Kế hoạch 902/KH-UBND về kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lai Châu năm 2021

KẾ HOẠCH

KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NĂM 2021

Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

UBND tỉnh Lai Châu ban hành Kế hoạch kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2021, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Đánh giá tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 tại các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh theo đúng các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ.

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, chuyển biến tác phong làm việc theo hướng chuyên nghiệp, tiến tới nền hành chính hiện đại với phương châm công khai, minh bạch, văn minh, lịch sự.

- Góp phần cải thiện và nâng cao Chỉ số cải cách hành chính (PA INDEX), chỉ số hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Đơn vị xây dựng báo cáo kiểm tra đảm bảo trung thực, phản ánh đúng tình hình thực hiện HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2015 của các cơ quan, đơn vị.

- Kiểm tra phải đánh giá đúng, khách quan, trung thực về tình hình, kết quả hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh.

- Các đơn vị được kiểm tra cử đại diện lãnh đạo, công chức, viên chức có trách nhiệm phối hợp cung cấp tài liệu cho Đoàn kiểm tra.

II. ĐỐI TƯỢNG, THÀNH PHẦN ĐOÀN KIỂM TRA, PHƯƠNG THỨC, THỜI GIAN KIỂM TRA

1. Đối tượng kiểm tra

Bao gồm 180 đơn vị đã triển khai áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trên địa bàn tỉnh, trong đó:

1.1. Kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan: 50 đơn vị.

(theo Phụ lục I đính kèm)

1.2. Kiểm tra qua báo cáo tự kiểm tra: 130 đơn vị.

(theo Phụ lục II đính kèm)

2. Thành phần Đoàn kiểm tra

- Đại diện Lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ.

- Đại diện Lãnh đạo, công chức của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng - Sở Khoa học và Công nghệ.

3. Phương thức kiểm tra

3.1. Kiểm tra tại trụ sở cơ quan

- Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan về tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo các nội dung tại Phần III qua báo cáo, hồ sơ và quan sát các hoạt động thực tế.

- Đơn vị chịu sự kiểm tra có trách nhiệm giải trình về vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu theo yêu cầu của đoàn kiểm tra và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, tài liệu đã cung cấp.

3.2. Kiểm tra qua báo cáo tự kiểm tra

- Các đơn vị tổ chức kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo các nội dung tại Phần III nêu trên và kèm theo các tài liệu, bằng chứng liên quan (theo phụ lục III đính kèm) gửi Sở Khoa học và Công nghệ (qua Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) trước ngày 15/11/2021 để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

- Căn cứ báo cáo tình hình thực hiện, các tài liệu, bằng chứng liên quan Sở Khoa học và Công nghệ đánh giá kết quả thực hiện của các đơn vị báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo các đơn vị thực hiện hoặc khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu (nếu có).

4. Thời gian kiểm tra

Thời gian kiểm tra trực tiếp tại trụ sở chia làm 2 đợt, cụ thể:

- Đợt 1: Vào quê II năm 2021.

- Đợt 2: Vào quê III năm 2021.

Thời gian kiểm tra cụ thể Đoàn kiểm tra sẽ có thông báo gửi đến các đơn vị.

III. NỘI DUNG

1. Kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

1.1. Phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị;

1.2. Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL;

1.3. Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 , chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan khác và các yêu cầu pháp luật liên quan;

1.4. Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL;

1.5. Hoạt động xem xét của Lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp (đối với những lần kiểm tra trước đó);

1.6. Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL (nếu có);

1.7. Hoạt động cải tiến trong HTQLCL.

2. Kiểm tra việc tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg

2.1. Việc bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL;

2.2. Việc người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của HTQLCL;

2.3. Việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có);

2.4. Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL;

2.5. Việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn thuộc đối tượng kiểm tra

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc kế hoạch này.

- Các đơn vị được kiểm tra (nêu tại Mục 1 Phần II) có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ báo cáo, tài liệu theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra; chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụ Đoàn kiểm tra.

2. Sở Khoa học và Công nghệ

- Chủ trì, tổ chức triển khai nghiêm túc Kế hoạch này; báo cáo kết quả thực hiện với UBND tỉnh trước ngày 15/12/2021.

- Giao Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ thành lập Đoàn kiểm tra bảo đảm đúng thành phần nêu tại Mục 2 Phần II của Kế hoạch.

- Hướng dẫn các đơn vị xây dựng báo cáo tự kiểm tra tình hình thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL.

3. Các đơn vị chịu sự kiểm tra

- Các đơn vị (180 đơn vị có danh sách kèm theo Phụ lục I, II) xây dựng báo cáo theo Đề cương (tại Phụ lục IV đính kèm) và gửi báo cáo về Sở Khoa học và Công nghệ qua Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

- Chuẩn bị các điều kiện hỗ trợ và phối hợp với Đoàn kiểm tra khi thực hiện kiểm tra tại đơn vị, cụ thể:

+ Thành phần làm việc với Đoàn kiểm tra của các sở, ban, ngành gồm: Đại diện lãnh đạo Sở, đại diện Lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức hành chính, đại diện lãnh đạo các phòng chuyên môn liên quan, công chức thực hiện nhiệm vụ thư kê BCĐ ISO của đơn vị.

+ Thành phần làm việc với Đoàn kiểm tra của các huyện, thành phố gồm: Đại diện Lãnh đạo UBND huyện, đại diện Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện, đại diện Lãnh đạo Phòng Nội vụ, phòng Kinh tế Hạ tầng và các phòng chuyên môn liên quan; công chức thực hiện nhiệm vụ thư kê BCĐ ISO của đơn vị.

+ Thành phần làm việc với Đoàn kiểm tra của UBND cấp xã gồm: Chủ tịch UBND xã, các công chức trực tiếp làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

4. Kinh phí thực hiện

Kinh phí kiểm tra được sử dụng kinh phí sự nghiệp khoa học đã được phân bổ cho Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng năm 2021.

Trên đây là Kế hoạch kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh năm 2021. Các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thành phố; các xã, phường, thị trấn nghiêm túc triển khai thực hiện./.

PHỤ LỤC I

DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ KIỂM TRA TRỰC TIẾP TẠI TRỤ SỞ NĂM 2021
(Kèm theo Kế hoạch số 902/KH-UBND ngày 9/4/2021 của UBND tỉnh Lai Châu)

PHỤ LỤC II

DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ KIỂM TRA QUA BÁO CÁO NĂM 2021
(Kèm theo Kế hoạch số 902/KH-UBND ngày 9 /4/2021 của UBND tỉnh Lai Châu)

PHỤ LỤC III

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU KIỂM CHỨNG

(Kèm theo Kế hoạch số 902/KH-UBND ngày 9/4/2021 của UBND tỉnh Lai Châu)

PHỤ LỤC IV

ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015
(Kèm theo Kế hoạch số 902/KH-UBND ngày 9/4/2021 của UBND tỉnh Lai Châu)

BÁO CÁO

Hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2021

I. Thông tin chung

- Tên cơ quan:

- Địa chỉ:

- Điện thoại:                                          Fax:

- Đại diện lãnh đạo (Tên, chức vụ, điện thoại, email).

- Thư kê ISO (Tên, chức vụ, điện thoại, email).

II. Kết quả thực hiện.

1. Việc xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn ISO):

a) Phạm vi áp dụng

- Số thủ tục hành chính được xây dựng và áp dụng HTQLCL:

- Số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị:

- Tổng số quy trình được xây dựng:

b) Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL:

- Việc phân phối tài liệu HTQLCL đến phòng/đơn vị liên quan:

- Phương pháp hướng dẫn công chức, viên chức áp dụng tài liệu, quy trình giải quyết công việc

c) Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan khác và các yêu cầu pháp luật liên quan:

- Ban hành và thực hiện chính sách chất lượng (CCVCLĐ có được phổ biến và thấu hiểu chính sách chất lượng của cơ quan, đơn vị)

- Báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2020.

- Đơn vị có ban hành mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2020, 2021.

- Các phòng/đơn vị có ban hành mục tiêu, kế hoạch thực hiện chất lượng năm 2020, 2021 và có phù hợp với mục tiêu chất lượng của đơn vị.

- Số quy trình bắt buộc được xây dựng. (có xây dựng đủ 6 quy trình: kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, kiểm soát rủi ro)

- Số quy trình nội bộ được xây dựng (nếu có).

- Công tác kiểm soát tài liệu tại đơn vị (tài liệu bên ngoài, tài liệu nội bộ)

- Công tác kiểm soát hồ sơ tại đơn vị.

- Tiến hành đo lường sự thỏa mãn của công dân năm 2021 (Đơn vị đã tổ chức/hay có kế hoạch lấy ý kiến sự hài lòng của các tổ chức, công dân). Hình thức, kết quả thực hiện.

d) Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL.

- Thực tế các quá trình giải quyết công việc có tuân theo các quá trình được xác định trong HTQLCL; lý do không tuân thủ (nếu có).

- Bao nhiêu quá trình giải quyết thủ tục hành chính có thời gian giải quyết được xác định trong HTQLCL rút ngắn hơn so với quy định; thực tế thực hiện.

đ) Hoạt động đánh giá nội bộ năm 2020, 2021 (số lần, thời gian thực hiện đánh giá nội bộ năm 2020, 2021)

e) Hoạt động xem xét của lãnh đạo (số lần, thời gian thực hiện xem xét của lãnh đạo năm 2020, 2021).

f) Thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp? (Số điểm không phù hợp được phát hiện năm 2020,2021? số điểm chưa được khắc phục, lý do)

e) Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL (nếu có).

g) Hoạt động cải tiến: Số quy trình/ thủ tục được soát xét, sửa đổi, bổ sung.

h) Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hẹn/trễ hẹn (Thống kê năm 2020 và 06 hoặc 09 tháng đầu năm 2021).

2. Việc tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg , ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước:

a) Bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL.

b) Người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của HTQLCL (Quyết định ban hành tài liệu HTQLCL).

c) Việc công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

- Ngày, tháng, năm công bố.

- Có thông báo bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ để theo dõi, tổng hợp không?

- Có niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan

d) Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL.

- Văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc được thay đổi, bổ sung (số lượng, danh mục văn bản pháp luật thay đổi, bổ sung)

- Số quy trình/thủ tục được chỉnh sửa, bổ sung để phù hợp với thay đổi của văn bản pháp luật liên quan.

- Số quy trình/thủ tục chưa được chỉnh sửa, bổ sung để phù hợp với thay đổi của văn bản pháp luật liên quan; lê do chưa sử đổi bổ sung.

đ) Việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL.

- Ngày, tháng, năm công bố lại (nếu có)

- Lý do công bố lại (điều chỉnh, mở rộng hay thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL)

III. Đánh giá tình hình thực hiện

1. Nhận xét, đánh giá hiệu quả việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO tại cơ quan.

- Việc thực hiện các quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị.

- Việc rà soát, cập nhật danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài.

- Phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị.

- Công việc quản lê, điều hành của lãnh đạo, các phòng chuyên môn.

- Việc đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.

- Gắn kết với việc thực hiện quy chế “một cửa”, “một cửa liên thông”:

2. Những thuận lợi, khó khăn và vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO tại cơ quan:

- Thuận lợi.

- Hạn chế, tồn tại.

- Nguyên nhân.

IV. Tình hình sử dụng kinh phí duy trì năm 2020, 2021.

V. Đề xuất, kiến nghị: (Nếu có)

VI. Thành phần tài liệu, hồ sơ gửi kiểm chứng (đã được gửi qua địa chỉ email: cctcdlcl.sokhcn@laichau.gov.vn)

Trên đây là Báo cáo kết quả hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015./.