ Tài chính-Bộ Quốc Phòng về quản lý ngân sách nhà nước trong lĩnh vực quốc phòng.

Tuy nhiên, khi thực hiện các văn bản hướng dẫn riêng, đặc thù cần lưu ý trong các văn bản hướng dẫn riêng, đặc thù có những nội dung kiểm soát quy định dẫn chiếu thực hiện theo Thông tư số 79/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính thì thực hiện theo Thông tư này.

2. Về hồ sơ mua sắm:

- Vướng mắc: Thông tư quy định hồ sơ thanh toán đối với các khoản chi không có hợp đồng là Bảng kê chứng từ thanh toán; đối với các khoản chi có hợp đồng là hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Vậy, với mức quy định giá trị bao nhiêu thì KBNN yêu cầu đơn vị cung cấp hợp đồng và với mức giá trị bao nhiêu thì đơn vị sử dụng NSNN không phải làm hợp đồng?

- Trả lời: Hiện nay, không có quy định nào quy định giá trị bao nhiêu thì đơn vị sử dụng NSNN phải ký hợp đồng với nhà cung cấp và với mức giá trị bao nhiêu thì đơn vị sử dụng NSNN không phải làm hợp đồng. Tuy nhiên, tại Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước quy định:

+ Tại khoản 3, Điều 32 Thông tư 68/2012/TT-BTC thì:

Trường hợp gói thầu có giá gói thầu dưới 20 triệu đồng (hai mươi triệu đồng), Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật. Như vậy, tại Thông tư này đã giao Thủ trưởng đơn vị quyết định mua sắm và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình đối với các khoản mua sắm có giá trị dưới 20 triệu đồng (hai mươi triệu đồng). Nếu có điều kiện thì thực hiện như đối với gói thầu từ 20 triệu đồng đến không quá 100 triệu đồng; vì vậy, đối với trường hợp này đơn vị có thể không ký hợp đồng hoặc có ký hợp đồng với nhà cung cấp.

Đối với gói thầu từ 20 triệu đồng đến không quá 100 triệu đồng: Đơn vị lấy báo giá ít nhất của 3 nhà thầu khác nhau và phải lựa chọn nhà cung cấp vì vậy đối với trường hợp này đơn vị phải ký hợp đồng với nhà cung cấp.

+ Đối với gói thầu từ 100 triệu đồng trở lên phải thực hiện các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định, vì vậy đơn vị cũng phải ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu.

Như vậy, theo các quy định trên thì đối với các khoản mua sắm từ 20 triệu đồng trở lên đơn vị phải lựa chọn nhà cung cấp và phải ký hợp đồng với nhà cung cấp.

3. Vướng mắc liên quan đến các loại mua sắm trong chi thường xuyên:

- Vướng mắc: Thông tư quy định chi mua sắm tài sản, mua sắm tài sản vô hình, mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, mua văn phòng phẩm có gì khác nhau không? Có được áp dụng quy định hồ sơ chứng từ như mua sắm đối với khoản dưới 20 triệu đồng không?

- Trả lời: Các khoản mua sắm trong thông tư (mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, mua sắm văn phòng phẩm, mua sắm tài sản,…) được sắp xếp phân loại theo quy định của hệ thống Mục lục NSNN theo Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và các Thông tư bổ sung, sửa đổi (nếu có); tuy nhiên, về bản chất và thủ tục mua sắm đều là mua sắm trong chi thường xuyên, và được định nghĩa về “mua sắm tài sản trong chi thường xuyên” tại Thông tư 68/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính như sau: Mua sắm tài sản gồm trang thiết bị, phương tiện làm việc theo Quyết định 170/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ; vật tư công cụ, dụng cụ bảo đảm thường xuyên; máy móc trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn, may sắm trang phục ngành, phương tiện vận chuyển đi lại, dịch vụ bảo trì, sửa chữa máy móc phương tiện vận chuyển, thuê trụ sở , tài sản khác, bản quyền sở hữu công nghiệp,…; như vậy, quy định về mua sắm tài sản quy định tại Thông tư 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính đã bao trùm tất cả các khoản mua sắm được quy định trong Thông tư; tất các các khoản mua sắm thuộc nội dung chi mua sắm văn phòng phẩm, chi nghiệp vụ chuyên môn,…nếu đủ điều kiện đều được áp dụng quy định hồ sơ chứng từ đối với các khoản mua sắm dưới 20 triệu đồng.

4. Về mức tạm ứng:

- Vướng mắc: Thông tư bổ sung quy định tạm ứng đối với các khoản chi của các đơn vị sử dụng NSNN theo hướng: Đối với đối những khoản chi có hợp đồng, mức tạm ứng theo hợp đồng để phù hợp với quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng ngân sách và các quy định về hợp đồng; đối với những khoản chi không có hợp đồng thì theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách. Mức tạm ứng tối đa không vượt quá 30% dự toán bố trí cho khoản mua sắm (tương tự mức tạm ứng trong chi ĐTXDCB) và không vượt dự toán năm (đối với những khoản chi có hợp đồng); theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách, phù hợp với tiến độ thực hiện và trong phạm vi dự toán được giao (đối với những khoản chi không có hợp đồng). Các đơn vị phản ảnh dự toán ngân sách nhà nước hiện nay giao cho đơn vị sử dụng NSNN theo loại, khoản nên không xác định được mức tạm ứng của khoản mua sắm,…

- Trả lời: Hiện nay dự toán NSNN giao cho đơn vị sử dụng NSNN giao theo loại, khoản; tuy nhiên, đối với các khoản mua sắm lớn như mua ôtô, thiết bị đều được giao riêng; đối với khoản chi phải lựa chọn nhà thầu thì đơn vị đều có dự toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt cho từng khoản mua sắm để lựa chọn nhà thầu. Do vậy, Thông tư quy định: Mức tạm ứng tối đa không vượt quá 30% dự toán bố trí cho khoản mua sắm đó và không vượt dự toán năm (dự toán quy định ở đây là dự toán của khoản mua sắm, không phải dự toán chung của đơn vị sử dụng NSNN).

Theo quy định trên tỷ lệ tạm ứng được xác định trên dự toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt cho đơn vị để lựa chọn nhà cung cấp (lựa chọn nhà thầu thông qua thủ tục chọn 3 báo giá; chỉ định thầu, đấu thầu, chào hàng cạnh tranh).

Đối với một số khoản mua sắm có đặc thù riêng như: Mua sắm thiết bị nhập khẩu theo hợp đồng; các khoản tạm ứng đặc thù khác về công tác phí nước ngoài, tạm ứng chi sửa chữa đường bộ, tạm ứng chi nghiên cứu khoa học thực hiện theo hướng dẫn riêng tại các văn bản hướng dẫn đặc thù. Trường hợp các văn bản đặc thù không hướng dẫn mức tạm ứng riêng thì thực hiện theo Thông tư này.

- Về thẩm quyền phê duyệt cho từng khoản mua sắm trong chi thường xuyên để lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định tại Điều 5 Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu, mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân.

5. Về hồ sơ tạm ứng:

- Vướng mắc: Đối với các khoản tạm ứng bằng chuyển khoản quy định đơn vị phải gửi bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng gặp vướng mắc vì khi tạm ứng đơn vị chưa có chứng từ thanh toán nên không lập được bảng kê chứng từ thanh toán).

- Trả lời: Khi tạm ứng đối với trường hợp không có hợp đồng đơn vị lập giấy rút dự toán NSNN (tạm ứng) trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng. Trường hợp nội dung tạm ứng quá nhiều không kê hết trên giấy rút dự toán thì đơn vị lập bảng kê nội dung tạm ứng đính kèm giấy rút dự toán NSNN để KBNN kiểm soát và theo dõi tạm ứng (do lỗi trình bày Thông tư nêu bảng kê nội dung tạm ứng thành bảng kê chứng từ thanh toán).

6. Đóng dấu lên chứng từ thanh toán:

- Vướng mắc: Hồ sơ chứng từ sau khi kiểm soát, KBNN có đóng dấu lên chứng từ đã thanh toán không? Nếu có thì đóng lên loại hồ sơ nào?

Trả lời: Thông tư đã bỏ việc đóng dấu lên chứng từ đã thanh toán và quy định đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về tính hợp pháp hợp lệ trên Bảng kê chứng từ gửi KBNN.

7. Về Bảng kê chứng từ:

- Vướng mắc: Việc áp dụng bảng kê cho ngân sách xã vướng mắc đối với trường hợp thanh toán một lần nhiều chương nếu lập Bảng kê theo Thông tư gặp vướng mắc…

- Trả lời: Xã có đặc thù có thể thanh toán một lần nhiều chương, do vậy đề nghị thực hiện theo Thông tư 60/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính, cụ thể: Trên Lệnh chi ngân sách xã phải ghi cụ thể, đầy đủ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo quy định của Mục lục NSNN, kèm theo Bảng kê chứng từ chi (theo mẫu phụ lục số 15 kèm theo Thông tư 60/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính). Trường hợp thanh toán một lần có nhiều chương, thì lập thêm Bảng kê chi, chi tiết theo Mục lục NSNN (theo mẫu phụ lục số 16 kèm theo Thông tư 60/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính), trên Bảng kê ghi rõ số hiệu, ngày tháng của Lệnh chi ngân sách xã, đồng thời trên Lệnh chi ngân sách xã phải ghi rõ số hiệu của Bảng kê, tổng số tiền.

- Đề nghị hướng dẫn cách ghi chép cột số hóa đơn và chứng từ số trên Bảng kê chứng từ thanh toán:

+ Hai cột số hóa đơn và chứng từ số ngày có thể sử dụng không đồng thời; trường hợp chứng từ là hóa đơn thì ghi vào cột số hóa đơn; trường hợp chứng từ do đơn vị lập thì ghi số, ngày của chứng từ.

+ Cuối bảng kê có thể thêm dòng tổng cộng số tiền bằng số để tiện cho việc theo dõi và thanh toán.

8. Về lưu giữ chứng từ tại KBNN:

- Vướng mắc: Trong quá trình kiểm soát chi đối với một số khoản chi có tính chất đặc thù mua xe ôtô, đi công tác nước ngoài phải có quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép mua; đối với các đơn vị sự nghiệp có thu thì phải gửi KBNN quy chế chi tiêu nội bộ để kiểm soát chi .., KBNN có phải lưu giữ các quyết định này không?

- Trả lời: Theo quy định về phạm vi hướng dẫn của Thông tư nêu tại điểm 1 công văn này thì đối với các khoản chi đặc thù có hướng dẫn riêng thì thực hiện theo các quy định đặc thù; vì vậy, việc lưu giữ chứng từ đối với các khoản chi trên thực hiện như sau:

+ Đối với các khoản chi mua sắm ôtô ngoài việc lưu hồ sơ quy định về mua sắm tại Thông tư này, đơn vị phải lưu quyết định cho phép mua xe của cấp có thẩm quyền; trường hợp mua xe chuyên dùng của các đơn vị TW còn phải có thêm ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính; mua xe chuyên dùng của địa phương phải có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định tại khoản 6, Điều 1 Quyết định số 61/2010/QĐ-TTg ngày 30/09/2010 của Thủ tướng Chính phủ.

+ Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện tự chủ theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP, cơ quan hành chính nhà nước thực hiện tự chủ theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP phải lưu quy chế chi tiêu nội do đơn vị gửi để kiểm soát chi theo quy định tại Thông tư 81/2006/TT-BTC và Thông tư 18/2006/TT-BTC.

Việc lưu trữ đối với các khoản chi đặc thù khác có hướng dẫn riêng được thực hiện theo nguyên tắc trên.

Trên đây là hướng dẫn của KBNN về các vấn đề vướng mắc liên quan đến nội dung Thông tư số 161/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính; đề nghị KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nghiên cứu, tổ chức triển khai thực hiện./.