Báo cáo 155/BC-UBND năm 2014 về công tác xây dựng Đề án Vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức Thành phố Hồ Chí Minh

BÁO CÁO

CÔNG TÁC XÂY DỰNG ĐỀ ÁN VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ CƠ CẤU NGẠCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thực hiện đề nghị của Bộ Nội vụ tại Công văn số 1801/BNV-TCBC ngày 29 tháng 05 năm 2014 về điều chỉnh biên chế công chức năm 2014 liên quan tiến độ xây dựng Đề án Vị trí việc làm,

Ủy ban nhân dân Thành phố báo cáo việc triển khai xây dựng Đề án Vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức của Thành phố Hồ Chí Minh như sau:

I. QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN VỊ TRÍ VIỆC LÀM

Việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước nhằm đổi mới cơ chế quản lý công chức là một việc làm mới và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc quản lý, tuyển dụng, đánh giá, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức.

Xuất phát từ tầm quan trọng nói trên, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 quy định về xác định vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập và Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, đây là cơ sở quan trọng trong việc thực hiện xác định vị trí việc tại cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp.

Tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm đảm bảo hiệu quả, khoa học, chính xác trong việc xây dựng đề án vị trí việc làm, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn Thành phố, ngày 19 tháng 7 năm 2013 Ủy ban nhân dân Thành phố đã ký Quyết định số 3924/QĐ-UBND thành lập Tổ công tác triển khai việc xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức Thành phố, giao Sở Nội vụ làm Tổ trưởng với thành viên là lãnh đạo một số Phòng, chuyên viên của Sở Nội vụ và Trưởng phòng tổ chức các cơ quan, đơn vị có số lượng cán bộ công chức, viên chức lớn.

Ngay sau khi thành lập, Tổ Công tác ban hành kế hoạch số 1238/KH-TCT ngày 09 tháng 8 năm 2013 xây dựng tiến độ thực hiện và phân công nhiệm vụ cụ thể đối với từng thành viên của Tổ, tiến hành chọn, đề xuất đơn vị thực hiện thí điểm, đồng thời kiểm tra đôn đốc các cơ quan, đơn vị của Thành phố triển khai công tác kê khai các biểu mẫu, phụ lục theo quy định; hướng dẫn, hỗ trợ, giải quyết các vướng mắc của các đơn vị trong quá trình thực hiện, xây dựng khung tiêu chí đánh giá các yếu tố ảnh hưởng, các nội dung cốt lõi để làm cơ sở thẩm định Đề án.

Qua quá trình khẩn trương chuẩn bị, ngày 22 tháng 7 năm 2013, Ủy ban nhân dân Thành phố đã chủ trì triển khai, tập huấn xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức cho 45 đơn vị sở, ngành và 24 quận, huyện với sự tham gia của 150 lãnh đạo, công chức, viên chức gồm Thành viên Ban Chỉ đạo cải cách chế độ công vụ công chức Thành phố, Thành viên Tổ Công tác Đề án vị trí việc làm và lãnh đạo, cán bộ làm công tác tổ chức của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thành phố.

Thành phố đã chọn 05 cơ quan, đơn vị gồm Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Truyền hình Thành phố, Bệnh viện Nhân dân 115, Trường Trung học phổ thông chuyên Lê Hồng Phong và Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận thực hiện điểm việc xây dựng Đề án vị trí việc làm tại đơn vị. Ngày 23 tháng 12 năm 2013, Thành phố Hồ Chí Minh được Bộ Nội Vụ thẩm định, thông qua Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức của 05 cơ quan, đơn vị được chọn điểm.

Qua ý kiến thẩm định của Bộ Nội vụ đối với 05 Đề án điểm, ngày 13 tháng 01 năm 2014, Sở Nội vụ có Công văn số 01/HD-SNV hướng dẫn chi tiết việc thực hiện xây dựng đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn Thành phố. Ngày 14 tháng 01 năm 2014, Ủy ban nhân dân Thành phố tiếp tục tổ chức hội nghị hướng dẫn cho lãnh đạo và cán bộ tổ chức các sở, ngành, quận, huyện về nội dung cơ bản của việc xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập.

Ngoài ra, Sở Nội vụ đã trực tiếp hướng dẫn cho toàn thể cán bộ công chức của các đơn vị như Sở Tài chính, Sở Giao thông vận tải, Ban Quản lý các Khu Chế xuất và Công nghiệp Thành phố, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng cũng như một số đơn vị trực thuộc các Sở đồng thời tổ chức nhiều buổi gặp trao đổi hướng dẫn cho Lãnh đạo các đơn vị tại Sở Nội vụ, tại đơn vị; đã thực hiện 04 buổi báo cáo chuyên đề về Đề án vị trí việc làm cho các đối tượng là lãnh đạo, cán bộ công chức của các sở, ngành, quận, huyện tại Trường Cán bộ Thành phố.

II. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

1. Khối sở, ngành:

Thành phố có 45 cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố gồm 32 cơ quan hành chính, 13 đơn vị sự nghiệp công lập. Trong đó,

- Có 32/32 cơ quan đã xây dựng xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức (gọi tắt là Đề án hành chính) và gửi Sở Nội vụ thẩm định Đề án.

- Đối với Đề án vị trí việc làm trong các đơn vị sự nghiệp công lập (gọi tắt là Đề án sự nghiệp), có 35 cơ quan đơn vị phải xây dựng gồm 13 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Thành phố và 22 cơ quan hành chính có các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc. Đến nay, cơ bản đã hoàn tất Đề án riêng lẻ, các đơn vị chủ quản đang thẩm định tổng hợp để xây dựng Đề án tổng.

2. Khối quận, huyện: 24/24 quận, huyện đã xây dựng Đề án hành chính và Đề án sự nghiệp đã gửi cho Sở Nội vụ thẩm định và tổng hợp.

Song song với việc hướng dẫn xây dựng và thẩm định Đề án vị trí việc làm của các cơ quan, đơn vị, đến nay Sở Nội vụ đã cơ bản hoàn thành việc tổng hợp xây dựng Đề án vị trí việc làm hành chính của Thành phố; do khối sự nghiệp rất lớn nên cân thêm thời gian để tổng hợp. Ủy ban nhân dân Thành phố sẽ sớm hoàn chỉnh Đề án khối sự nghiệp để gửi Bộ Nội vụ thẩm định theo quy định.

III. MẶT ĐƯỢC - MẶT HẠN CHẾ - BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1. Mặt được:

Việc xây dựng Đề án vị trí việc làm trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập là công việc mới và khó nhưng xác định được ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác này, Ủy ban nhân dân Thành phố đã quan tâm chỉ đạo, nhắc nhở, đôn đốc kịp thời các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện.

Với sự quan tâm hỗ trợ của Bộ Nội vụ, kinh nghiệm học từ các tỉnh, Thành phố đã được chọn thí điểm trước đây, cùng sự phối hợp của lãnh đạo các sở, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện; đặc biệt là việc triển khai thực hiện của bộ phận tổ chức xây dựng Đề án vị trí việc làm tại các cơ quan, đơn vị, địa phương nên quá trình thực hiện có nhiều thuận lợi.

Thành phố đã tổ chức bằng nhiều hình thức hội thảo, trao đổi kinh nghiệm; Sở Nội vụ - bộ phận thường trực đã trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị hướng dẫn, giải đáp thắc mắc, khó khăn và thẩm định tại cơ quan, đơn vị để rút kinh nghiệm, sẵn sàng trả lời các vướng mắc, kiến nghị của cơ quan, đơn vị khi được liên hệ đã tạo khối thống nhất trong quá trình xây dựng Đề án vị trí việc làm. Đã quán triệt và được sự thống nhất cao của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc lựa chọn được các thành viên tham gia xây dựng Đề án là những người có kiến thức, kỹ năng tốt về các mặt phân tích tổ chức, thống kê, xây dựng bản mô tả công việc, khung năng lực, xử lý các thuật toán; am hiểu, trải nghiệm thực tiễn công tác và nắm bắt một số khâu quan trọng của Đề án, phân nhóm công việc, xác định danh mục vị trí việc làm và mô tả từng vị trí việc làm. Từ đó, tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện xây dựng Đề án.

Ngoài ra, Tổ Công tác và Sở Nội vụ thường xuyên gắn kết các đơn vị, có sự hướng dẫn thống nhất chi tiết phương pháp, quy trình, xử lý tình huống, các biểu mẫu kịp thời cho quá trình thực hiện Đề án. Đồng thời, ban hành mẫu biên bản thẩm định tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng nhất cho các cơ quan, đơn vị trong việc chuẩn bị hồ sơ, thẩm định nội dung Đề án các đơn vị trực thuộc.

2. Mặt hạn chế:

2.1. Các khó khăn trong quá trình xây dựng Đề án vị trí việc làm:

Do tính chất công việc và đặc thù mô hình tổ chức hoạt động khác nhau của khối các sở ngành và đây là lần đầu tiên thực hiện việc xây dựng Đề án vị trí việc làm nên các đơn vị còn lúng túng, vướng mắc và gặp một số khó khăn trong việc xây dựng Đề án, một vài đơn vị cảm thấy việc xây dựng Đề án vị trí việc làm thiếu khả thi, hoài nghi sự cần thiết xây dựng Đề án nên không có những kiến nghị, đề xuất cụ thể cho việc kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự;

Việc kê khai, mô tả công việc chưa khách quan, nhiều người chưa hiểu rõ tầm quan trọng và do chưa có số liệu nên còn tình trạng kê khai theo cảm tính, thiếu khoa học, chủ yếu căn cứ kết quả (100%) để ước thời gian thực hiện.

Tuy đa số các đơn vị hoàn thành xong Đề án nhưng do còn nhiều nội dung chưa phù hợp nên phải điều chỉnh lại, dẫn đến tiến độ bị chậm so với kế hoạch. Nhiều đơn vị còn lẫn lộn giữa vị trí việc làm và số người làm việc, chưa thật sự chú trọng và quan tâm thích đáng công tác xây dựng Đề án tại đơn vị mình.

Các Bộ chuyên ngành chưa ban hành chức danh nghề nghiệp, tiêu chuẩn, hạng chức danh nghề nghiệp nên việc xây dựng Đề án và thực hiện biểu mẫu khó khăn khi xác định khung năng lực, hạng, chức danh nghề nghiệp.

2.2 Các khó khăn trong quá trình thực hiện các Phụ lục:

Đa số các cơ quan gặp khó khăn trong quá trình thực hiện việc kê khai Phụ lục 1 A và Phụ lục số 5. Đối với cơ quan, đơn vị có số lượng công chức, viên chức lớn, việc tập hợp Phụ lục 1A để phân chia nhóm công việc gặp nhiều khó khăn, mất rất nhiều thời gian.

- Phụ lục 1A (Thống kê công việc cá nhân): thường không xác định được số lượng đầu ra (sản phẩm) trung bình/năm nên chi ước lượng. Thời gian hoàn thành một công việc của mỗi cá nhân không thống nhất. Việc kê khai và thu lại rất mất nhiều thời gian. Còn hiểu nhầm thời gian, kinh nghiệm công tác cần thiết cho vị trí lãnh đạo, quản lý được tính luôn thời gian làm Chuyên viên nên thường ghi thời gian rất dài thay vì chỉ tính thời gian giữ chức vụ bao lâu là thấy mình đảm bảo được vị trí đó.

- Phụ lục 2 (Phân nhóm công việc): Hay nhầm giữa nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ và nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.

- Phụ lục 3 (Các yếu tố ảnh hưởng): việc xác định mức độ ảnh hưởng cao, trung bình hay thấp thường mang tính cảm tính nhiều hơn vì với số lượng dân số và yêu cầu công việc như Thành phố thì thường các yếu tố ảnh hưởng ở mức cao. Chưa nêu rõ những vướng mắc.

- Phụ lục 4 (Danh mục vị trí việc làm): khó khăn trong việc xác định ngạch công chức tương ứng trong cùng vị trí việc làm. Ví dụ: Vị trí Nghiệp vụ Quản lý thị trường thì các ngạch Kiểm soát viên chính thị trường, Kiểm soát viên thị trường, Kiểm soát viên cao đẳng thị trường, Kiểm soát viên trung cấp thị trường... mỗi ngạch ở vị trí này cần số biên chế khác nhau. Vì vậy, ghi vị trí Nghiệp vụ Quản lý thị trường với một ngạch kiểm soát thị trường nào đó và tính tổng biên chế của các ngạch này thì Đề án không thấy rõ cần bao nhiêu biên chế cho từng ngạch.

- Phụ lục 5 (Bản mô tả công việc của vị trí việc làm): Mô tả vị trí việc làm của từng vị trí việc làm với tỷ trọng thời gian thực hiện các nhiệm vụ chính là 100% nhưng một vị trí việc làm có nhiều người (Ví dụ vị trí cấp trưởng, phó) thì việc xác định % tỷ trọng không hợp lý.

- Phụ lục 6 (Khung năng lực của từng vị trí việc làm): mỗi vị trí việc làm có nhiều người làm nhưng lại có yêu cầu chuyên môn, năng lực khác nhau nên gây khó khăn trong việc xác định năng lực, kỹ năng cần thiết và thường chỉ xác định chung chung. Từ đó, đơn vị không thể cụ thể được năng lực, kỹ năng cần thiết. Ví dụ: vị trí Trưởng phòng thì Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch sẽ cần những năng lực, kỹ năng nhất là về chuyên môn, nghiệp vụ khác với Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng Đầu tư xây dựng.

3. Bài học kinh nghiệm

Phải quán triệt đầy đủ ý nghĩa, tầm quan trọng, sự cần thiết của việc xây dựng Đề án vị trí việc làm đến tất cả cơ quan, đơn vị nhất là người đứng đầu.

Lãnh đạo các cấp cần phải chỉ đạo kịp thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi để đảm bảo tiến độ đề ra và giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc do thực tế đề ra trong quá trình xây dựng Đề án vị trí việc làm của đơn vị.

Phải lựa chọn những người tham gia xây dựng Đề án vị trí việc làm tại cơ quan, đơn vị là những người có tâm huyết, nắm chắc tình hình, am hiểu tổng quát chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Lựa chọn các đơn vị điểm xây dựng Đề án vị trí việc làm để thẩm định rút kinh nghiệm những khó khăn, vướng mắc song song với việc triển khai đại trà các bước cho các cơ quan, đơn vị để luôn chủ động trong quá trình thực hiện.

Phải có sự chuẩn bị rất kỹ trước khi xây dựng Đề án, khâu chuẩn bị có thể đóng góp tới 50% sự thành công của Đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức.

IV. PHƯƠNG HƯỚNG TRONG THỜI GIAN TỚI

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tiếp tục lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi để đảm bảo tiến độ đề ra và giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc, tập trung khẩn trương hoàn chỉnh Đề án hành chính, chậm nhất tháng 10 năm 2014 phải gửi về Sở Nội vụ để tiến hành thẩm định và gửi Bộ Nội vụ thẩm định thông qua.

Sở Nội vụ và Tổ Công tác có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị khẩn trương hoàn chỉnh Đề án sự nghiệp của từng đơn vị, sau đó tổng hợp xây dựng Đề án chung của Thành phố, trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét gửi Bộ Nội vụ thẩm định. Thời gian hoàn thành trong tháng 11 năm 2014.

VI. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

Kiến nghị Bộ ngành có liên quan sớm ban hành chức danh nghề nghiệp, hạng chức danh nghề nghiệp và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp để việc xây dựng Đề án vị trí việc làm được thuận lợi, hoàn chỉnh.