Công văn 2669/NHCS-KT năm 2006 hướng dẫn cung ứng và sử dụng séc trong hệ thống Ngân hàng Chính sách xã hội

- Căn cứ Luật các công cụ chuyển nhượng của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 49/2005/QH11 ngày 29/11/2005.

- Căn cứ Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN ngày 11/7/2006 về Quy chế cung ứng và sử dụng Séc của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Để việc triển khai thực hiện các quy định tại quyết định của Thống đốc ngân hàng nhà nước được thuận tiện, phù hợp với Điều kiện hiện nay của Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), Tổng giám đốc NHCSXH hướng dẫn cụ thể một số nội dung như sau:

1. Khả năng thanh toán của người ký phát (quy định tại Điều 3, Điều 13, Điều 17 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Khả năng thanh toán của người ký phát (mà người bị ký phát là NHCSXH) là số dư trên tài Khoản tiền gửi thanh toán của người ký phát mở tại NHCSXH mà người ký phát có quyền sử dụng.

2. Mẫu séc trắng (quy định tại Điều 5 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Mẫu séc trắng dùng để cung ứng cho khách hàng của NHCSXH do Hội sở chính NHCSXH thiết kế.

Trước mắt, NHCSXH vẫn tạm thời sử dụng mẫu séc trắng đã được NHNN chấp nhận (theo mẫu đính kèm) cho đến khi có mẫu séc mới ban hành.

3. In séc trắng (quy định tại Điều 7 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Hội sở chính NHCSXH có trách nhiệm tổ chức việc in séc trắng theo mẫu đã đăng ký với NHNN đảm bảo những yếu tố kỹ thuật và yếu tố chống giả của séc trắng, để cung ứng cho các đơn vị trong toàn hệ thống NHCSXH. Quy trình, thủ tục bảo đảm an toàn và phân định trách nhiệm của các bên liên quan trong lưu trữ, bảo quản sử dụng, hạch toán, luân chuyển séc trắng trong nội bộ NHCSXH được thực hiện theo quy định của Nhà nước và của NHCSXH hướng dẫn tại công văn 1282 /NHCS - KT ngày 16/09/2003.

4. Địa Điểm thanh toán séc (quy định tại Điều 8 và Điều 10 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Đối với séc do NHCSXH cung ứng, địa Điểm thanh toán séc là Trụ sở giao dịch của đơn vị NHCSXH nơi cung ứng séc (người bị ký phát)

5. Thủ tục cung ứng séc (quy định tại Điều 8 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

- Khi có nhu cầu sử dụng séc chủ tài Khoản hoặc người được chủ tài Khoản ủy quyền viết giấy đề nghị cung ứng séc (Mẫu số 01) nộp cho đơn vị NHCSXH (nơi khách hàng mở tài Khoản tiền gửi thanh toán).

- Khi nhận được giấy đề nghị cung ứng séc:

Các đơn vị NHCSXH có trách nhiệm kiểm tra Điều kiện của người đề nghị cung ứng séc, các Điều kiện để được NHCSXH cung ứng séc là:

+ Khách hàng đang sử dụng tài Khoản tiền gửi thanh toán mở tại đơn vị.

+ Khách hàng không thuộc đối tượng bị cấm sử dụng séc hoặc không đang trong thời gian bị đình chỉ quyền ký phát hành séc.

+ Khách hàng có nhu cầu sử dụng séc lần đầu hoặc đã được NHCSXH cung ứng séc nhưng số lượng tờ séc chưa thanh toán dưới 10 tờ/01 tài Khoản tiền gửi thanh toán.

- Nội dung các yếu tố cần được in, dập chữ hoặc ghi sẵn trên các tờ séc trắng trước khi giao séc cho khách hàng gồm:

+ Số séc (số xê-ry);

+ Tên người bị ký phát/ Đơn vị thanh toán séc;

+ Tên người ký phát/ Đơn vị phát hành séc;

+ Số hiệu tài Khoản (nếu có)

+ Địa Điểm thanh toán;

- Sổ theo dõi cung ứng séc:

Trước khi cung ứng séc cho khách hàng, các đơn vị NHCSXH phải nhập các thông tin cần thiết vào sổ theo dõi cung ứng séc (mẫu số 02) và yêu cầu khách hàng kiểm tra séc trước khi ký nhận (số tờ, nội dung ghi trên séc...).

6. Nhờ thu hộ séc (Điều 12 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Các đơn vị NHCSXH khi thực hiện thu hộ séc theo hình thức ký chuyển nhượng để nhờ thu tờ Séc và chỉ thực hiện chi trả cho người ký chuyển nhượng đề nhờ thu sau khi có kết quả thanh toán séc từ người bị ký phát.

7. Phong tỏa số tiền trên tài Khoản tiền gửi thanh toán để thực hiện bảo chi (Điểm b Khoản 3 Điều 13 Quyết định số 30/2006/QĐ/NHNN).

Các đơn vị NHCSXH chỉ thực hiện lệnh bảo chi séc cho khách hàng theo hình thức này khi Điều kiện kỹ thuật của NHCSXH đáp ứng được và có hướng dẫn của Tổng giám đốc NHCSXH.

8. Mức phí dịch vụ thu hộ séc (Điều 18 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Giao Giám đốc Sở giao dịch, Giám đốc chi nhánh NHCSXH tỉnh, thành phố quy định cụ thể mức phí dịch vụ thu hộ Séc đối với người thụ hưởng cho phù hợp với tình hình cụ thể tại từng địa phương.

9. Tổ chức thanh toán Séc (Điều 19 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN).

Trong hệ thống NHCSXH, việc thanh toán Séc được tổ chức như sau:

9.1. Thanh toán Séc lĩnh tiền mặt: (Séc không ghi cụm từ “Trả vào tài Khoản” và người thụ hưởng có yêu cầu được thanh toán tiền mặt)

a- Ký phát Séc lĩnh tiền mặt:

- Nếu người thụ hưởng là pháp nhân: Người ký phát Séc phải ghi tên của pháp nhân, địa chỉ, số hiệu tài Khoản và tên đơn vị giữ tài Khoản của pháp nhân thụ hưởng vào nơi quy định ở mặt trước tờ Séc.

- Nếu người thụ hưởng là cá nhân: Người ký phát Séc phải ghi rõ họ tên, số, ngày, nơi cấp chứng minh thư nhân dân (hoặc hộ chiếu, chứng minh thư quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng- gọi chung là chứng minh thư, viết tắt CMT) và địa chỉ cá nhân thụ hưởng vào nơi quy định ở mặt trước tờ Séc.

b- Chuyển nhượng Séc lĩnh tiền mặt:

- Nếu người được chuyển nhượng là pháp nhân thì người chuyển nhượng ngoài việc ghi các yếu tố quy định ở phần thứ nhất Điểm a, Mục 9.1 nêu trên phải ghi rõ họ tên, số, ngày, nơi cấp CMT và địa chỉ của người được chuyển nhượng (đại diện pháp nhân) vào mặt sau tờ Séc, phần quy định cho việc chuyển nhượng.

- Nếu người được chuyển nhượng là cá nhân: Người chuyển nhượng phải ghi rõ họ tên, số, ngày, nơi cấp CMT và địa chỉ người được chuyển nhượng; ghi ngày, tháng, năm chuyển nhượng và ký tên vào mặt sau tờ Séc, phần quy định cho việc chuyển nhượng.

c- Thanh toán Séc lĩnh tiền mặt:

*/ Trường hợp người thụ hưởng nộp Séc tại địa Điểm thanh toán Séc (Trụ sở giao dịch của đơn vị NHCSXH nơi đã cung ứng Séc).

Khi lĩnh tiền mặt, người lĩnh tiền nộp vào Ngân hàng các giấy tờ sau:

+ 01 Liên Bảng kê nộp Séc (Mẫu số 03)

+ Tờ Séc đã ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định.

+ Chứng minh nhân dân (Hộ chiếu, giấy chứng minh quân nhân, công nhân và phục viên quốc phòng hoặc giấy tờ tuỳ thân có dán ảnh và đóng dấu giáp lai).

+ Giấy ủy quyền lĩnh tiền mặt (nếu có).

Trường hợp người thụ hưởng đứng tên cá nhân, đồng thời là người trực tiếp lĩnh tiền mặt thì không phải có giấy ủy quyền, còn các trường hợp khác thì phải có giấy ủy quyền của người thụ hưởng (ủy quyền theo từng lần hoặc ủy quyền có thời hạn). Thủ tục ủy quyền thực hiện theo quy định của pháp luật về ủy quyền.

Kế toán tiếp nhận và kiểm tra Séc theo quy định tại Điều 17 Quyết định số 30/2006/QĐ-NHNN. Nếu đúng và đủ Điều kiện thanh toán thì làm thủ tục chuyển thủ quỹ chi tiền cho khách hàng.

Kế toán hạch toán:

Xử lý chứng từ:

- Tờ Séc: Dùng làm chứng từ ghi Nợ Tài Khoản tiền gửi của người ký phát, ghi Có tài Khoản tiền mặt và đóng nhật ký chứng từ của Ngân hàng.

- 01 Liên Bảng kê nộp Séc dùng làm chứng từ báo Nợ gửi người ký phát.

*/ Trường hợp người thụ hưởng nộp Séc tại đơn vị thu hộ (người thu hộ Séc):

- Thủ tục giao, nhận, kiểm tra séc tại đơn vị thu hộ thực hiện theo Điểm 3, Điều 18 Quyết đinh 30/2006/QĐ-NHNN.

- Thủ tục tiếp nhận, kiểm tra và thanh toán Séc tại người bị ký phát thực hiện theo Điều 17 Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN.

+ Thủ tục thanh toán séc tại người ký phát.

Nhận được 02 liên bảng kê nộp séc (Mẫu số 03) do người thu hộ gửi đến (bằng hình thức giao nhận trực tiếp hoặc hình thức qua thư bảo đảm qua mạng bưu chính công cộng), Kế toán kiểm tra các nội dung ghi trên bộ chứng từ thanh toán séc. Nếu đúng, đủ Điều kiện thanh toán thì xử lý như sau:

- 01 Liên Bảng kê nộp séc (mẫu số 03) và tờ séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TK tiền gửi thanh toán của người ký phát và ghi Có TK thanh toán bù trừ, Tiền gửi NHNN (trường hợp thanh toán bù trừ hoặc thanh toán qua NHNN), chuyển tiền điện tử và đóng nhật ký chứng từ tại người bị ký phát.

- 01 Liên Bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo Nợ gửi người ký phát.

Kế toán hạch toán:

+ Thủ tục thanh toán Séc tại người thu hộ (đơn vị thu hộ)

Nếu tờ séc được chấp nhận thanh toán toàn bộ số tiền ghi trên séc, đơn vị thu hộ căn cứ vào chứng từ thanh toán séc do người bị ký phát chuyển đến hạch toán.

Đồng thời báo cho người thụ hưởng đến nhận tiền. Khi người thụ hưởng đến nhận tiền, NH cần kiểm tra đối chiếu kỹ các thông tin ghi trên Chứng minh nhân dân của người thụ hưởng với các thông tin đã ghi trên tờ séc (bản phô tô - trước khi gửi tờ séc cho người ký phát, đơn vị thu hộ nên phô tô lại 01 bản làm căn cứ đối chiếu kiểm tra khi trả tiền cho người thụ hưởng). Nếu đúng thì lập phiếu chi chuyển thủ quỹ chi tiền cho khách hàng.

Kế toán hạch toán:

9.2. Thanh toán séc chuyển Khoản: (Séc có ghi hoặc đóng dấu vào mặt trước của tờ séc ngay dưới chữ Séc cụm từ “ Trả vào tài Khoản” hoặc séc có 2 gạch chéo song song hoặc séc có 2 gạch chéo song song và ghi tên Ngân hàng được chỉ định thanh toán séc giữa 2 gạch chéo đó, hoặc do yêu cầu của người thụ hưởng được thanh toán séc bằng chuyển Khoản).

a- Nguyên tắc hạch toán séc chuyển Khoản:

Ngân hàng thực hiện ghi Nợ tài Khoản người ký phát trước, ghi Có tài Khoản người thụ hưởng sau (kể cả Séc bảo chi).

b- Thủ tục ký phát séc: Thực hiện theo Điều 10 Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN ngày 11/07/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

c- Thủ tục nộp séc:

Người thụ hưởng lập 03 liên Bảng kê nộp séc (theo Mẫu số 03) gửi các Bảng kê này cùng tờ séc cho người bị ký phát (đơn vị thanh toán) hoặc người thu hộ (đơn vị thu hộ)

* Trường hợp người thụ hưởng nộp séc tại người bị ký phát (đơn vị thanh toán):

Kế toán đơn vị thanh toán séc thực hiện tiếp nhận, kiểm tra séc theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 17 Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN.

Đối với các Bảng kê và các tờ séc đủ Điều kiện thanh toán, kế toán ký tên, đóng dấu trả lại người nộp séc 01 liên Bảng kê nộp séc để thay biên lai giao nhận séc.

* Trường hợp người thụ hưởng nộp séc tại người thu hộ (đơn vị thu hộ):

Kế toán đơn vị thu hộ làm thủ tục giao, nhận, kiểm tra séc theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN. Nếu đúng, đủ Điều kiện thanh toán, đơn vị thu hộ tiếp nhận bộ séc để gửi đi nhờ thu. Kế toán ký tên, đóng dấu vào Bảng kê nộp séc và trả lại cho người nộp séc 01 liên Bảng kê thay biên lai giao nhận séc.

Người thu hộ (đơn vị thu hộ) vào sổ giao nhận séc (Mẫu số 10) kèm bảng kê nộp séc theo từng người bị ký phát (đơn vị thanh toán) để chuyển cho người bị ký phát bằng các hình thức thích hợp (giao nhận trực tiếp, hoặc các hình thức giao nhận khác nhưng phải đảm bảo nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và an toàn).

d- Thanh toán séc:

Các tờ séc đủ Điều kiện thanh toán được xử lý như sau:

*/ Thanh toán trong cùng một ngân hàng (Người ký phát và người thụ hưởng mở tài Khoản thanh toán tại cùng một đơn vị NHCSXH).

- Tờ séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TK: Tiền gửi của người ký phát, ghi Có TK: Tiền gửi của người thụ hưởng séc; đóng nhật ký chứng từ và lưu tại người bị ký phát.

- 01 Liên Bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo Nợ gửi người ký phát

- 01 Liên Bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo Có gửi cho người thụ hưởng.

Kế toán hạch toán:

*/ Thanh toán khác ngân hàng, khác hệ thống trên cùng địa bàn có tham gia thanh toán bù trừ (người ký phát và người thụ hưởng có tài Khoản tại 2 đơn vị Ngân hàng không cùng hệ thống NHCSXH nhưng có tham gia thanh toán bù trừ theo địa bàn).

+ Tại người bị ký phát (đơn vị thanh toán séc):

Nhận được 02 liên bảng kê nộp séc cùng tờ séc do người thụ hưởng hoặc người thu hộ gửi đến, kế toán kiểm tra các nội dung ghi trên bộ chứng từ thanh toán séc theo quy định. Nếu đúng thì xử lý như sau:

- Lập 02 Liên Bảng kê thanh toán bù trừ để thanh toán qua NH chủ trì;

- Tờ séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TK Tiền gửi của người ký phát, ghi Có TK Thanh toán bù trừ; đóng nhật ký chứng từ và lưu tại người bị ký phát.

- 01 Liên Bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo Nợ gửi cho người ký phát;

- 01 Liên Bảng kê nộp séc và Bảng kê thanh toán bù trừ gửi NH chủ trì thanh toán bù trừ.

Kế toán hạch toán:

+ Tại người thu hộ (ngân hàng phục vụ người thụ hưởng):

Nhận 01 liên Bảng kê nộp Séc và Bảng kê thanh toán bù trừ từ người bị ký phát, kế toán kiểm tra các nội dung ghi trên bộ chứng từ thanh toán séc. Nếu đúng thì xử lý:

- Bảng kê nộp séc và bảng kê Thanh toán bù trừ làm chứng từ ghi Nợ TK Thanh toán bù trừ và ghi Có tài Khoản người thụ hưởng;

- Phô tô copy 01 Bảng kê nộp Séc làm chứng từ báo Có cho người thụ hưởng.

Kế toán hạch toán:

*/ Thanh toán khác ngân hàng nhưng trong cùng hệ thống NHCSXH (người ký phát và người thụ hưởng mở tài Khoản tại 2 đơn vị NHCSXH).

+ Tại người bị ký phát (đơn vị thanh toán séc):

Nhận được 03 (hoặc 02) liên bảng kê nộp séc cùng tờ séc do người thụ hưởng hoặc người thu hộ gửi đến (bằng hình thức giao nhận trực tiếp hoặc theo hình thức thư đảm bảo qua mạng bưu chính công cộng), kế toán kiểm tra các nội dung ghi trên bộ chứng từ thanh toán séc. Nếu đúng, đủ Điều kiện thanh toán thì xử lý như sau:

- 01 Liên Bảng kê nộp séc gửi trả người thụ hưởng thay biên lai giao nhận séc (trường hợp người thụ hưởng nộp trực tiếp);

- 01 Liên Bảng kê nộp séc và tờ séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TK Tiền gửi thanh toán của người ký phát và ghi Có TK Chuyển tiền điện tử, đóng và lưu nhật ký chứng từ tại người bị ký phát;

- 01 Liên Bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo Nợ gửi cho người ký phát.

Kế toán hạch toán:

+ Tại người thu hộ (ngân hàng phục vụ người thụ hưởng):

Nhận được chuyển tiền từ người bị ký phát (Đơn vị thanh toán) chuyển đến, kế toán kiểm tra các yếu tố ghi trên Lệnh chuyển Có, nếu đúng thì xử lý:

- In 02 Liên Lệnh chuyển Có và căn cứ vào Lệnh chuyển Có để hạch toán:

Xử lý chứng từ:

+ 01 Liên Lệnh chuyển Có dùng làm chứng từ ghi Nợ TK Chuyển tiền điện tử và ghi Có tài Khoản người thụ hưởng; đóng Nhật ký chứng từ tại người thu hộ;

+ 01 Liên Lệnh chuyển Có dùng làm chứng từ báo Có cho người thụ hưởng.

*/ Thanh toán séc khác ngân hàng khác hệ thống (Người ký phát và người thụ hưởng mở tài Khoản tại 2 đơn vị ngân hàng nhưng không cùng hệ thống NHCSXH và không tham gia thanh toán bù trừ).

+ Tại người bị ký phát (đơn vị thanh toán séc):

Nhận được 03 (hoặc 02) liên Bảng kê nộp séc cùng tờ séc do người thụ hưởng hoặc người thu hộ gửi đến (bằng hình thức giao nhận trực tiếp hoặc theo hình thức thư đảm bảo qua mạng bưu chính công cộng), kế toán kiểm tra các nội dung ghi trên bộ chứng từ thanh toán séc. Nếu đúng, đủ Điều kiện thanh toán thì xử lý như sau:

- 01 liên Bảng kê nộp séc gửi trả người thụ hưởng thay biên lai giao nhận séc (trường hợp người thụ hưởng nộp trực tiếp);

- 01 liên Bảng kê nộp séc và tờ séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TK Tiền gửi của người ký phát và ghi Có TK thích hợp, đóng và lưu nhật ký chứng từ tại người bị ký phát;

- 01 liên Bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo Nợ gửi cho người ký phát.

Kế toán hạch toán:

+ Tại người thu hộ (Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng):

Nhận được chuyển tiền từ người bị ký phát chuyển đến, kế toán kiểm tra các yếu tố ghi trên chứng từ báo Có, nếu đúng thì căn cứ vào chứng từ báo Có đó để hạch toán:

Xử lý chứng từ:

- Chứng từ báo Có nhận được dùng làm chứng từ ghi Nợ Tài Khoản thích hợp và ghi Có tài Khoản người thụ hưởng; đóng Nhật ký chứng từ và lưu tại người thu hộ;

- Sao gửi chứng từ báo Có nhận được cho người thụ hưởng.

Trên đây là hướng dẫn của Tổng giám đốc NHCSXH về chế độ thanh toán séc trong hệ thống NHCSXH. Các nội dung khác liên quan đến việc ký phát, chuyển nhượng, Bảo chi séc, truy đòi séc do không thanh toán, mất séc, séc bị hư hỏng, vi phạm séc không đủ khả năng thanh toán, lãi phạt vv… và những nội dung khác có liên quan đến việc cung ứng và sử dụng Séc không quy định trong văn bản này, các đơn vị thực hiện theo quy định tại Quyết định 30/2006/QĐ-NHNN ngày 11/7/2006 về “Ban hành quy chế cung ứng và sử dụng séc” của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Luật các công cụ chuyển nhượng số 49/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và các quy định khác có liên quan của Nhà nước và của ngành.

Các đơn vị cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ nắm vững các quy định của Nhà nước, của ngành và của NHCSXH về cung ứng và sử dụng séc.

Phổ biến hướng dẫn khách hàng sử dụng các phương tiện thanh toán do NHCSXH cung ứng sao cho thuận tiện, an toàn và hiệu quả nhằm thu hút ngày càng nhiều khách hàng mở tài Khoản và sử dụng các dịch vụ thanh toán tại NHCSXH.

Các nội dung hướng dẫn về thanh toán séc tại văn bản 122/NHCS-KT ngày 10/03/2003 hết hiệu lực.

Yêu cầu các Ông (Bà) Giám đốc Sở giao dịch; Giám đốc chi nhánh NHCSXH các tỉnh, TP; Chánh văn phòng NHCSXH; Trưởng đại diện văn phòng khu vực Miền Nam nghiên cứu tổ chức thực hiện. Quá trình thực hiện có vướng mắc, báo cáo về Hội sở chính để giải quyết.