Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199-1:2018 về Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ

Trường

Trường con

Khuyến nghị sử dụng

Kiểu phân loại đối tượng

Tùy chọn

Định danh đối tượng

Bắt buộc

Chuỗi mã số định danh

Bắt buộc

Chữ ký số

Tùy chọn

Tên đối tượng

Bắt buộc

Tên khác

Tùy chọn

Tên viết tắt

Tùy chọn

Thời gian thực hiện

Tùy chọn

Thời điểm bắt đầu

Tùy chọn

Thời điểm kết thúc

Tùy chọn

Thời gian xử lý

Tùy chọn

Đối tượng liên quan

Bắt buộc

Định danh của đối tượng liên quan

Tùy chọn

Loại liên hệ

Tùy chọn

Thời gian liên hệ

Tùy chọn

Địa chỉ

Tùy chọn

Địa chỉ giao dịch

Tùy chọn

Địa chỉ liên hệ

Tùy chọn

Thời gian địa chỉ có hiệu lực

Tùy chọn

Lưu vết

Bắt buộc

Định danh thao tác

Bắt buộc

Mô tả thao tác

Bắt buộc

Thời gian thực hiện thao tác

Bắt buộc

Cá nhân thực hiện thao tác

Bắt buộc

Trường

Trường con

Khuyến nghị sử dụng

Kiểu phân loại hồ sơ

Bắt buộc

Định danh dữ liệu

Bắt buộc

Chuỗi mã số định danh

Tùy chọn

Mã vạch hoặc kiểu mã sử dụng trong quy trình

Tùy chọn

Tên

Bắt buộc

Tên khác

Tùy chọn

Tên viết tắt

Tùy chọn

Mô tả

Tùy chọn

Thời gian tạo lập

Bắt buộc

Thời điểm khởi tạo

Tùy chọn

Thời điểm đăng ký

Tùy chọn

Thời điểm chuyển đổi

Tùy chọn

Thời điểm khai báo

Tùy chọn

Đối tượng của dữ liệu

Tùy chọn

Thông tin về bìa hồ sơ

Tùy chọn

Quyền hạn

Tùy chọn

Không gian

Tùy chọn

Tên chu kỳ

Tùy chọn

Ngôn ngữ của dữ liệu

Tùy chọn

Kiểu dữ liệu

Tùy chọn

Định dạng của dữ liệu

Bắt buộc

Định dạng dữ liệu

Tùy chọn

Giá trị trung bình

Bắt buộc

Mở rộng

Tùy chọn

Môi trường khởi tạo gốc

Tùy chọn

Môi trường khởi tạo hiện tại

Tùy chọn

Dữ liệu liên quan

Bắt buộc

Định danh các thực thể quan hệ

Tùy chọn

Kiểu liên hệ

Bắt buộc

Thời gian liên hệ

Tùy chọn

Truy cập dữ liệu

Bắt buộc

Phân cấp an toàn

Bắt buộc

Báo trước

Tùy chọn

Quyền truy cập

Tùy chọn

Điều kiện sử dụng

Tùy chọn

Trạng thái truy cập

Tùy chọn

Thời gian quyết định

Bắt buộc

Thời gian hết hạn

Tùy chọn

Xử lý dữ liệu

Bắt buộc

Thẩm quyền xử lý

Bắt buộc

Thời gian lưu xử lý

Bắt buộc

Trạng thái xử lý

Tùy chọn

Thời hạn lưu trữ

Tùy chọn

Định nghĩa

Là trường xác định loại của đối tượng thực hiện nghiệp vụ với các chức danh cụ thể hay thay mặt, thừa lệnh của một tổ chức, cá nhân. Đối tượng được miêu tả gồm một cá nhân, một nhóm làm việc hoặc một tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp.

Mục tiêu

- Phân loại đối tượng.

- Dễ hiểu hơn về đối tượng.

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng chịu trách nhiệm ở một thao tác cụ thể

Yêu cầu

Chỉ bắt buộc, nếu đối tượng được khởi tạo.

Tính lặp lại

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Kiểu phân loại đối tượng (Xem Phụ lục E).

Ví dụ

Chú thích

Định nghĩa

Là định danh của đối tượng thực hiện thao tác. Định danh này dùng thống nhất trong toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ

Mục tiêu

- Xác định được đối tượng thực hiện thao tác một cách duy nhất bằng mã số định danh.

- Cung cấp tham chiếu tới đối tượng được mô tả thực hiện thao tác.

- Cung cấp kết nối tới các đối tượng liên quan

Yêu cầu

Chỉ bắt buộc, nếu thao tác được khởi tạo.

Tính lặp lại

Không

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

5.2.1  Chuỗi mã số định danh

Một chuỗi ký tự để định danh các thực thể trong một hệ thống. Sử dụng mã số của đơn vị hành chính theo QCVN 102:2016/BTTTT; đối với mã số nhân viên hiện chưa có quy định.

Bắt buộc

Không

5.2.2  Chữ ký số

Theo quy định hiện hành

Tùy chọn

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự định danh đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự thể hiện chữ ký số của đối tượng.

Ví dụ

Chú thích

Định nghĩa

Tên của đối tượng thực hiện thao tác

Mục tiêu

- Hỗ trợ việc nhận biết và phân biệt đối tượng

- Lưu lại tên khác và tên viết tắt của đối tượng

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Không

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

5.3.1  Tên khác

Tùy chọn

Không

5.3.2  Tên viết tắt

Tùy chọn

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Tên đối tượng thực hiện thao tác

A2: Tên khác.

A3: Tên viết tắt.

Ví dụ

Chú thích

Tên cá nhân phải được trình bày theo quy định hiện hành tương ứng với thao tác thực hiện và không bao gồm các danh từ nhân xưng như ông, bà, tiến sỹ

Định nghĩa

Thời gian bắt đầu và kết thúc thao tác

Mục tiêu

- Ghi lại thời điểm bắt đầu thao tác, và

- Ghi lại thời điểm kết thúc thao tác

- Biết thời gian cần thiết hoàn thành thao tác

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Không

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

5.4.1  Thời gian bắt đầu

Thời gian bắt đầu thao tác

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây

Không

5.4.2  Thời gian kết thúc

Thời gian kết thúc thao tác.

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây

Không

5.4.3  Thời gian xử lý

Khoảng thời gian tính từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc thao tác

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A2: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích

Trường này chỉ có ý nghĩa khi có ít nhất một thành phần chi tiết có thông tin

Định nghĩa

Miêu tả về chức năng nhiệm vụ của đối tượng và mối liên hệ của với các đối tượng liên quan khi thực hiện thao tác xử lý hồ sơ

Mục tiêu

Đặc tả dữ liệu này dùng để miêu tả các thông tin về đối tượng liên quan khi thực hiện thao tác (ví dụ như thông tin các đơn vị được xin ý kiến, chức năng của đối tượng thực hiện thao tác hoặc xử lý hồ sơ)

Yêu cầu

Không bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

5.5.1  Định danh của đối tượng liên quan

Sử dụng mã số của đơn vị hành chính theo QCVN 102:2016/BTTTT

Không

5.5.2  Loại liên hệ

Không

5.5.3  Thời gian bắt đầu liên hệ

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Tên đối tượng liên quan

A2: Chuỗi ký tự định danh của đối tượng liên quan tương ứng.

A3: Loại liên hệ.

A4: Thời gian bắt đầu liên hệ.

Ví dụ

Chú thích

- Trường Đối tượng liên quan có thể lặp lại, cho phép xác định, nhiều thực thể tham gia vào thao tác.

Định nghĩa

Địa chỉ hoặc vị trí thực của đối tượng

Mục tiêu

- Dễ dàng tiếp cận đối tượng

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng thực hiện thao tác và các thông tin về đối tượng

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

5.6.1  Địa chỉ giao dịch

Địa chỉ vật lý của đối tượng

Theo tiêu chuẩn ISO 8601 về khai báo địa chỉ

Không

5.6.2  Địa chỉ liên hệ

Địa chỉ chi tiết có thể liên lạc được với đối tượng

Theo tiêu chuẩn ISO 8601 về khai báo địa chỉ

Không

5.6.3  Thời gian địa chỉ có hiệu lực

Thời gian có thể liên hệ với đối tượng tại địa chỉ liên hệ

Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự về địa chỉ liên hệ của đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự về địa chỉ giao dịch của đối tượng.

A3: Thời gian có hiệu lực.

A4: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS

Ví dụ

Chú thích

Định nghĩa

Ghi lại sự thay đổi một trường hoặc một Trường con của dữ liệu đặc tả mô tả các sự kiện, hoạt động liên quan đến đối tượng

Mục tiêu

- Cung cấp lưu vết các hoạt động quản lý và các thao tác mà đối tượng thực hiện trên hồ sơ theo thời gian

- Dễ dàng xác định hồ sơ nào thay đổi và nội dung nào của hồ sơ bị thay đổi trong một thao tác nhất định

- Đóng góp vào việc đảm bảo tính xác thực của hồ sơ và thông tin lưu trong hồ sơ

- Dễ dàng xác định và tìm kiếm đối tượng thực hiện thay đổi, và tham gia thực hiện quy trình quản lý, xử lý hồ sơ

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

5.7.1  Định danh thao tác (Event ID)

Định danh duy nhất cho sự kiện làm thay đổi một trường hoặc một Trường con. Ví dụ: sự kiện bao gồm thay đổi, xóa, cập nhật

Bắt buộc

Không

5.7.2  Mô tả thao tác

Mô tả dữ liệu đặc tả bị thay đổi như là kết quả của hành động cập nhật, chỉnh sửa của đối tượng lên hồ sơ, dữ liệu

Bắt buộc

Không

5.7.3  Thời gian thực hiện thao tác

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây

Bắt buộc

Không

5.7.4  Nhân viên thực hiện thao tác

Chỉ cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện thao tác

Bắt buộc

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Định danh thao tác. Ví dụ 1 là thay đổi, 2 là xóa, 3 là cập nhật

A2: Mô tả giá trị cũ của thành phần hoặc thành phần chi tiết của dữ liệu đặc tả bị thay đổi.

A3: Thời gian thực hiện thao tác lên hồ sơ

A4: Giá trị định danh của người thực hiện sự kiện làm thay đổi một trường hoặc một Trường con.

Ví dụ

Chú thích

Trường Lịch sử chỉnh sửa có thể lặp lại, cho phép mô tả lại chuỗi thay đổi của hồ sơ dữ liệu.

Định nghĩa

Trường này xác định mức độ phức tạp của các hồ sơ hoặc một nhóm các hồ sơ được lưu trữ. Các hồ sơ được phân loại thành:

• Một hạng mục: một hồ sơ duy nhất, ví dụ như một bản báo cáo, email hay hóa đơn.

• Một hồ sơ công việc: một chuỗi các hạng mục, các liên kết ảo hoặc thực, các tài liệu để thực hiện một công việc nhất định.

• Một tập tin hoặc thư mục: một nhóm các hồ sơ liên quan, một nơi chứa các tài liệu, vật thể có liên quan.

• Một chuỗi các hồ sơ: các hồ sơ lưu trữ hoặc có nguồn gốc giống nhau hoặc về các vấn đề có liên quan nhau do:

- Các hồ sơ này được phân chia theo một hệ thống (theo chữ cái, số, thứ tự thời gian hoặc kết hợp cả hai trường hợp này);

- Các hồ sơ là kết quả của cùng một nghiệp vụ, hoặc

- Các hồ sơ có cùng định dạng và liên quan đến một chức năng cụ thể.

• Một hệ thống lưu trữ hồ sơ: thường thuộc một tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp (bao gồm các hệ thống thông tin để lưu trữ và quản lý hồ sơ).

Mục tiêu

- Phân loại các hồ sơ theo mức độ phức tạp

- Dễ dàng tìm kiếm và hiểu sơ lược về nội dung của các hồ sơ

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Không lặp lại

Giá trị mặc định

Hạng mục

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Tên Kiểu phân loại hồ sơ (Xem Phụ lục F)

Ví dụ

Chú thích

Định nghĩa

Định danh duy nhất của hồ sơ chịu tác động của hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa). Định danh này được cấp ngay khi hồ sơ được khởi tạo.

Mục tiêu

- Xác định duy nhất một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ

- Đảm bảo tìm được vị trí hồ sơ có thể được đặt

- Tạo điều kiện cho việc sử dụng các hồ sơ

- Đóng vai trò như một điểm tham chiếu cho các hồ sơ mô tả, và

- Cung cấp một liên kết để mô tả hồ sơ và đóng vai trò như một liên kết đến các trường khác có liên quan

Yêu cầu

Bắt buộc.

Tính lặp lại

Có (nếu sử dụng phối hợp với Trường con 6.2.1)

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.2.1  Lĩnh vực

Do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp tự xác định

Tùy chọn

Có

6.2.2  Mã vạch

Tùy chọn

Có

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Tên sơ đồ định danh (Xem Phụ lục B)

A2: Chuỗi ký tự định danh tương ứng với loại sơ đồ định danh

Ví dụ

Chú thích

- Lĩnh vực do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp tự xác định và chỉ có ý nghĩa trong nội bộ tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp đó;

- Mã vạch là một chuỗi ký tự có thể đọc bằng máy và dùng để xác định định danh của vật thể được gắn mã vạch. Trong tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có thể thay mã vạch bằng các loại mã khác phù hợp.

- Trong đa số trường hợp ID của hồ sơ được tạo ra một cách tự động trong hệ thống quản lý hồ sơ. ID là duy nhất trong từng Lĩnh vực được lựa chọn cài sẵn trong phần mềm quản lý.

Định nghĩa

Xác định tiêu đề hồ sơ đang triển khai thực hiện hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa). Thường trường tên được mô tả chi tiết thêm với tên gọi khác và tên viết tắt của hồ sơ.

Mục tiêu

- Hỗ trợ trong việc xác định và phân biệt các hồ sơ, và

- Tạo điều kiện tìm kiếm và thu hồi các hồ sơ.

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.3.1  Tên khác

Tự chọn

Có

6.3.2  Tên viết tắt

Tự chọn

Có

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự nêu tiêu đề hồ sơ lưu trữ

A2: Tên khác của hồ sơ

A3: Tên viết tắt của hồ sơ

Ví dụ

Chú thích

- Tiêu đề hồ sơ: Là tên được gán cho hồ sơ để theo dõi

- Tên thay thế: Là tên gọi khác của hồ sơ

- Tên viết tắt: Thường là tập hợp ngắn gọn thể hiện tiêu đề hồ sơ

- Nếu tiêu đề hồ sơ được tự động lấy từ thuộc tính tài liệu hoặc từ các trường chủ đề trong một email, người sử dụng phải được phép thay đổi dữ liệu đặc tả về tiêu đề hồ sơ để cung cấp một tên có ý nghĩa hơn nếu cần thiết.

Định nghĩa

Trường này là một đoạn văn bất kỳ mô tả của các nội dung và / hoặc mục đích của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu

- Tăng cường thông tin đã có trong tiêu đề hồ sơ

- Dễ dàng tìm kiếm và đưa ra sử dụng

- Tạo điều kiện cho người dùng chọn lựa.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả về hồ sơ dữ liệu.

Ví dụ

Chú thích

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu chỉ thời gian hoặc khoảng thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ hoặc một tập hợp hồ sơ

Mục tiêu

- Cung cấp ngày/thời gian chính xác thiết lập hồ sơ hoặc, nhóm hồ sơ

- Đóng góp thêm vào giá trị cho hồ sơ

Tạo điều kiện tìm kiếm, quản lý và sử dụng hồ sơ

Yêu cầu

Điều kiện

Tính lặp lại

Chỉ các Trường con được lặp lại

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.5.1  Thời gian khởi tạo (Creation date)

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Bắt buộc

Không

6.5.2  Thời gian đăng ký (Registration date)

Bắt buộc

Không

6.5.3  Thời gian xử lý (transfer date)

Bắt buộc

Không

6.5.4  Thời gian công bố (declare date)

Bắt buộc

Không

Giá trị mặc định

Không

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Ngày khởi tạo hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A2: Ngày đăng ký hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A3: Ngày xử lý hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A4: Ngày công bố hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích

Trường về thời gian không sử dụng riêng một mình, thành phần này phải chứa thông tin về ít nhất là một Trường con bắt buộc của nó.

- Thời gian khởi tạo: là ngày và thời gian khi hồ sơ được tạo ra. Ví dụ, đối với một lá thư ngày tạo ra là ngày được thể hiện trên lá thư.

- Thời gian đăng ký: là ngày và thời gian hồ sơ được nhập thành công vào hệ thống lưu trữ hồ sơ.

- Thời gian chuyển: là ngày mà một hồ sơ đã được chuyển ra khỏi sự giám sát của các cơ quan hiện tại để sang một tổ chức khác, ví dụ chuyển từ lưu trữ của Bộ TT&TT sang lưu trữ Nhà nước tại Bộ Nội vụ.

- Ngày công bố hồ sơ: là ngày và thời gian mà một mục, đã có trong hệ thống, sau đó được tuyên bố là một hồ sơ. Đây là trường sử dụng cho các hệ thống cho phép lưu các bản dự thảo trong một mục, ngày dự thảo cuối cùng được thông qua chính là ngày mục này chuyển thành hồ sơ và được coi là ngày công bố hồ sơ này.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định từ khóa chủ đề, trong đó mô tả các nội dung chủ đề của hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu

- Tạo điều kiện cho việc tìm kiếm và xử lý ở mức độ chi tiết hơn khi sử dụng tiêu đề hồ sơ và phân loại hồ sơ

- Phân loại hồ sơ theo chủ đề, và

- Xác định các hồ sơ cùng một chủ đề hoặc sử dụng để mô tả các nội dung của một tập hợp hồ sơ

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tùy theo tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ

Giá trị mặc định

Không có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả về chủ đề của hồ sơ dữ liệu.

Ví dụ

Chú thích

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định lĩnh vực hồ sơ có giá trị (ví dụ: tên địa điểm, khu vực hoặc khu vực địa lý) và / hoặc khoảng thời gian hồ sơ có giá trị.

Mục tiêu

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác;

- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các Trường con

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.7.1  Thẩm quyền

Theo Quy định hiện hành

Tùy chọn

Có

6.7.2  Không gian

Theo khu vực của chính quyền địa phương

Tùy chọn

Có

6.7.3  Tên giai đoạn

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Tùy chọn

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền của hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả không gian.

A3: Giai đoạn hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích

Bìa của hồ sơ chỉ có giá trị khi được sử dụng kết hợp với ít nhất một trong các phần tử dữ liệu chi tiết của nó. Trong đó:

- Thẩm quyền nên được sử dụng cho các hồ sơ tài liệu về vấn đề liên quan đến các vấn đề pháp lý và chính trị của một khu vực địa lý cụ thể, xác định.

- Không gian nên được sử dụng cho các hồ sơ tài liệu về các vấn đề liên quan đến các vấn đề địa lý, kinh tế, xã hội, văn hóa trong đó tập trung chủ yếu vào vị trí, hoặc chỉ cho phép xử lý trong bối cảnh địa lý xác định.

- Tên giai đoạn được sử dụng khi đặc điểm thời gian liên quan đặc biệt đến hồ sơ, ví dụ, khi các hồ sơ chỉ có giá trị trong một thời gian cụ thể, hoặc để xác định khoảng thời gian liên quan đến nội dung của hồ sơ.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu xác định ngôn ngữ (nói hoặc viết) thể hiện trong hồ sơ

Mục tiêu

- Dễ dàng trong việc tìm kiếm và xử lý hồ sơ

- Giới hạn phạm vi tìm kiếm

- Dễ dàng cho các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chức năng thực hiện các công việc có sử dụng tài liệu có nguồn gốc nước ngoài hoặc khi làm việc với các cộng đồng nhập cư.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Tiếng Việt

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả về ngôn ngữ của hồ sơ.

Ví dụ

Chú thích

- Trường này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi hồ sơ có liên quan đến các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định kiểu hồ sơ, hình thức hợp lý của nó

Mục tiêu

- Dễ dàng trong việc tìm kiếm và xử lý hồ sơ

- Định hướng quản lý các đặc tính

- Dễ hiểu các giải thích trong hồ sơ

- Cung cấp thêm thông tin về hồ sơ

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Không

Giá trị mặc định

Không

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả về loại hồ sơ dữ liệu (Xem Phụ lục G).

Ví dụ

Chú thích

Sẽ có một vài kiểu loại hồ sơ rất phổ biến trong tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên có một vài hồ sơ rơi vào loại mở rộng thể hiện ở tiêu đề hồ sơ hoặc ở phần mô tả hồ sơ. Tuy nhiên định dạng của hồ sơ thì phải như nhau đối với mọi loại.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định phương thức truyền dữ liệu, định dạng dữ liệu, mức độ và hình dạng vật lý của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu

- Dễ dàng quản lý hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ theo thời gian

- Cung cấp thông tin về định dạng, phương tiện lưu trữ, kích thước vật lý và không gian lưu trữ cần thiết cho một hồ sơ hoặc một nhóm các hồ sơ

- Tạo điều kiện tìm kiếm và xử lý hồ sơ

- Kết hợp với các yêu cầu về công nghệ để lên kế hoạch quản lý các định dạng đặc biệt của hồ sơ theo thời gian.

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Chỉ các Trường con được lặp lại

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.10.1  Định dạng dữ liệu

Phụ lục C

Tùy chọn

Có

6.10.2  Môi trường lưu trữ

Phụ lục D

Bắt buộc

Không

6.10.3  Phần mở rộng

Tùy chọn

Tùy chọn

Không

6.10.4  Môi trường khởi tạo gốc

Tùy chọn

Tùy chọn

Không

6.10.5  Môi trường hiện tại

Tùy chọn

Tùy chọn

Không

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả định dạng dữ liệu (Xem Phụ lục C).

A2: Chuỗi ký tự mô tả môi trường lưu trữ (Xem Phụ lục D).

A3: Chuỗi ký tự mô tả phần mở rộng.

A4: Chuỗi ký tự mô tả môi trường khởi tạo gốc.

A5: Chuỗi ký tự mô tả môi trường hiện tại.

Ví dụ

Giá trị mặc định

Không

Chú thích

- Các trường mô tả định dạng hồ sơ không được sử dụng một mình, mà phải kết hợp với ít nhất là một Trường con bắt buộc của nó.

- Định dạng dữ liệu ghi lại các định dạng logic của dữ liệu trong các hồ sơ. Nó thường được nhận ra bằng phần mở rộng của tập tin của một hồ sơ. Ví dụ phần mở rộng “.pdf” biểu thị một tập tin sử dụng trong Adobe Portable Document Format. Thông tin về phiên bản cũng cần được thể hiện trong thành phần này. Định dạng dữ liệu được yêu cầu nhằm cung cấp thông tin cụ thể về các định dạng của một hồ sơ để người sử dụng biết chương trình nào thích hợp để mở hoặc đọc hồ sơ này. Các thông tin này có thể được chỉ định tự động do chương trình khởi tạo hồ sơ tự thiết lập (ví dụ: các văn bản sử dụng phần mềm microsoft word tự động nhận đuôi .doc hoặc .docx) hoặc được người khởi tạo thiết lập thủ công.

- Môi trường lưu trữ là vật mang hoặc phương tiện cụ thể dùng để lưu trữ hồ sơ. Thông tin này cho phép người dùng biết và chỉ định các điều kiện để bảo quản và theo dõi hồ sơ, xác định được dung lượng lưu trữ và phương pháp lưu hồ sơ với mục đích bảo quản. Nó cũng cho phép xử lý hồ sơ thông qua vật lưu trữ, ví dụ, các đĩa CD-ROM.

- Thành phần mở rộng: Thông tin về kích thước vật lý và/ hoặc dung lượng của hồ sơ.

- Môi trường khởi tạo gốc: là thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc hệ điều hành ban đầu được sử dụng để tạo ra các hồ sơ. Các hồ sơ kỹ thuật số này cần được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định.

- Môi trường hiện nay: cho phép nắm bắt thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc hệ điều hành cần thiết để xem hoặc truy cập vào một hồ sơ. Đây là thông tin cần thiết khi một bản ghi không thể được truy cập trong môi trường hoạt động tiêu chuẩn của các tổ chức kiểm soát.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định và định nghĩa một mối quan hệ, hoặc thiết lập các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ/ đối tượng xử lý và quy trình chức năng.

Mục tiêu

Thiết lập các mối quan hệ ngữ cảnh giữa hồ sơ và/ hoặc hồ sơ khác, giữa người xử lý hồ sơ và các đơn vị chức năng trong quy trình xử lý hồ sơ

Cung cấp bằng chứng về mối quan hệ của một hồ sơ với các hồ sơ khác, các người xử lý khác và với các quy trình khác;

Cho phép tạo ra một chuỗi các bằng chứng bằng cách liên kết các hồ sơ liên quan

Liên kết các đối tượng, hồ sơ và quy trình liên quan (được gọi chung là các thực thể) và cung cấp một bức tranh đầy đủ về các hoạt động của một cơ quan công quyền và giúp

Dễ dàng nắm được thông tin về nội dung hồ sơ, và

Dễ dàng sử dụng và thu hồi các hồ sơ.

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Không

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.11.1  Định danh các đối tượng liên quan

Một chuỗi ký tự để định danh các đối tượng trong một hệ thống, Ví dụ: Sử dụng mã số của đơn vị hành chính theo QCVN 102:2016/BTTTT; đối với mã số nhân viên hiện chưa có quy định; đối với hồ sơ thì số định danh do đơn vị quản lý hồ sơ quy định hoặc do chương trình quản lý hồ sơ tự sinh ra

Bắt buộc

Có

6.11.2  Loại quan hệ

Phụ lục A

Tùy chọn

Có

6.11.3  Thời gian liên quan

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Tùy chọn

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Tên đối tượng liên quan

A2: Chuỗi ký tự định danh của đối tượng liên quan tương ứng.

A3: Loại liên hệ.

A4: Thời gian bắt đầu liên hệ.

Ví dụ

Chú thích

Trường chỉ mối liên hệ của hồ sơ này không sử dụng riêng một mình mà phải kết hợp ít nhất là với Trường con bắt buộc của nó.

Trường con “Định danh các đối tượng liên quan” được hiểu là định danh của các hồ sơ, cá nhân hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp xử lý, truy cập, lưu trữ hoặc có các hoạt động liên quan đến hồ sơ.

Trường “Loại quan hệ” chỉ ra bản chất của mối quan hệ giữa các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến hồ sơ.

Trường “Thời gian liên quan” là ngày mối quan hệ được tạo ra.

Các Trường con này phải được duy trì như một tập hợp các thông tin có liên quan đối với từng mối quan hệ.

Các loại mối quan hệ sau đây được coi như là bắt buộc:

Trường hợp kiểu loại là 'mục' thì trong mối quan hệ:

Hồ sơ với hồ sơ: “là một phần” của thể loại kiểu 'tệp' hoặc “quy trình”

Hồ sơ với đối tượng: “được tạo ra bởi cá nhân”

Hồ sơ với đối tượng: “nhận được bởi cá nhân”

Trường hợp kiểu loại là 'tệp' thì trong mối quan hệ:

Hồ sơ với hồ sơ: “có chứa” các loại “mục”

Hồ sơ với đối tượng: “thuộc sở hữu” của loại đối tượng/ tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp

Hồ sơ với đối tượng: “tài liệu” của loại “quy trình nghiệp vụ”

Trong một hệ thống lưu trữ điện tử, mối quan hệ giữa hồ sơ với hồ sơ là bắt buộc.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này quy định việc tiếp cận hồ sơ trong hệ thống lưu trữ điện tử. Các quy định này bao gồm các thông tin về phân quyền hoặc quy định pháp luật đối với việc truy cập các thông tin của hồ sơ.

Việc quản lý truy cập được đưa thành một hồ sơ bao gồm phân loại an ninh, các vấn đề đảm bảo quyền riêng tư, quy tắc bảo mật, thời gian truy cập bị hạn chế hoặc các điều kiện quy định khác

Mục tiêu

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với việc quản lý các thao tác thực hiện trên hồ sơ;

- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Chỉ áp dụng cho các Trường con.

Giá trị mặc định

Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các Trường con.

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.12.1  Phân loại an ninh

Theo các quy định hiện hành

Bắt buộc

Không

6.12.2  Cảnh báo

Theo khu vực của chính quyền địa phương (Xem Phụ lục H)

Tùy chọn

Không

6.12.3  Quyền truy cập

Theo các quy định hiện hành (Xem Phụ lục I)

Tùy chọn

Không

6.12.4  Điều kiện sử dụng

Không có thông tin

Tùy chọn

Có

6.12.5  Cảnh báo về truy cập

Không có thông tin

Tùy chọn

Có

6.12.6  Ngày bắt đầu hiệu lực

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Bắt buộc

Có

6.12.7  Ngày hết hiệu lực

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Bắt buộc

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả phân loại an ninh.

A2: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo (Xem Phụ lục H).

A3: Chuỗi ký tự mô tả quyền truy cập (Xem Phụ lục I).

A4: Chuỗi ký tự mô tả điều kiện truy cập.

A5: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo về truy cập.

A6: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A7: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích

Các trường không sử dụng một mình mà phải kết hợp với ít nhất một trường bắt buộc của nó. Đối với các Trường con thì:

“Phân loại an ninh” mô tả mức độ bí mật của một hồ sơ và chỉ ra các hậu quả về tác động của nó đối với các cơ quan công quyền hoặc đất nước khi bị phát tán thông tin.

“Cảnh báo” là các thông báo trước về quyền truy cập vào một hồ sơ nhất định cho những người có thẩm quyền muốn truy cập chúng. Thành phần này thường được sử dụng kết hợp với thành phần “Phân loại an ninh” để ngăn chặn mọi người vô tình truy cập.

“Quyền truy cập” xác định khả năng tiếp cận của hồ sơ (hoặc các hạn chế áp dụng cho việc truy cập vào hồ sơ này). Một tập hợp các hồ sơ có thể 'thừa hưởng' cấp độ cao nhất của quyền truy cập từ các thông tin chứa trong đó.

“Điều kiện sử dụng” mô tả các điều kiện để một hồ sơ có thể sẵn sàng để truy cập.

“Cảnh báo về truy cập” mô tả lý do cụ thể tại sao phải áp dụng các giới hạn truy cập vào hồ sơ này (ví dụ: phân loại an ninh, cảnh báo trước hoặc điều kiện sử dụng), hoặc được dùng để thông báo các hình phạt áp dụng nếu người dùng cố tình truy cập hồ sơ này khi không đủ thẩm quyền.

“Ngày bắt đầu hiệu lực” là ngày bắt đầu áp dụng việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định.

“Ngày hết hiệu lực” là ngày chấm dứt việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định. Thông tin này cũng có thể là một khoảng thời gian được đặt tự động theo quy định của pháp luật hiện hành.

Các thông tin về “Cảnh báo về truy cập”, “Ngày bắt đầu hiệu lực”, “Ngày hết hiệu lực” của một hồ sơ phải được kết nối với Trường con tương ứng.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này làm rõ các quy trình cần thực hiện để đảm bảo việc xử lý một hồ sơ là phù hợp.

Mục tiêu

- Dễ dàng cho các hoạt động xử lý hoặc duy trì hồ sơ

- Cung cấp bằng chứng về hoạt động xử lý hồ sơ

- Là một tài liệu tham khảo cho các cơ quan về việc xử lý hồ sơ

- Khởi tạo các hoạt động xử lý được phép và

- Tạo điều kiện cho việc tìm kiếm /thu hồi các hồ sơ.

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Không có thông tin

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.13.1  Thẩm quyền xử lý

Theo các quy định hiện hành

Bắt buộc

Không

6.13.2  Thực thi

Theo khu vực của chính quyền địa phương

Bắt buộc

Không

6.13.3  Trạng thái xử lý

Xem Phụ lục I

Tùy chọn

Không

6.13.4  Ngày bắt đầu hiệu lực

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Bắt buộc

Không

6.13.5  Ngày hết hiệu lực

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Bắt buộc

Không

6.13.6  Công chức có trách nhiệm

Không quy định

Bắt buộc

Không

6.13.7  Thông báo đóng hồ sơ

Không quy định

Tùy chọn

Không

6.13.8  Thông cáo về việc xử lý hồ sơ

Đoạn văn bản tùy chọn

Tùy chọn

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền xử lý hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả thực thi thẩm quyền xử lý hồ sơ.

A3: Chuỗi ký tự mô tả trạng thái xử lý hồ sơ (Xem Phụ lục K).

A4: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A5: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích

Trường về xử lý hồ sơ này không sử dụng một mình mà phải kết hợp với ít nhất là một Trường con bắt buộc của nó.

Trường con “Thẩm quyền xử lý” là các thông tin về tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp thực hiện hành động xử các hồ sơ, ví dụ “ai được quyền xử lý”, “xử lý theo quy trình nào”. Nội dung này được quy định theo các chức năng quản lý của cơ quan quản lý nhà nước.

Trường con “Thực thi” là các thông tin về hành động xử được áp dụng cho các hồ sơ, ví dụ “Lưu và theo dõi trong 5 năm” hoặc “Lưu giữ vĩnh viễn”.

Trường con “Trạng thái xử lý” là thành phần cung cấp thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ. Thường nhận các giá trị “Đang xử lý”, “Chưa xử lý” hoặc “Hủy bỏ”, “Đã kết thúc” tùy theo tình trạng xử lý.

Trường “Ngày bắt đầu hiệu lực” là thông tin về ngày hồ sơ bắt đầu có hiệu lực. Thông tin này có thể được sử dụng để xác định xem hồ sơ cần xem xét lại sau bao lâu.

Trường “Ngày hết hiệu lực” là thông tin ghi lại ngày kết thúc hồ sơ. Tuy nhiên, đối với các hồ sơ cần phải lưu giữ vĩnh viễn, ngày này chính là ngày hồ sơ được chuyển vào lưu trữ theo quy định (đôi khi Phần tử này được lấy tên là ngày chuyển giao).

Trường “Công chức có trách nhiệm” xác định cụ thể cá nhân chịu trách nhiệm chính thức ký văn bản kết luận về xử lý hồ sơ, sự việc.

Trường “Thông báo đóng hồ sơ” bao gồm thông tin về việc kết thúc việc xử lý của hồ sơ; về ngày và phương pháp xử lý và những người hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện việc xử lý.

Trường “Thông cáo về việc xử lý hồ sơ” cho phép thu bổ sung thông tin liên quan đến việc xử lý hồ sơ; Ví dụ, tại sao một hồ sơ cần xử lý lại, hoặc là một hồ sơ bị treo không xử lý do các lý do pháp lý.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định vị trí thực tế hoặc “ảo” đang lưu trữ hồ sơ.

Mục tiêu

- Dễ dàng tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ

- Góp phần vào tính khả dụng của hồ sơ

- Cho phép cơ quan công quyền để theo dõi vị trí của một hồ sơ, và

- Giúp cơ quan công quyền để xác định rằng các hồ sơ được lưu trữ theo cách phù hợp

Yêu cầu

Bắt buộc áp dụng

Tính lặp lại

Chỉ các Trường con được lặp lại

Giá trị mặc định

Là tên của hệ thống lưu trữ điện tử

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.14.1  Vị trí hiện tại

Do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có chức năng quy định

Bắt buộc

Không

6.14.2  Vị trí lưu trữ

Do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có chức năng quy định

Bắt buộc

Không

6.14.3  Ngày lưu trữ

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Bắt buộc

Không

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả vị trí hiện tại hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả vị trí lưu trữ hồ sơ.

A3: Ngày lưu trữ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích

Trường “Vị trí của một hồ sơ” không sử dụng một mình mà phải sử dụng cùng với ít nhất một Trường con bắt buộc của nó.

Trường con “Vị trí lưu trữ” chỉ vị trí hiện tại chi tiết đang lưu trữ hồ sơ. Đôi khi, thông tin này có thể được đánh dấu là do một cá nhân cụ thể lưu trữ.

Trường con “Vị trí lưu trữ” là vị trí của hệ thống lưu trữ hồ sơ.

Trường con “Ngày lưu trữ” là thông tin về ngày tháng mà hồ sơ được chuyển đến vị trí lưu trữ hiện tại.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu đưa ra thông tin về các sự kiện hoặc các hành động liên quan đến hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Mục tiêu

- Đưa ra lịch sử các hoạt động kiểm soát và quản lý được thực hiện trên cơ sở một chức năng nghiệp vụ, hoạt động nghiệp vụ hoặc nhóm giao dịch qua thời gian;

- Đưa ra một dấu vết có thể quản lý các thay đổi đối với các chức năng nghiệp vụ, và

- Đóng góp vào tính xác thực các hồ sơ dữ liệu trong một chức năng thông qua việc chi tiết hóa các thay đổi đối với nhóm chức năng/giao dịch để yêu cầu tạo lập hồ sơ dữ liệu.

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên trường chi tiết

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.15.1  Định danh sự kiện (Event ID)

Thông tin duy nhất được cấp phát để xác định sự kiện

Bắt buộc

Có

6.15.2  Loại sự kiện

Các thao tác có thể thực hiện

Bắt buộc

Có

6.15.3  Mô tả sự kiện

Đoạn thông tin giải thích về sự kiện

6.15.4  Ngày tháng/thời gian sự kiện (Event date/time)

Lưu lại ngày tháng về sự kiện đó.

Bắt buộc

Có

6.15.5  Người tiến hành hành động (Action officer)

Chỉ ra cá nhân có trách nhiệm đối với sự kiện đó.

Bắt buộc

Có

Giá trị mặc định

Có thể được tạo từ quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu và nhật ký kiểm tra hệ thống. Giá trị Ngày tháng/thời gian sự kiện phù hợp với các định dạng ngày tháng/thời gian được quy định trong ISO 8601. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Chú thích

Các sự kiện chính bắt buộc ghi lại cùng với các Trường con.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định việc bảo quản, sử dụng, xử lý, kiểm soát, truy cập hoặc các hoạt động sử dụng được thực hiện trên một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác;

- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các Trường con.

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.16.1  Mô tả chức năng

Theo các quy định hiện hành. Xác định quy trình xử lý hồ sơ.

Tùy chọn

Không

6.16.2  Mô tả hoạt động

Xác định hoạt động thực hiện trên hồ sơ.

Tùy chọn

Không

6.16.3  Mô tả quy trình

Xác định các thao tác cụ thể trong quy trình xử lý hồ sơ

Tùy chọn

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả chức năng của hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả hoạt động của hồ sơ.

A3: Chuỗi ký tự mô tả quy trình của hồ sơ.

Ví dụ

Chú thích

Phân loại thường được áp dụng cho các tập tin. Các hạng mục áp dụng phân loại kế thừa từ phân loại các tập tin mà mục có liên quan đến. Tương tự như vậy, các hồ sơ trong một hệ thống có thể đều liên quan đến một chức năng và/ hoặc hoạt động. Trong tình huống này, việc phân loại có thể được áp dụng cho toàn bộ hệ thống chứ không phải cho từng hạng mục.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm về một số hành động thực hiện trên một hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ.

Mục tiêu

- Đảm bảo trách nhiệm giải trình về quyết định lưu trữ hồ sơ quan trọng và

- Cung cấp bối cảnh tạo ra các hồ sơ, và

- Dễ dàng tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ được một người cụ thể hoặc một cơ quan/ đơn vị cụ thể tạo ra.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Không

Trường con

Tên trường chi tiết

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.17.1  Người khởi tạo hồ sơ

Thông tin về tác giả nhằm xác định người, con người, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm cho việc lập ra một mục, hoặc hồ sơ.

Tùy chọn

Không

6.17.2  Người nhận hồ sơ

Thông tin xác định người nhận hồ sơ.

Tùy chọn

Không

6.17.3  Đăng ký hồ sơ

Thông tin về hành động đăng ký các hồ sơ vào một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Người đăng ký hồ sơ có thể hoặc có thể không phải là người tạo lập hồ sơ.

Bắt buộc

Không

6.17.4  Đơn vị chịu trách nhiệm

Thông tin về tổ chức có trách nhiệm quản lý hồ sơ

Bắt buộc

Có

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự mô tả người khởi tạo hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả người nhận hồ sơ.

A3: Chuỗi ký tự mô tả đăng ký hồ sơ.

A4: Chuỗi ký tự mô tả đơn vị chịu trách nhiệm.

Ví dụ

Chú thích

- Trường con “Người tạo lập hồ sơ”, “Người nhận hồ sơ”: Những người tạo lập và nhận hồ sơ nên được xác định ở mức độ cụ thể nhất có thể: ví dụ, nêu tên cá nhân người tạo lập hồ sơ (nếu biết) chứ không phải chỉ là tên của tổ chức.

- Trường con “Đơn vị chịu trách nhiệm” là tên của tổ chức chịu trách nhiệm quản lý đối với các hồ sơ. Tổ chức này có thể giống hoặc không giống với tổ chức chịu trách nhiệm cho việc khởi tạo ra các hồ sơ.

- Đôi khi Trường con “Đăng ký hồ sơ” có thể được tự động tạo ra khi có thực hiện thao tác lưu trữ và được lấy từ thông tin đăng nhập của người sử dụng hệ thống.

Định nghĩa

Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định hệ thống có sử dụng phương pháp để xác định liệu các bit tạo nên một hồ sơ số có bị thay đổi trong quá trình truyền tải hoặc lưu trữ hay không.

Đôi khi được gọi là xác định sự nguyên vẹn của dữ liệu.

Mục tiêu

- Kiểm tra xem một đối tượng có bị thay đổi một cách trái phép hoặc chưa được ghi trong tài liệu không, và

- Hỗ trợ việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu theo thời gian.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Không

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

6.18.1  Tên hàm băm (Hash function name)

Quy định phương pháp tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn.

Điều kiện

Không

6.18.2  Tóm lược thông điệp (Message digest)

Là giá trị thực để thể hiện hồ sơ dữ liệu đó, được tạo bởi hàm băm, thường được gọi là ‘checksum’.

Điều kiện

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Chú thích

Yêu cầu bắt buộc khi có tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn hồ sơ dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này nên được tạo tự động để tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu.

Tên phương thức định danh

Định nghĩa

CRS

Commonwealth Records Series System

Hệ thống chuỗi hồ sơ khối thịnh vượng chung

Một phương thức mô tả các hồ sơ và hoàn cảnh tạo ra và quản lý chúng theo thời gian

DOI

Digital Object Identifier

Định danh đối tượng kỹ thuật số

Một hệ thống được phát triển bởi tổ chức sáng lập DOI quốc tế để định danh và trao đổi sở hữu trí tuệ trong môi trường số

ISBN

International Standard Book Number

Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách

Một số 13 chữ số định danh duy nhất cho sách và các sản phẩm giống sách được xuất bản quốc tế

ISSN

International Standard Serial Number

Mã số thứ tự tiêu chuẩn quốc tế

Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (International standardserial number)

Dãy số gồm tám chữ số kể cả chữ số kiểm tra và được đặt sau tiền tố ISSN, do Mạng ISSN cấp cho một xuất bản phẩm nhiều kỳ

PURL

Persistent Uniform Resource Locator

Địa chỉ tài nguyên đồng nhất bền vững

PURL là một bí danh công khai cho một tài liệu PURL không thay đổi, trong khi URL ngầm của tài liệu sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc quản lý nó theo thời gian (ví dụ, được chuyển). Một PURL là một dạng của URN

Sys ID

[Name]

System Assigned Identifier

[System Name]

Định danh gán hệ thống

[Tên Hệ thống]

Một định danh được tự động gán cho một thực thể bởi một hệ thống, một ứng dụng, một cơ sở dữ liệu ... Các đối tượng có thể chọn đặt tên (hoặc cung cấp liên kết đến thông tin về nó) hệ thống mà hệ thống này gán ID (ví dụ, ‘347134xt [AusTec v2.3]’)

URI

Uniform Resource Identifier

Định danh tài nguyên thống nhất

Cú pháp cho tất cả các tên/địa chỉ liên quan đến các tài nguyên

URL

Uniform Resource Locator

Địa chỉ tài nguyên thống nhất

Một kỹ thuật để chỉ tên và vị trí của các tài nguyên internet. URL đặc trưng cho tên và kiểu của tài nguyên, cũng như máy tính, thiết bị và thư mục mà nó có thể được tìm thấy

URN

Uniform Resource Number

Mã số tài nguyên thống nhất

Một kiểu của URl (tên và địa chỉ trên Internet) đảm bảo sự bền vững vượt quá bình thường gắn với tên miền hoặc tên máy chủ internet

Khuôn dạng dữ liệu

Định nghĩa

Tệp văn bản

.doc

Tài liệu Microsoft Word

.log

Tệp nhật ký

.msg

Thư tín e-mail

.rtf

Khuôn dạng văn bản giàu tính chất

.txt

Tệp văn bản nhị phân

.wpd

Tài liệu WordPerfect

.wps

Tài liệu bộ xử lý văn bản MS

Tệp dữ liệu

.123

Bảng tính Lotus 1-2-3

.csv

Tệp giá trị phân tách bởi dấu phẩy

.dat

Tệp dữ liệu

.db

Tệp CSDL (Cơ sở dữ liệu)

.dll

Thư viện liên kết động

.mdb

Tệp CSDL (Cơ sở dữ liệu) Access của MS

.pps

Tệp trình chiếu PowerPoint

.ppt

Tệp trình chiếu

.sql

Dữ liệu ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc

.wks

Bảng tính công việc của Microsoft

.xls

Bảng tính Excel của Microsoft

.xml

Tệp ngôn ngữ đánh dấu mở rộng

.pst

Lưu trữ thông tin cá nhân (trong Microsoft Outlook/Exchange Server)

Tệp Ảnh

.mng

Đồ họa mạng

.pct

Tệp hình ảnh

Tệp Ảnh Raster

.bmp

Ảnh Bitmap

.gif

Tệp khuôn dạng trao đổi đồ họa

.jpeg

Tệp ảnh nén (Joint Photographic Experts Group)

.jpg

Tệp ảnh nén (Joint Photographic Group)

.png

Đồ họa mạng linh hoạt

.psd

Tài liệu Photoshop

.psp

Tệp ảnh Paint Shop Pro

.tif

Khuôn dạng tệp ảnh gắn thẻ

Tệp Ảnh Vector

.ai

Tệp bộ minh họa Adobe

.drw

Tệp hình vẽ

.dxf

Khuôn dạng trao đổi hình vẽ

.eps

Tệp Photoshop được mã hóa

.ps

Tệp Photoshop

.svg

Đồ họa Vector có tỷ lệ

Tệp Ảnh 3D

.3dm

Mô hình 3D Rhino

.3dmf

Siêu tệp QuyckDraw3D

Tệp bố trí trang

.indd

Tệp AdobelnDesign

.pdf

Tệp khuôn dạng tài liệu di động (Portable Document Format)

.qxd

Tài liệu QuarkXpress

.qxp

Tài liệu dự án QuarkXpress6

Tệp Audio

.aac

Tệp mã hóa Audio tiên tiến

.aif

Khuôn dạng tệp trao đổi Audio

.iff

Khuôn dạng tệp trao đổi

.m3u

Tệp danh sách Media

.mid

Tệp ảnh tài liệu Microsoft (Microsoft Document Imaging)

.midi

Tệp MIDI

.mp3

Tệp nén âm thanh (Movie Picture Experts Group-Layer 3)

.mpa

Tệp Audio MPEG

.ra

Tệp Audio Real

.ram

Tệp Audio Real

.wav

Tệp âm thanh WAVE của Windows

.wma

Tệp Audio Media của Windows

Tệp Video

.3gp

Tệp 3 multimediaGPP

.asf

Tệp khuôn dạng hệ thống tiên tiến

.asx

Tệp ASF của Microsoft

.avi

Tệp xen AudioVideo

.mov

Tệp phim QuyckTime của Apple

.mp4

Tệp VideoMPEG-4

.mpg

Tệp VideoMPEG

.qt

Tệp phim QuyckTime của Apple

.rm

Tệp Media của Real

.swf

Tệp phim FlashMacromedia

.wmv

Tệp MediaVideo của Windows

Tệp Web

.asp

Trang Server tích cực

.css

Các tập tin định kiểu theo tầng

.htm

Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

.html

Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

.js

Tệp JavaScript

.jsp

Trang JavaServer

.php

Tệp bộ xử lý siêu văn bản

.xhtml

Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản mở rộng

Môi trường

Định nghĩa

Album ảnh

Một album để lưu trữ các bản in ảnh

Thẻ Aperture

Một thẻ với một hình ảnh phim micrographic cố định bên trong nó

Hộp

Một hộp vật lý hoặc thùng carton để lưu trữ các tập tin hoặc mục bản ghi

Thẻ

Một thẻ chỉ số vật lý cho các hồ sơ lập chỉ mục

CD-R

Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào một lần duy nhất

Phim dùng để quay phim

Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị các hình ảnh chuyển động

Hình trụ

Một hình trụ để lưu trữ bản đồ và kế hoạch,...

DAT

Digital Audio Tape - băng từ kỹ thuật số

DVD (xác định cụ thể)

Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào nhiều lần với mật độ cao.

Phong bì (xác định cụ thể)

Một hộp phong bì được sử dụng để lưu trữ thông tin về các công ty / báo cáo kỹ thuật,...

Thư mục tập tin

Một thư mục tập tin để lưu trữ vật lý cho các tổ chức mục lục

Phim

Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35 mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị hình ảnh tĩnh

Đĩa mềm

Một đĩa máy tính di động, lưu trữ dạng từ tính, với khả năng lưu trữ hạn chế

Đĩa cứng nội bộ

Đĩa cố định gắn theo hệ thống nội bộ trong một máy tính

Đĩa cứng kết nối mạng

Một đĩa máy tính cố định của một máy tính có kết nối qua mạng

Ổ đĩa JAZ

Ổ đĩa di chuyển được

Microfiche

Phim ở dạng tấm (thường là 105 x 148 mm trong kích thước) được sử dụng để lưu trữ hình ảnh và văn bản đồ họa đã được giảm kích cỡ học điểm ảnh

Microfilm

Phim ở dạng cuộn (16mm hoặc 35mm) được sử dụng để giữ những hình ảnh và văn bản đã được giảm kích cỡ hoặc điểm ảnh

Giấy (Kích cỡ xác định)

Thường sử dụng để lưu trữ văn bản gốc và các hình ảnh / bản vẽ/ ảnh chụp cố định

Ảnh chụp

Hình ảnh dạng bản sao cứng. Không tính những ảnh được lưu trữ trong một album

Slides 35mm

Phim sử dụng cho nhiếp ảnh - định dạng 35 mm với một bức ảnh cho mỗi slide

Đĩa từ

Băng từ để ghi lại và lưu trữ hình ảnh di chuyển video và âm thanh. Theo hệ VHS, Beta

Tập

Một số cuốn sách số lượng ràng buộc, thường được sử dụng để đăng ký

Đĩa ZIP

Một ổ đĩa từ di động

Kiểu phân loại đối tượng

Định nghĩa

Cá nhân (Individual)

Cá nhân thực hiện nghiệp vụ

Nhóm làm việc (Workgroup)

Tập hợp chính thức hoạt không chính thức của những người hoặc các vị trí trong nhóm cho mục đích quản lý để thu được kết quả

Tổ chức (Organisation)

Một tập hợp của những nhóm được kết nối với nhau bằng một ràng buộc để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

Kiểu phân loại hồ sơ

Định nghĩa

Mục (Item)

Một mục lưu trữ riêng như thư, báo cáo, thời gian, hình ảnh, đối tượng hoặc email

Chuỗi trao đổi (Transaction sequence)

Một chuỗi các mục, vật lý hoặc ảo đã nối với nhau thành một tài liệu trong quá trình trao đổi

Hồ sơ (File)

Một tập các dữ liệu được lưu thành cùng một tập dựa trên quy trình nghiệp vụ. Tập có thể có hoặc không có tọa độ vật lý

Chuỗi (Series)

Một tập hợp các mục hoặc hồ sơ lưu trữ trong cùng một hệ thống, kết quả của quy trình nghiệp vụ

Hệ thống hồ sơ lưu trữ (Recordkeeping system)

Một hệ thống nắm bắt và bảo quản dữ liệu về các hoạt động nghiệp vụ công cộng

Chú ý: hệ thống hồ sơ lưu trữ có thể là một hệ thống số thuần túy hoặc hệ thống quản lý các dữ liệu vật lý

Loại hồ sơ     

Định nghĩa

Hợp đồng (Agreement)

Hợp đồng, hợp đồng chính thức, giấy phép hoạt động, tài liệu riêng tư.

Thư từ (Correspondence)

Thư điện tử, fax, scan, thư báo, thư từ, chú thích vắn tắt, ...

Mẫu (Form)

Tài liệu có phần để trống để điền vào.

Phần phụ nhìn thấy (Visual aid)

Miêu tả sự nhìn thấy được bởi một thể loại như: đồ thị, biểu đồ, hình vẽ, ảnh, phim, đa phương tiện

Quan điểm hợp pháp (Legal opinion)

Lời khuyên hợp pháp cung cấp bởi tổ chức nguồn gốc bên trong hoặc bên ngoài.

Xuất bản truyền thông (Media release)

Các xuất bản và phát biểu chính thức để truyền thông.

Tài liệu cuộc họp (Meeting document)

Đề tài cuộc họp, thời gian, hồ sơ ghi chú, bài báo

Kế hoạch (Plan)

Ngân sách, kinh doanh, chiến lược, hành động, ...

Chính sách/thủ tục (Policy/proceduce)

Thủ tục, chính sách, chỉ dẫn hành động, phát biểu về vai trò, hướng dẫn thực hiện.

Giới thiệu (Presentation)

Áp phích, thư mới, giới thiệu, quảng cáo.

Báo cáo (Report)

Sự tiện lợi, đầu tư, nghiên cứu, kiểm tra, trạng thái, hoạt động, thường niên, ...

Đệ trình (Submission)

Đề xuất, đề xuất dự án, đề xuất chính thức, khả năng kinh doanh, nội các.

Kỹ thuật (Technical)

Tiêu chuẩn, chi tiết kỹ thuật, dự định (về kiến trúc), bản đồ (khảo sát, về topo)

Cảnh báo

Định nghĩa

Kiểm tra (Audit)

Thông tin liên quan đến các hoạt động kiểm tra mà chỉ giới hạn truy cập trong văn phòng kiểm tra hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, kiểm tra và báo cáo nguy cơ về an ninh và quản lý yếu kém.

Ngân sách (Budget)

Thông tin liên quan đến các hồ sơ ngân sách chính thức về các đệ trình và giao dịch tài chính mà chỉ giới hạn truy cập cho những cán bộ ngân sách, cán bộ tài chính hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, báo cáo và đề xuất về ngân sách.

Thành viên nội các (Cabinet)

Các thông tin liên quan đến các hoạt động nội các mà chỉ giới hạn truy cập với văn phòng của các thành viên nội các hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, ghi chú vắn tắt và báo cáo được chuẩn bị cho đề xuất nội các.

Thương mại (Commercial)

Các thông tin liên quan đến thu mua/hợp đồng hoặc các thông tin thương mại khác như các thuộc tính trí óc mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên mua/hợp đồng hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, yêu cầu nháp với thông tin đề xuất.

Hội đồng (Council)

Chỉ áp dụng đối với Hội đồng địa phương.

Các thông tin liên quan đến tính toán của Hội đồng địa phương chỉ giới hạn một cách chính thức đối với những người được lãnh đạo ủy quyền hoặc các thành viên hội đồng. Ví dụ, thời gian cuộc họp hội đồng kết thúc

Điều hành (Executive)

Thông tin liên quan đến quản lý điều hành của tổ chức mà chỉ giới hạn một cách chính thức đối với quản lý hoặc người được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, các báo cáo tài chính nhạy cảm, kế hoạch chiến lược.

Tài chính (Finance)

Thông tin liên quan đến hồ sơ tài chính chính thức liên quan đến các giao dịch tài chính mà chỉ được giới hạn truy cập đối với các nhân viên tài chính và người được lãnh đạo

Nhân viên

Thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên chính thức mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên hành chính nhân sự và người được lãnh đạo ủy quyền.

Quyền truy cập

Định nghĩa

Không phát hành

Hồ sơ không được phát hành hoặc xuất bản

Có thể phát hành

Hồ sơ có thể được xuất bản, phát hành

Có thể phát hành theo yêu cầu về tự do thông tin

Hồ sơ có thể được xuất bản cho cá nhân hoặc tổ chức do yêu cầu về tự do thông tin.

Phát hành giới hạn

Do tính nhạy cảm riêng biệt và an ninh, hồ sơ có thể được xuất bản cho một số giới hạn cá nhân, hoặc những phần giới hạn của hồ sơ có thể được xuất bản để phát hành.

Mở sau năm

Hồ sơ có thể mở cho truy cập công cộng sau một số năm nhất định

Tình trạng xử lý

Định nghĩa

Hủy bỏ

Hồ sơ đã được hủy bỏ theo một lịch xử lý.

Vĩnh cửu

Hồ sơ về các giá trị vĩnh cửu và đã được lưu giữ vĩnh cửu.

Tạm thời

Hồ sơ sẽ bị hủy bỏ tại một thời điểm trong tương lai.

Chưa biết

Hồ sơ không được theo dõi xử lý, hoặc không đủ thông tin về hồ sơ để xác định trạng thái của nó.