Báo cáo 2352/BC-BNN-VP về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ kể từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực (01/7/2012) do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ KỂ TỪ KHI LUẬT LƯU TRỮ CÓ HIỆU LỰC (01/7/2012)

Thực hiện công văn số 298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; để chuẩn bị cho Hội nghị phổ biến Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 13/01/2013 của Chính phủ và một số văn bản qui phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ thời gian qua như sau:

I. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, được sáp nhập từ nhiều Bộ. Trong thời gian qua được sự quan tâm của Lãnh đạo Bộ và các cấp, công tác văn thư - lưu trữ đã và đang đi dần vào nền nếp. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã triển khai có trọng tâm, trọng điểm đến tất cả các đơn vị trực thuộc Bộ.

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ

a) Kế hoạch thực hiện:

Sau Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời phổ biến Luật Lưu trữ và một số văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ do Bộ Nội vụ tổ chức (tháng 7/2012), Văn phòng Bộ đã triển khai kế hoạch phổ biến Luật Lưu trữ. Tuy nhiên, vào cuối năm nên chưa hoàn thành đầy đủ chương trình như dự kiến. Trong kế hoạch công tác của Văn phòng quý 4/2012 đã triển khai một số hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp Luật lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, nhất là lãnh đạo đơn vị và công chức phụ trách và trực tiếp thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Hình thức tuyên truyền, phổ biến:

Thông qua các Hội nghị tập huấn: Hội nghị công tác Văn phòng với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ, một số đơn vị Viện, Trường (tháng 12/2012); lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách, công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ thuộc Bộ (tháng 4/2013); trên trang tin điện tử của Bộ, của Văn phòng. Trong kế hoạch quý 2/2013, Văn phòng Bộ sẽ tổ chức 01 lớp tập huấn phổ biến, hướng dẫn các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức phụ trách và công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ khối các cơ quan thuộc.

c) Kết quả đạt được:

Phổ biến nội dung Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn Luật đến Thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị trực thuộc Bộ nhằm không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu trong tình hình hiện nay.

Văn phòng Bộ đã phối hợp với Ban Quản lý Dự án nông nghiệp mở 02 lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, tin học cho gần 100 công chức của 20 đơn vị, kết hợp phổ biến những quy định mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, lập hồ sơ...

2. Ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác lưu trữ

Tháng 3/2012 Bộ đã ban hành Bộ Quy chế công vụ, trong đó có Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản; Quy chế công tác lưu trữ. Sau khi Luật có hiệu lực Bộ đã có văn bản hướng dẫn số 1234/BNN-VP ngày 15/4/2013, Bộ chỉ đạo Văn phòng rà soát, đề xuất, sửa đổi, bổ sung các quy chế trên đảm bảo phù hợp quy định của Luật và thực hiện thực tế của Bộ.

3. Tổ chức, biên chế

Hiện nay, hầu hết các đơn vị trực thuộc Bộ đều có cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ (có trình độ ĐH, CĐ, TH) cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc, biên chế ít dẫn đến một số đơn vị còn kiêm nhiệm.

Tại bộ phận văn thư Bộ thuộc Phòng Hành chính do Văn phòng Bộ quản lý có 06 công chức trực tiếp thực hiện công tác văn thư, đa số các công chức có trình độ từ trung cấp trở lên. Tổ chức văn thư của Bộ theo mô hình văn thư tập trung, được tổ chức và thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho việc giải quyết văn bản của cơ quan được nhanh, gọn.

Phòng Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ hiện có 03 công chức có trình độ đại học, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ, Văn phòng giao về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu công việc. Do số lượng biên chế có hạn, công việc dàn trải nên ngoài việc thực hiện về chuyên môn Phòng vẫn chưa thực hiện được nhiều chức năng tham mưu, tư vấn, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tới các đơn vị trực thuộc trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.

4. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Hàng năm việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ của Bộ Nông nghiệp và PTNT chưa được thực hiện thường xuyên theo đúng quy định của Bộ Nội vụ.

Thời gian vừa qua Bộ đã chỉ đạo các đơn vị bước đầu triển khai, hướng dẫn và thực hiện việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ, nhất là trong giai đoạn xây dựng và áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001 : 2008, tuy nhiên kết quả thực hiện chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu.

Năm 2012, Lưu trữ Bộ đã thu thập tương đối nhiều hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của Bộ. Cụ thể:

- Đối với tài liệu quản lý nhà nước: Vụ Tổ chức cán bộ: trên 60 m giá; tài liệu của Lãnh đạo Bộ: 35m giá, Tài liệu từ văn thư chuyển xuống: 15 m giá.., và một số tài liệu khác của các Ban.

- Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật: Tài liệu được hình thành từ rất lâu đến nay chất lượng giấy kém, màu mực và các số liệu mờ, khó đọc đó là nguyên nhân gây ra tình trạng mối mọt. Loại hình tài liệu này Lưu trữ Bộ chưa có phương án để nộp vào lưu trữ lịch sử.

Văn phòng Bộ đang nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ để có cơ sở xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

Việc sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của Lưu trữ Bộ sau khi thu thập đã được chỉnh lý một cách khoa học, có hệ thống, không để tài liệu trong tình trạng bó gói, chất đống, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu được nhanh, chính xác, hiệu quả.

Số lượng tài liệu chỉnh lý là: 86 m; số lượng chưa chỉnh lý 24.

5. Cơ sở vật chất, kho tàng và trang thiết bị

Tổng diện tích kho tàng của Văn phòng Bộ là 200m² để bảo quản tài liệu. Sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, khoa học và đánh số và ký hiệu cho từng giá tài liệu, kho tàng được trang bị hệ thống thông gió, hút bụi, ẩm, tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu, phục vụ kịp thời yêu cầu tra tìm khi có nhu cầu, thường xuyên kiểm tra và kịp thời xử lý sự cố. Bên cạnh đó, tại một số đơn vị như Cục, Vụ, Viện... trực thuộc Bộ, hệ thống kho tàng cũng đã được bố trí hợp lý để bảo quản trực tiếp khối tài liệu lưu trữ của từng đơn vị.

Với mục đích bảo vệ, chống sự xuống cấp, kéo dài tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ, năm 2012 Phòng Lưu trữ - Văn phòng Bộ đã tiến hành khử trùng toàn bộ hệ thống các kho tài liệu nhằm bảo tồn khối tài liệu hiện đang được lưu giữ.

Hiện nay, việc lưu giữ hồ sơ tài liệu tại Bộ và các đơn vị trực thuộc rất lớn, kho tàng ngày càng chật. Việc đại tu, xây dựng kho mới chưa được thực hiện nên gây khó khăn cho việc quản lý. Hệ thống Phòng đọc chưa có, vẫn chung với Phòng làm việc dẫn đến hạn chế công việc chuyên môn.

6. Xây dựng và chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới

Để sớm đưa công tác văn thư, lưu trữ của Bộ vào nền nếp, khắc phục những tồn tại, hạn chế Bộ sẽ có kế hoạch như sau:

a) Rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của Bộ, Văn phòng, Phòng Lưu trữ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị cho phù hợp với Luật và Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ trong thời gian tới.

b) Hướng dẫn lập hồ sơ, nộp hồ sơ công việc đối với các đơn vị thuộc Bộ để giải quyết tồn đọng trước đây chưa làm (dự kiến hoàn thiện vào năm 2015).

c) Thu thập hồ sơ, tài liệu, có giải pháp chỉ đạo giải quyết dứt điểm của đơn vị chưa thực hiện việc giao nộp thường xuyên đối với từng cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc đối tượng phải nộp.

II. HẠN CHẾ

1. Trong một số thời điểm vẫn còn có đơn vị chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng và chức năng, nhiệm vụ cụ thể của công tác này. Việc chấp hành quy định nộp hồ sơ và lập hồ sơ vào lưu trữ vẫn còn chưa nghiêm; xây dựng bố trí kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được đầu tư kinh phí; ứng dụng khoa học vào công tác lưu trữ còn hạn chế và chưa được phát huy.

2. Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu công việc, do số lượng biên chế thiếu, các vị trí trong công việc ngoài việc thực hiện công việc chuyên môn ra vẫn bố trí kiêm nhiệm, chưa tạo được một bước chuyển biến rõ rệt trong việc chỉnh đốn và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Vì vậy cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã nghiêm chỉnh chấp hành Chỉ thị 05/2007/CT-TTg để tổ chức triển khai tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra tới tất cả các đơn vị trong Bộ và trực thuộc Bộ, đặc biệt là sau khi có Luật lưu trữ, đã không ngừng nâng cao nhận thức cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thấy rõ ý nghĩa và mục đích của Luật, đồng thời tuân thủ và thực hiện đúng những qui định đã ghi trong Luật.

Bên cạnh những ưu điểm trên, một số đơn vị vẫn tồn tại một số nhược điểm sau:

1. Do hạn chế về kinh phí và biên chế, công việc nhiều nhưng cán bộ đảm đương ít, nhu cầu về trang thiết bị, cơ sở vật chất ở một số đơn vị chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, điều đó làm ảnh hưởng rất lớn đến công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;

2. Một số đơn vị chưa bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách mà vẫn kiêm nhiệm thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

3. Kho tàng vẫn chưa được chú trọng, thiết bị cũ, nát, diện tích chật, hẹp;

4. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ ở các đơn vị, cơ quan vẫn chưa làm tốt;

5. Một số đơn vị vẫn còn tình trạng hồ sơ, tài liệu vẫn để bó gói, sắp xếp chưa khoa học, chưa đúng quy định tại các kho lưu trữ cơ quan; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu không thường xuyên chưa được quan tâm đúng mức.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác lưu trữ còn hạn chế và chưa được chú trọng.

IV. PHƯƠNG HƯỚNG, BIỆN PHÁP TRONG THỜI GIAN TỚI

1. Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành Luật lưu trữ và các văn bản qui phạm do Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành.

2. Xác định trọng điểm những đơn vị cần phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử (đặc biệt là các công trình xây dựng trọng điểm của ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).

3. Hướng dẫn việc quản lý hồ sơ, tài liệu cho cán bộ, công chức tại Bộ và các đơn vị.

4. Tăng cường thiết bị kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu.

5. Đào tạo và đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ để cập nhật được các thông tin mới và ứng dụng trong thực tế.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

V. KIẾN NGHỊ

1. Trước đây, Bộ Nông nghiệp & PTNT đã có văn bản đề xuất để Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thống nhất danh sách các đơn vị trực tiếp nộp hồ sơ vào các Trung tâm lưu trữ. Nay đề nghị bổ sung thêm một số đơn vị mới (do sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp & PTNT) để các Trung tâm Lưu trữ có kế hoạch hàng năm thu nộp tài liệu.

2. Có qui định cụ thể và ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác lưu trữ của tất cả các Bộ, ngành một cách thống nhất và toàn diện.

3. Thường xuyên tổ chức tập huấn, hội thảo theo các chuyên đề để nâng cao trình độ. Tham quan trong và ngoài nước cho cán bộ công chức làm công tác lưu trữ.

4. Cần có văn bản hướng dẫn giải mật hồ sơ, tài liệu đối với tài liệu thuộc cơ quan hành chính.