Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-2:2013 (ISO 16175-2:2011) về Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số

Thuật ngữ

Định nghĩa

Hoạt động (Hoạt động kinh doanh)

Activity (business activity)

Mức thứ hai của khung phân loại kinh doanh

CHÚ THÍCH 1: Hoạt động là nhiệm vụ chủ yếu được thực hiện bởi một tổ chức để thực hiện từng chức năng của mình. Hoạt động được xác định bởi tên được gán và ghi chú phạm vi của nó. Phạm vi của hoạt động bao gồm tất cả các giao dịch diễn ra liên quan đến nó. Tùy thuộc vào bản chất của các giao dịch tham gia, hoạt động có thể được thực hiện liên quan đến một chức năng, hoặc có thể được thực hiện liên quan đến nhiều chức năng.

Tập hợp

(Aggregation)

Sự tích lũy bất kỳ của các thực thể hồ sơ ở một mức cao hơn một đối tượng hồ sơ.

Khung phân loại kinh doanh (Business classification scheme (BCS)

Khung phân loại kinh doanh

Cách biểu diễn phân cấp, khái niệm các chức năng và hoạt động được thực hiện bởi một tổ chức.

CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại kinh doanh thường là phép phân loại bắt nguồn từ việc phân tích các hoạt động kinh doanh.

Hoạt động kinh doanh (Business activity)

Thuật ngữ chung chỉ tất cả các chức năng, quy trình, hoạt động và các giao dịch của một tổ chức và nhân viên của tổ chức đó. Bao gồm hành chính công cũng như kinh doanh thương mại.

Hệ thống thông tin kinh doanh

(Business information system)

Hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức.

CHÚ THÍCH 1: Hệ thống thông tin kinh doanh (thường nhiều hoặc có liên quan) là các ứng dụng mà mục đích chính của nó là để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch giữa một đơn vị có tổ chức và khách hàng của nó, ví dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu chuyên dụng hoặc tùy chỉnh, hệ thống nguồn nhân lực hoặc tài chính.

CHÚ THÍCH 2: Hệ thống thông tin kinh doanh thường có chứa dữ liệu động, đó thường là đối tượng được cập nhật liên tục, có thể thao tác được và chứa dữ liệu hiện tại.

CHÚ THÍCH 3: Mặc dù các hệ thống quản lý hồ sơ số có thông tin kinh doanh, nhưng chúng khác với hầu hết những hệ thống khác ở chỗ chức năng chính là quản lý hồ sơ hơn là để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh.

Phân loại

(Classification)

Việc xác định và sắp xếp có hệ thống các hoạt động kinh doanh và/ hoặc hồ sơ vào các loại theo quy ước có cấu trúc hợp lý, các phương pháp và quy tắc thủ tục được nêu trong hệ thống phân loại.

CHÚ THÍCH 1: Phân loại bao gồm nhận dạng tài liệu hoặc quy ước đặt tên cho tệp tin, cấp phép cho người sử dụng và ràng buộc bảo mật trên hồ sơ.

Thành phần

(Component)

Tập hợp các bộ phận cấu thành tạo nên hồ sơ số.

Hồ sơ hỗn hợp

(Compound record)

Hồ sơ chứa nhiều đối tượng số.

Hủy bỏ

(Destruction)

Quá trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ mà không có khả năng khôi phục.

CHÚ THÍCH 1: Hủy bỏ hồ sơ số là một quá trình xử lý theo đó hồ sơ số và siêu dữ liệu của hồ sơ bị loại bỏ, xóa hoặc xóa sạch vĩnh viễn theo ủy quyền và được chấp thuận theo kế hoạch của cơ quan xử lý.

Tệp tin số

(Digital file)

Tập hợp các hồ sơ liên quan được lưu giữ trong mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ trong hệ thống kinh doanh và được quản lý như một đối tượng đơn lẻ.

CHÚ THÍCH 1: Một loại tập hợp hồ sơ số, cũng được gọi là tệp chứa.

Đối tượng số

(Digital object)

Đối tượng có thể được biểu diễn bằng máy tính, chẳng hạn như một tệp tin được tạo ra bởi một hệ thống hoặc phần mềm ứng dụng cụ thể.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số có thể bao gồm một hoặc nhiều đối tượng số.

Hệ thống quản lý hồ sơ số

(Digital records mangement system)

Hệ thống tự động có chức năng chính là quản lý việc tạo lập, sử dụng, bảo trì và thanh lý các hồ sơ số được tạo ra với mục đích cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh.

CHÚ THÍCH 1: Các hệ thống này duy trì thông tin (siêu dữ liệu) theo ngữ cảnh thích hợp và mối liên kết giữa các hồ sơ.

Xử lý

(Disposition)

Một loạt quy trình liên quan đến việc thực hiện các quyết định lưu giữ, hủy bỏ hoặc chuyển giao được tư liệu hóa trong sắp xếp, xử lý hoặc các công cụ khác.

Chức năng

(Function)

Mức cao nhất của một khung phân loại kinh doanh.

CHÚ THÍCH 1: Chức năng đại diện cho những trách nhiệm lớn được quản lý bởi tổ chức để thực hiện các mục tiêu của mình.

Tệp tin kép

(Hybrid file)

Tập hợp các tệp tin số và các tệp tin vật lý liên quan được quản lý như một thực thể riêng biệt.

Hồ sơ kép

(Hybrid record)

Hồ sơ bao gồm các thành phần số và phi số.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số và các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan của nó được duy trì trong các hệ thống quản lý hồ sơ số cùng với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan đến hồ sơ phi số.

Bản đánh dấu

(Marker)

Bản mô tả sơ lược siêu dữ liệu của một hồ sơ về mặt vật lý được tổ chức bên ngoài hệ thống số.

CHÚ THÍCH 1: Bản đánh dấu có thể biểu thị một hồ sơ vật lý (chẳng hạn như một bản thiết kế xây dựng hoặc một tập lớn đóng bìa hoặc hồ sơ số được lưu trữ trên các phương tiện thông tin di động (ví dụ đĩa CD-ROM hoặc video).

CHÚ THÍCH 2: Bản đánh dấu có thể hoạt động như một đường liên kết đại diện cho một hồ sơ thích hợp trong hệ thống quản lý hồ sơ số để cảnh báo người sử dụng về sự tồn tại của hồ sơ có liên quan cần thiết được truy cập tại hai địa điểm trở lên.

Siêu dữ liệu

(Metadata)

Thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý và sử dụng hồ sơ theo thời gian, trong và qua các miền.

Hồ sơ (Record)

Thông tin ở bất kỳ định dạng nào do một tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, tiếp nhận và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin, làm căn cứ cho các nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh doanh.

Loại hồ sơ

(Record category)

Một tiểu phân mục của khung phân loại hồ sơ, có thể được chia tiếp thành một hoặc nhiều loại hồ sơ cấp dưới.

CHÚ THÍCH 1: Một loại hồ sơ được tạo thành từ siêu dữ liệu có thể được kế thừa từ hồ sơ mẹ và đưa sang hồ sơ con.

CHÚ THÍCH 2: Tập hợp đầy đủ các loại hồ sơ, ở tất cả các cấp, cùng tạo thành khung phân loại hồ sơ.

Quản lý hồ sơ

(Records management)

Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát có hệ thống và hiệu quả việc tạo lập, tiếp nhận ,bảo trì, sử dụng và hủy bỏ hồ sơ, bao gồm cả các quá trình lưu giữ và duy trì các chứng cứ và thông tin về các hoạt động và giao dịch kinh doanh dưới dạng hồ sơ.

Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ

(Records management metadata)

Dữ liệu được định danh, xác thực và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các quy trình và các hệ thống tạo lập, quản lý, duy trì và sử dụng hồ sơ, và các chính sách điều chỉnh chúng.

Hệ thống quản lý hồ sơ

(Records management system)

Khuôn khổ để nắm bắt, duy trì và cho phép truy cập tới bằng chứng qua thời gian, theo yêu cầu của khu vực có pháp quyền mà trong đó nó được vận hành và phù hợp với thực tiễn kinh doanh chung.

CHÚ THÍCH 1: Hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm cả người làm hồ sơ và người dùng hồ sơ; tập hợp các chính sách được cho phép, các trách nhiệm được giao, các đoàn có thẩm quyền, thủ tục và thực hành, bản trình bày chính sách, hướng dẫn thủ tục, hướng dẫn người sử dụng và tài liệu khác được sử dụng để cấp phép và ban hành các chính sách, thủ tục và thực tiễn; bản thân các hồ sơ; thông tin chuyên ngành và hệ thống hồ sơ được sử dụng để kiểm soát các hồ sơ này; phần cứng, phần mềm, các thiết bị khác và văn phòng phẩm.

Biên tập (Redaction)

Quá trình che dấu hoặc xóa thông tin trong hồ sơ.

Người quản trị hệ thống (System adminstrator)

Người dùng có trách nhiệm thiết kế, giám sát và quản trị hệ thống kinh doanh và sử dụng hệ thống đó.

Từ điển từ chuẩn

(Thesaurus)

Công cụ phân loại hồ sơ bao gồm cách trình bày theo trật tự chữ cái danh sách các thuật ngữ có kiểm soát được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ ngữ nghĩa, thứ bậc, liên kết hoặc tương đương.

CHÚ THÍCH 1: Trong từ điển từ chuẩn, ý nghĩa của thuật ngữ được quy định cụ thể và các mối quan hệ với các thuật ngữ khác được chỉ ra. Từ điển từ chuẩn cung cấp đủ điểm truy nhập thích hợp cho phép người dùng chuyển từ các thuật ngữ không ưu tiên đến các thuật ngữ ưu tiên được thông qua bởi tổ chức.

Phân loại tự nhiên

(Taxonomy)

Việc phân loại các thực thể trong một hệ thống được sắp xếp cho biết các mối quan hệ tự nhiên.

Theo dõi (Tracking)

Tạo lập, nắm bắt và duy trì thông tin về sự di chuyển và sử dụng hồ sơ.

Giao dịch

(Transaction)

Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng hồ sơ chính là các giao dịch.

CHÚ THÍCH 1: Cấp độ thứ ba hoặc cấp thấp nhất trong khung phân loại kinh doanh.

Chuyển giao

(Transfer)

Quá trình chuyển nhượng bao gồm xuất hồ sơ số và siêu dữ liệu có liên quan đến hệ thống khác, tổ chức ứng dụng hoặc đại lý.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ có thể được chuyển giao hành chính từ một tổ chức sang một tổ chức khác, từ một tổ chức sang cơ quan lưu trữ, từ một tổ chức sang một nhà cung cấp dịch vụ, từ chính phủ sang khu vực tư nhân hoặc từ một chính phủ sang chính phủ khác.

Tập (Volume)

Sự phân chia nhỏ một tập hợp số hoặc phi số.

CHÚ THÍCH 1: còn được gọi là 'phần'.

CHÚ THÍCH 2: Tập thường là một phần tệp tin đã đóng do những hạn chế về kích thước hoặc thời gian, ví dụ, ‘các đơn yêu cầu chi tiêu giai đoạn 2007-2008.

Mức 1

Chức năng kinh doanh

Mức cao nhất ( bộ), bao gồm tập hợp các tệp tin, có thể được gọi là 'Lớp' hoặc 'Loại'

Mức 2

Hoạt động

Tệp tin, bao gồm tập hợp các hồ sơ riêng lẻ, có thể được gọi là"Thư mục" hoặc "tệp chứa". Có thể được chia nhỏ thành nhiều tập.

Mức 3

Giao dịch

Khoản dữ liệu - trong tiêu chuẩn này được gọi là 'hồ sơ'. Có thể bao gồm nhiều thành phần.

Người sử dụng

Bất kỳ người nào được phép truy cập vào hệ thống quản lý hồ sơ số. Nghĩa là, bất cứ ai tạo lập, tiếp nhận, xem xét và/ hoặc sử dụng hồ sơ lưu trữ trong hệ thống. Đây là mức truy cập chuẩn mà hầu hết nhân viên trong tổ chức sẽ có.

Người sử dụng được phép (được ủy quyền)

Người dùng với quyền truy cập đặc biệt được phép truy cập bổ sung tới, và /hoặc kiểm soát đối với các hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số. Người dùng được phép trong một số trường hợp có thể được giao quyền để thực hiện một số nhiệm vụ giống như người quản trị hệ thống, như khả năng đóng và mở lại hồ sơ, tạo trích xuất hồ sơ và biên tập siêu dữ liệu của hồ sơ. Quyền hạn được giao cho người dùng được phép sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của tổ chức và mức độ trách nhiệm được phân bổ cho người dùng được phép này.

Người quản trị hồ sơ (người quản trị hồ sơ)

Người quản trị hệ thống, thường là người quản lý hồ sơ, với trách nhiệm được quy định là cấu hình, giám sát và quản lý nội dung hệ thống quản lý hồ sơ số và việc sử dụng.

Người quản trị hệ thống công nghệ thông tin (IT)

Người có trách nhiệm cấp phép hoặc tước bỏ phép cho người sử dụng hoặc người sử dụng được phép.

1

Tạo khả năng tích hợp các ứng dụng kinh doanh để các hồ sơ giao dịch được tạo ra bởi những ứng dụng này có thể được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số (bao gồm thư điện tử, xem các Yêu cầu 21-25)

2

Cho biết khi nào một hồ sơ đơn lẻ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.

3

Ngăn chặn sự thay đổi nội dung của bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng hoặc người quản trị nào trong quá trình lưu giữ hồ sơ (xem thêm các Yêu cầu 88 và 89).

4

Ngăn chặn sự hủy bỏ hoặc xóa bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng nào, bao gồm cả người quản trị, trừ các trường hợp ngoại lệ:

1. Hủy bỏ theo quy định với cơ quan có thẩm quyền xử lý (xem điều 5.6: Lưu giữ và xử lý);

2. Xóa được phép của người quản trị (xem điều 5.8: Quản trị)

5

Hỗ trợ đặt tên thủ công cho các hồ sơ số, và cho phép tên này khác với tên tệp tin hiện có (bao gồm cả dòng tiêu đề thư điện tử được sử dụng để xây dựng các tên hồ sơ). Nếu tên tệp tin hiện tại được lấy theo mặc định, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép tên này được sửa đổi, bổ sung tại thời điểm lưu giữ.

6

Cho phép người quản trị thay đổi siêu dữ liệu của hồ sơ trong hệ thống nếu cần, để cho phép hoàn tất/chỉnh sửa diện hồ sơ này. Những hành động như vậy sẽ được lưu giữ trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.

7

Bất kỳ sửa đổi hoặc thay đổi nào đối với siêu dữ liệu quản lý/lưu giữ hồ sơ cũng được lưu giữ như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ bổ sung.

8

Cảnh báo cho người sử dụng bất kỳ sự thất bại nào để lưu giữ hồ sơ thành công.

9

Có khả năng, nếu có thể và thích hợp, đưa ra cảnh báo khi có một nỗ lực được thực hiện để lưu giữ một hồ sơ không đầy đủ hoặc không nhất quán bằng cách thỏa hiệp về tính xác thực rõ ràng trong tương lai của nó.

10

Hỗ trợ việc sử dụng siêu dữ liệu ổn định cho các hồ sơ.

11

Có được các yếu tố siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ và liên tục liên kết chúng đến hồ sơ theo thời gian.

12

Đảm bảo rằng các giá trị cho các yếu tố siêu dữ liệu phù hợp với lược đồ mã hóa quy định.

13

Cho phép người quản trị xác định trước (và xác định lại) các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với mỗi hồ sơ, bao gồm cả các yếu tố bắt buộc hay tùy chọn.

14

Cho phép người dùng xem xét tất cả các siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ, tùy theo quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc nhóm người dùng.

15

Tự động lưu giữ ngày tháng và thời gian thu thập hồ sơ như các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với mỗi hồ sơ.

16

Hỗ trợ trích xuất tự động hoặc di trú siêu dữ liệu từ:

1. ứng dụng phần mềm tạo ra hồ sơ này;

2. hệ điều hành hoặc dây chuyền của hệ thống kinh doanh;

3. hệ thống quản lý hồ sơ số;

4. phần đầu tập tin, bao gồm cả siêu dữ liệu định dạng tập tin, của mỗi hồ sơ và các thành

17

Ngăn chặn thay đổi siêu dữ liệu được lưu giữ trong Yêu cầu 16, trừ khi được phép của người quản trị hệ thống.

18

Cho phép người dùng nhập siêu dữ liệu bổ sung trong quá trình thu thập hồ sơ và/hoặc giai đoạn sau khi xử lý bởi người dùng này.

19

Đảm bảo rằng chỉ có những người dùng được phép và những người quản trị mới có thể thay đổi nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.

20

Phân bổ tự động một định danh duy nhất trong hệ thống, cho mỗi hồ sơ tại điểm thu thập

21

Đảm bảo rằng tất cả hồ sơ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số có liên kết với ít nhất một tập hợp.

22.

Quản lý tính toàn vẹn của tất cả các dấu hiệu hoặc thẻ tham chiếu khác tới hồ sơ (được sử dụng), bằng cách đảm bảo rằng:

1. sau một điểm đánh dấu, tùy theo tập hợp mà hồ sơ có đánh dấu nằm trong đó, sẽ luôn đưa ra một kết quả tìm chính xác hồ sơ này;

2. bất kỳ sự thay đổi nào về vị trí của hồ sơ cũng sẽ đổi hướng bất kỳ dấu hiệu tham chiếu nào đến hồ sơ.

23.

Không áp đặt bất kỳ giới hạn thực tế nào về số lượng hồ sơ có thể được thu thập vào

một tập hợp, hoặc về số lượng hồ sơ có thể được được lưu trữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số. Tuy nhiên, hệ thống có thể cho phép người quản trị thiết lập giới hạn về số lượng các mục tin trong tập hợp nếu cần thiết cho mục đích kinh doanh.

24.

Cho phép người dùng lựa chọn ít nhất một trong những lựa chọn sau đây, nơi một đối tượng số có từ hai cách biểu thị trở lên:

1. đăng ký tất cả cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ;

2. đăng ký một cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ;

3. đăng ký mỗi cách biểu diễn diễn của đối tượng này là một hồ sơ riêng biệt.

25

Hỗ trợ khả năng gán các hồ sơ cho nhiều tập hợp mà không nhân bản chúng.

26

Có thể lưu giữ hồ sơ với số lượng lớn được xuất từ các hệ thống khác, bao gồm lưu giữ:

1. hồ sơ số ở định dạng hiện tại của chúng mà không phá hủy nội dung hoặc cấu trúc, bằng cách giữ lại bất kỳ mối quan hệ theo ngữ cảnh nào giữa các thành phần của bất kỳ hồ sơ cá biệt nào;

2. hồ sơ số và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ đúng theo ngữ cảnh giữa các hồ sơ cá biệt và các thuộc tính siêu dữ liệu của chúng;

3. cấu trúc của các tập hợp mà các hồ sơ này được gán với chúng, và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ chính xác giữa các hồ sơ và các tập hợp.

27

Có thể nhập bất kỳ siêu dữ liệu sự kiện lịch sử liên quan trực tiếp với hồ sơ và/ hoặc tập hợp, bằng cách duy trì điều này một cách an toàn trong cấu trúc được nhập.

28

Hỗ trợ lưu giữ các hồ sơ được tạo ra trong các định dạng tệp tin bản địa từ các phần mềm ứng dụng dùng chung như:

1. ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn (xử lý văn bản, bảng biểu, trình bày, cơ sở dữ liệu đơn giản);

2. các ứng dụng máy khách gửi thư điện tử;

3. các ứng dụng tạo ảnh;

4. công cụ tác nghiệp trên web.

29

Có thể mở rộng phạm vi các định dạng tệp tin được hỗ trợ như là các định dạng tệp tin mới được giới thiệu cho các mục đích kinh doanh hoặc để bảo quản lưu trữ (ví dụ PDF/A).

30

Lưu giữ các hồ sơ số hỗn hợp (hồ sơ bao gồm từ hai thành phần trở lên) để:

1. mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;

2. sự toàn vẹn về cấu trúc của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;

3. mỗi hồ sơ hỗn hợp được đưa ra, hiển thị và quản lý như một đơn vị duy nhất.

31

Có thể lưu giữ hồ sơ hỗn hợp một cách dễ dàng, tốt hơn với một hành động, ví dụ, một nhấp chuột duy nhất.

32

Cho phép người dùng lưu giữ thư điện tử (văn bản và tệp đính kèm) là các hồ sơ đơn lẻ cũng như hồ sơ cá nhân liên kết đến siêu dữ liệu.

33

Cho phép người dùng cá nhân lưu giữ các thông điệp thư điện tử và tệp đính kèm từ trong ứng dụng thư điện tử của họ.

34

Cho phép người dùng chọn để lưu giữ thư điện tử và tệp đính kèm như:

1. Chỉ nội dung thư điện tử;

2. Nội dung thư điện tử với tệp đính kèm; hoặc

3. Chỉ mình tệp đính kèm.

35

Đảm bảo việc lưu giữ dữ liệu truyền thư điện tử như là siêu dữ liệu liên tục liên kết với hồ sơ thư điện tử.

36

Đảm bảo rằng nội dung thư điện tử và thông tin chi tiết về việc truyền tải nó không thể sửa đổi bằng bất kỳ cách nào khi thư điện tử đã được lưu giữ. Cũng như dòng chủ đề của thư điện tử không thể tự thay đổi, mặc dù nhan đề của hồ sơ có thể được chỉnh sửa để truy cập dễ dàng hơn bằng, ví dụ, từ khóa hoặc các quy ước đặt tên tệp tin.

37

Đảm bảo rằng một phiên bản con người có thể đọc được của một địa chỉ thư điện tử cũng được ghi lại nơi nó tồn tại

38

Liên kết mỗi thứ sau đây với một định danh duy nhất:

1. Hồ sơ;

2. Trích xuất của hồ sơ;

3. Tập hợp.

39

Yêu cầu tất cả các dấu định danh là duy nhất và không trùng lặp trong toàn bộ hệ thống quản lý hồ sơ số.

40

Có thể lưu trữ các dấu định danh duy nhất như là yếu tố siêu dữ liệu của các thực thể mà chúng tham chiếu.

41

Hoặc là:

Tạo ra các dấu định danh duy nhất tự động, và ngăn chặn người dùng nhập vào các dấu định danh duy nhất thủ công và sửa đổi nó sau đó (ví dụ, số thứ tự).

42

Hoặc:

Cho phép người dùng nhập vào dấu định danh duy nhất, nhưng xác nhận rằng nó là duy nhất trước khi được chấp nhận (ví dụ, số tài khoản).

43

Cho phép định dạng của các dấu định danh duy nhất này được quy định tại thời điểm cấu hình

44

Cho phép người quản trị xác định tại thời điểm cấu hình số đầu tiên (ví dụ, 1, 10, 100) và số gia (ví dụ, 1, 10) được sử dụng trong mọi trường hợp.

45

Hỗ trợ và tương thích với khung phân loại của tổ chức.

46

Có thể hỗ trợ khung phân loại mà có thể biểu diễn các tập hợp hồ sơ (ở mức chức năng, hoạt động, giao dịch) như được tổ chức trong hệ thống phân cấp với tối thiểu ba mức.

47

Cho phép kế thừa các giá trị từ một khung phân loại.

48

Cho phép xác định các quy ước đặt tên hoặc từ điển từ chuẩn tại thời điểm hệ thống quản lý hồ sơ số được cấu hình.

49

Hỗ trợ xây dựng ban đầu và liên tục cập nhật khung phân loại.

50

Cho phép người quản trị tạo ra các tập hợp mới ở bất kỳ cấp nào trong bất kỳ tập hợp hiện tại nào.

51

Không hạn chế số lượng cấp trong thứ bậc của khung phân loại trừ khi đã được cài đặt bởi người quản trị.

52

Hỗ trợ việc định nghĩa các loại hồ sơ khác nhau kết nối với một tập hợp siêu dữ liệu quy định được áp dụng khi lưu giữ.

53

Hỗ trợ việc phân bổ dấu định danh duy nhất cho hồ sơ trong cấu trúc phân loại.

54

Có khả năng tự động tạo ra các số thứ tự tiếp theo trong khung phân loại cho mỗi tập hợp số mới

55

Hỗ trợ một khung phân loại phân phối được duy trì qua một mạng lưới các kho lưu trữ hồ sơ số

56

Hỗ trợ duyệt và điều hướng đồ họa các tập hợp và cấu trúc khung phân loại, và việc lựa chọn, tìm kiếm và hiển thị tập hợp số và nội dung của chúng thông qua cơ chế này.

57

Hỗ trợ xác định và sử dụng đồng thời nhiều khung phân loại. Điều này có thể được yêu cầu, ví dụ, sau khi sáp nhập hai tổ chức, di trú các hệ thống di sản. Nó không dành cho việc sử dụng thường ngày.

58

Hỗ trợ siêu dữ liệu cho các mức trong phạm vi khung phân loại.

59

Cung cấp ít nhất hai cơ chế đặt tên cho hồ sơ trong khung phân loại:

1. Cơ chế phân bổ theo mã tham chiếu cấu trúc alpha, số hoặc chữ cái (có nghĩa là, một dấu định danh duy nhất trong khung phân loại) cho mỗi lớp phân loại;

2. Cơ chế phân bổ một nhan đề văn bản cho mỗi tập hợp số.

3. Có thể áp dụng các dấu định danh riêng biệt hoặc cùng nhau.

60

Cho phép chỉ những người dùng có thẩm quyền được tạo ra các chỉ số phân loại mới mức cao nhất trong khung phân loại (ví dụ, mức chức năng kinh doanh).

61

Ghi lại ngày mở một tập hợp mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết của nó.

62

Tự động đưa vào siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của mỗi tập hợp mới những thuộc tính được lấy từ vị trí của nó trong khung phân loại (ví dụ tên ký hiệu phân loại)

63

Cho phép tạo ra tự động và duy trì danh sách các mức phân loại.

64

Hỗ trợ cơ chế đặt tên dựa trên các thuật ngữ từ vựng có kiểm soát và các mối quan hệ rút ra (nếu phù hợp) từ từ điển từ chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO 5964 và hỗ trợ việc kết nối từ điển từ chuẩn tới khung phân loại.

65

Hỗ trợ cơ chế đặt tên tập hợp tùy chọn bao gồm tên (ví dụ, tên người) và/hoặc ngày tháng (ví dụ, ngày sinh) là tên tệp tin, bao gồm cả việc xác nhận các tên trong danh sách đã có.

66

Hỗ trợ phân bổ thuật ngữ từ vựng có kiểm soát phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO 5964 như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ, ngoài các các yêu cầu khác trong phần này.

67

Cho phép tập hợp số (bao gồm các tập) được di chuyển đến vị trí khác trong khung phân loại, và đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ số đã được gán vẫn còn được gán cho các tập hợp (bao gồm các tập) đang được di chuyển

68

Cho phép một hồ sơ số được phân loại lại theo tập khác của tập hợp số.

69

Hạn chế để người dùng thẩm quyền có khả năng di chuyển tập hợp (bao gồm các tập) và các hồ sơ cá nhân.

70

Giữ nguồn gốc rõ ràng về vị trí của các tập hợp được phân loại lại (bao gồm các tập) trước khi phân loại lại chúng, để cho toàn bộ lịch sử chúng có thể được xác định dễ dàng.

71

Ngăn chặn việc xóa tập hợp số hoặc một phần nội dung của nó bất kỳ lúc nào, trừ các trường hợp ngoại lệ:

1. tiêu hủy theo quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lý;

2. xóa bởi người quản trị như là một phần của thủ tục kiểm toán.

72

Cho phép tập hợp số được đóng theo thủ tục của người quản trị cụ thể, và hạn chế chức năng này đối với người quản trị.

73

Ghi lại các ngày đóng một tập trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của các tập.

74

Duy trì tính toàn vẹn nội bộ (tính toàn vẹn của quan hệ hoặc đặc điểm khác) tại mọi thời điểm, bất kể:

1. Các hoạt động được duy trì;

2. Các hành động của người dùng khác;

3. Thiếu xót của các thành phần hệ thống.

75

Không cho phép bất kỳ tập nào đã tạm thời mở lại được duy trì mở sau khi người quản trị mở nó đã truy xuất.

76

Cho phép người dùng tạo ra tham chiếu chéo giữa các tập hợp có liên quan hoặc giữa các tập hợp và hồ sơ cá biệt.

77

Cung cấp các công cụ báo cáo để cung cấp các số liệu thống kê cho người quản lý trên các khía cạnh hoạt động bằng cách sử dụng khung phân loại, bao gồm cả số của tập hợp số (kể cả tập) hoặc hồ sơ được tạo ra, bị đóng hoặc bị xóa trong một khoảng thời gian nhất định, theo từng nhóm người dùng hoặc vai trò chức năng.

78

Cho phép người dùng có thẩm quyền nhập vào lý do của việc phân loại lại các tập hợp (kể cả bộ đĩa) và hồ sơ cá nhân.

79

Có thể tự động đóng một tập của một tập hợp số khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác định ở cấu hình, bao gồm ít nhất là:

1. tập được mô tả theo ngày giới hạn hàng năm (ví dụ, kết thúc năm dương lịch, tài chính năm hoặc chu kỳ được xác định hàng năm khác);

2. thời gian trôi qua kể từ một sự kiện quy định (ví dụ, bổ sung mới nhất của một hồ sơ số vào tập đó);

3. số của hồ sơ số trong tập.

80

Có thể mở tự động bộ đĩa mới của một tập hợp khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác định ở cấu hình.

81

Cho phép người quản trị khóa hoặc đóng băng các tập hợp để ngăn chặn di chuyển, xóa, đóng hoặc sửa đổi khi hoàn cảnh đòi hỏi, ví dụ, khi đang chờ giải quyết pháp lý.

82

Cho phép người quản trị thêm (mở) các tập số cho bất kỳ tập hợp số nào không bị đóng.

83

Ghi lại ngày mở tập mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập.

84

Tự động đưa vào trong siêu dữ liệu của các tập mới những thuộc tính của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp cha mẹ mà gán theo ngữ cảnh (ví dụ: tên, ký hiệu phân loại).

85

Hỗ trợ các khái niệm tập mở và đóng cho các tập hợp số, như sau:

1. chỉ có tập được tạo ra gần đây nhất trong tập hợp có thể được mở;

2. tất cả các tập khác trong tập hợp đó được đóng lại (tùy theo các trường hợp ngoại lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68).

86

Ngăn chặn người dùng bổ sung hồ sơ số vào tập đã đóng (tùy theo các trường hợp ngoại lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68).

87

Cho phép người quản trị bổ sung hồ sơ vào tệp tin đã đóng.

88

Đảm bảo rằng hồ sơ được duy trì đầy đủ và không thay đổi gì, ngoại trừ những trường hợp như lệnh của tòa án sửa đổi về nội dung và siêu dữ liệu của hồ sơ, trong các trường hợp đó chỉ có những người quản trị hệ thống có thể thực hiện các thay đổi theo thẩm quyền cho phép.

89

Tư liệu hóa bất kỳ thay đổi đặc biệt nào với hồ sơ theo mô tả trong Yêu cầu 88) trong siêu dữ liệu có liên quan.

90

Duy trì tính toàn vẹn về quan hệ, cấu trúc và kỹ thuật của hồ sơ và siêu dữ liệu trong hệ thống.

91

Hạn chế truy cập vào chức năng hệ thống theo vai trò của người sử dụng và kiểm soát quản lý hệ thống nghiêm ngặt

92

Cho phép chỉ ngưởi quản trị được thiết lập diện người sử dụng và phân bổ người sử dụng vào các nhóm.

93

Cho phép người quản trị có quyền giới hạn việc truy cập vào các hồ sơ, tập hợp và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng cụ thể.

94

Cho phép người quản trị có quyền thay đổi loại bảo mật của các hồ sơ cá biệt

95

Cho phép những thay đổi về thuộc tính bảo mật cho các nhóm hoặc người dùng (ví dụ, quyền truy cập, cấp độ bảo mật, quyền ưu đãi, cấp phát mật khẩu ban đầu (và quản lý) chỉ được thực hiện bởi người quản trị.

96

Chỉ cho phép người quản trị đính kèm vào diện người sử dụng những thuộc tính nhằm xác định các đặc điểm, các trường siêu dữ liệu quản lý hồ sơ , hồ sơ hoặc tập hợp mà người sử dụng có quyền truy cập. Các thuộc tính này của hồ sơ sẽ:

1. cấm truy cập hệ thống quản lý hồ sơ số mà không có một cơ chế xác thực chấp nhận gán cho diện người sử dụng;

2. giới hạn người dùng truy cập các hồ sơ hoặc tập hợp cụ thể;

3. giới hạn người dùng truy cập theo giấy phép bảo mật của người sử dụng;

4. giới hạn người sử dụng truy cập vào các tính năng cụ thể (ví dụ như đọc, cập nhật và/hoặc xóa các trường siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cụ thể);

5. từ chối truy cập sau một ngày quy định;

6. phân bổ người sử dụng thành một nhóm hoặc nhiều nhóm18

97

Có thể cung cấp các chức năng quản lí tương tự cho vai trò khác nhau, cũng như đối với người sử dụng khác nhau

98

Có thể thành lập các nhóm người sử dụng có liên quan tới một tập hợp

99

Cho phép một người sử dụng là thành viên của nhiều nhóm.

100

Có thể hạn chế truy cập của người sử dụng đến các phần của danh sách này (được quy định khi thiết lập cấu hình).

101

Cho phép người sử dụng đặt điều kiện người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng khác nào có thể truy cập hồ sơ mà người sử dụng này đảm nhiệm.

102

Cho phép người quản trị theo điều 5.4.6: Các loại bảo mật, đổi loại bảo mật của tất cả các hồ sơ trong tập hợp với một thao tác. Hệ thống quản lý hồ sơ số có trách nhiệm đưa ra cảnh báo nếu phân loại bảo mật của bất kỳ hồ sơ bị hạ thấp, và đang chờ đợi xác nhận trước khi hoàn thành thao tác này.

103

Cho phép người quản trị thay đổi loại bảo mật của tập hợp, tùy theo các yêu cầu của điều 5.4.6: Các loại bảo mật.

104

Ghi lại chi tiết đầy đủ bất kỳ thay đổi nào về loại bảo mật trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của hồ sơ, tập hoặc tập hợp bị ảnh hưởng.

105

Cung cấp một trong các phản hồi sau (được lựa chọn lúc cấu hình) bất cứ khi nào người sử dụng có yêu cầu truy cập, tìm kiếm một hồ sơ, tập hoặc tập hợp mà họ không có quyền truy cập:

1. hiển thị nhan đề và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ;

2. hiển thị sự tồn tại của tập hợp hoặc hồ sơ (tức là, hiển thị số hồ sơ hoặc tệp tin của nó), nhưng không phải là nhan đề của nó hoặc các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác;

3. không hiển thị bất kỳ thông tin nào của hồ sơ hoặc không chỉ ra sự tồn tại của nó dưới bất kỳ hình thức nào.

106

Không bao giờ đưa vào một danh sách các văn bản đầy đủ hoặc kết quả tìm kiếm khác, bất cứ hồ sơ nào mà người dùng không có quyền truy cập.

107

Ghi lại tất cả các nỗ lực trái phép để truy cập tập hợp (và tập của chúng) hoặc các hồ sơ trong siêu dữ liệu duy nhất tương ứng của chúng.

108

Cho phép gán ký hiệu phân loại bảo mật cho hồ sơ.

109

Cho phép các ký hiệu phân loại bảo mật được lựa chọn và được gán ở mức hệ thống cho:

1. tất cả các mức của các tập hợp hồ sơ (bao gồm cả tập);

2. hồ sơ cá biệt hoặc các đối tượng hồ sơ.

110

Cho phép gán phân loại bảo mật:

1. ở cấp độ nhóm (có thể thiết lập truy cập nhóm đến các tập hợp cụ thể, an ninh của các loại hồ sơ hoặc các mức gỡ bỏ an ninh);

2. theo vai trò của tổ chức;

3. theo loại hồ sơ

4. ở cấp độ người sử dụng ;

4. kết hợp các nội dung trên.

111

Cho phép gán loại bảo mật:

1. tại bất kỳ cấp độ tập hợp hồ sơ nào;

2. sau một khoảng thời gian hoặc sự kiện quy định; và

3. cho một loại hồ sơ.

112

Hỗ trợ áp dụng tự động giá trị mặc định 'Không được phân loại' cho tập hợp hoặc hồ sơ không được gán bất kỳ loại bảo mật nào khác.

113

Cho phép hệ thống con bảo mật của nó làm việc hiệu quả cùng với các sản phẩm bảo mật chung.

114

Có thể xác định loại bảo mật cao nhất của bất kỳ hồ sơ nào trong bất kỳ tập hợp nào bằng một yêu cầu đơn giản.

115

Hỗ trợ rà soát lại thường xuyên theo lịch trình các ký hiệu phân loại bảo mật.

116

Hạn chế truy cập tập hợp/hồ sơ số có ký hiệu phân loại bảo mật cao hơn việc gỡ bỏ bảo mật của người dùng.

117

Có khả năng ngăn chặn tập hợp số có phân loại bảo mật thấp hơn bất cứ hồ sơ số nào trong tập hợp đó.

118

Có khả năng tạo ra siêu dữ liệu không thay đổi của các hành động quản lý hồ sơ (hành động được quy định bởi mỗi tổ chức) được thực hiện với hồ sơ, tập hợp hoặc khung phân loại. Siêu dữ liệu có thể bao gồm các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sau đây:

1. loại hành động quản lý hồ sơ;

2. người sử dụng bắt đầu và/hoặc thực hiện các hành động

3. ngày tháng và thời gian của hành động

119

Theo dõi sự kiện, khi chức năng siêu dữ liệu đã được kích hoạt, mà không cần có sự can thiệp thủ công, và lưu trữ trong thông tin siêu dữ liệu.

120

Duy trì siêu dữ liệu lâu dài theo yêu cầu.

121

Cung cấp siêu dữ liệu của tất cả các thay đổi được thực hiện với:

1. Tập hợp số (bao gồm các tập);

2. Hồ sơ số cá biệt;

3. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết với bất kỳ cái nào ở trên.

122

Tư liệu hóa tất cả những thay đổi được thực hiện với các thông số quản lý (ví dụ, những thay đổi được thực hiện bởi người quản trị về quyền truy cập của người dùng).

123

Có khả năng thu giữ và lưu trữ thông tin siêu dữ liệu về các hành động sau đây:

1. ngày và thời gian lưu giữ của tất cả các hồ sơ số;

2. phân loại lại hồ sơ số trong một tập số khác;

3. phân loại lại tập hợp số bằng khung phân loại khác;

4. bất kỳ thay đổi nào về thẩm quyền xử lý tập hợp hồ sơ số;

5. bất kỳ thay đổi nào được thực hiện với bất kỳ siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào liên quan đến các tập hợp hoặc hồ sơ số;

6. ngày tháng và thời gian tạo lập, sửa đổi và xóa siêu dữ liệu lý quản hồ sơ;

7. thay đổi các đặc quyền truy cập ảnh hưởng đến tập hợp số, hồ sơ số hoặc người sử dụng;

8. các hành động xuất, chuyển giao được thực hiện trên tập hợp số;

9. ngày tháng và thời gian hồ sơ được đưa ra phục vụ;

10. hiệu lực xử lý trên tập hợp hoặc hồ sơ số.

124

Đảm bảo cho siêu dữ liệu có sẵn để kiểm tra theo yêu cầu, để một sự kiện cụ thể có thể được xác định và tất cả dữ liệu liên quan có thể truy cập được, và đảm bảo rằng việc truy cập này có thể được thực hiện bởi người được phép bên ngoài tổ chức, người ít hoặc không quen thuộc với hệ thống.

125

Có thể xuất siêu dữ liệu cho các hồ sơ quy định và các nhóm hồ sơ lựa chọn mà không ảnh hưởng đến các siêu dữ liệu được lưu trữ bởi các hệ thống quản lý hồ sơ số.

126

Có thể thu thập và lưu trữ các vi phạm (nghĩa là cố gắng của người sử dụng để truy cập hồ sơ hoặc tập hợp, bao gồm cả tập, mà với chúng họ bị từ chối truy cập), và (nơi mà hành vi vi phạm có thể thực hiện được) các vi phạm cơ chế kiểm soát truy cập.

127

Có thể, ở mức tối thiểu, cung cấp báo cáo về hành động thực hiện với hồ sơ và tập hợp hồ sơ được tổ chức:

1. theo hồ sơ hoặc tập hợp;

2. theo người dùng;

3. theo thứ tự thời gian.

128

Cho phép các phương tiện siêu dữ liệu được cấu hình bởi người quản trị để các chức năng cho phép tự động lưu trữ thông tin có thể được lựa chọn. Hệ thống quản lý hồ số cần đảm bảo rằng lựa chọn này và tất cả các thay đối với nó được lưu trữ trong siêu dữ liệu.

129

Có thể cung cấp báo cáo về những hành động trên hồ sơ và các tập hợp được tổ chức bởi trạm làm việc và (nơi kỹ thuật cho phép) theo địa chỉ mạng.

130

Cho phép người quản trị thay đổi bất kỳ yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào được người sử dụng nhập vào. Thông tin về bất kỳ thay đổi nào như thế phải được lưu trữ trong siêu dữ liệu.

131

Cung cấp tính năng theo dõi giám sát và ghi lại thông tin về vị trí và sự di chuyển của cả hai loại tập hợp số và phi số.

132

Ghi lại thông tin về sự di chuyển, bao gồm:

1. dấu nhận dạng nhất của tập hợp hoặc hồ sơ;

2. vị trí hiện tại cũng như số lượng người dùng được xác định trước đây (vị trí có thể được người dùng định nghĩa);

3. ngày đề mục được gửi/di dời từ vị trí;

4. ngày đề mục nhận được tại vị trí (đối với chuyển giao);

5. người dùng chịu trách nhiệm về việc di chuyển (nếu phù hợp).

133

Duy trì việc truy cập vào nội dung hồ sơ số, bao gồm khả năng đưa ra phục vụ, và duy trì cấu trúc và định dạng của nó theo thời gian và qua các thế hệ phần mềm ứng dụng văn phòng.

134

Có thể xác định tập và tập hợp phi số trong khung phân loại, và sẽ cho phép sự hiện diện của hồ sơ phi số trong các tập này được phản ánh và quản lý với cùng một cách như hồ sơ số.

135

Cho phép cả hai loại hồ sơ được quản lý theo cách tích hợp.

136

Cho phép tập hợp phi số được kết hợp như là tập hợp kép với tập hợp số để sử dụng cùng một nhan đề và mã tham chiếu số, nhưng với chỉ thị bổ sung cho biết nó là tập hợp kép phi số.

137

Cho phép tập hợp các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác nhau được cấu hình cho các tập hợp số và phi số; siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp phi số sẽ chứa thông tin về vị trí vật lý của tập hợp phi số.

138

Đảm bảo rằng việc truy vấn tập hợp phi số hiển thị siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho cả hai hồ sơ số và phi số kết hợp với nó.

139

Bao gồm các tính năng để kiểm soát và ghi lại việc truy cập các tập hợp số, bao gồm việc kiểm soát dựa trên loại bảo mật, mà có thể so sánh với các tính năng dành cho tập hợp số.

140

Hỗ trợ theo dõi các tập hợp phi số bằng cách cung cấp yêu cầu, các phương tiện kiểm tra xuất-nhập phản ánh vị trí hiện tại của tài liệu có liên quan.

141

Hỗ trợ in ấn và nhận dạng mã vạch cho các đối tượng phi số (ví dụ, tài liệu, hồ sơ và các loại tệp chứa khác), hoặc phải hỗ trợ các hệ thống theo dõi khác để tự động nhập dữ liệu để theo dõi sự di chuyển của các hồ sơ phi số này.

142

Hỗ trợ các giao thức lưu giữ và xử lý, và thường xuyên áp dụng cho cả hai yếu tố số và phi số các trong tập hợp kép

143

Đảm bảo rằng hồ sơ phi số được phân bổ cùng loại bảo mật với hồ sơ số liên kết trong tập hợp hồ sơ kép

144

Cung cấp một chức năng mà:

1. quy định cụ thể việc kiểm soát xử lý;

2. tự động thực hiện hành động báo cáo và hủy bỏ;

3. xử lý hồ sơ phức như là một hành động đơn lẻ;

4. cung cấp các phương tiện tích hợp để xuất hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.

145

Có thể hạn chế việc thiết lập và thay đổi việc kiểm soát xử lý chỉ dành cho người quản trị.

146

Cho phép người quản trị xác định và lưu trữ tập hợp các kiểm soát xử lý chuẩn tùy biến.

147

Hỗ trợ thời gian lưu giữ tối thiểu từ một tháng đến không hạn định.

148

Có khả năng gán việc kiểm soát xử lý cho bất kỳ tập hợp hoặc loại hồ sơ nào.

149

Theo mặc định, đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ trong tập hợp được điều chỉnh bởi kiểm soát xử lý liên kết với tập hợp đó.

150

Bao gồm hành động xử lý, thời gian lưu giữ của tổ chức và kích hoạt trong hồ sơ (siêu dữ liệu) này các quyết định đối với từng kiểm soát xử lý.

151

Đối với mỗi tập hợp:

1. tự động theo dõi thời gian lưu giữ đã được gán cho tập hợp;

2. khởi động quá trình xử lý bằng cách nhắc nhở người quản trị xem xét, và phê duyệt và thực hiện khi thích hợp, hiệu lực xử lý khi cần.

152

Cho phép ít nhất các quyết định sau đây đối với mỗi kiểm soát xử lý:

1. giữ lại không hạn định;

2. trình xem xét vào một ngày trong tương lai;

3. tiêu hủy vào một ngày trong tương lai;

4. chuyển giao vào một ngày trong tương lai.

153

Cho phép thời gian lưu giữ đối với từng kiểm soát xử lý được quy định tại một ngày trong tương lai, ngày này có thể được thiết lập theo tối thiểu các cách sau đây:

1. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ lúc tập hợp được mở ra;

2. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi tập hợp được đóng lại;

3. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi hồ sơ mới nhất được gán cho tập hợp;

4. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi một sự kiện cụ thể (sự kiện đã được xác định trong lịch trình, và sẽ được người quản trị thông báo cho hệ thống quản lý hồ sơ số, chứ không phải là được phát hiện tự động bởi hệ thống quản lý hồ sơ số);

5. quy định cụ thể là ‘không hạn định' để chỉ việc bảo quản lâu dài hồ sơ.

154

Cho phép gán kiểm soát xử lý được chỉ định cho tập hợp ghi đè lên kiểm soát xử lý được chỉ định cho tập hợp cha mẹ.

155

Cho phép người quản trị sửa đổi bất kỳ kiểm soát xử lý nào được phân bổ cho bất kỳ tập hợp nào tại mọi điểm trong vòng đời của tập hợp đó.

156

Cho phép người quản trị thay đổi kiểm soát xử lý liên kết tới tập hợp tại bất kỳ thời điểm nào.

157

Cho phép định nghĩa các bộ quy tắc xử lý có thể được áp dụng như một phương tiện cảnh báo cho các tập hợp quy định trước khi bắt đầu quá trình xử lý.

158

Cung cấp tùy chọn cho phép hồ sơ hoặc tập hợp số đang được di chuyển giữa các tập hợp bởi người quản trị để có kiểm soát xử lý tập hợp mới, thay thế kiểm soát xử lý tập hợp hiện có áp dụng cho những hồ sơ này.

159

Cho phép người quản trị xóa tập hợp,tập và hồ sơ

(xem điều 5.4.6: Các loại An ninh).

160

Khi thực hiện các kiểm soát xử lý, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ có thể:

1. tạo ra một báo cáo đặc biệt cho người quản trị;

2. xóa toàn bộ nội dung của tập hợp hoặc tập khi nó đã bị xóa;

3. nhắc nhở người quản trị nhập vào lý do của hành động này;

4. đảm bảo rằng không có đề mục nào bị xóa nếu việc xóa chúng sẽ tạo ra sự thay đối với một hồ sơ khác (ví dụ, nếu tài liệu tạo thành một phần của hai hồ sơ, xem 3.1.3: Tập hợp các hồ sơ số- một trong số đó đang được xóa);

5. thông báo cho người quản trị bất kỳ liên kết nào từ tập hợp hoặc hồ sơ khác đến tập hợp hoặc tập sắp bị xóa, và yêu cầu xác nhận trước khi hoàn tất việc xóa;

6. cảnh báo cho người quản trị bất kỳ xung đột nào, ví dụ, các tài liệu được liên kết với từ hai hành động kiểm soát xử lý trở lên liên quan đến con trỏ;

7. duy trì tính toàn vẹn hoàn chỉnh của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ ở tất cả các lần.

161

Tự động theo dõi tất cả thời gian lưu giữ được quy định trong các hành động kiểm soát xử lý này, và bắt đầu quá trình xử lý một khi đến ngày cuối cùng của tất cả các ngày lưu giữ.

162

Cho phép các người quản trị khóa hoặc đóng băng tự động hoặc thủ công các quá trình xử lý hồ sơ (ví dụ như đóng băng với các mục đích khám phá kiện tụng hoặc pháp lý, mục đích tự do thông tin, ..).

163

Ghi lại bất kỳ hoạt động xử lý hoặc xóa toàn diện nào trong siêu dữ liệu của quá trình.

164

Tự động ghi lại và báo cáo tất cả các hoạt động xử lý cho người quản trị.

165

Hỗ trợ quá trình xem xét bằng cách đưa ra các tập hợp số để xem xét, cùng với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng và thông tin kiểm soát xử lý, theo cách thức cho phép người rà soát duyệt nội dung tập hợp và/hoặc siêu dữ liệu quản lý hồ sơ một cách có hiệu quả.

166

Cho phép người rà soát thực hiện ít nhất một trong các hành động sau đây đối với mỗi tập hợp trong quá trình xem xét:

1. đánh dấu tập hợp để hủy bỏ;

2. đánh dấu tập hợp để chuyển giao;

3. đánh dấu tập hợp để lưu giữ vô hạn định, ví dụ, đang chờ giải quyết kiện tụng;

4. thay đổi hành động kiểm soát xử lý (hoặc chỉ định một lịch trình khác) để tập hợp được giữ lại và xem xét lại vào một ngày sau đó, như được xác định trong điều này.

167

Cho phép người rà soát nhập nhận xét vào siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp này để ghi lại lý do cho các quyết định xem xét.

168

Cảnh báo cho người quản trị các tập hợp đến hạn xử lý trước khi thực hiện hành động xử lý, và dựa vào phê chuẩn của người quản trị sẽ có khả năng bắt đầu hành động xử lý, được quy định trong điều này.

169

Lưu trữ trong siêu dữ liệu tất cả các quyết định được thực hiện bởi những người xem xét trong quá trình xem xét.

170

Tạo ra một báo cáo kiểm soát xử lý cho người quản trị, xác định tất cả các kiểm soát xử lý được áp dụng trong khoảng thời gian quy định, và cung cấp các báo cáo định lượng về số lượng và các loại hồ sơ được bao quát.

171

Có thể xác định tần suất của báo cáo về hành động kiểm soát xử lý, thông tin được báo cáo và các trường hợp ngoại lệ nổi bật như quá hạn xử lý.

172

Cảnh báo cho người quản trị nếu tập hợp số phải hủy bỏ được tham chiếu liên kết tới một tập hợp khác và tạm dừng quá trình hủy bỏ để cho phép các hành động khắc phục hậu quả sau đây được thực hiện:

1. xác nhận bởi người quản trị để thực hiện hoặc hủy bỏ quá trình;

2. tạo ra một báo cáo trình bày chi tiết tập hợp hoặc hồ sơ có liên quan và tất cả các tham chiếu hoặc liên kết chỉ đến nó.

173

Hỗ trợ các công cụ phân tích và báo cáo để người quản trị quản lý các công cụ kiểm soát xử lý và lưu giữ, bao gồm khả năng:

1. liệt kê tất cả các hành động kiểm soát xử lý;

2. liệt kê tất cả các tập hợp số mà các kiểm soát xử lý quy định được gán cho nó;

3. liệt kê danh sách các kiểm soát xử lý áp dụng cho tất cả các tập hợp ở dưới một điểm quy định trong hệ thống phân cấp của khung phân loại;

4. xác định, so sánh và xem xét các kiểm soát xử lý (bao gồm cả nội dung của chúng) qua khung phân loại;

5. xác định các mâu thuẫn chính thức trong các kiểm soát xử lý qua khung phân loại.

174

Cung cấp hoặc hỗ trợ khả năng giao diện với, cơ sở quy trình công việc để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch, xem xét và quá trình xuất/chuyển giao bằng cách theo dõi:

1. tiến độ/tình trạng xem xét, chẳng hạn như đang đợi hoặc đang xem xét, chi tiết về người xem xét và ngày tháng;

2. hồ sơ đang chờ xử lý như là kết quả của một quyết định xem xét; và

3. tiến độ của quá trình chuyển giao.

175

Có thể tích lũy số liệu thống kê của các quyết định xem xét trong một khoảng thời gian nhất định và cung cấp các báo cáo bảng biểu và đồ thị về hoạt động này.

176

Cung cấp một quá trình được quản lý tốt để chuyển hồ sơ sang hệ thống khác hoặc cho một tổ chức bên thứ ba và hỗ trợ quá trình di trú.

177

Đưa vào tất cả các tập hợp, tập, hồ sơ và siêu dữ liệu liên quan trong các tập hợp bất cứ khi nào hệ thống quản lý hồ sơ số chuyển giao bất kỳ tập hợp hoặc tập nào.

178

Có thể chuyển hoặc xuất tập hợp (ở mọi mức) trong một chuỗi các hoạt động để:

1. nội dung và cấu trúc hồ sơ số của nó không bị suy giảm;

2. tất cả các thành phần của hồ sơ số (khi hồ sơ này bao gồm từ hai thành phần trở  lên) được xuất như là một đơn vị trọn vẹn bao gồm bất kỳ biện pháp bảo vệ kỹ thuật nào;

3. tất cả các liên kết giữa hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của nó được giữ lại;

4. tất cả các liên kết giữa hồ sơ số, tập và các tập hợp được giữ lại.

179

Có thể chứa bản sao của toàn bộ tập hợp siêu dữ liệu liên quan đến hồ sơ và tập hợp được chuyển giao hoặc được xuất từ hệ thống quản lý hồ sơ số.

180

Tạo ra một báo cáo trình bày chi tiết bất kỳ thất bại nào xảy ra trong quá trình xuất, chuyển giao hoặc tiêu hủy. Báo cáo này sẽ xác định bất kỳ hồ sơ nào dành để chuyển giao mà đã tạo ra lỗi xử lý và bất kỳ tập hợp hoặc hồ sơ nào không được chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy thành công.

181

Giữ lại bản sao của tất cả các tập hợp số và hồ sơ đã được chuyển giao của chúng, ít nhất là cho đến thời gian chừng nào việc chuyển giao thành công được xác nhận .

182

Có thể tiếp tục quản lý các hồ sơ và tập hợp đã được xuất từ hệ thống quản lý hồ sơ sang các hình thức phương tiện lưu trữ khác.

183

Có khả năng giữ lại siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho các hồ sơ và tập hợp đã bị hủy bỏ hoặc chuyển giao.

184

Cho phép người quản trị xác định tập hợp con của tập hợp siêu dữ liệu quản lý hồ sơ được giữ lại cho các tập hợp đã được hủy bỏ, chuyển đi hoặc di chuyển đoạn tuyến .

185

Có thể tiêu hủy toàn bộ số hồ sơ (cho dù được xác định theo mức hoặc cá biệt) được lưu trữ trên các phương tiện có thể ghi lại bằng cách phá hủy hoàn toàn để chúng không thể khôi phục lại nhờ các phương tiện phục hồi dữ liệu của chuyên gia.

186

Cung cấp công cụ chuyển đổi hoặc tiện ích hỗ trợ việc chuyển đổi các hồ sơ được đánh dấu để chuyển giao hoặc xuất sang định dạng tệp tin xuất hoặc chuyển giao theo quy định.

187

Cung cấp khả năng thêm các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ do người dùng xác định cần thiết cho mục đích quản lý lưu trữ đối với các tập hợp số được lựa chọn để chuyển giao.

188

Cung cấp khả năng sắp xếp các tập hợp số được lựa chọn để chuyển giao vào các danh sách được sắp xếp theo các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ do người dùng lựa chọn.

189

Yêu cầu người quản trị xác nhận rằng phần phi số của cùng tập hợp này đã được chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy trước khi chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy phần số.

190

Hỗ trợ việc phân bổ tư liệu kiểm soát xử lý cho mỗi tập hợp phi số trong khung phân loại. Các công cụ kiểm soát thực hiện chức năng nhất quán đối với các tập hợp số và phi số, bằng cách thông báo cho người quản trị khi đến ngày xử lý, nhưng chú ý tới quá trình xử lý hồ sơ số và phi số khác nhau.

191

Hỗ trợ việc áp dụng kiểm soát xử lý cho cả hai tập hợp số và phi số mà tạo ra một tập hợp kép.

192

Có thể áp dụng bất kỳ quyết định đánh giá nào được thực hiện trên tập hợp kép số cho tập hợp phi số mà nó liên kết.

193

Cảnh báo cho người quản trị sự tồn tại và vị trí của bất kỳ tập hợp phi số lai nào liên kết với tập hợp số lai được xuất hoặc chuyển giao.

194

Có thể ghi lại trong siêu dữ liệu tất cả các thay đổi được thực hiện với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ tham chiếu đến các tập hợp hoặc hồ sơ kép hoặc phi số.

195

Có khả năng cung cấp các phương tiện kiểm tra xuất-nhập đối với các tập hợp phi số được được phân diện trong hệ thống, đặc biệt cho phép khả năng ghi lại người sử dụng cụ thể hoặc vị trí mà tại đó tập hợp phi số được kiểm tra xuất, và hiển thị thông tin này nếu tập hợp phi số đã được yêu cầu bởi người sử dụng khác.

196

Có khả năng cung cấp phương tiện yêu cầu cho các hồ sơ phi số được mô tả trong hệ thống tập hợp kép, cho phép người dùng nhập vào ngày mà yếu tố phi số được yêu cầu và tạo ra thông báo kết quả chuyển cho chủ sở hữu hiện tại của tập hợp phi số này hoặc người quản trị, tùy theo cấu hình.

197

Có thể xuất và chuyển giao siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của các hồ sơ và tập hợp số.

198

Hỗ trợ việc áp dụng quyết định xem xét tiến hành trên nhóm tập hợp với bất kỳ tập hợp phi số nào trong nhóm đó, bằng cách thông báo cho người quản trị các hành động cần thiết được thực hiện trên các tập hợp phi số.

199

Cung cấp nhiều chức năng linh hoạt thao tác trên siêu dữ liệu liên quan đến mọi mức tập hợp và các nội dung của hồ sơ thông qua các tham số do người dùng xác định với các mục đích tìm kiếm, truy cập và định vị hồ sơ cá biệt hoặc nhóm hồ sơ và/hoặc siêu dữ liệu.

200

Cho phép tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của hồ sơ,tập và của tập hợp được tìm kiếm.

201

Cho phép nội dung văn bản của hồ sơ (nơi chúng tồn tại) được tìm kiếm.

202

Cho phép người sử dụng thiết lập yêu cầu tìm kiếm cá biệt với tập hợp siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và/hoặc nội dung hồ sơ.

203

Cho phép người quản trị thiết lập cấu hình và thay đổi các trường tìm kiếm để:

1. chỉ định bất kỳ yếu tố nào của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp, hồ sơ và tập và nội dung hồ sơ đầy đủ tùy chọn, là các trường tìm kiếm;

2. thay đổi cấu hình của trường tìm kiếm.

204

Cung cấp công cụ tìm kiếm để:

1. tìm kiếm văn bản tự do kết hợp các hồ sơ và tập hợp các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và nội dung hồ sơ;

2. tìm kiếm với các toán tử Boole các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ (cũng xem Yêu cầu 219).

205

Cho phép tìm kiếm bằng ‘ký tự biểu diễn” các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ mà cho phép chuyển đi, chuyển lại, mở rộng chúng .

206

Cho phép tìm kiếm trong một tập hợp duy nhất hoặc trên nhiều tập hợp.

207

Có thể tìm kiếm, truy hồi và đưa ra tất cả các hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan đến tập hợp số, hoặc tập, như là một đơn vị duy nhất.

208

Có thể tìm kiếm, truy hồi và đưa ra tập hợp số theo tất cả các nguyên tắc đặt tên được thực hiện, bao gồm:

1. tên;

2. dấu nhận dạng (mã phân loại).

209

Hiển thị tổng số kết quả tìm kiếm trên màn hình của người sử dụng và cho phép người sử dụng sau đó hiển thị danh sách kết quả, hoặc lọc theo tiêu chí tìm kiếm và đưa ra yêu cầu khác.

210

Cho phép các hồ sơ và tập hợp được đưa ra trong danh sách kết quả tìm để lựa chọn, sau đó mở (có kiểm soát truy cập) bởi một nhấp chuột hoặc gõ phím.

211

Cho phép người sử dụng tìm các tập hợp và hồ sơ trực tiếp bằng cách sử dụng dấu định danh duy nhất.

212

Không bao giờ cho phép chức năng tìm kiếm hoặc truy hồi được để lộ cho người sử dụng bất kỳ thông tin nào (siêu dữ liệu quản lý hồ sơ hoặc nội dung hồ sơ) mà việc thiết lập bảo mật và truy cập được dự tính để ẩn với người sử dụng đó.

213

Có phương tiện tìm kiếm tích hợp cho tất cả các mức của khung phân loại .

214

Cho phép tìm siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và tìm văn bản tự do theo cách thức nhất quán và tích hợp.

215

Đưa ra chức năng liền mạch khi tìm kiếm qua các tập hợp kép, số và phi số.

216

Cho phép người sử dụng lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm.

217

Cho phép người sử dụng đang xem hoặc làm việc với một hồ sơ hoặc tập hợp, cho dù có kết quả tìm hay không, được xem hồ sơ trong thứ tự phân cấp của tập hợp hoặc phân loại dễ dàng mà không phải dời hoặc đóng hồ sơ .

218

Cho phép người sử dụng tinh chỉnh (có nghĩa là thu hẹp) cuộc tìm.

219

Cho phép tìm từ lân cận, có thể chỉ định một từ phải xuất hiện cách từ khác một khoảng cách nhất định trong hồ sơ để hạn định kết quả tìm (cũng xem Yêu cầu 202, 203 và 204).

220

Cho phép siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của bất kỳ đối tượng nào (chẳng hạn như hồ sơ, tập hoặc tập hợp) được tìm kiếm, cho dù chính bản thân đối tượng này ở dạng số hoặc không, và bất kể là đối tượng được lưu trữ trực tuyến, cận tuyến hoặc ngoại tuyến.

221

Cung cấp các dạng thức hiển thị kết quả tìm được cấu hình bởi người sử dụng hoặc người quản trị, bao gồm cả tính năng và chức năng như:

1. chọn trật tự mà theo đó kết quả tìm được trình bày;

2. xác định số lượng kết quả tìm hiển thị trên màn hình;

3. thiết lập số lượng kết quả tìm tối đa;

4. lưu kết quả tìm;

5. chọn các trường của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ được hiển thị trong danh sách kết quả tìm.

222

Cho phép sắp xếp phù hợp các kết quả tìm.

223

Có thể liên kết ‘trích xuất’ của hồ sơ số tới hồ sơ gốc, để việc truy xuất cái này cho phép truy xuất cái kia, trong khi giữ lại siêu dữ liệu quản lý hồ sơ riêng và kiểm soát truy cập trên hai hồ sơ này.

224

Cho phép tìm kiếm khái niệm thông qua việc sử dụng từ điển từ chuẩn được tích hợp như là bảng tra trực tuyến

225

Cung cấp cơ chế duyệt lướt cho phép hiển thị đồ họa hoặc hiển thị các kỹ thuật duyệt khác ở bất kỳ mức độ tập hợp nào.

226

Đưa ra hoặc tải về các hồ sơ yêu cầu đã tìm được.

227

Đưa ra các hồ sơ yêu cầu đã tìm được mà không cần tải phần mềm ứng dụng liên quan.

228

Có thể đưa ra tất cả các loại hồ sơ số được quy định bởi tổ chức theo cách lưu giữ thông tin trong hồ sơ (ví dụ, tất cả các tính năng trình bày trực quan và cách trình bày được tạo ra bởi các gói ứng dụng phát sinh), và đưa ra tất cả các thành phần của hồ sơ trong mối quan hệ ban đầu của chúng.

229

 Cung cấp cho người sử dụng các tùy chọn linh hoạt để in hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan của chúng, bao gồm cả khả năng in hồ sơ với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ theoquy định của người dùng.

230

Cho phép in siêu dữ liệu quản lý hồ sơ đại diện cho tập hợp.

231

Cho phép người sử dụng có thể in danh sách tóm tắt các hồ sơ được lựa chọn (ví dụ, nội dung của tập hợp), bao gồm tập hợp con của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ do người dùng quy định (Ví dụ, nhan đề, tác giả, ngày tạo lập) cho mỗi hồ sơ.

232

Cho phép người sử dụng in danh sách kết quả từ tất cả các cuộc tìm.

233

Có thể in tất cả các loại hồ sơ số theo quy định của tổ chức. Việc in ấn sẽ bảo toàn cách trình bày được tạo ra bởi các gói phần mềm ứng dụng khởi tạo và bao gồm tất cả các thành phần (có thể in được) của hồ sơ số.

234

Cho phép người quản trị xác định rằng tất cả các bản in của hồ sơ có các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ lựa chọn gán thêm vào chúng, Ví dụ, nhan đề, số đăng ký, ngày, tháng và loại an ninh.

235

Cho phép người quản trị in từ điển từ chuẩn, khi từ điển từ chuẩn tồn tại trong hệ thống.

236

Cho phép người quản trị in bất kỳ và tất cả các thông số hành chính.

237

Cho phép người quản trị in các tư liệu kiểm soát xử lý.

238

Cho phép người quản trị in khung phân loại.

239

Cho phép người quản trị in lược đồ hoặc bộ yếu tố siêu dữ liệu.

240

Cho phép tất cả hồ sơ trong tập hợp được in, theo thứ tự do người dùng quy định, với một thao tác.

241

Cho phép người quản trị in danh sách tệp tin.

242

Cho phép người quản trị lấy một bản sao của hồ sơ cho các mục đích biên tập.

243

Ghi lại việc tạo lập các trích xuất từ các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ, bao gồm ít nhất ngày, giờ, lý do tạo lập và người tạo lập.

244

Lưu trữ trong siêu dữ liệu bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đáp ứng các yêu cầu trong phần này.

245

Cung cấp chức năng để biên tập (xem Bảng thuật ngữ tại Phụ lục A) thông tin nhạy cảm từ trích xuất. Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số không trực tiếp cung cấp các phương tiện này, nó sẽ cho phép các gói phần mềm khác làm việc đó.

246

Nhắc nhở người tạo ra trích xuất gán nó vào tập hợp.

247

Lưu trữ tham chiếu chéo đến trích xuất trong cùng tập hợp và tập như là hồ sơ gốc, ngay cả khi tập đó đã đóng.

248

 Bao hàm các tính năng để đưa ra hồ sơ mà không thể được in đúng nghĩa với một thiết bị đầu ra thích hợp.

250

Cho phép người quản trị tìm được, hiển thị và cấu hình lại các tham số hệ thống và phân bổ lại người dùng và chức năng giữa vai trò của người dùng.

251

Cung cấp phương tiện sao lưu để các hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng có thể được tái tạo bằng cách sử dụng tổ hợp các chức năng sao lưu và siêu dữ liệu phục hồi.

252

Cung cấp các phương tiện phục hồi và hủy giao dịch trong trường hợp có lỗi hệ thống hoặc lỗi cập nhật, và phải thông báo kết quả cho người quản trị.

253

Giám sát không gian lưu trữ có thể dùng và thông báo cho người quản trị khi cần hành động vì không gian có thể dùng ở mức thấp, hoặc cần có sự chú ý hành chính khác.

254

Cho phép người quản trị thực hiện thay đổi số lượng lớn đối với khung phân loại nhờ đảm bảo cho tất cả siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và dữ liệu siêu dữ liệu được xử lý một cách chính xác và hoàn chỉnh mọi lúc, để tạo ra các hình thức thay đổi tổ chức sau đây:

1. bộ phận của một đơn vị tổ chức phân làm hai;

2. kết hợp hai đơn vị tổ chức thành một;

3. di chuyển hoặc đặt tên lại một đơn vị tổ chức;

255

Hỗ trợ di chuyển người dùng giữa các đơn vị của tổ chức.

256

Cho phép định nghĩa vai trò của người sử dụng, và sẽ cho phép một số người sử dụng được kết hợp với từng vai trò.

257

Thông báo bất kỳ lỗi nào gặp phải khi lưu dữ liệu vào phương tiện lưu trữ.

258

Cho phép người quản trị tạo lập, định nghĩa và xóa các yếu tố siêu dữ liệu, bao gồm các trường tùy chỉnh.

259

Cho phép người quản trị áp dụng và sửa đổi các quy tắc của lược đồ siêu dữ liệu, bao gồm quy tắc ngữ nghĩa và cú pháp, cơ chế mã hóa và điều kiện bắt buộc.

260

Cho phép người quản trị cấu hình hệ thống để hạn chế việc xem hoặc sửa đổi các yếu tố siêu dữ liệu theo nhóm, vai trò chức năng, hoặc người dùng.

261

Tư liệu hóa tất cả các hoạt động quản trị siêu dữ liệu.

262

Cung cấp phương tiện báo cáo linh hoạt cho người quản trị. Chúng bao gồm, ở mức tối thiểu, khả năng báo cáo sau đây:

1. số lượng các tập hợp,bộ đĩa và hồ sơ;

2. số liệu thống kê giao dịch của các tập hợp,bộ đĩa và hồ sơ;

3. báo cáo hoạt động cho người dùng cá nhân.

263

Cho phép người quản trị báo cáo về siêu dữ liệu dựa trên lựa chọn:

1. tập hợp;

2.bộ đĩa;

3. đối tượng hồ sơ ;

4. người dùng;

5. khoảng thời gian;

6. định dạng tệp tin và ví dụ về từng định dạng.

264

Có thể đưa ra báo cáo liệt kê các tập hợp, được cấu trúc để phản ánh khung phân loại, cho tất cả hoặc một phần của khung phân loại.

265

Cho phép người quản trị yêu cầu báo cáo định kỳ thường xuyên và báo cáo đột xuất.

266

Cho phép người quản trị báo cáo về siêu dữ liệu dựa trên lựa chọn:

1. danh mục bảo mật;

2. nhóm người dùng;

3. siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác.

267

Bao gồm các tính năng để lựa chọn và sắp xếp thông tin báo cáo.

268

Bao gồm các tính năng để tóm tắt và tổng hợp thông tin báo cáo.

269

Cho phép người quản trị hạn chế người dùng truy cập vào các báo cáo được lựa chọn.

270

Cung cấp các thủ tục sao lưu và khôi phục tự động.

271

Cho phép người quản trị sắp xếp công việc sao lưu bằng cách:

1. xác định tần suất sao lưu;

2. bố trí phương tiện lưu trữ, hệ thống hoặc địa điểm sao lưu (Ví dụ, lưu trữ ngoại tuyến, hệ thống riêng biệt, trang web từ xa).

272

Cho phép chỉ người quản trị được khôi phục lại từ các bản sao lưu của hệ thống quản lý hồ sơ số. Tính toàn vẹn của dữ liệu được duy trì sau khi khôi phục.

273

Cho phép chỉ người quản trị được cuộn chuyển tiếp hệ thống quản lý hồ sơ số từ bản sao lưu đến trạng thái mới nhất, duy trì tính toàn vẹn đầy đủ của dữ liệu.

274

Cho phép người dùng chỉ ra rằng các hồ sơ đã chọn sẽ được xem là "hồ sơ quan trọng”

275

Có thể thông báo cho người dùng mà việc cập nhật của họ có thể không được khôi phục đầy đủ, khi người đó sử dụng hệ thống lần kế tiếp, rằng việc khôi phục không đầy đủ đã được thực hiện.

Số

Điểm kiểm tra

Bằng chứng thành tích/Bình luận

Mức thành tích (1–5):

5= Hài lòng

3=

Tương đối hài lòng

1 = Không hài lòng

Phần chung

Nhân sự được huấn luyện thích hợp để thực hiện các trách nhiệm quản lý hồ sơ của mình?

TẠO LẬP HỒ SƠ ĐƯỢC KẾT NỐI VỚI NGỮ CẢNH CỦA CHÚNG

Hồ sơ ‘tỉnh'/cố định' có thể được tạo ra bởi hệ thống hay không?

Hệ thống có thể tạo ra những hồ sơ được liên kết đến ngữ cảnh kinh doanh của chúng hay không?

Hệ thống có lưu giữ được các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ yêu cầu phù hợp với tiêu chuẩn thẩm quyền

tài phán và nhu cầu kinh doanh hay không?

Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ có được liên kết với các hồ sơ, và các mối liên kết có được duy trì theo thời gian hay không?

Các chính sách và thủ tục được tư liệu hóa có được đặt ra cho việc quản lý các hồ sơ hay không?

Các hồ sơ có thể được chứng minh là chúng mang ý nghĩ gì; chúng đã được tạo lập hoặc được gửi bởi người tạo lập hoặc gửi nó; và đã được tạo lập hoặc được gửi tại thời điểm có yêu cầu hay không?

Có kiểm soát đủ để bảo vệ hồ sơ khỏi việc truy cập, sửa đổi, xóa và sử dụng trái phép hay không?

Các hồ sơ có thể được tìm kiếm, hiển thị và truy cập một cách có ý nghĩa hay không?

Có chính sách và thủ tục tại chỗ để tiến hành kiểm toán việc quản lý hồ sơ trên hệ thống một cách thường xuyên hay không?

Có kế hoạch sao lưu và khôi phục thảm họa tại chỗ cho hệ thống hay không?

Tập hợp đầy đủ và hiện hành các tài liệu về hệ thống có được duy trì hay không (ví dụ, thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, thiết kế, tích hợp, vv)?

Nếu chữ ký số đang sử dụng, có thể hồ sơ được đọc như yêu cầu và khi cần thiết hay không?

XUẤT NHẬP HỒ SƠ VÀ KHẢ NĂNG TƯƠNG TÁC

Trường hợp hồ sơ được lưu trữ với một tổ chức, nhưng trách nhiệm quản lý và kiểm soát lại thuộc về một tổ chức khác, trách nhiệm có được hiểu, theo dõi và tư liệu hóa rõ ràng hay không?

Có quy trình và cơ chế thích hợp hỗ trợ truy cập liên tục đến hồ sơ, phù hợp với yêu cầu lưu giữ, sau thời gian tồn tại của hệ thống hay không?

Hồ sơ có thể được chuyển giao từ hệ thống sang cơ quan lưu trữ để lưu trữ hay không?

LƯU GIỮ VÀ XỬ LÝ

Bạn có thể thực hiện hiệu lực xử lý phù hợp với công cụ kiểm soát xử lý hay không?

Hồ sơ được giữ lại có phù hợp với công cụ kiểm soát xử lý, và không được xóa hoặc ghi đè hay không?

HỆ THỐNG KÉP

Trường hợp hệ thống quản lý cả hồ sơ số và vật lý, nó có hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ kép hay không?