Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành

THÔNG TƯ

BAN HÀNH QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT VỀ CÔNG TÁC THU NHẬN, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Luật khoáng sản ngày 17 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Luật tài nguyên nước ngày 21 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Luật đất đai ngày 29 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Luật khí tượng thủy văn ngày 23 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật tài nguyên, môi trường biển và hải đảo ngày 25 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Đo đạc và bản đồ ngày 14 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Luật bảo vệ môi trường ngày 17 tháng 11 năm 2020;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật tiếp cận thông tin ngày 06 tháng 4 năm 2016;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 36/2017/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Nghị định số 73/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ về thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường;

Căn cứ Nghị định số 03/2019/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2019 của Chính phủ về hoạt động viễn thám;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường, Vụ trưởng Vụ Khoa học và Công nghệ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính và Vụ trưởng Vụ Pháp chế;

Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư Quy định kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy định kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Điều 2.

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 4 năm 2022.

2. Thông tư này thay thế các Thông tư sau:

a) Thông tư số 27/2009/TT-BTNMT ngày 14 tháng 12 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về Định mức kinh tế - kỹ thuật quản lý và cung cấp thông tin dữ liệu đo đạc và bản đồ;

b) Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai;

c) Thông tư số 33/2013/TT-BTNMT ngày 25 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Định mức kinh tế - kỹ thuật lưu trữ tài liệu đất đai;

d) Thông tư số 34/2013/TT-BTNMT ngày 30 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về giao nộp, thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu môi trường;

đ) Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường;

e) Thông tư số 32/2017/TT-BTNMT ngày 29 tháng 9 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định kỹ thuật thu nhận, bảo quản, lưu trữ và khai thác tài liệu khí tượng thủy văn;

g) Thông tư số 29/2018/TT-BTNMT ngày 26 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Định mức kinh tế - kỹ thuật công tác thông tin, dữ liệu khí tượng thủy văn;

h) Thông tư số 32/2018/TT-BTNMT ngày 26 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường phục vụ lưu trữ, bảo quản, công bố, cung cấp và sử dụng.

3. Thông tư này bãi bỏ một số quy định của các Thông tư sau:

a) Bãi bỏ khoản 3.2 (Bảo quản kho Lưu trữ địa chất), khoản 3.9 (Tin học hoá báo cáo) Mục 3 Chương I Phần IX Thông tư số 11/2010/TT-BTNMT 05 tháng 7 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về Định mức kinh tế - kỹ thuật các công trình địa chất;

b) Bãi bỏ Mục I và Mục II phần Quy định quy trình kỹ thuật về tư liệu môi trường; Mục A và Mục B phần Định mức kinh tế - kỹ thuật về tư liệu môi trường Thông tư số 42/2011/TT-BTNMT ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về Quy trình kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về tư liệu môi trường;

c) Bãi bỏ Chương III Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản;

d) Bãi bỏ Chương IX và Chương X Thông tư số 47/2015/TT-BTNMT ngày 05 tháng 11 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy trình và Định mức kinh tế - kỹ thuật của 12 hạng mục công việc trong điều tra cơ bản địa chất về khoáng sản và thăm dò khoáng sản.

Điều 3. Điều khoản chuyển tiếp

Các nhiệm vụ, dự án chuyên môn về thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường được phê duyệt và thực hiện trước ngày Thông tư này có hiệu lực thì tiếp tục thực hiện theo các căn cứ đã được phê duyệt, trừ trường hợp có yêu cầu thực hiện theo quy định của Thông tư này.

Điều 4. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư này, nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài nguyên và Môi trường để xem xét, quyết định./.

QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT

VỀ CÔNG TÁC THU NHẬN, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT ngày 28 tháng 02 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

PHẦN I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này ban hành Quy định kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng cho các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức và cá nhân có liên quan thực hiện công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Điều 3. Cơ sở xây dựng và chỉnh lý định mức kinh tế - kỹ thuật

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;

Nghị định số 17/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;

Nghị định số 45/2013/NĐ-CP ngày 10 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ luật lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động;

Nghị định số 117/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;

Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 07 tháng 5 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;

Thông tư số 16/2021/TT-BTNMT ngày 27 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 4. Quy định viết tắt

Điều 5. Giải thích từ ngữ

1. Danh sách thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là liệt kê các đối tượng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường để thực hiện công tác thu thập, lưu trữ, bảo quản, công bố, cung cấp và sử dụng.

2. Dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, lịch sử hình thành, hình thức khai thác sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài nguyên và môi trường (sau đây gọi chung là dữ liệu đặc tả).

3. Danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là phần rút gọn của dữ liệu đặc tả, được công bố để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm, khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

4. Đơn vị thực hiện nhiệm vụ về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường là đơn vị được cấp có thẩm quyền quy định chức năng, nhiệm vụ hoặc được giao nhiệm vụ thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo lĩnh vực hoặc theo địa bàn.

5. Đơn vị đầu mối về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường của các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) là cơ quan được giao quản lý thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường của Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

6. Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng hoặc xếp ngang gáy xuống, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); mét giá tài liệu tài nguyên và môi trường chỉnh lý ban đầu được quy đổi theo quy định tại Điều 8 Thông tư này.

7. Phương tiện lưu trữ là các vật mang tin, thiết bị lưu trữ vật lý (gồm ổ cứng, thẻ nhớ, thiết bị lưu trữ USB, băng từ, đĩa quang...) được sử dụng để lưu trữ tài liệu dạng số, cơ sở dữ liệu, phần mềm.

8. Bản sao tài liệu lưu trữ là bản sao lưu từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.

9. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.

10. Tài liệu lưu trữ truyền thống là tài liệu về tài nguyên và môi trường được lựa chọn để lưu trữ nhưng không phải là tài liệu điện tử.

11. Hồ sơ lưu trữ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

12. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường là hệ thống thông tin phục vụ các nghiệp vụ về quản lý, lưu trữ, cung cấp, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.

13. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ (Khoản 15, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011).

Điều 6. Nội dung công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Công tác thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bao gồm:

a) Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

b) Tiếp nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường;

2. Công tác lưu trữ và bảo quản thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bao gồm:

a) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy;

b) Tổ chức, lưu trữ tài liệu số;

c) Bảo quản kho lưu trữ tài liệu;

d) Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy;

đ) Bảo quản tài liệu số;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy;

g) Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử;

h) Tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị.

3. Công tác cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bao gồm:

a) Cung cấp theo hình thức trực tiếp tại đơn vị quản lý hoặc qua dịch vụ bưu chính;

b) Cung cấp theo hình thức trực tuyến trên môi trường điện tử;

c) Công bố danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

Điều 7. Yêu cầu thu nhận, lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Thu nhận đầy đủ, toàn diện và đánh giá chính xác thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

2. Quản lý, lưu trữ, bảo quản và xây dựng cơ sở dữ liệu bảo đảm sử dụng lâu dài, an toàn thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

3. Công bố, cung cấp, khai thác, sử dụng thuận tiện, kịp thời cho mọi đối tượng theo quy định của pháp luật.

4. Thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp theo các quy định của pháp luật về bí mật nhà nước.

Điều 8. Quy định quy đổi đơn vị sản phẩm tài liệu giấy sang mét giá

Quy đổi tài liệu lưu trữ chuyên ngành tài nguyên và môi trường sang mét giá tài liệu:

1. Hồ sơ, tài liệu là kết quả nhiệm vụ, dự án chuyên ngành theo khổ giấy A4: 5000 tờ/01 mét giá;

2. Bản đồ các loại in ấn, biên vẽ trên giấy khổ A1 hoặc tương đương: 300 tờ/01 mét giá;

3. Bản đồ các loại biên vẽ trên giấy can khổ A1 hoặc tương đương: 400 tờ/01 mét giá;

4. Hồ sơ, tài liệu và các loại bản đồ trên khổ giấy khác (A5, A6, A2, A3, A0 và lớn hơn) được quy đổi sang khổ giấy A4 và A1 tương ứng theo tỷ lệ diện tích giữa hai loại.

Điều 9. Quy định về thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương đối với lao động trực tiếp

Thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo chế độ đối với lao động trực tiếp được tính là 34 ngày trên tổng số 312 ngày làm việc của 01 năm.

Mức hao phí thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương được áp dụng đối với tất cả các bước công việc.

Định mức lao động bao gồm hao phí thời gian lao động cần thiết của người lao động trực tiếp sản xuất ra một sản phẩm và thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo quy định của pháp luật hiện hành.

PHẦN II

QUY ĐỊNH KỸ THUẬT

Chương I

CÔNG TÁC THU NHẬN THÔNG TIN, DỮ LIỆU LƯU TRỮ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 10. Lập kế hoạch thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Nguyên tắc lập kế hoạch thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

a) Bảo đảm phục vụ kịp thời công tác quản lý nhà nước và đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh;

b) Bảo đảm thông tin, dữ liệu, tài liệu lưu trữ được thu nhận chính xác, đầy đủ, có hệ thống. Trường hợp tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ điện tử có nội dung trùng nhau thì phải thu nhận cả hai loại;

c) Lồng ghép với các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và không trùng lặp, chồng chéo nhiệm vụ;

d) Bảo đảm thực hiện hiệu quả, khả thi, tiết kiệm kinh phí, nguồn lực.

2. Căn cứ lập kế hoạch thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

a) Yêu cầu của công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh;

b) Theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật;

c) Theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

d) Các chương trình, đề án, dự án, đề tài, nhiệm vụ đã được cấp có tham quyền phê duyệt;

đ) Danh sách thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này là căn cứ thực hiện công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

3. Kế hoạch thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường gồm các nội dung cơ bản sau:

a) Mục đích, yêu cầu thu nhận, cập nhật thông tin, dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường;

b) Khối lượng thông tin, dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường cần thu nhận;

c) Nội dung công việc thu nhận thông tin, dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường;

d) Sản phẩm thu nhận thông tin, dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường;

đ) Kế hoạch, nguồn nhân lực thực hiện;

e) Tổ chức thực hiện;

g) Dự toán kinh phí (nếu có).

4. Các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi kế hoạch thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường hàng năm về Bộ Tài nguyên và Môi trường (qua Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường) để tổng hợp, theo dõi, quản lý trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày kế hoạch được phê duyệt.

Điều 11. Thu nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Hình thức thu nhận thông tin, dữ liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường gồm:

a) Tiếp nhận thông tin, dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường nộp trực tiếp tại đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận, lưu trữ hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc mạng điện tử;

b) Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

2. Giao nộp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước để thu nhận, tạo lập hoặc tạo ra trong quá trình hoạt động mà theo quy định của pháp luật phải giao nộp các thông tin, dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường vào lưu trữ chuyên ngành;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại điểm a khoản 2 Điều này thực hiện nhiệm vụ, dự án về tài nguyên và môi trường trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày được cơ quan có thẩm quyền nghiệm thu, phê duyệt, công bố hoặc công nhận kết quả hoàn thành nhiệm vụ,dự án có trách nhiệm giao nộp một (01) bộ dạng điện tử và một (01) bộ gốc in trên giấy để lưu trữ tại cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu chuyên ngành;

c) Phiếu nhập kho sản phẩm thông tin, tài liệu tài nguyên và môi trường là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ phê duyệt quyết toán, hoàn thành nhiệm vụ, dự án theo quy định. Lập Phiếu nhập kho theo Mẫu số C30-HD ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

3. Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

a) Thu thập, cập nhật dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường tại các cơ quan, tổ chức đang lưu trữ, bảo quản;

b) Nội dung dữ liệu đặc tả quy định chi tiết tại Mục 2 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 12. Kiểm tra tài liệu thu nhận

1. Kiểm tra tài liệu truyền thống gồm: số lượng tài liệu so với danh mục tài liệu lưu trữ giao nộp; tính pháp lý của tài liệu theo quy định; tình trạng vật lý của tài liệu.

2. Kiểm tra tài liệu số gồm: số lượng phương tiện lưu trữ với danh mục giao nộp; số lượng tài liệu so với danh mục tài liệu giao nộp; tính pháp lý của tài liệu theo quy định; chất lượng phương tiện lưu trữ; các lỗi vật lý, kiểm tra vi-rút máy tính, tính toàn vẹn tài liệu số trên phương tiện lưu trữ.

Chương II

CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 13. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường

Thời hạn lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường theo quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 14. Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường

1. Kho lưu trữ tài liệu tài nguyên môi trường phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết nhằm bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

2. Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ gồm:

a) Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan, cấu tạo và độ chịu tải theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ;

b) Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Thiết bị lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử.

3. Các hệ thống trang thiết bị khác được khuyến khích sử dụng:

a) Các hệ thống bảo vệ, bảo quản tự động gồm hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm thông minh;

b) Hệ thống thiết bị mã vạch/mã QR/điện từ nhằm tự động hóa quá trình quản lý và khai thác tài liệu.

Điều 15. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Luật Lưu trữ.

3. Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn cơ bản theo quy định tại Điều 16 Luật Lưu trữ và phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

Điều 16. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu tài liệu nhập kho thực tế và số liệu theo thống kê.

2. Tài liệu đưa vào bảo quản trong kho phải được tổ chức sắp xếp trong các hộp (cặp), giá (tủ); mỗi hộp (cặp), giá (tủ) phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tìm kiếm.

3. Tổ chức lưu trữ tài liệu theo từng chủng loại

a) Tổ chức lưu trữ tài liệu trong kho theo loại tài liệu có cùng chất liệu chế tác. Để đảm bảo điều kiện môi trường kho thích hợp cho bảo quản từng loại tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm) yêu cầu tài liệu giấy sắp xếp kho riêng, tài liệu phim ảnh, tài liệu số sắp xếp trong kho hoặc khu vực lưu trữ riêng biệt;

b) Trường hợp đơn vị, tổ chức lưu trữ không bố trí được kho riêng phải đảm bảo phương tiện lưu trữ được lưu giữ trong các tủ chuyên dùng, hạn chế tối đa tác động của điều kiện môi trường bên ngoài.

4. Yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu dạng giấy

a) Sắp xếp tài liệu đúng kỹ thuật đảm bảo sự lưu thông không khí trong kho;

b) Thực hiện bảo trì, vệ sinh kho, giá kệ và các dụng cụ để tài liệu khác thường xuyên và theo định kỳ;

c) Phòng, chống các tác nhân tự nhiên như: độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ và sự xâm hại của các loại vi sinh vật, côn trùng, động vật gây hủy hoại tài liệu;

d) Triển khai công tác phòng, chống cháy nổ và chống ngập lụt cho kho tài liệu như xây dựng kế hoạch, phổ biến, luyện tập, diễn tập phương án phòng chống, ứng phó với sự cố liên quan cháy nổ, ngập lụt và các thiên tai, thảm họa khác;

đ) Đánh giá các tài liệu có giá trị lưu trữ lâu dài để có phương án, biện pháp bảo quản phù hợp khi có sự cố xảy ra. Tài liệu quý hiếm phải được chuyển đổi sang định dạng số để lưu trữ và khai thác, sử dụng. Tài liệu bản gốc bị hư hỏng nặng hoặc thuộc loại tài liệu quý hiếm không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc, chỉ được phép sử dụng bản sao, bản số hóa;

e) Kiểm tra, theo dõi và đánh giá mức độ rủi ro của kho và tài liệu theo định kỳ.

5. Yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu lưu trữ số

a) Thực hiện các biện pháp bảo mật, an toàn thông tin số, định kỳ sao lưu dự phòng dữ liệu, bảo đảm chuẩn dữ liệu đầu vào;

b) Bảo quản và thường xuyên kiểm tra việc vận hành của các thiết bị lưu giữ dữ liệu;

c) Thực hiện các biện pháp phòng, chống vi-rút, mã độc, bảo đảm an toàn an ninh thông tin đối với hệ thống phần mềm quản lý và cung cấp tài liệu số;

d) Xây dựng kế hoạch dự phòng các cuộc tấn công bằng mã độc trên không gian mạng và có các biện pháp phục hồi dữ liệu trong trường hợp bị mất dữ liệu.

6. Yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu nghe, nhìn, tài liệu phim ảnh và các dạng tài liệu đặc thù khác

a) Thực hiện các biện pháp bảo đảm môi trường, nhiệt độ, độ ẩm, đóng hộp bảo vệ đối với băng đĩa từ, đĩa quang, thiết bị lưu trữ;

b) Số hóa tài liệu dạng nghe, nhìn bảo đảm chất lượng định dạng, môi trường bảo quản, phù hợp với các tiêu chuẩn của công nghệ hạn chế sự lỗi thời về mặt công nghệ;

c) Lưu giữ tài liệu dạng phim ảnh, vi phim, vi phiếu trong các hộp chứa trong điều kiện khí hậu được kiểm soát; thường xuyên kiểm tra và đo đạc các dấu hiệu xuống cấp, hư hỏng để kịp thời ngăn chặn sự lây nhiễm sang tài liệu khác;

d) Bảo đảm môi trường bảo quản ổn định về nhiệt độ, độ ẩm, độ thông thoáng, ngăn chặn các tác nhân phá hoại; phù hợp với đặc thù của từng dạng tài liệu khác bao gồm: bản kẽm, mộc bản hoặc các dạng khác (nếu có).

7. Đối với phông lưu trữ hoặc khối tài liệu lưu trữ vẫn đang phát sinh, bổ sung hồ sơ, tài liệu phải dự phòng vị trí lưu trữ cho khối lượng tài liệu phát sinh tối thiểu 05 năm.

8. Lập hồ sơ và cập nhật dữ liệu đặc tả của tài liệu vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường để quản lý, khai thác và cung cấp tài liệu.

Điều 17. Thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ

1. Công tác bảo quản thường xuyên kho lưu trữ tài liệu thực hiện hằng ngày, quy trình bảo quản được quy định tại Điều 33 Thông tư này.

2. Công tác bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy trình bảo quản quy định tại Điều 33, Điều 34, Điều 35 Thông tư này và được cấp có thẩm quyền phê duyệt

a) Thời gian bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu: 06 tháng/lần đối với kho chuyên dụng; 04 tháng/lần đối với kho thông thường; 03 tháng/lần đối với kho tạm.

b) Thời gian bảo quản định kỳ tài liệu trong kho lưu trữ: 03 năm/lần đối với tài liệu trong kho tạm; 04 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 05 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.

3. Công tác bảo quản đột xuất được thực hiện trong trường hợp kho lưu trữ có hiện tượng tài liệu bị hư hỏng do nấm mốc, chuột, côn trùng, mối mọt xâm nhập phá hoại hoặc xảy ra sự cố thiên tai, hỏa hoạn và do cấp có thẩm quyền quyết định.

Điều 18. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

1. Các tài liệu bị hư hỏng phải kịp thời tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.

2. Tu bổ, phục chế đối với tài liệu lưu trữ dạng giấy

a) Thực hiện vá, dán đối với tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng bị rách hoặc có các lỗ thủng nhỏ trên bề mặt;

b) Thực hiện tu bổ, bồi nền đối với tài liệu giòn, rách nát từ 1/3 khổ giấy trở lên;

c) Tài liệu bị hư hỏng nặng tới mức độ không thể sử dụng các biện pháp phục hồi nguyên trạng tài liệu ban đầu phải thực hiện biện pháp phục chế nội dung tài liệu để lưu giữ thông tin.

3. Biện pháp đối với tài liệu lưu trữ dạng số: tối thiểu tạo 02 bản sao lưu trên các phương tiện lưu trữ độc lập và được lưu trữ tại vị trí khác nhau, đảm bảo tài liệu bị hư hỏng được phục hồi nguyên trạng từ các bản sao lưu.

Điều 19. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Tài liệu lưu trữ hết giá trị bao gồm:

a) Tài liệu đã hết thời hạn bảo quản;

b) Tài liệu bị hư hỏng không thể tu bổ, phục chế được;

c) Tài liệu dư thừa.

2. Thẩm quyền và thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện đối với toàn bộ thông tin tài liệu, hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được và phải được lập thành biên bản.

4. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 28 Luật Lưu trữ và quy định khác của pháp luật chuyên ngành.

6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm, kể từ ngày tài liệu bị hủy.

Chương III

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ VỀ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 20. Tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường

1. Tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường bao gồm:

a) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;

b) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa thông tin, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Điều 21 Thông tư này; bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường.

Điều 21. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; tỷ lệ số hóa: 100%.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ bản đồ dạng giấy: Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ bản đồ dạng giấy: Định dạng GeoTIFF hoặc GeoPDF, độ phân giải tối thiểu 400 dpi, tỷ lệ quét 1:1, định vị không gian cho bản đồ số hóa theo hệ tọa độ tương ứng bản đồ giấy.

3. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ phim, ảnh hàng không: Định dạng GeoTIFF, độ phân giải sigma 22 μm, tỷ lệ quét 1:1, định vị không gian cho tờ phim, ảnh hàng không số hóa theo hệ tọa độ tương ứng phim, ảnh hàng không gốc.

4. Tài liệu ảnh: Định dạng JPEG; độ phân giải tối thiểu 200 dpi.

5. Tài liệu phim ảnh (ghi hình): Định dạng MPEG-4, .avi, .wmv; Bit rate tối thiểu 1.500 kbps.

6. Tài liệu âm thanh: Định dạng MP3, .wma; Bit rate tối thiểu 128 kbps.

7. Hồ sơ điện tử được tạo lập từ các hệ thống chuyên ngành đưa vào lưu trữ điện tử bao gồm các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử và thông tin mô tả hồ sơ theo Mục 2, Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

8. Các hồ sơ, tài liệu định dạng khác được đưa vào lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật chuyên ngành tài nguyên và môi trường.

9. Hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ điện tử phải được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa: Vị trí ở góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; hình ảnh là dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; thông tin bao gồm tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601). Tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

Điều 22. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường

1. Yêu cầu chung đối với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường

a) Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy trình nghiệp vụ thu nhận, lưu trữ, cập nhật, bảo quản, cung cấp, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử về tài nguyên và môi trường. Bảo đảm tạo lập, quản lý, lưu trữ tập trung, thống nhất, đồng bộ cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường và các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập;

b) Tuân thủ Kiến trúc Chính phủ điện tử, Kiến trúc Chính quyền điện tử; Kiến trúc điện tử ngành Tài nguyên và Môi trường phù hợp với các quy định pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử;

c) Bảo đảm kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ thông tin tài liệu điện tử về tài nguyên và môi trường với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các địa phương, bộ ngành liên quan và với các Hệ thống thông tin nội bộ, chuyên ngành thông qua nền tảng chia sẻ, tích hợp dữ liệu quốc gia (NDXP), của Bộ, ngành, địa phương (LGSP);

d) Bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng trong hoạt động vận hành, kết nối; khả năng quản lý tài khoản và xác thực tập trung.

2. Các nhóm chức năng, dịch vụ cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử gồm:

a) Thu thập, cập nhật tài liệu lưu trữ;

b) Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Quản lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Xử lý tài liệu lưu trữ hết giá trị;

đ) Cung cấp, khai thác tài liệu lưu trữ;

e) Thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;

g) Kết nối, liên thông, tích hợp, chia sẻ thông tin, dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Điều 23. Tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử

1. Hồ sơ lưu trữ điện tử được tạo lập đầy đủ theo quy định giao nhận, quản lý hồ sơ của pháp luật chuyên ngành, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành và khả năng truy cập, sử dụng tài liệu trong hồ sơ.

2. Mã hồ sơ

a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường;

b) Năm hình thành hồ sơ;

c) Mã danh mục hồ sơ theo Danh mục tài liệu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Số thứ tự hồ sơ;

đ) Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ 1: G13.22.11.000.2021.22.01.00.00001, là Hồ sơ số 00001 thuộc danh mục Kết quả đo đạc thành lập bản đồ địa chính, năm 2021 của Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Trong đó: G13.22.11.000 là mã định danh của Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường; 2021 là năm hình thành hồ sơ; 22.01.00 là mã danh mục hồ sơ Bản đồ địa chính cơ sở; 00001 là số thứ tự hồ sơ hình thành trong năm.

Ví dụ 2: 000.06.11.H05.2021.22.01.00.00001, là Hồ sơ số 00001 thuộc danh mục Kết quả đo đạc thành lập bản đồ địa chính, năm 2021 của Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bắc Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh.

Trong đó: 000.06.11.H05 là mã định danh của Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bắc Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; 2021 là năm hình thành hồ sơ; 22.01.00 là mã danh mục hồ sơ Bản đồ địa chính cơ sở; 00001 là số thứ tự hồ sơ hình thành trong năm.

3. Tạo lập, cập nhật dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định tại Mục 6 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường.

Điều 24. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường được xác định giá trị theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Thông tư này và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.

Điều 25. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được xem xét chuyển đổi định dạng lưu trữ theo công nghệ phù hợp 05 năm/1 lần. Trường hợp chuyển đổi định dạng lưu trữ phải lưu giữ lại tài liệu bản gốc để đảm bảo tính lịch sử của tài liệu lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

2. Cơ quan, tổ chức lưu trữ phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

3. Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin dữ liệu theo quy định của pháp luật.

4. Hồ sơ, tài liệu điện tử được tổ chức quản lý, lưu trữ trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường của cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu.

Điều 26. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử

1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ hàng tháng kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ.

Chương IV

CÔNG TÁC CUNG CẤP, CÔNG BỐ THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 27. Công bố danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên môi trường

1. Danh mục thông tin, dữ liệu phải được công bố đầy đủ theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 73/2017/NĐ-CP của Chính phủ. Thời gian công bố trước 31 tháng 12 hàng năm và được cập nhật thường xuyên theo tình hình thực tế.

2. Bộ Tài nguyên và Môi trường công bố danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường phạm vi quốc gia trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

3. Các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công bố danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý trên Trang/Cổng thông tin điện tử của Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

4. Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường công bố danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường trên Trang/Cổng thông tin điện tử, trên hệ thống thông tin chuyên ngành và ấn phẩm của đơn vị.

Điều 28. Hình thức cung cấp, khai thác thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Các hình thức cung cấp, khai thác thông tin, dữ liệu tài nguyên môi trường

a) Trực tiếp tại cơ quan quản lý;

b) Theo đường bưu chính;

c) Trực tuyến trên môi trường điện tử.

2. Thủ tục cung cấp, khai thác thông tin, dữ liệu theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

PHẦN III

QUY TRÌNH KỸ THUẬT

Chương I

QUY TRÌNH THU NHẬN THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 29. Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Các bước thực hiện

a) Thu thập nội dung thông tin,dữ liệu;

b) Nhập, đối soát dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu. Nội dung dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu theo quy định tại Mục 2, Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Nhập, đối soát danh mục thông tin, dữ liệu. Nội dung danh mục thông tin, dữ liệu theo quy định tại Mục 1, Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Công bố danh mục, dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường lên Trang/Cổng thông tin điện tử.

2. Sản phẩm

a) Danh mục thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bản giấy hoặc bản số (nếu có);

b) Dữ liệu đặc tả thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường bản giấy hoặc bản số (nếu có);

c) Báo cáo tình hình thu thập, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường (mẫu BM.30).

Điều 30. Tiếp nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Các bước thực hiện

a) Tiếp nhận thông tin, tài liệu lưu trữ;

b) Kiểm tra thông tin, tài liệu: nội dung kiểm tra theo quy định tại Điều 12 Thông tư này;

c) Lập Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu; Phiếu nhập kho sản phẩm thông tin, tài liệu; Báo cáo thống kê tiếp nhận thông tin, tài liệu tài nguyên và môi trường (theo định kỳ quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu);

d) Vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ.

2. Sản phẩm

a) Danh mục thông tin, dữ liệu, tài liệu tiếp nhận;

b) Biên bản bàn giao thông tin, dữ liệu, sản phẩm giao nộp theo mẫu BM.01, Phụ lục V - Các mẫu biểu, báo cáo kèm theo Thông tư này (mẫu BM.01);

c) Phiếu nhập kho sản phẩm thông tin, tài liệu (theo Mẫu số C30-HD ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp);

d) Báo cáo thống kê tiếp nhận thông tin, tài liệu tài nguyên và môi trường (mẫu BM.02).

Chương II

QUY TRÌNH LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN THÔNG TIN, TÀI LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 31. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy

1. Các bước thực hiện

a) Lập kế hoạch chỉnh lý và soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu: lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ;

b) Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến địa điểm chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu;

c) Phân loại tài liệu;

d) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ: lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ kết hợp xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản;

đ) Biên mục phiếu tin: bao gồm thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu trong kho và nội dung thông tin mô tả theo Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

e) Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin;

g) Hệ thống hóa phiếu tin theo hướng dẫn phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin;

h) Biên mục hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; Đánh số tờ đối với tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên; Lập mục lục đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ; Gán mã hồ sơ; Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

i) Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ;

k) Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; đánh số chính thức lên bìa hồ sơ;

l) Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), làm nhãn hộp (cặp);

m) Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và bàn giao tài liệu sau chỉnh lý;

n) Hoàn chỉnh, bàn giao hồ sơ phông (bao gồm cả việc viết lời nói đầu; lập bảng tra cứu hồ sơ; in mục lục, nhân bản; đóng quyển mục lục) và lập Báo cáo kết quả chỉnh lý.

2. Sản phẩm

a) Kế hoạch chỉnh lý tài liệu (mẫu BM.04);

b) Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (mẫu BM.05);

c) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (mẫu BM.06);

d) Hướng dẫn phân loại tài liệu (mẫu BM.07);

đ) Phiếu tin (mẫu BM.08);

e) Danh mục tài liệu hết giá trị sử dụng (mẫu BM.09);

g) Danh mục hồ sơ, tài liệu (mẫu BM.10);

h) Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn (mẫu BM.13);

i) Biên bản giao nhận tài liệu chỉnh lý (mẫu BM.03);

k) Báo cáo kiểm tra chỉnh lý tài liệu;

l) Báo cáo kết quả chỉnh lý (mẫu BM.14).

Điều 32. Tổ chức, lưu trữ tài liệu số

1. Các bước thực hiện

a) Gán mã, làm nhãn trên phương tiện lưu trữ đã tiếp nhận;

b) Chuyển dữ liệu số vào thiết bị lưu trữ và thực hiện phân loại tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản;

c) Biên mục, nhập nội dung dữ liệu đặc tả: nội dung dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ theo quy định, hướng dẫn tại Mục 6 Phụ lục II; dữ liệu đặc tả của thông tin, dữ liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường theo quy định, hướng dẫn tại Mục 2, Phụ lục II; dữ liệu đặc tả của tài liệu văn bản, phim (âm bản)/ảnh, phim/ âm thanh (ghi hình, ghi âm) theo quy định, hướng dẫn tại Mục 3, 4, 5 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Sắp xếp phương tiện lưu trữ vào tủ chuyên dụng;

đ) Lập báo cáo tổ chức, lưu trữ tài liệu số.

2. Sản phẩm

a) Báo cáo tổ chức, lưu trữ tài liệu số (mẫu BM.22);

b) Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ kèm theo nội dung thông tin đặc tả (dạng số, dạng giấy).

Điều 33. Bảo quản kho lưu trữ tài liệu

1. Các bước thực hiện

a) Bảo quản kho lưu trữ tài liệu:

- Vệ sinh kho lưu trữ bao gồm: trần, tường, cửa sổ, cửa ra vào, sàn kho;

- Vệ sinh, kiểm tra, vận hành các trang thiết bị trong kho (máy điều hòa; máy hút ẩm; quạt thông gió; thiết bị đo độ ẩm, nhiệt độ; hệ thống chiếu sáng, báo cháy...) bảo đảm các điều kiện môi trường bảo quản tài liệu theo các quy định tại Điều 14 Thông tư này;

- Vệ sinh giá, tủ và bên ngoài hộp (cặp) bảo quản tài liệu, phương tiện lưu trữ;

- Kiểm tra hiện trạng kho và xử lý côn trùng, mối, mọt, chuột xâm nhập định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan, đơn vị chuyên môn;

- Ghi Nhật ký bảo quản kho lưu trữ hàng ngày.

b) Báo cáo tình hình bảo quản kho lưu trữ.

2. Sản phẩm

a) Nhật ký bảo quản kho lưu trữ (mẫu BM.17);

b) Báo cáo kết quả thực hiện bảo quản định kỳ kho và tài liệu lưu trữ (quý/năm) hoặc đột xuất (mẫu BM.15).

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy

1. Các bước thực hiện

a) Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy:

- Vệ sinh bên trong hộp (cặp) bảo quản tài liệu;

- Vệ sinh bìa hồ sơ, tài liệu;

- Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, xếp hồ sơ vào hộp (cặp) bảo quản tài liệu;

- Xếp hộp (cặp) bảo quản tài liệu lên giá, ngăn theo vị trí ban đầu;

- Kiểm tra công tác bảo quản tài liệu;

b) Ghi Nhật ký bảo quản tài liệu lưu trữ.

2. Sản phẩm

Nhật ký bảo quản tài liệu lưu trữ (mẫu BM.17).

Điều 35. Bảo quản tài liệu số

1. Các bước thực hiện

a) Vệ sinh phương tiện lưu trữ tài liệu số;

b) Kiểm tra định kỳ tài liệu số trên phương tiện lưu trữ: Thực hiện hàng năm theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (sau đây gọi là Thông tư số 02/2019/TT-BNV);

c) Sao lưu tài liệu trên phương tiện lưu trữ: Thực hiện định kỳ theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ;

d) Phục hồi tài liệu trên phương tiện lưu trữ: Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 02/2019/TT-BNV (nếu có);

đ) Ghi nhật ký bảo quản tài liệu số.

2. Sản phẩm

a) Báo cáo kết quả thực hiện bảo quản định kỳ kho và tài liệu lưu trữ (quý/năm) hoặc đột xuất (mẫu BM.15);

b) Biên bản kiểm tra tài liệu lưu trữ số (mẫu BM.18);

c) Nhật ký sao lưu tài liệu lưu trữ số (mẫu BM. 19);

d) Biên bản sao lưu tài liệu lưu trữ số (mẫu BM.20);

đ) Biên bản phục hồi tài liệu lưu trữ số (mẫu BM.21).

Điều 36. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy

1. Các bước thực hiện

a) Lập danh mục tài liệu cần tu bổ, phục chế; bàn giao, vận chuyển tài liệu tới địa điểm thực hiện; vệ sinh tài liệu;

b) Tu bổ, phục chế bằng biện pháp vá, dán;

c) Tu bổ, phục chế bằng bằng biện pháp tu bổ, bồi nền;

d) Kiểm tra, đánh giá chất lượng;

đ) Bàn giao, xếp tài liệu lên giá, ngăn theo vị trí ban đầu;

e) Lập báo cáo kết quả tu bổ, phục chế tài liệu.

2. Sản phẩm

a) Biên bản bàn giao tài liệu khi xuất kho (mẫu BM.01);

b) Biên bản kiểm tra chất lượng tài liệu tu bổ (mẫu BM.16);

c) Biên bản bàn giao tài liệu khi nhập kho (mẫu BM.01);

c) Báo cáo kết quả tu bổ, phục chế tài liệu (mẫu BM.14).

Điều 37. Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

a) Lập kế hoạch, tiếp nhận, vận chuyển tài liệu đến địa điểm thực hiện số hóa, vệ sinh tài liệu;

b) Số hóa tài liệu;

c) Ký, xác thực tài liệu bằng chữ ký số;

d) Tạo lập, cập nhật dữ liệu đặc tả tài liệu số hóa;

đ) Cập nhật tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử;

e) Đóng gói, bàn giao, xếp tài liệu giấy lên giá theo vị trí lưu trữ ban đầu.

3. Sản phẩm

a) Biên bản bàn giao tài liệu (mẫu BM.01);

b) Tài liệu số hóa kèm theo dữ liệu đặc tả;

c) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử;

d) Báo cáo kết quả số hóa tài liệu lưu trữ (mẫu BM.14).

Điều 38. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Các bước thực hiện

a) Lập hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị sử dụng;

b) Trình xét duyệt, thẩm tra, ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng;

c) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng: tiêu hủy tài liệu giấy và các vật mang tin; xóa (hủy) tài liệu số trên các thiết bị lưu trữ.

d) Lập biên bản và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng.

2. Sản phẩm

a) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị kèm Danh mục tài liệu loại, hết giá trị (mẫu BM.23);

b) Tờ trình về việc xét hủy tài liệu hết giá trị (mẫu BM.24);

c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

đ) Văn bản đề nghị thẩm định/xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (mẫu BM.26);

e) Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu (mẫu BM.25);

g) Văn bản thẩm định/cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

h) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (mẫu BM.27);

i) Biên bản bàn giao tài liệu hủy (mẫu BM.28);

k) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị (mẫu BM.29).

Chương III

QUY TRÌNH CUNG CẤP THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Điều 39. Cung cấp theo hình thức trực tiếp

1. Các bước thực hiện

a) Tiếp nhận yêu cầu và lập hồ sơ cung cấp thông tin, tài liệu;

b) Chuẩn bị thông tin, tài liệu theo yêu cầu:

- Tài liệu bản đồ, tài liệu thông tin địa lý;

- Tài liệu liên quan khác;

- Trích xuất, tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ.

c) Bàn giao tài liệu cho người sử dụng;

d) Tổng hợp, báo cáo tình hình cung cấp thông tin, tài liệu.

2. Sản phẩm

a) Biên bản bàn giao tài liệu (mẫu BM.01);

b) Báo cáo tình hình thu thập, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường (mẫu BM.30).

Điều 40. Cung cấp theo hình thức trực tuyến

1. Các bước thực hiện

a) Tiếp nhận yêu cầu và lập hồ sơ cung cấp thông tin, tài liệu;

b) Chuẩn bị thông tin, tài liệu theo yêu cầu:

- Tài liệu bản đồ, tài liệu thông tin địa lý;

- Tài liệu liên quan khác;

- Trích xuất, tổng hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ.

c) Gửi thông tin, tài liệu theo hệ thống thông tin trên môi trường điện tử;

d) Lưu hồ sơ cung cấp thông tin, tài liệu.

2. Sản phẩm

a) Hồ sơ cung cấp thông tin, tài liệu;

b) Báo cáo tình hình thu thập, cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường (mẫu BM.30).

PHẦN IV

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT

Điều 41. Thu thập thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Định mức lao động

1.1. Nội dung công việc

a) Thu thập nội dung thông tin, dữ liệu;

b) Nhập, đối soát dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu;

c) Nhập, đối soát danh mục thông tin, dữ liệu;

d) Công bố danh mục, dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường lên Trang/Cổng thông tin điện tử (bước này không tính định mức).

Ghi chú: Định mức công việc Nhập, đối soát dữ liệu đặc tả về thông tin, dữ liệu; Nhập, đối soát danh mục thông tin, dữ liệu được áp dụng định mức công việc Nhập, đối soát dữ liệu quy định tại Khoản 4 Chương 1 Phần 3 Thông tư số 26/2014/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về Quy trình và Định mức kinh tế - kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường (sau đây gọi là Thông tư số 26/2014/TT-BTNMT).

1.2. Phân loại khó khăn

Các bước công việc hạng mục này không phân loại khó khăn.

1.3. Định biên

Bảng số 01:

1.4. Định mức

Bảng số 02:

2. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị

Bảng số 03:

3. Định mức dụng cụ lao động

Bảng số 04:

4. Định mức tiêu hao vật liệu

Bảng số 05:

5. Định mức tiêu hao năng lượng

Bảng số 06:

Điều 42. Tiếp nhận thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường

1. Định mức lao động

1.1. Nội dung công việc

a) Tiếp nhận thông tin, tài liệu lưu trữ (bước này không tính định mức);

b) Kiểm tra thông tin, tài liệu;

c) Lập Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu; Phiếu nhập kho sản phẩm thông tin, tài liệu; Báo cáo thống kê tiếp nhận thông tin, tài liệu tài nguyên và môi trường;

d) Vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ.

1.2. Phân loại khó khăn

Các bước công việc hạng mục này không phân loại khó khăn

1.3. Định biên

Bảng số 07:

1.4. Định mức

Bảng số 08:

Ghi chú:

- Định mức lao động trên tính trong trường hợp tài liệu tiếp nhận có cả dạng giấy và dạng số.

- Trường hợp tài liệu tiếp nhận chỉ có dạng giấy tính bằng 0,60 mức trên.

- Trường hợp tài liệu tiếp nhận chỉ có dạng số tính bằng 0,20 mức trên.

2. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị

Bảng số 09:

Ghi chú:

- Định mức thiết bị trên tính trong trường hợp tài liệu tiếp nhận có cả dạng giấy và dạng số. Trường hợp tài liệu chỉ có dạng giấy tính bằng 0,60 mức trên. Trường hợp tài liệu chỉ có dạng số tính bằng 0,20 mức trên.

- Công việc Vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ không sử dụng thiết bị.

3. Định mức dụng cụ lao động

Bảng số 10:

Ghi chú:

- Định mức dụng cụ trên tính trong trường hợp tài liệu tiếp nhận có cả dạng giấy và dạng số. Trường hợp tài liệu chỉ có dạng giấy tính bằng 0,60 mức trên. Trường hợp tài liệu chỉ có dạng số tính bằng 0,20 mức trên.

4. Định mức tiêu hao vật liệu

Bảng số 11:

Ghi chú:

- Định mức vật liệu trên tính trong trường hợp tài liệu tiếp nhận có cả dạng giấy và dạng số. Trường hợp tài liệu chỉ có dạng giấy tính bằng 0,60 mức trên. Trường hợp tài liệu chỉ có dạng số tính bằng 0,20 mức trên.

- Bước công việc Vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ không sử dụng vật liệu.

5. Định mức tiêu hao năng lượng

Bảng số 12:

Điều 43. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy

1. Định mức lao động

1.1. Nội dung công việc

a) Lập kế hoạch chỉnh lý và soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu: lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ;

b) Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến địa điểm chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu;

c) Phân loại tài liệu;

d) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ: Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ kết hợp xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản;

đ) Biên mục phiếu tin;

e) Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin;

g) Hệ thống hóa phiếu tin theo hướng dẫn phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin;

h) Biên mục hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; Đánh số tờ đối với tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên; Lập mục lục đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ; Gán mã hồ sơ; Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc;

i) Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ;

k) Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; đánh số chính thức lên bìa hồ sơ;

l) Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), làm nhãn hộp (cặp);

m) Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và bàn giao tài liệu sau chỉnh lý;

n) Hoàn chỉnh, bàn giao hồ sơ phông và lập Báo cáo kết quả chỉnh lý.

1.2. Phân loại khó khăn

Các bước công việc hạng mục này không phân loại khó khăn

1.3. Định biên

Bảng số 13:

1.4. Định mức

Bảng số 14:

Ghi chú:

Định mức lao động trên tính cho việc Chỉnh lý tài liệu dạng giấy trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ. Đối với việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) tính bằng 1,10 mức trên.

2. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị

Bảng số 15:

Ghi chú:

- Định mức thiết bị trên tính cho việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ. Đối với việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) tính bằng 1,10 mức trên.

- Công việc Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến địa điểm chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu và công việc Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và bàn giao tài liệu sau chỉnh lý không sử dụng thiết bị.

3. Định mức dụng cụ lao động

Bảng số 16:

Ghi chú:

Định mức dụng cụ trên tính cho việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ. Đối với việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) tính bằng 1,10 mức trên.

4. Định mức tiêu hao vật liệu

Bảng số 17:

Ghi chú:

- Định mức vật liệu trên tính cho việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ. Đối với việc Chỉnh lý tài liệu trong trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) tính bằng 1,10 mức trên.

- Trường hợp chỉnh lý tài liệu là bản đồ, thay bìa hồ sơ bằng vật liệu bao (hoặc cặp) đựng tài liệu bản đồ theo kho, cỡ tài liệu, mức là 20 cái/mét giá.

- Bước công việc Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến địa điểm chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu và Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và bàn giao tài liệu sau chỉnh lý không sử dụng vật liệu.

5. Định mức tiêu hao năng lượng

Bảng số 18:

Điều 44. Tổ chức, lưu trữ tài liệu số

1. Định mức lao động

1.1. Nội dung công việc

a) Gán mã, làm nhãn trên phương tiện lưu trữ đã tiếp nhận;

b) Chuyển dữ liệu số vào thiết bị lưu trữ và thực hiện phân loại tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản;

c) Biên mục, nhập nội dung dữ liệu đặc tả (bước này áp dụng định mức công việc Nhập, đối soát dữ liệu quy định tại Khoản 4 Chương 1 Phần 3 Thông tư số 26/2014/TT-BTNMT);

d) Sắp xếp phương tiện lưu trữ vào tủ chuyên dụng;

đ) Lập báo cáo tổ chức, lưu trữ tài liệu số (bước này không tính định mức).

1.2. Phân loại khó khăn

Các bước công việc hạng mục này không phân loại khó khăn

1.3. Định biên

Bảng số 19:

1.4. Định mức

Bảng số 20:

2. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị

Bảng số 21:

Ghi chú:

Công việc Sắp xếp phương tiện lưu trữ vào tủ chuyên dụng không sử dụng thiết bị.

3. Định mức dụng cụ lao động

Bảng số 22: