Báo cáo 10/BC-STTTT năm 2014 về tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị do Sở Thông tin và Truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

BÁO CÁO

VỀ TĂNG CƯỜNG TRAO ĐỔI, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố tại công văn số 226/UBND-TTH ngày 16 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị. Sở Thông tin và Truyền thông báo cáo kết quả thực hiện như sau:

1. Về đánh giá việc gửi thư mời họp, hoãn họp qua tin nhắn SMS và hoàn thiện phần mềm chỉ đạo điều hành với tính năng lập biên bản cuộc họp, soạn thảo thông báo kết luận cuộc họp tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố:

Sở Thông tin và Truyền thông đã hoàn tất việc cài đặt phần mềm, triển khai hướng dẫn sử dụng cho các cá nhân thuộc các phòng của Ủy ban nhân dân thành phố như sau: Thư ký Phó Chủ tịch Lê Mạnh Hà (Ông Huỳnh Bùi Hoàng Nam); Phòng Tổng hợp Kế hoạch (Ông Hứa Hồng Vinh); Phòng Đầu tư (Bà Đặng Thị Minh Thắm); Phòng Công nông nghiệp (Ông Huỳnh Văn Vinh); Phòng Hành chính tổ chức (Ông Hoàng Nam Phong, Ông Nguyễn Văn Lỏi) và phần mềm đã được đưa vào vận hành từ ngày 25 tháng 10 năm 2013 đến nay. Hiện tại, Sở Thông tin và Truyền thông đang thực hiện triển khai phần mềm Lịch công tác, Thư mời họp và Chỉ đạo điều hành trên thiết bị di động. Trong quý 2 năm 2014 sẽ triển khai nhân rộng cho tất cả các phòng ban thuộc Ủy ban nhân dân thành phố khi có phản hồi và hoàn chỉnh phần mềm.

2. Về thực hiện kết nối chương trình giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân với các Quận - Huyện, Sở - Ngành

a) Cơ sở pháp lý

- Quy chế về Quản lý và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc: Sở Thông tin và Truyền thông đã trình Ủy ban nhân dân thành phố tại Tờ trình số 03/TTr-STTTT ngày 07 tháng 3 năm 2013 về dự thảo Quy chế về quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông đã gửi kèm dự thảo Quy chế về Quản lý và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho các Sở - Ngành, Quận - Huyện góp ý trong quá trình vận hành thử nghiệm hệ thống liên thông kết nối chương trình giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố với các Quận - Huyện, Sở - Ngành từ ngày 20 tháng 02 năm 2014 đến 20 tháng 3 năm 2014. Sau khi kết thúc quá trình vận hành thử nghiệm, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố ban hành chính thức Quy chế về Quản lý và sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc vào tháng 4 năm 2014.

- Quy định Quản lý, vận hành và sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng dành cho các cơ quan Đảng và Nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh: Sở Thông tin và Truyền thông đang tổng hợp ý kiến từ các Sở - Ban - Ngành, Quận - Huyện và sẽ trình Ủy ban nhân dân thành phố vào tháng 3 năm 2014.

b) Tiến độ triển khai:

Sở Thông tin và Truyền thông đã thực hiện các công việc sau:

- Hoàn tất việc xây dựng, cài đặt và triển khai hệ thống liên thông kết nối chương trình giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố với các Quận - Huyện, Sở - Ngành bao gồm các nội dung công việc sau:

+ Xây dựng phần mềm trục liên thông của thành phố (ESB);

+ Triển khai phần mềm trục liên thông trên môi trường điện toán đám mây của thành phố;

+ Liên thông phần mềm Quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố vào trục liên thông;

+ Kiểm tra hệ thống liên thông kết nối phần mềm Quản lý văn bản giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố với các Quận - Huyện, Sở - Ngành.

- Ngày 14 tháng 02 năm 2014, Sở Thông tin và Truyền thông đã có công văn số 173/STTTT-CNTT về thông báo vận hành thử nghiệm hệ thống liên thông kết nối các phần mềm Quản lý văn bản. Thời gian vận hành thử nghiệm từ ngày 20 tháng 02 năm 2014 đến 20 tháng 3 năm 2014. Sau thời gian vận hành thử nghiệm, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hành đánh giá hệ thống và báo cáo trình Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả và tham mưu thời gian vận hành chính thức trên toàn thành phố.

3. Về xây dựng lộ trình và triển khai chứng thực chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước:

Sở Thông tin và Truyền thông đã báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố tại công văn số 1041/STTTT-CNTT ngày 26 tháng 6 năm 2013 về báo cáo tình hình ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước. Sở Thông tin và Truyền thông căn cứ Khoản 2, Điều 5 và Điều 11 của Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố ủy quyền cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện trách nhiệm của người quản lý thuê bao chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan nhà nước của thành phố.

Ngày 14 tháng 11 năm 2013, Ủy ban nhân dân thành phố có công văn số 9509/VP-CNN về ủy quyền trách nhiệm người quản lý thuê bao chữ ký số chuyên dùng của thành phố Hồ Chí Minh, giao Sở Nội vụ phối hợp Sở Tư pháp thẩm định về pháp lý; đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định. Tuy nhiên, đến nay Sở Thông tin và Truyền thông vẫn chưa nhận được ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố. Trong thời gian chờ hoàn thiện thủ tục pháp lý, Sở Thông tin và Truyền thông đã phối hợp với Trung tâm Chứng thực điện tử chuyên dùng Chính phủ thuộc Cục Quản lý Kỹ thuật Nghiệp vụ Mật mã - Ban Cơ yếu Chính phủ triển khai hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng tại thành phố Hồ Chí Minh hoàn thành trước ngày 20 tháng 3 năm 2014.

Kính trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và có ý kiến chỉ đạo.