Công văn 2899/BHXH-THU năm 2013 hướng dẫn kê khai, điều chỉnh chức danh công việc trong Hồ sơ thu BHXH, BHYT do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.

Từ tháng 1/2012, theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội thành phố (BHXH TP), các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố (dưới đây gọi chung là đơn vị) đã thực hiện lập hồ sơ tham gia, thu nộp, xác nhận sổ BHXH làm cơ sở giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động theo đúng Quy định quản lý thu Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến nay vẫn còn tồn tại nhiều nơi lập thủ tục không đúng hoặc không kịp thời điều chỉnh khi có phát sinh, làm ảnh hưởng đến quá trình giải quyết chế độ BHXH của người lao động, đặc biệt là trong việc giải quyết các chế độ có liên quan đến thời gian làm việc của người lao động theo các chức danh, công việc thuộc Danh mục nghề nặng nhọc độc hại theo quy định của pháp luật BHXH.

Để khắc phục tình trạng trên, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn bổ sung việc khai báo, điều chỉnh chức danh công việc trong hồ sơ tham gia BHXH như sau:

1. Kê khai đầy đủ chức danh, công việc trong Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS):

Đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến; đơn vị đang tham gia báo tăng lao động; khi người lao động thay đổi một trong các yếu tố: tiền lương, tiền công, phụ cấp đóng BHXH; chức vụ, chức danh nghề, điều kiện công việc, nơi làm việc… đơn vị cần kê khai đầy đủ chức danh, công việc trong Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS):

1.1. Đối với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường, thì ghi chức danh, công việc vào cột "Chức danh". Cột "Mã ngành, nghề", "Tên nghề" bỏ trống không ghi.

VD1: Công ty A chuyên sản xuất giày da, công việc phân công cho người lao động làm là nhân viên kế toán. Cột "Chức danh" ghi Nhân viên kế toán, cột "Mã ngành, nghề", "Tên nghề" bỏ trống không ghi.

1.2. Đối với người lao động làm việc theo chế độ 3 ca hoặc có phụ cấp khu vực từ 0,7 trở lên, thì ghi chức danh, công việc và điều kiện làm việc 3 ca vào cột "Chức danh". Cột "Mã ngành, nghề", "Tên nghề" bỏ trống không ghi.

VD2: Công ty B chuyên may mặc đã đăng ký với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội làm việc theo chế độ 3 ca, công việc phân công cho người lao động là công nhân thêu máy. Cột "Chức danh" ghi Công nhân thêu máy làm việc theo chế độ 3 ca, cột "Mã ngành, nghề", "Tên nghề" bỏ trống không ghi.

1.3. Đối với người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, thì ngoài việc ghi chức danh theo hướng dẫn trên nhưng công việc làm thì phải tra cứu Danh mục "Nghề - công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm" do Bộ Lao động Thương binh và Xã hội - Bộ Y tế quy định được đăng tải tại địa chỉ www.bhxhtphcm.gov.vn/ Danh mục/Nghề công việc nặng nhọc, độc hại - Nguy hiểm để ghi vào cột "Mã ngành, nghề", "Tên nghề". Hồ sơ kèm theo gồm:

- Bản sao quyết định hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh (kèm theo bản chính đối chiếu)

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02- TS 3 bản)

Trong Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS), cột số 6 "Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, điều kiện, nơi làm việc" được tách thành 3 cột: cột 6 "Chức danh", cột 7 "Mã ngành, nghề"; cột 8 "Tên nghề":

+ Cột "Chức danh", ghi Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề.

+ Cột "Mã ngành, nghề" gồm 06 ký tự số tự nhiên, do cơ quan BHXH quy định. Trong đó, 03 ký tự đầu được quy định là mã ngành, 03 ký tự sau quy định mã nghề.

+ Cột "Tên nghề" là tên nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ Lao động Thương binh - Xã hội quy định.

VD3: Công ty A chuyên sản xuất giày da, công việc phân công cho người lao động làm là công nhân gò giày hoặc quét keo mũ giày. Sau khi tra cứu vào danh mục "Nghề - công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm", ngành da giày thuộc mã ngành là 021, mã nghề công việc gò giày 016 hoặc quét keo mũ giày 014. Cột "Mã ngành, nghề" ghi 021016 hoặc 021014.

VD4: Công ty A chuyên sản xuất giày da, công việc phân công cho người lao động làm là công nhân gò giày hoặc quét keo mũ giày. Sau khi tra cứu vào danh mục nghề, ngành da giày thuộc ngành sắt tráng men, nhựa, tạp phẩm, da, giày, gỗ, diêm theo Quyết định số 190/1999/QĐ-BLĐTBXH, tên nghề của công việc gò giày là vận hành máy gò giày, hoặc quét keo mũ giày là phết keo đế và mũ giày. Cột "Chức danh" ghi Công nhân, cột "Mã ngành, nghề" ghi 021016, cột "Tên nghề" ghi Vận hành máy gò giày hoặc "Mã ngành, nghề" ghi 021014, cột "Tên nghề" ghi Phết keo đế và mũ giày.

Lưu ý:

+ Khi tra cứu danh mục "Nghề - công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm" tại địa chỉ www.bhxhtphcm.gov.vn nếu phát hiện thiếu những ngành, nghề trong các quyết định về ngành, nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ Lao động Thương binh - Xã hội và Bộ Y tế ban hành, đề nghị đơn vị thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao quyết định trên cho Bảo hiểm xã hội Thành phố để kịp thời cập nhật bổ sung.

+ Đối với các chức danh nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm ghi tại các quyết định hoặc hồ sơ có liên quan của người lao động chưa trùng hợp với các chức danh nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ Lao động Thương binh - Xã hội và Bộ Y tế ban hành, thì công văn đề nghị của đơn vị phải giải trình và xác nhận lại để làm căn cứ cho việc điều chỉnh.

+ Đối với người lao động vừa làm việc theo chế độ 3 ca vừa làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, đơn vị chỉ kê khai mã nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm đầy đủ chính xác theo danh mục nghề.

+ Trường hợp thay đổi công việc, hoặc điều chỉnh từ chức danh nghề, công việc bình thường sang chức danh nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, hoặc ngược lại đơn vị kê khai vào mục III của danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS). Nếu có điều chỉnh tăng, giảm mức đóng thì đơn vị kê khai bổ sung vào mục I.2 hoặc mục II.2 tương ứng.

+ Các trường hợp người lao động có thay đổi chức danh, nghề công việc nhưng đơn vị không lập thủ tục báo thay đổi theo hướng dẫn trên đây dẫn đến việc giải quyết chế độ BHXH sai quy định, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi hoàn toàn bộ kinh phí phải chi cho người lao động hoặc bồi hoàn kinh phí đã chi sai cho quỹ BHXH.

2. Điều chỉnh nội dung chức danh, công việc có liên quan công việc thuộc Danh mục nghề nặng nhọc, độc hại nhưng đơn vị đã kê khai chưa đúng trong thời gian trước đây.

Việc điều chỉnh nội dung chức danh, công việc do đơn vị đã kê khai sai, hoặc không kê khai trước đây, đã được BHXH TP hướng dẫn thực hiện tại Điểm 1, công văn 102/BHXH-THU ngày 8/1/2013, và công văn số 4801/BHXH-CDBHXH ngày 13/11/2012. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa kịp thời thực hiện đúng theo hướng dẫn, hoặc có đơn vị đã lợi dụng việc điều chỉnh, cố ý làm trái để lạm dụng quỹ BHXH, vi phạm pháp luật BHXH.

Để ngăn ngừa việc lạm dụng quỹ BHXH cũng như đảm bảo quyền lợi BHXH của người lao động, thực hiện thống nhất theo đúng quy định của pháp luật BHXH. BHXH TP hướng dẫn việc điều chỉnh nội dung chức danh công việc đối với các trường hợp có thay đổi chức danh công việc từ bình thường sang chức danh công việc thuộc Danh mục nghề nặng nhọc độc hại hoặc ngược lại cho giai đoạn trước đây mà đơn vị đã kê khai sai, hoặc không kê khai như sau:

2.1. Hồ sơ đề nghị điều chỉnh chức danh, công việc:

* Điều chỉnh chức danh từ công việc bình thường sang chức danh công việc thuộc danh mục nghề nặng nhọc độc hại:

- Văn bản đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS): mỗi lao động cần điều chỉnh/1 bản.

- Đơn đề nghị của người lao động (mẫu D01-TS).

- Bản sao quyết định hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh (kèm theo bản chính để đối chiếu).

- Sổ BHXH (mẫu cũ), tờ rời sổ BHXH.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS - 03 bản)

* Điều chỉnh chức danh từ công việc nghề nặng nhọc độc hại sang chức danh công việc bình thường:

- Văn bản của đơn vị

- Bản sao quyết định hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh

- Sổ BHXH (mẫu cũ), tờ rời sổ BHXH

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) 3 bản

2.2. Quy trình thực hiện điều chỉnh:

2.2.1. Đối với người lao động đang còn làm việc (thực hiện theo phiếu giao nhận 103):

Cùng với việc rà soát dữ liệu thu nộp BHXH theo yêu cầu của BHXH TP (tại công văn số 4813/BHXH-CST ngày 14/11/2012), Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ theo quy định tại điểm 2.1 và chuyển cơ quan BHXH nơi đang quản lý thu BHXH xem xét, giải quyết.

Đối với người lao động có quá trình làm việc ở nhiều đơn vị, thì người lao động phải bổ sung hồ sơ các giai đoạn cần điều chỉnh và nộp cho đơn vị đang làm việc để đơn vị thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn trên.

2.2.2. Đối với người lao động đã nghỉ việc, đã chốt sổ BHXH đang bảo lưu Sổ BHXH (Thực hiện theo phiếu giao nhận 311):

Nếu có yêu cầu điều chỉnh, người lao động liên hệ đơn vị sử dụng lao động nơi có quá trình cần điều chỉnh chức danh, công việc ghi sổ BHXH để tổng hợp đầy đủ hồ sơ theo quy định tại điểm 2.1 và trực tiếp nộp tại BHXH nơi chốt sổ BHXH sau cùng.

Lưu ý:

Trường hợp đơn vị sử dụng lao động đã giải thể, không còn hoạt động, thì liên hệ đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp để yêu cầu được giải quyết bổ túc hồ sơ theo quy định. Trường hợp đơn vị không có cơ quan chủ quản thì nộp trực tiếp cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng sau cùng.

Trường hợp có quá trình cần điều chỉnh thuộc đơn vị sử dụng lao động là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, có vốn đầu tư nước ngoài, hoặc đóng BHXH theo thang bảng lương do chủ sử dụng lao động tự quy định, phải bổ sung hồ sơ đăng ký thang bảng lương có ý kiến phê duyệt của cơ quan quản lý nhà nước về lao động tương ứng với giai đoạn cần điều chỉnh và mức lương đóng BHXH đối với các trường hợp đề nghị xác định là công việc thuộc Danh mục nghề nặng nhọc, độc hại phải theo đúng quy định của nhà nước về tiền lương đối với công việc nói trên.

Trường hợp có quá trình cần điều chỉnh thuộc đơn vị sử dụng lao động đóng BHXH trên địa bàn tỉnh khác, đơn vị sử dụng lao động (nơi có quá trình người lao động cần điều chỉnh) lập thủ tục điều chỉnh tại cơ quan BHXH (nơi đơn vị đó đang tham gia BHXH).

3. Tổ chức thực hiện:

Hướng dẫn này áp dụng từ ngày ký.

Trường hợp đơn vị đã lập hồ sơ điều chỉnh theo Công văn 102/BHXH-THU ngày 8/1/2013 nhưng chưa có hồ sơ kèm theo, đề nghị đơn vị thực hiện bổ sung và lập hồ sơ điều chỉnh theo nội dung hướng dẫn trên đây.

Những trường hợp đã điều chỉnh chức danh trước khi văn bản này có hiệu lực, nhưng chưa bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn trên, khi giải quyết chế độ nếu cơ quan BHXH phát hiện có nội dung chưa phù hợp với quy định thì đơn vị và người lao động (đã chốt sổ, bảo lưu) chịu trách nhiệm bổ sung để được giải quyết chế độ theo đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc thì phản ánh kịp thời về Bảo hiểm xã hội thành phố hoặc Bảo hiểm xã hội quận, huyện để được giải quyết./.

Mẫu D01b-TS

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội …………………………..

- Tên đơn vị: .................................................................................................................

- Mã số quản lý: ...........................................................................................................

- Địa chỉ:.......................................................................................................................

Nội dung:

Đơn vị xin xác nhận Bà (Ông)…………………………………..có thời gian làm nghề, công việc năng nhọc, độc hại - Nguy hiểm theo hồ sơ gốc tại đơn vị như sau:

Lý do:

- Chốt sổ nghỉ việc/ Chuyển công tác/ Giải quyết chế độ hưu trí

Hồ sơ gửi kèm:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

Đơn vị cam kết Bà (Ông)……………………………………………có thời gian làm nghề, công việc năng nhọc, độc hại - Nguy hiểm như trên là đúng với quá trình làm việc thực tế của Bà (Ông) tại đơn vị. Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

Mẫu D01b-TS

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội …………………………..

- Tên đơn vị: .................................................................................................................

- Mã số quản lý: ...........................................................................................................

- Địa chỉ:.......................................................................................................................

Nội dung:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.....................................................................

Lý do:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.....................................................................

Hồ sơ gửi kèm:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.....................................................................

Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận này. Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định. Nếu sau thời điểm lập văn bản này, người lao động có thay đổi chức danh, nghề công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm mà đơn vị không lập hồ sơ điều chỉnh dẫn đến việc giải quyết chế độ BHXH sai quy định, thì đơn vị cam kết bồi hoàn lại cho quỹ BHXH./.