Kế hoạch 125/KH-UBND năm 2020 về thực hiện nhập liệu, điện tử hóa thông tin hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN NHẬP LIỆU, ĐIỆN TỬ HÓA THÔNG TIN HỘ TỊCH LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN

Thực hiện Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án "Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc"; Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23/01/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017 - 2024; Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn xây dựng Kế hoạch thực hiện nhập liệu, điện tử hóa (số hóa) thông tin hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc với nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số theo hướng hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; thiết lập Hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch; đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính; nâng cao mức độ hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước; góp phần cải thiện các Chỉ số đang thực hiện trên địa bàn tỉnh, như: Chỉ số Hiệu quả quản trị và hành chính công cấp tỉnh (PAPI); Chỉ số Hài lòng về sự phục vụ hành chính (SIPAS)…

- Xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao và bảo đảm hoàn thành đúng tiến độ.

2. Yêu cầu

- Việc triển khai thực hiện số hóa cần bám sát các mục tiêu, nhiệm vụ theo Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt, các Chương trình, Kế hoạch có liên quan của tỉnh; đảm bảo Đề án được triển khai nghiêm túc, đúng tiến độ và có hiệu quả. Kế thừa nguồn lực, dữ liệu hộ tịch điện tử sẵn có tại địa phương, phù hợp với yêu cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch và theo đúng chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

- Phát huy vai trò chủ động, tích cực, trách nhiệm của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc thực hiện Đề án, nhất là trong việc bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc đáp ứng được việc kết nối Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp có liên quan trên địa bàn tỉnh.

- Xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong việc triển khai thực hiện, bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử từ ngày 30/6/2017 trở về trước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn và nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc chính xác, đầy đủ, kịp thời, thống nhất và hiệu quả.

- Các thông tin hộ tịch sau khi được nhập liệu, điện tử hóa vào phần mềm của Bộ Tư pháp phải đảm bảo lưu trữ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, để chủ động quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu của tỉnh và thực hiện liên thông, kết nối, chia sẻ dữ liệu với hệ thống thông tin khác của tỉnh.

II. NGUYÊN TẮC, PHẠM VI, LỘ TRÌNH THỰC HIỆN SỐ HÓA

1. Nguyên tắc thực hiện

- Mỗi sự kiện hộ tịch lịch sử đã được đăng ký tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh chỉ được số hóa một lần.

- Trong mỗi giai đoạn, ưu tiên nhập trước dữ liệu về đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử và xác nhận tình trạng hôn nhân để tạo thông tin cơ sở cho việc thực hiện số hóa các loại việc còn lại.

- Thông tin hộ tịch được nhập là thông tin hiện tại đã được chỉnh lý (đã được thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch…).

2. Phạm vi thực hiện

Số hóa thông tin hộ tịch lịch sử thực hiện trong phạm vi toàn tỉnh với các thông tin ghi trong Sổ hộ tịch gốc tại Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã đã được đăng ký từ ngày 30/6/2017 trở về trước.

3. Lộ trình thực hiện

Số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử thực hiện qua 05 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 (năm 2020): Số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành từ ngày 01/01/2016 đến hết ngày 30/6/2017.

- Giai đoạn 2 (năm 2021): Số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015.

- Giai đoạn 3 (năm 2022): Số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch từ năm 1998 đến hết năm 2005.

- Giai đoạn 4 (năm 2023): Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến hết năm 1997.

- Giai đoạn 5 (năm 2023): Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

III. NỘI DUNG CỤ THỂ

1. Thu thập, phân loại số liệu dữ liệu hộ tich lịch sử

1.1. Nội dung

Thu thập, thống kê chi tiết số liệu, đánh giá hiện trạng dữ liệu hộ tịch lịch sử đã được đăng ký trước ngày 01/7/2017 (thời điểm chính thức áp dụng Phần mềm đăng ký hộ tịch dùng chung cho tất cả các loại việc hộ tịch trên địa bàn tỉnh) đang được lưu trữ bằng sổ giấy tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp.

- Sổ hộ tịch do cấp nào lập hoặc đang lưu trữ (trường hợp chia tách, sáp nhập địa giới hành chính) thì cấp đó thực hiện thu thập số liệu hộ tịch, phân loại sổ đăng ký hộ tịch.

- Trường hợp sổ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã lập nhưng lưu tại 02 cấp (cấp huyện và cấp xã), thì cấp xã có trách nhiệm thực hiện thu thập số liệu hộ tịch và phân loại sổ, nếu Ủy ban nhân dân cấp xã không còn lưu trữ được sổ hộ tịch thì Ủy ban nhân dân cấp huyện bàn giao lại cho Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thu thập số liệu hộ tịch và phân loại. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thu thập tổng thể và tổng hợp số liệu hộ tịch chung trên địa bàn quản lý.

1.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: cấp tỉnh: Sở Tư pháp; cấp huyện: Phòng Tư pháp, cấp xã: Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan phối hợp: Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa; cơ quan đăng ký hộ tịch cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã.

1.3. Thời gian thực hiện:

Giai đoạn 1: Quý III năm 2020.

Giai đoạn 2: Quý II năm 2021.

Giai đoạn 3: Quý II năm 2022.

Giai đoạn 4, 5: Quý II năm 2023.

2. Số hóa thông tin hộ tịch lịch sử vào phần mềm cơ sở dữ liệu hộ tịch

2.1. Nội dung

- Thực hiện chuyển đổi toàn bộ dữ liệu hộ tịch lịch sử từ sổ giấy sang dữ liệu số theo đúng tài liệu hướng dẫn ban hành kèm theo Công văn số 1437/BTP- CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp.

- Để đảm bảo việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lợi, tận dụng được các thông tin công dân đã được tạo lập và thiết lập mối quan hệ nhân thân trong cơ sở dữ liệu, tại mỗi giai đoạn ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các nhóm Sổ hộ tịch gốc theo thứ tự sau đây:

(1) Nhóm Sổ đăng ký kết hôn;

(2) Nhóm Sổ đăng ký khai sinh;

(3) Nhóm Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con;

(4) Nhóm Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;

(5) Nhóm Sổ đăng ký khai tử;

(6) Các sổ đăng ký hộ tịch còn lại, bao gồm: Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc...

2.2. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Cơ quan, đơn vị cung cấp dịch vụ cập nhật số hóa dữ liệu; Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

2.3. Thời gian thực hiện:

- Năm 2020: Số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch trong các giai đoạn 1.

- Năm 2021: Số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch trong các giai đoạn 2.

- Năm 2022: Số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch giai đoạn 3.

- Năm 2023: Số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch giai đoạn 4, 5 và tổng kết thực hiện Kế hoạch.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Kinh phí thu thập, phân loại, xử lý thông tin sử dụng nguồn chi thường xuyên tại cơ quan đơn vị. Kinh phí số hóa do ngân sách địa phương cấp cho Sở Tư pháp theo từng năm tương ứng với các giai đoạn số hóa, đảm bảo phù hợp quy định của pháp luật.

2. Bố trí nguồn chi thường xuyên và các nguồn vốn hợp pháp khác để thực hiện các nhiệm vụ số hóa theo kế hoạch.

3. Sở Tư pháp căn cứ Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT-BTC-BKH&ĐT-BTTTT ngày 15/02/2012 của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ công chức, viên chức; Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án "Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc"; Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn số hoá Sổ hộ tịch và các văn bản có liên quan,… lập dự toán kinh phí thực hiện theo Kế hoạch, gửi Sở Tài chính thẩm định, tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

4. Khái toán tổng kinh phí thực hiện Kế hoạch theo 05 giai đoạn:

Tổng kinh phí: 8.231.818.739 đồng (tám tỷ, hai trăm ba mươi mốt triệu, tám trăm mười tám nghìn, bảy trăm ba chín đồng), trong đó:

- Năm 2020 (Giai đoạn 1): 760.487.977 đồng;

- Năm 2021 (Giai đoạn 2): 4.528.495.851 đồng;

- Năm 2022 (Giai đoạn 3): 2.399.155.374 đồng;

- Năm 2023: (Giai đoạn 4, giai đoạn 5): 543.679.538 đồng.

(Kinh phí trên là mức khái toán theo nhu cầu đề xuất. Số tiền cụ thể từng năm tương ứng với từng giai đoạn phải được lập dự toán, thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt theo điểm 3 Phần IV của Kế hoạch này, phù hợp với điều kiện cân đối ngân sách của tỉnh).

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này. Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp theo quy định.

- Phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử từ Sổ giấy hiện đang lưu trữ trên địa bàn tỉnh vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; phối hợp với Cục Công nghệ thông tin Bộ Tư pháp quản lý tài khoản cập nhật dữ liệu phần mềm cơ sở dữ liệu hộ tịch.

- Hướng dẫn, đôn đốc các huyện, thành phố thu thập số liệu, phân loại dữ liệu hộ tịch điện tử; kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của các địa phương trong quá trình sử dụng phần mềm để có biện pháp giải quyết.

2. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu cân đối kinh phí triển khai thực hiện Kế hoạch; hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Sở Thông tin và truyền thông

Phối hợp, hỗ trợ kỹ thuật và đảm bảo phần mềm khi triển khai phù hợp với khung kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh và nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu của tỉnh.

4. Các sở, ban, ngành tỉnh

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, sở, ban, ngành có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện tốt Kế hoạch này.

5. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

- Xây dựng Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn huyện.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn triển khai thực hiện việc rà soát, thu thập số liệu hộ tịch, phân loại các sổ đăng ký hộ tịch cần số hóa đang được lưu trữ tại địa phương đảm bảo đúng nội dung và thời gian nêu trong Kế hoạch. Tổng hợp kết quả rà soát trên địa bàn huyện gửi về Sở Tư pháp theo thời hạn trên từng giai đoạn.

- Quản lý dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu sau khi được số hóa và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Bố trí công chức đủ năng lực làm công tác hộ tịch tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để triển khai các nội dung tại Kế hoạch.

(kèm Kế hoạch: Bảng khái toán kinh phí và các biểu số liệu hộ tịch)

Trong quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo./.