Công văn 15974/BTC-KBNN hướng dẫn rà soát và xử lý giao dịch dở dang phục vụ công tác khóa sổ kế toán và quyết toán niên độ 2011 trên hệ thống TABMIS do Bộ Tài chính ban hành

Theo quy trình công việc trên hệ thống TABMIS, để thực hiện được các chức năng khóa sổ kế toán và quyết toán niên độ 2011 trên hệ thống TABMIS, các đơn vị cần kiểm tra, xử lý tất cả các giao dịch dở dang, đảm bảo tất cả các giao dịch được phê duyệt và kết sổ thành công. Tuy nhiên, thực tế hiện nay trên hệ thống TABMIS vẫn tồn tại các giao dịch dở dang, đòi hỏi các đơn vị cần xử lý kịp thời trước khi thực hiện công tác khóa sổ kế toán trên TABMIS. Nhằm giúp các đơn vị chủ động trong xử lý công việc, Ban triển khai TABMIS hướng dẫn các đơn vị vận hành hệ thống TABMIS một số nội dung như sau:

1. Phương án rà soát và xử lý các giao dịch dở dang trên TABMIS:

Các đơn vị cần thực hiện đúng và đầy đủ quy trình xử lý cuối ngày, cuối tháng trên hệ thống TABMIS để xử lý kịp thời các giao dịch dở dang. Trong giai đoạn chuẩn bị khóa sổ cuối năm, Ban triển khai TABMIS sẽ phối hợp với nhà thầu IBM/FPT kết xuất các giao dịch dở dang trên hệ thống TABMIS để các đơn vị tra cứu và chủ động phương án xử lý.

Căn cứ nội dung hướng dẫn của Ban triển khai TABMIS và tình huống nghiệp vụ cụ thể được phân loại theo các giao dịch dở dang (nêu tại phụ lục 1 của công văn này), các đơn vị tổ chức phân công cán bộ thực hiện các nội dung công việc xử lý giao dịch dở dang liên quan trên hệ thống TABMIS, đảm bảo chính xác về số liệu và các nguyên tắc nghiệp vụ hạch toán kế toán.

Các đơn vị thực hiện tra cứu giao dịch dở dang trên Diễn đàn TABMIS (tại địa chỉ http://forum.tabmis.btc/tabmisforum/ mục “Hướng dẫn sử dụng TABMIS\Tra cứu giao dịch dở dang” sau đó chọn tin bài “Hướng dẫn sử dụng tiện tích tra cứu giao dịch dở dang TABMIS” và bấm chọn liên kết “Truy cập chương trình”) hoặc truy cập trực tiếp tại địa chỉ: http://10.96.2.39/gddd và làm theo nội dung hướng dẫn tại phụ lục 2 kèm theo công văn này.

Riêng đối với các Bộ/Ngành tham gia vận hành TABMIS (trừ Bộ Tài chính), do không truy cập trực tiếp được vào chương trình tra cứu giao dịch dở dang trên máy chủ của KBNN nên đội hỗ trợ sẽ kết xuất các giao dịch dở dang ra file excel và gửi cho các đơn vị qua đường thư điện tử.

2. Phương án hỗ trợ, trao đổi thông tin xử lý giao dịch dở dang:

Ban triển khai TABMIS phối hợp với nhà thầu IBM/FPT kết xuất các giao dịch dở dang từ hệ thống TABMIS sang Diễn đàn TABMIS để tra cứu theo tần suất 01 lần/tuần (trong thời gian này, các giao dịch sẽ được lấy lùi thời gian so với ngày kết xuất số liệu là 02 ngày). Đối với tuần cuối tháng 12 năm 2011 và tuần cuối tháng 01 năm 2012, định kỳ kết xuất dữ liệu từ TABMIS sang Diễn đàn TABMIS để tra cứu với tần suất 1 lần/ngày.

Để tạo điều kiện thuận lợi trong công tác phối hợp nắm bắt tiến độ xử lý công việc và công tác hỗ trợ từ xa, Ban triển khai TABMIS đề nghị Lãnh đạo các đơn vị phân công cán bộ đầu mối trao đổi với đội hỗ trợ từ xa (tại KBNN cấp tỉnh là đồng chí Kế toán trưởng, tại Sở Tài chính là đồng chí Trưởng phòng Quản lý ngân sách, tại các Vụ thuộc Bộ Tài chính và các Bộ/Ngành là đồng chí Trưởng các phòng chuyên môn liên quan).

Các đơn vị cần hoàn thành việc xử lý giao dịch dở dang còn tồn tại trên hệ thống TABMIS trước ngày 25/12/2011. Các giao dịch phát sinh sau đó cần được xử lý hết các giao dịch dở dang trong ngày theo đúng quy trình công việc xử lý cuối ngày trên TABMIS. Đến thời điểm thực hiện các chức năng khóa sổ cuối năm trên TABMIS (thời điểm 31/12/2011 và 31/01/2012), tất cả các đơn vị phải đảm bảo không còn giao dịch dở dang trên hệ thống TABMIS.

Ban triển khai phân công danh sách cán bộ thuộc Ban triển khai TABMIS là đầu mối trao đổi thông tin và hỗ trợ các đơn vị xử lý các giao dịch dở dang tại phụ lục 3 kèm công văn này.

Đề nghị các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính, các Bộ/Ngành đã triển khai TABMIS, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc KBNN các tỉnh tổ chức thực hiện các nội dung hướng dẫn trong công văn này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh đề nghị phản ánh kịp thời về Ban triển khai TABMIS để được hướng dẫn giải quyết./.