Báo cáo số 241/BC-VTLTNN về việc kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm 2006 – 2007 của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

BÁO CÁO

KẾT QUẢ KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2 NĂM 2006 – 2007 CỦA CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG

Thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và để tăng cường trao đổi, học tập kinh nghiệm giữa các tổ chức lưu trữ, ngày 23 tháng 3 năm 2007. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Văn bản số 188/VTLTNN-VP hướng dẫn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Sau đây gọi tắt là các tỉnh, thành phố) kiểm tra chéo trong công tác văn thư, lưu trữ 2 năm (Từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007). Căn cứ vào Văn bản hướng dẫn trên và báo cáo của các tỉnh, thành phố. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổng hợp kết quả chung về kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ như sau:

I. TÌNH HÌNH KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tổ chức thực hiện kiểm tra

Có 64 tỉnh, thành phố tham gia kiểm tra và được phân chia thành 16 Cụm. Các Cụm trưởng được chỉ định đã chủ động trao đổi thống nhất với các tỉnh, thành phố trong Cụm xếp lịch kiểm tra vào thời điểm thích hợp.

Thành phần đoàn kiểm tra ở hầu hết các Cụm đều có sự tham gia của đại diện Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh và cán bộ phụ trách hoặc trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.

Công việc kiểm tra được thực hiện theo đúng trình tự: Có báo cáo và kết quả tự chấm điểm của tỉnh, thành phố được kiểm tra; có kiểm tra thực tế; có thảo luận thống nhất đánh giá, chấm điểm theo các tiêu chí và xếp loại. Kết quả kiểm tra chung của từng Cụm đã được Cụm trưởng tổng hợp và báo cáo về Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Nhận xét chung về kết quả kiểm tra

Thứ nhất, Lãnh đạo UBND, nhất là Lãnh đạo Văn phòng UBND đã có nhận thức đầy đủ hơn và quan tâm nhiều hơn đến công tác văn thư, lưu trữ.

Thứ hai, cán bộ văn thư, lưu trữ cũng ngày càng nhận thức rõ hơn trách nhiệm của mình và đã không ngừng học tập để nắm vững và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Hầu hết cán bộ văn thư, lưu trữ đều có tinh thần trách nhiệm cao, tận tụy với công việc được giao.

Thứ ba, hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhìn chung có chuyển biến tốt góp phần quan trọng phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử của các địa phương.

Thứ tư, việc tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ đã tạo điều kiện cho các tỉnh, thành phố học tập, trao đổi kinh nghiệm để tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của mình. Đồng thời, qua đây các tỉnh, thành phố đã đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo các địa phương và với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Bộ Nội vụ những giải pháp để chỉ đạo công tác này ngày càng tốt hơn.

Thứ năm, mặc dù các chỉ tiêu kiểm tra đã được rút kinh nghiệm và điều chỉnh theo hướng mở để bảo đảm khách quan trong việc chấm điểm so với những đợt kiểm tra trước nhưng có nơi và có chi tiêu khi triển khai thực hiện còn lúng túng và thiếu nhất quán.

3. Kết quả chấm điểm (Xem phụ lục số 1)

4. Khen thưởng

Căn cứ và Báo cáo kết quả kiểm tra và thành tích đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ 2 năm 2006 – 2007 của các tỉnh, thành phố do các Cụm tổng hợp gửi về và đề nghị của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ đã quyết định:

- Tặng Cờ thi đua cho 03 tỉnh, thành phố đã hoàn thành xuất sắc công tác văn thư lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007, gồm Văn phòng UBND tỉnh Bình Định, Phú Yên và Quảng Nam;

- Tặng Bằng khen cho 09 tỉnh, thành phố đã có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007, gồm Văn phòng UBND tỉnh, thành phố: Phú Thọ, Cao Bằng, Điện Biên, Thái Nguyên, Hải Phòng, Vĩnh Long, Quảng Trị, Yên Bái và Hà Giang.

Cục trưởng Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước quyết định tặng Giấy khen cho 24 tỉnh, thành phố đã có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007, gồm Văn phòng UBND tỉnh, thành phố: Vĩnh Phúc, Sơn La, Tuyên Quang, Lào Cai, Sóc Trăng, Gia Lai, Long An, thành phố Hồ Chí Minh, Nghệ An, Quảng Ngãi, Đồng Tháp, Cần Thơ, Hưng Yên, Bình Phước, Trà Vinh, Hà Tây, Thái Bình, Thừa Thiên Huế, Bắc Giang, Thanh Hóa, Bà Rịa – Vũng Tàu, Đồng Nai, Bạc Liêu và Hà Tĩnh.

II. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2009

1. Phương hướng

Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 vẫn tập trung vào 3 nội dung chính là quản lý công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. Các nội dung trên sẽ được tiếp tục cụ thể hóa thành các chỉ tiêu và mức điểm cụ thể.

2. Nhiệm vụ

a) Ban hành văn bản hướng dẫn kiểm tra

Để việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 của các tỉnh, thành phố ngày càng tốt hơn. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp thu ý kiến góp ý và khảo sát tình hình thực tế của các tỉnh, thành phố để cụ thể hóa các chỉ tiêu kiểm tra trong công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp, bảo đảm việc đánh giá được khách quan, chính xác.

b) Thành lập các Cụm kiểm tra

Việc phân chia số lượng các tỉnh, thành phố trong mỗi Cụm cơ bản vẫn giữ như năm 2007 gồm 4 tỉnh, thành phố (Xem Phụ lục số 2 – dự kiến các Cục kiểm tra năm 2009). Tuy nhiên, các tỉnh, thành phố có thể đề xuất thay đổi nếu xét thấy cần thiết.

c) Thành phần đoàn kiểm tra của mỗi cụm gồm có:

- Trưởng đoàn là đại diện Lãnh đạo Sở Nội vụ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, thành phố do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ định làm Cụm trưởng;

- Các thành viên đoàn kiểm tra bao gồm: 01 đại diện Lãnh đạo Sở Nội vụ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; 01 đại diện Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ tỉnh; 01 lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố và một số cán bộ văn thư, lưu trữ;

- Thư ký (Do Cụm trưởng chỉ định trong số cán bộ văn thư, lưu trữ của tỉnh, thành phố mình).

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ cử đại diện tham dự kiểm tra hoặc dự tổng kết tại một số Cụm.

d) Thời gian và trình tự tiến hành kiểm tra:

Thời gian kiểm tra sẽ được tiến hành trong Quý III và Quý IV năm 2009.

Trình tự tổ chức kiểm tra:

- Cụm trưởng chủ động phối hợp với các đơn vị trong Cụm thống nhất kế hoạch kiểm tra. Bản kế hoạch kiểm tra được gửi cho các đơn vị trong Cụm và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp thực hiện;

- Các tỉnh, thành phố căn cứ vào các chỉ tiêu kiểm tra và thang điểm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chuẩn bị báo cáo bằng văn bản tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện mỗi chỉ tiêu và tổng hợp chung số điểm, xếp loại gửi cho Cụm trưởng;

- Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra ở mỗi tỉnh, thành phố thời gian ít nhất là 02 buổi với chương trình làm việc chung như sau:

Cụm trưởng giới thiệu mục đích, nội dung kiểm tra và thành phần đoàn kiểm tra; Đại diện Lãnh đạo Văn phòng của tỉnh, thành phố được kiểm tra trình bày báo cáo tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện các chỉ tiêu thi đua; Đoàn tiến hành kiểm tra thực tế; họp thảo luận thống nhất cho điểm theo từng chỉ tiêu (Lấy điểm số chẵn) và tổng hợp chung số điểm của đơn vị, xếp loại; Cụm trưởng tổng kết và thông qua biên bản kiểm tra.

- Kết quả kiểm tra chung của toàn Cụm được Cụm trưởng tổng hợp, báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 31/12/2009.

Căn cứ vào kết quả tổng hợp, những tỉnh, thành phố đạt thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xem xét khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trên đây là tổng hợp chung kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007 và phương hướng nhiệm vụ kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơ quan, đơn vị tiếp tục phát huy những thành tích đạt được và phấn đấu nhiều hơn nữa để đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát triển, đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước.

PHỤ LỤC 1

KẾT QUẢ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2 NĂM 2006 – 2007 CỦA CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
(Kèm theo Báo cáo số: 241/BC-VTLTNN ngày 21 tháng 3 năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

PHỤ LỤC 2

CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG THAM GIA CÁC CỤM KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2009
(Kèm theo Báo cáo số: 241/BC-VTLTNN ngày 21 tháng 3 năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)