Báo cáo 1228/BC-SNV năm 2017 về sơ kết 03 năm (2014-2016) thực hiện Quyết định 02/2014/QĐ-UBND về phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn (2014-2020) do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

BÁO CÁO

SƠ KẾT 03 NĂM (2014 - 2016) THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 02/2014/QĐ-UBND NGÀY 13 THÁNG 01 NĂM 2014 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN NÂNG CAO NĂNG LỰC ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN (2014 - 2020)

Thực hiện Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020; Kế hoạch số 38/KH-SNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Sở Nội vụ về triển khai thực hiện Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020, Sở Nội vụ đã triển khai và tổ chức thực hiện đạt kết quả sau 3 năm (2014-2016) như sau:

Phần I

KẾT QUẢ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH 02/2014/QĐ-UBND

I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH

Từ thực trạng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ (VTLT) tại các cơ quan, tổ chức còn hạn chế; do nhận thức chưa đầy đủ và đúng đắn về công tác VTLT nhất là vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ của công chức, viên chức (CC.VC) tại các cơ quan, tổ chức. Tình trạng tài liệu lưu trữ còn phân tán, ở dạng chất đống, bó gói, chưa tổ chức lập hồ sơ công việc; đội ngũ cán bộ làm công tác VTLT thiếu về số lượng, chất lượng chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn.

Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố đã ban hành Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 về việc phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức (CB.CC.VC) làm công tác VTLT của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020 (Quyết định 02/2014/QĐ-UBND).

Sau 03 năm triển khai thực hiện, tổ chức, biên chế nhân sự ngành VTLT dần được kiện toàn, đội ngũ CB.CC.VC ngành VTLT được tăng cường về số lượng và chất lượng, công tác chuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nề nếp, ổn định và phát triển, tuy nhiên quá trình triển khai thực hiện gặp một số thuận lợi, khó khăn như sau:

1. Thuận lợi

a) Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân Thành phố, lãnh đạo Sở Nội vụ luôn tập trung đầu tư cho công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác VTLT để tạo điều kiện cho công tác quản lý và hoạt động VTLT đạt kết quả; công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản mới quy định về công tác VTLT được đẩy mạnh góp phần nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác VTLT của đội ngũ CB.CC.VC.

b) Việc tuyển dụng CC.VC làm VTLT có chuyên môn, nghiệp vụ được quan tâm tăng cường. Biên chế, nhân sự làm công tác VTLT được bổ sung.

c) Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chú trọng, quan tâm cử CC.VC tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ đúng đối tượng, trình độ chuyên môn của CC.VC được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt yêu cầu trong tình hình mới. Góp phần nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan, tổ chức.

2. Khó khăn

a) Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác VTLT nên ít cử CC.VC tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT hoặc cử tham gia xong chuyển sang nhiệm vụ khác.

b) Số lượng CC.VC tham gia không đầy đủ, nhiều CC.VC chưa tích cực học tập, không tham dự các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ do muốn chuyển công tác khác để có mức lương và cơ hội phát triển tốt hơn nên chất lượng đào tạo chưa cao.

c) Trình độ chuyên môn của đội ngũ CB.CC.VC làm VTLT chưa đồng đều; đội ngũ CB.CC.VC chưa qua đào tạo còn nhiều. Việc chuẩn hóa trình độ CB.CC.VC làm VTLT còn khó khăn do chế độ tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp của người làm công tác VTLT còn thấp chưa khuyến khích được CC.VC gắn bó lâu dài vơi công việc.

d) Đa số CB.CC.VC phụ trách công tác VTLT có chuyên môn trái ngành hoặc chỉ qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, công việc không ổn định, thường xuyên biến động nên việc tổ chức thực hiện gặp nhiều khó khăn, lúng túng

II. KẾT QUẢ 03 NĂM THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

Thực hiện Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND , các cơ quan, tổ chức của Thành phố đã triển khai thực hiện đạt kết quả như sau:

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

Trong 03 năm qua, công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về VTLT được các cơ quan, tổ chức quan tâm và thường xuyên thực hiện như: mở các lớp tuyên truyền, phổ biến triển khai, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho thủ trưởng, CB.CC.VC làm công tác VTLT. Trong đó, nội dung tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật về VTLT sát với công việc chuyên môn, nghiệp vụ như: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư, các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Thành phố, Sở Nội vụ đến các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố.

Ngoài ra, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thường xuyên hỗ trợ và làm báo cáo viên cho nhiều cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố để phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác VTLT; kịp thời thông tin về hoạt động của ngành VTLT trên Website của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Tham mưu xây dựng kế hoạch hàng năm

Định kỳ vào đầu quý 4 của năm, Chi cục VTLT xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ VTLT, phối hợp với Phòng Công chức - Viên chức thống nhất về chương trình đào tạo, đối tượng tham gia để trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.

3. Số lượng, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức ngành VTLT

Qua 3 năm triển khai thực hiện, tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CB.CC.VC làm công tác VTLT có nhiều thay đổi, số lượng có tăng nhưng không nhiều do điều động, luân chuyển hoặc nghỉ việc, cụ thể:

a) Số liệu tổng hợp năm 2012 (trước khi thực hiện Đề án)

Tổng số CB.CC.VC làm công tác quản lý và hoạt động VTLT là 3.545 người, trong đó trình độ chuyên ngành VTLT là 1.071 người, đạt tỷ lệ: 30,21 %.

b) Số liệu tổng hợp đến năm 2016 (sau 3 năm thực hiện Đề án)

Tổng số CB.CC.VC làm công tác quản lý và hoạt động VTLT là 3.860 người, trong đó trình độ chuyên ngành VTLT là 2.157 người, đạt tỷ lệ: 55,88%.

Bảng tổng hợp số lượng, chất lượng đội ngũ CB.CC.VC ngành VTLT:

4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT tại Thành phố

Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch đào tạo hàng năm của Thành phố, các cơ quan, tổ chức đã cử CB.CC.VC, người trực tiếp làm công tác VTLT tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kết quả như sau:

a) Tại Thành phố

- Năm 2014

+ Về chương trình đào tạo:

Phối hợp với Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh mở lớp Cử nhân văn bằng 2 vừa làm vừa học (VLVH) ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (2014 - 2017) cho 07 CC.VC làm công tác VTLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nội vụ các quận, huyện, cán bộ phụ trách VTLT tại các sở, ngành;

Tổ chức 01 lớp Trung cấp VLVH ngành VTLT (2014 - 2016) cho 73 CC.VC làm công tác VTLT của các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn tại Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương.

+ Về các lớp bồi dưỡng:

Phối hợp với Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT cho CC.VC công tác VTLT tại các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn như nghiệp vụ lập hồ sơ cho 78 CC.VC; nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ có 68 CC.VC tham dự; số hóa tài liệu lưu trữ cho 49 người CC.VC; 02 lớp sơ cấp VTLT cỏ 144 CC.VC tham dự;

+ Về công tác tập huấn văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về VTLT:

Phối hợp với Trường Cán bộ Thành phố (nay là Học viện Cán bộ) triển khai và tổ chức 13 lớp cho 2.336 lượt cán bộ lãnh đạo và CB.CC.VC làm công tác VTLT trên địa bàn Thành phố.

- Năm 2015

+ Về chương trình đào tạo:

Tiếp tục phối hợp với Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh mở lớp Cử nhân văn bằng 2 VLVH ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (2015 - 2018) cho 12 CC.VC làm công tác VTLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nội vụ các quận, huyện, cán bộ phụ trách VTLT tại các sở, ngành;

Tổ chức lớp Trung cấp VLVH VTLT (2015 - 2017) cho 47 CC.VC làm công tác VTLT của các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn tại Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương;

+ Về các lớp bồi dưỡng:

Phối hợp với Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT cho CC.VC làm công tác VTLT tại các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn gồm 478 lượt người tham gia, cụ thể: 02 lớp Sơ cấp VTLT cho 185 CC.VC tham dự; tổ chức 02 lớp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho 156 CC.VC tham dự; chỉnh lý tài liệu lưu trữ có 64 CC.VC tham dự; số hóa tài liệu lưu trữ cho 73 CC.VC tham dự;

+ Về công tác tập huấn văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về VTLT;

Phối hợp với Học viện Cán bộ tổ chức 17 lớp tập huấn với 2.838 cán bộ lãnh đạo và CB.CC.VC làm công tác VTLT trên địa bàn Thành phố. Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức tập huấn Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố cho 1.116 CB.CC.VC.

- Năm 2016

Do chương trình đào tạo các lớp của những năm trước chưa kết thúc, tuy nhiên nhằm đánh giá kết quả học tập và chương trình đào tạo để điều chỉnh và đề xuất phù hợp. Trong năm 2016, chỉ tập trung mở các lớp bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT, cụ thể:

+ Về các lớp bồi dưỡng:

Tiếp tục phối hợp với Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh mở 02 lớp Sơ cấp nghiệp vụ VTLT gồm 200 CC.VC làm công tác VTLT tại các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố tham dự.

+ Về công tác tập huấn văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về VTLT:

Phối hợp với Học viện Cán bộ tổ chức 18 lớp gồm 8 chuyên đề chuyên ngành VTLT với 3.163 lượt cán bộ lãnh đạo và CB.CC.VC làm công tác VTLT trên địa bàn Thành phố. Ngoài ra, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức 04 Hội nghị dành cho 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu để triển khai thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của UBND Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử (TTLTLS) Thành phố Hồ Chí Minh, với 1.028 người tham dự.

b) Tại các cơ quan, tổ chức:

Công tác đào tạo, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT tại các cơ quan, tổ chức cũng được chú trọng, ngoài việc cử CC.VC tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng do Thành phố tổ chức, còn chủ động mở các lớp tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ công tác VTLT.

Theo số liệu báo cáo đến năm 2016, các cơ quan, tổ chức đã phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các Trường đào tạo đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về VTLT như sau:

- Tại các sở ngành:

Từ năm 2014 - 2016: bằng nguồn kinh phí của đơn vị, một số sở ngành, doanh nghiệp đã quan tâm, phối hợp tổ chức tập huấn kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ VTLT với hơn 1.850 CB.CC.VC tham dự, cụ thể tại các cơ quan như: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Du lịch, Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy, Ban Quản lý Khu Công viên Lịch sử - Văn hóa Dân tộc, Chi cục Thú y thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ban Dân tộc, Đài Tiếng nói nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh; Sở Y tế và các cơ quan trực thuộc Sở Y tế; Sở Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo; Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố; Công ty TNHH MTV Dệt may Gia Định; Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết; Công ty Đầu tư tài chính Nhà nước Thành phố Hồ Chí Minh; Tổng Công ty Điện lực và 08 Công ty Điện lực quận, huyện trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh; Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn TNHH MTV và các đơn vị trực thuộc; Tổng Công ty Nông nghiệp Sài Gòn TNHH MTV.

- Tại Ủy ban nhân dân quận, huyện:

Bằng nguồn kinh phí của địa phương, hàng năm các quận, huyện đã chủ động tổ chức tập huấn với nhiều hình thức phong phú như phối hợp với Phòng Tư pháp, Trung tâm Dạy nghề hoặc Trung tâm bồi dưỡng chính trị để triển khai thực hiện như: Tổ chức hội nghị, kết hợp tuyên truyền, phổ biến trong các cuộc họp cơ quan, đơn vị, sao gửi văn bản, tuyên truyền trên Cổng thông tin điện tử của huyện; các quận, huyện khác mở Hội nghị tập huấn về công tác VTLT; hướng dẫn Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và mời báo cáo viên là lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ, với 4.814 CB.CC.VC tham dự, cụ thể:

+ Năm 2014: 1.010 người;

+ Năm 2015: 1.653 người;

+ Năm 2016: 2.171 người.

Đặc biệt, Ủy ban nhân dân Quận 8, quận Tân Phú và Tân Bình đã chủ động phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương (nay là Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh) tổ chức 03 lớp Trung cấp VTLT với hơn 200 CB.CC.VC làm công tác VTLT tại các phòng, ban và Ủy ban nhân dân các phường tham gia. Theo đó, kinh phí đào tạo do quận hỗ trợ 50% từ nguồn kinh phí đào tạo của quận và cá nhân tự túc 50%. Riêng Ủy ban nhân dân Quận 11, hỗ trợ 50% kinh phí đào tạo cho 02 công chức tham gia lớp Cử nhân văn bằng 2 vừa làm vừa học (VLVH) ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và 01 công chức theo học lớp Cao đẳng VTLT.

Ngoài ra, nhằm bổ sung kiến thức nghiệp vụ, một số viên chức tại các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp đã sắp xếp thời gian ngoài giờ hành chính, tự đào tạo bằng nguồn kinh cá nhân gồm: 119 người, cụ thể: năm 2014: 65 người; năm 2015: 25 người; năm 2016: 29 người.

5. Tổng hợp kết quả sau 3 năm thực hiện Đề án

Sau 3 năm (2014 - 2016) thực hiện Đề án, kết quả đào tạo, bồi dưỡng tại Thành phố và cơ quan, tổ chức như sau:

a) Kết quả đào tạo

- Đào tạo:

+ Đại học: 21 CC.VC

+ Cao đẳng: 01 CC.VC

+ Trung cấp: 320 CC.VC

- Bồi dưỡng:

+ Sơ cấp: 529 lượt CC.VC

+ Bồi dưỡng nghiệp vụ: 488 lượt CC.VC

- Tập huấn: 15.021 lượt CC.VC.

b) Kinh phí đào tạo từ nguồn ngân sách của Thành phố và các cơ quan, tổ chức là 3.871.000.000 đồng (Ba tỷ tám trăm bảy mươi mốt ngàn đồng)

III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1. Mặt làm được

Từ năm 2014 - 2016, công tác VTLT trên địa bàn Thành phố có những chuyển biến tích cực, như:

a) Tổ chức bộ máy ngành VTLT được kiện toàn; đội ngũ CB.CC.VC làm công tác VTLT được tăng cường về số lượng và chất lượng; công tác chuyên môn nghiệp vụ từng bước đi vào nền nếp, ổn định.

b) Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà nước về VTLT được thực hiện kịp thời, phong phú cả về hình thức lẫn nội dung.

c) Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn chuyên môn nghiệp vụ về VTLT cho CB.CC.VC làm công tác VTLT bám sát theo nội dung của Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND và Kế hoạch số 38/KH-SNV; chuyên ngành đào tạo gắn với chức danh đang phụ trách và tất cả CB.CC.VC có liên quan đến công tác VTLT.

d) Chất lượng CB.CC.VC làm công tác VTLT dần được nâng lên, góp phần nâng cao năng lực công tác, thay đổi phương pháp làm việc theo hướng tích cực, thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn; đáp ứng nhu cầu công việc của cơ quan, tổ chức trong công tác VTLT.

đ) Công tác tuyên truyền góp phần tác động mạnh đến nhận thức lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về tầm quan trọng của công tác VTLT, hầu hết các sở, quận, huyện và một số doanh nghiệp đã quan tâm đến công tác tập huấn, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật, tổ chức mời báo cáo viên về tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ tại đơn vị.

2. Hạn chế

a) Đa số CB.CC.VC phụ trách công tác VTLT đều kiêm nhiệm, không ổn định, thường xuyên biến động, CB.CC.VC làm công tác VTLT thường được bố trí cán bộ trẻ, chưa có kinh nghiệm, nên hiệu quả việc thực hiện nghiệp vụ chưa cao.

b) Đội ngũ CB.CC.VC làm VTLT chưa qua đào tạo về chuyên môn còn nhiều, trình độ chưa đồng đều. Việc chuẩn hóa trình độ CB.CC.VC làm VTLT còn khó khăn do chế độ tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp của người làm công tác VTLT còn thấp chưa khuyến khích được CB.CC.VC gắn bó lâu dài với công việc.

c) Chỉ tiêu, số lượng đào tạo, bồi dưỡng còn thấp so với mục tiêu đề ra. Nội dung, chương trình đào tạo và phương pháp giảng dạy còn nặng về lý thuyết, chưa tập trung nhiều vào thực hành nên chất lượng, hiệu quả chưa cao.

3. Nguyên nhân

a) Nguyên nhân đạt được

- Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân Thành phố trong việc triển khai thực hiện và đầu tư kinh phí cho công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ VTLT.

- Các cơ quan, tổ chức đã nhận thức được tầm quan trọng và tạo điều kiện cho CB.CC.VC làm công tác VTLT và CB.CC.VC có liên quan đến công tác VTLT tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn do Thành phố tổ chức.

- Ủy ban nhân dân quận, huyện chủ động phối hợp với các cơ sở đào tạo hoặc mời Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức các lớp tập huấn về VTLT; góp phần nâng cao nghiệp vụ công tác VTLT của các cơ quan, tổ chức.

b) Nguyên nhân hạn chế

- Vị trí việc làm về VTLT tại một số cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, đa số là kiêm nhiệm dẫn đến biến động và phải tổ chức bồi dưỡng tập huấn thường xuyên.

- Do chưa có bộ phận thường trực quản lý Đề án như tham mưu xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, đề xuất các giải pháp về kinh phí, quản lý đánh giá hiệu quả, đạt được mục tiêu.

IV. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

1. Đối với Ủy ban nhân dân Thành phố

a) Đề xuất cho phép Sở Nội vụ thành lập Tổ quản lý và tổ chức thực hiện Đề án.

b) Kiến nghị cho phép Sở Nội vụ tổ chức các Đoàn học tập kinh nghiệm công tác VTLT tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh và nước ngoài trong phần kinh phí của Đề án để học tập, tiếp cận các mô hình hay, công nghệ tiên tiến về lĩnh vực VTLT để áp dụng thực hiện.

2. Đối với Ủy ban nhân dân quận, huyện, sở ngành Thành phố

a) Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cần chủ động tổ chức, phối hợp đào tạo theo mục tiêu, chỉ tiêu của Đề án, quan tâm cử CC.VC tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT đúng đối tượng do Thành phố tổ chức;

b) Theo dõi, báo cáo kịp thời kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT tại cơ quan, tổ chức;

c) Phân công, bố trí CC.VC trực tiếp làm công tác VTLT đúng chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác VTLT tại cơ quan;

d) Tổ chức thực hiện tốt chính sách ưu đãi khuyến khích người làm công tác VTLT.

Phần II

NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐẾN NĂM 2020

Nhằm tiếp tục triển khai thực hiện Đề án nâng cao năng lực đội ngũ CB.CC.VC làm công tác VTLT của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014- 2020 theo Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố từ nay đến năm 2020 như sau:

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện giai đoạn còn lại của Đề án (2017-2020) và kế hoạch hàng năm xác định mục tiêu đạt được trong năm.

2. Thành lập tổ công tác thực hiện Đề án và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm:

a) Tiếp tục phối hợp với Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh, tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo quản lý và người trực tiếp làm công tác VTLT tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các sở, ban, ngành, tại Phòng Nội vụ quận, huyện và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

b) Tập trung đào tạo kỹ sư, thạc sỹ tin học, điện tử... phục vụ cho việc vận hành, quản lý thông tin tài liệu số, việc khai thác và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử và các chương trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý nhà nước ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ và điều hành Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Thành phố.

3. Xây dựng Kế hoạch phối hợp với Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; các Trường nghiệp vụ có liên quan để định hướng cho học sinh các Trường Trung học phổ thông theo học ngành VTLT để giới thiệu về các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tuyển dụng.

4. Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Thành phố về chế độ chính sách, phụ cấp ưu đãi ngành cho người trực tiếp làm công tác VTLT để thu hút nguồn nhân lực trong lĩnh vực VTLT.

5. Mở rộng giao lưu hợp tác, trao đổi học tập kinh nghiệm công tác VTLT trong tỉnh và nước ngoài để công tác VTLT ngày càng phát triển.

6. Đến năm 2021, tất cả CB.CC.VC và người trực tiếp làm công tác VTLT đều có trình độ nghiệp vụ theo đúng tiêu chuẩn quy định, CC.VC có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ khác, ít nhất phải có giấy chứng nhận lớp bồi dưỡng sơ cấp nghiệp vụ VTLT.

Trên đây là Báo cáo sơ kết 03 năm triển khai thực hiện Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác VTLT của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020 theo Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố./.