Công văn 1944/TCT-CS về giới thiệu nội dung mới của Thông tư hướng dẫn hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Ngày 14/3/2011 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2011, quá trình triển khai thực hiện, để giúp cán bộ thuế và các doanh nghiệp nắm bắt kịp thời những nội dung mới về hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đề nghị các Cục thuế tiếp tục phổ biến, thông báo cho cán bộ thuế và tuyên truyền tới các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý một số nội dung chính về hóa đơn điện tử như sau:

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

 Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua các nội dung sau:

- Định dạng hóa đơn điện tử;

- Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).

Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.

3. Đối tượng được khởi tạo hóa đơn điện tử

Các tổ chức sau được khởi tạo hóa đơn điện tử:

- Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế;

- Tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định tại điểm b đến điểm e khoản 2 Điều 4 Chương I Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử phải có các nội dung theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Chương II Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

- Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có thể gửi tới cơ quan thuế bằng giấy hoặc bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải có các nội dung theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Chương II Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

4. Quy định về tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa người bán hàng và người mua hàng.

- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là:

+ Doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin;

+ Hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 5 Chương I Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

5. Nội dung hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán và chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Các nội dung khác của hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

6. Lập và gửi hóa đơn điện tử

- Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ nội dung của hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Có hai hình thức lập hóa đơn điện tử:

+ Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

+ Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

- Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Có hai hình thức gửi hóa đơn điện tử:

+ Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

+ Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

7. Lưu trữ hóa đơn điện tử

- Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

- Sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử:

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

8. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử

- Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

- Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (đối với người bán) hoặc để phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan (đối với người mua) đều phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Chương II Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Riêng hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa đối với người bán còn phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

9. Ngoài các nội dung nêu trên, các nội dung khác về hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các Cục thuế phản ánh về Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính) để được hướng dẫn giải quyết kịp thời./.