Circular No.06/2002/TT-BNG of September 03, 2002 guiding the issuance, extension, amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports overseas under The Government’s Decree No.05/2000/ND-CP of March 3, 2000 on exits and entries of Vietnamese Citizens

THÔNG TƯ

CỦA BỘ NGOẠI GIAO SỐ 06/2002/TT-BNG, NGÀY 03 THÁNG 9 NĂM 2002VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ Ở NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 05/2000NĐ-CP NGÀY 03 THÁNG 3 NĂM 2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Ngày 03-3-2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 05/2000NĐ-CP về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi tắt là nghị định). Bộ Ngoại giao hướng dẫn cụ thể về việc cấp, gia hạn, sửa đổi và bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) ở nước ngoài như sau:

I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ quan đại diện) là cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổi và bổ sung hộ chiếu ở nước ngoài.

2- Những trường hợp sau đây được cấp, gia hạn, bổ sung hoặc sửa đổi hộ chiếu ở nước ngoài:

a) Người đã được cấp hộ chiếu theo quy định tại Điều 7, 8 của Nghị định; khi đang ở nước ngoài bị mất hộ chiếu, hộ chiếu bị hư hỏng, hết trang hay hết thời hạn sử dụng hoặc có yêu cầu bổ sung, sửa đổi hộ chiếu với điều kiện người đó tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dân.

b) Người đã được cấp hộ chiếu theo quy định tại khoản 5 Điều 7 và khoản 8 Điều 8 của nghị định, trong thời gian công tác ở nước ngoài có quyết định được cử giữ chức vụ ngoại giao hoặc thay đổi chức vụ ngoại giao.

c) Người đang mang hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài; phóng viên thông tấn và báo chí Nhà nước của Việt Nam thường trú ơ nước ngoài; hoặc là vợ (chồng), con dưới 18 tuổi của thành viên các cơ quan nêu trên.

d) Con dưới 18 tuổi của những người thuộc diện quy định tại khoản 5 Điều 7 và từ khoản 1 - 8 Điều 8 Nghị định có tên và ảnh trong hộ chiếu của cha (mẹ), nếu có yêu cầu được cấp hộ chiếu riêng.

3- Việc cấp hộ chiếu ở nước ngoài cần tuân thủ các quy định về đối tượng được cấp hộ chiếu nêu tại Điều 7, 8 Nghị định và mục II Thông tư số 04/2000/TT-BNG ngày 08-11-2000 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước theo Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03-3-2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam..

4- Thời hạn giá trị của hộ chiếu:

a) Hộ chiếu cấp cho thành viên gia đình quy định tại khoản 6 Điều 7 và thành viên gia đình của những người nêu tại khoản 8 Điều 8 của Nghị định có thời hạn giá trị phù hợp với nhiệm kỳ công tác của thân nhân họ ở nước ngoài, nhưng không quá 6 tháng, kể từ ngày cán bộ, viên chức hết thời hạn công tác tại cơ quan đại diện.

b) Ngoài quy định tại mục (a) nêu trên hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 18 tuổi có thời hạn giá trị tính đến ngày trẻ em đó đủ 18 tuổi, nhưng không quá 5 năm. Khi trẻ em đủ 18 tuổi, Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu phổ thông và huỷ hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ đã cấp.

5- Công dân Việt Nam đang ở nước ngoài có yêu cầu được cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phải trực tiếp đến làm thủ tục tại cơ quan đại diện. Trường hợp người đó đang ở nước chưa có Cơ quan đại diện của Việt Nam, do ốm đau, bệnh tật hoặc vì lý do đặc biệt khác không trực tiếp đến được thì người đứng đầu Cơ quan đại diện xem xét quyết định trên cơ sở đơn và giấy uỷ quyền của người đề nghị.

6- Đối với hộ chiếu được Cục Lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh cấp với thời hạn dưới 2 năm (cấp ngoại lệ theo Điều 7, khoản 7 và Điều 8, khoản 11 của Nghị định), nếu người mang hộ chiếu có yêu cầu cấp lại hoặc gia hạn do mất, hư hỏng, hết trang hay hết hạn, Cơ quan đại diện thông báo các yếu tố nhân sự và FAX văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài cho Cục lãnh sự và chỉ cấp hộ chiếu mới hoặc gia hạn hộ chiếu khi có sự đồng ý của Cục lãnh sự. Trường hợp này, hộ chiếu được cấp hoặc gia hạn với thời hạn giá trị theo thông báo của cục Lãnh sự.

7- Mục chức danh của người được cấp hộ chiếu (tại trang 2 của hộ chiếu) được ghi như sau:

- Đối với các chức vụ quy định từ khoản 2 đến khoản 7 Điều 8 của Nghị định: ghi chức danh bằng tiếng Việt, trừ trường hợp cơ quan chủ quản đề nghị không ghi chức danh của người được cấp hộ chiếu;

- Bộ trưởng, Thứ trưởng Ngoại giao, thành viên Cơ quan đại diện và thành viên gia đình: ghi chức danh bằng tiếng Việt và tiếng Anh.

- Đối với các chức vụ khác: không ghi chức danh trong hộ chiếu.

8- Văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Chưa quá 6 tháng kể từ ngày ký;

- Ghi rõ họ tên, chức danh của người được cử đi nước ngoài hoặc đang thực hiện nhiệm vụ chính thức của cơ quan, tổ chức mình ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi;

- Do người có thẩm quyền quy định tại Điều 15 nghị định ký trực tiếp (không phải chữ ký sao chụp) và đóng dấu cơ quan.

Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu là cán bộ của doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Thủ tướng Chính phủ, văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài phải do Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với thành viên Hội đồng quản trị) hoặc Tổng Giám đốc (đối với Phó Tổng giám đốc và các cán bộ khác) ký trực tiếp và đóng dấu của doanh nghiệp đó.

- Nếu văn bản gồm 2 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang;

- Nếu có sửa đổi, bổ sung trong văn bản thì phải đóng dấu lên các sửa đổi, bổ sung đó.

- Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu hoặc cơ quan tổ chức cử người đó đi công tác ở nước ngoài có thể thông qua Cục Lãnh sự gửi văn bản nêu tại mục này cho Cơ quan đại diện.

- Đối với thành viên Cơ quan đại diện, văn bản nêu ở mục này có thể được thay bằng xác nhận của người đứng đầu cơ quan đại diện ký trực tiếp vào Tờ khai xin cấp hộ chiếu.

9- Khi cấp lại hộ chiếu, Cơ quan đại diện ghi vào trang bị chú của hộ chiếu mới nội dung "Hộ chiếu này thay cho hộ chiếu số..., do..... cấp ngày... tháng... năm..." bằng tiếng Việt và tiếng Anh.

II- THỦ TỤC CẤP HỘ CHIẾU

1- Cấp lại hộ chiếu do bị mất:

1.1- Hồ sơ gồm:

- 01 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định)

- 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm, trong đó 01 ảnh dán vào Tờ khai, 02 ảnh đính kèm. Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội nhân dân, Công an nhân dân, cán bộ, nhân viên các ngành có sắc phục riêng cần nộp ảnh mặc thường phục.

- Đơn trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

- Văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài nêu tại mục 8 Phần I Thông tư này.

1.2- Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

- Cơ quan đại diện gửi yếu tố nhân sự kèm theo ảnh (ảnh thật hoặc ảnh chuyển qua thư điện tử) của người đề nghị cấp hộ chiếu đến cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ để xác minh.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, cơ quan đã cấp hộ chiếu có trách nhiệm kiểm tra và trả lời yêu cầu xác minh của cơ quan đại diện.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu mới nếu cơ quan được yêu cầu xác minh trả lời có cấp hộ chiếu đó.

Trường hợp hộ chiếu bị mất do chính Cơ quan đại diện cấp hoặc người bị mất hộ chiếu đã đăng ký công dân tại Cơ quan đại diện thì Cơ quan đại diện kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ lưu hoặc hồ sơ đăng ký công dân, nếu xác định yếu tố nhân sự và các chi tiết hộ chiếu cũ mà người đề nghị cấp lại hộ chiếu khai là chính xác thì trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện cấp lại hộ chiếu.

- Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo huỷ hộ chiếu đã mất cho Cục Lãnh sự, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và cơ quan có chức năng quản lý xuất nhập cảnh của nước sở tại.

2. Cấp lại hộ chiếu do hết trang, hư hỏng (rách, bẩn...) hoặc hết thời hạn sử dụng (đối với hộ chiếu đã được gia hạn một lần):

2.1. Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị cấp hội chiếu (theo mẫu quy định);

- 03 ảnh theo quy định;

- Văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài nêu tại mục 8 Phần I Thông tư này.

- Hộ chiếu bị hư hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng (đã gia hạn một lần).

2.2. Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

- Cơ quan đại diện kiểm tra hộ chiếu cũ, nếu khẳng định đúng là hộ chiếu hợp lệ và các chi tiết nhân thân và ảnh vẫn rõ ràng, chính xác thì xem xét cấp hộ chiếu mới trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp có cơ sở nghi ngờ hộ chiếu cũ bị tẩy xoá, thay ảnh hoặc bị rách, bẩn tại trang nhân thân hay trang ảnh mà không đảm bảo được tính xác thực của chi tiết nhân thân và ảnh trong hộ chiếu, thì Cơ quan đại diện gửi yếu tố nhân sự kèm theo ảnh (ảnh thật hoặc gửi qua điện tử) của người đề nghị cấp hộ chiếu đến cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ để xác minh.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, cơ quan đã cấp hộ chiếu có trách nhiệm kiểm tra và trả lời yêu cầu xác minh của Cơ quan đại diện.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu mới nếu cơ quan được yêu cầu xác minh xác nhận có cấp hộ chiếu đó.

- Cơ quan đại diện chụp lưu hồ sơ trang nhân thân hộ chiếu cũ, sau đó cắt góc, đóng dấu huỷ và trả lại cho người được cấp lại hộ chiếu.

3. Cấp hộ chiếu trong trường hợp được cử giữ chức vụ ngoại giao hoặc thay đổi chức vụ ngoại giao:

Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị cấp hội chiếu (theo mẫu quy định);

- 03 ảnh theo quy định;

- Quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc cử giữ chức vụ ngoại giao hoặc thay đổi chức vụ ngoại giao;

- Hộ chiếu đang sử dụng.

Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu mới trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi cấp hộ chiếu mới, Cơ quan đại diện chụp lưu hồ sơ trang nhân thân hộ chiếu cũ, sau đó cắt gốc, đóng dấu huỷ và trả lại cho người được cấp hộ chiếu.

4. Cấp hộ chiếu cho người đang mang hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, phóng viên thông tấn và báo chí Nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài hoặc là vợ (chống) hoặc con dưới 18 tuổi của thành viên cơ quan nêu trên:

Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu quy định),

- 03 ảnh theo quy định,

- Quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện hoặc phóng viên thông tấn và báo chí Nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài,

- Ý kiến của Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngoại giao (đối với trường hợp đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định),

- Hộ chiếu đang sử dụng.

Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu mới trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi cấp hộ chiếu mới, Cơ quan đại diện chụp lưu hồ sơ trang nhân thân hộ chiếu cũ, sau đó cắt góc, đóng dấu huỷ và trả lại cho người được cấp hộ chiếu.

5. Cấp hộ chiếu riêng cho trẻ em là con của những người thuộc diện quy định tại khoản 5 Điều 7 và từ khoản 1-8 Điều 8 Nghị định có tên và ảnh trong hộ chiếu của cha (mẹ):

Trẻ em có tên, ảnh trong hộ chiếu của cha (mẹ), nếu có yêu cầu thì được cấp hộ chiếu riêng.

Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu),

- 03 ảnh theo quy định,

- Bản chụp hộ chiếu của cha (mẹ) có tên và ảnh của trẻ em đó; cần xuất trình bản chính để đối chiếu,

- Bản sao Giấy khai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi; cần xuất trình bản chính để đối chiếu.

Cơ quan đại diện đối chiếu các dữ liệu về trẻ em trong hộ chiếu của cha (mẹ), Giấy khai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi và cấp hộ chiếu cho trẻ em đó trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Cơ quan đại diện bị chú việc xoá tên trẻ em vào hộ chiếu của cha (mẹ).

III. THỦ TỤC GIA HẠN, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI HỘ CHIẾU

1. Gia hạn hộ chiếu:

Trước khi hộ chiếu hết hạn, người được cấp hộ chiếu phải làm thủ tục gia hạn. Trường hợp hộ chiếu đã hết hạn hoặc đã được gia hạn một lần thì phải làm thủ tục cấp lại hộ chiếu theo quy định tại mục 2 Phần II.

Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu (theo mẫu),

- Hộ chiếu,

- Văn bản cử đi nước ngoài hoặc xác nhận cán bộ, viên chức tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài nêu tại mục 8 Phần I Thông tư này.

Nếu xác định hộ chiếu của người đề nghị gia hạn còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị tẩy xoá, sửa chữa ở trang nhân thân, không bị thay ảnh, thay trang hoặc khâu lại hộ chiếu, không bị hư hỏng, hết trang thì Cơ quan đại diện gia hạn hộ chiếu trong thời gian 02 ngày làm việc.

2. Bổ sung, sửa đổi hộ chiếu:

2.1. Bổ sung, sửa đổi các yếu tố nhân thân trong hộ chiếu:

Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu (theo mẫu quy định),

- 03 ảnh theo quy định (nếu thuộc trường hợp cần cấp hộ chiếu mới),

- Hộ chiếu,

- Bản sao (xuất trình bản chính để đối chiếu) giấy tờ hợp lệ chứng minh các yếu tố nhân thân cần bổ sung, sửa đổi trong hộ chiếu.

Cơ quan đại diện kiểm tra tính xác thực của các giấy tờ này; nếu đúng thì bổ sung, sửa đổi và bị chú vào hộ chiếu.

Đối với yêu cầu sửa đổi họ, tên, chữ đệm theo quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính họ, tên, chữ đệm của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì Cơ quan đại diện không bị chú vào hộ chiếu mà yêu cầu làm thủ tục cấp hộ chiếu mới.

2.2- Bổ sung trẻ em đang ở nước ngoài là con dưới 16 tuổi của những người thuộc diện quy định tại khoản 5 Điều 7 và từ khoản 1 đến khoản 8 Điều 8 của Nghị định hoặc được những người này giám hộ vào hộ chiếu của cha, mẹ hay người giám hộ (nếu có yêu cầu được ghi chung vào hộ chiếu của cha, mẹ hay người giám hộ);

Hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu (theo mẫu quy định) có dán ảnh trẻ em đó;

- 02 ảnh của trẻ em;

- Hộ chiếu của cha (mẹ) hay người giám hộ;

- Bản sao Giấy khai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Quyết định công nhận giám hộ (xuất trình bản chính để đối chiếu);

- Ý kiến của Vụ Tổ chức - cán bộ, Bộ Ngoại giao (đối với trường hợp trẻ em đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện quy định tại khoản 6 Điều 7 hoặc khoản 9 Điều 8 của Nghị định);

- Cơ quan đại diện xem xét, giải quyết trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi bổ sung trẻ em vào hộ chiếu của cha, mẹ hay người giám hộ, Cơ quan đại diện bị chú vào hộ chiếu.

IV- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Cục lãnh sự có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan đại diện thực hiện Thông tư này.

2- Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Cục lãnh sự danh sách những người được cấp hộ chiếu, nêu rõ yếu tố nhân thân, số, ngày cấp hộ chiếu cũ và hộ chiếu mới, thời hạn giá trị hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

3- Thông tư này có hiệu lực sau 30 ngày, kể từ ngày ký và thay thế các quy định liên quan đến việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài trong thông tư số 163 NG/TT ngày 25-5-1995 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện Nghị định số 24/CP ngày 24-3-1995 của Chính phủ về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh.