Circular No. 52/1998/TT-BTC of April 16, 1998, guiding the organization of internal audit apparatus at state enterprises

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 52/1998-TT-BTC NGÀY 16 THÁNG 4 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

Thi hành Nghị định số 59/CP ngày 3/10/1996 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước, Bộ Tài chính đã có quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 ban hành quy chế kiểm toán nội bộ áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước. Để thực hiện tốt công tác kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp, Bộ Tài chính hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nước như sau:

A. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước bao gồm: Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hoạt động công ích, các Tổng công ty, Liên hiệp xí nghiệp, doanh nghiệp hạch toán độc lập khác đều phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ đủ năng lực để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ theo quy định tại Quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Thông tư này hướng dẫn cụ thể về tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ đối với từng loại hình doanh nghiệp Nhà nước. Các nội dung khác, thực hiện theo quy định của quy chế kiểm toán nội bộ ban hành kèm theo Quyết định số 832 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

B. CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC LÀ TỔNG CÔNG TY, LHXN (SAU ĐÂY GỌI TẮT LÀ TỔNG CÔNG TY).

Bộ máy kiểm toán nội bộ của Tổng công ty được tổ chức như sau: Tại Tổng công ty là phòng kiểm toán nội bộ, tại các đơn vị thành viên thì tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động tập trung hay phân tán, trình độ năng lực của kiểm toán viên có thể tổ chức thành tổ, nhóm kiểm toán nội bộ.

1. Phòng kiểm toán nội bộ của Tổng công ty.

1.1 Phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty phải được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác của Tổng công ty và chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc. Biên chế của phòng từ 3-5 người.

1.2. Đứng đầu phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty là Trưởng phòng kiểm toán nội bộ do Tổng giám đốc bổ nhiệm. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ và các kiểm toán viên không được kiêm nhiệm các công việc quản lý và điều hành trong Tổng công ty.

1.3. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty phải có các tiêu chuẩn sau đây:

- Có đủ tiêu chuẩn là kiểm toán viên nội bộ quy định tại Điều 12 Quy chế kiểm toán nội bộ ban hành theo Quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Có khả năng tổ chức, điều hành hoạt động kiểm toán nội bộ Tổng công ty.

1.4. Trình tự, thủ tục bổ nhiệm Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty:

Tổng công ty phải có hồ sơ đề nghị bổ nhiệm Trưởng phòng kiểm toán nội bộ gửi Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp, hồ sơ gồm:

- Công văn đề nghị bổ nhiệm Trưởng phòng kiểm toán nội bộ của Tổng công ty.

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan người được bổ nhiệm.

- Bản sao văn bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính kế toán hoặc quản trị kinh doanh và chứng chỉ đã qua chương trình huấn luyện nghiệp vụ kiểm toán nội bộ của người được bổ nhiệm.

Trong thời gian 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp có trách nhiệm xem xét trả lời bằng văn bản.

Căn cứ ý kiến thoả thuận bằng văn bản của Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp, Tổng giám đốc Tổng công ty ra quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng kiểm toán nội bộ.

1.5. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty bị bãi nhiệm nếu vi phạm một trong các trường hợp sau đây:

- Vi phạm luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của Nhà nước, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên.

- Không trung thực, khách quan, bao che hoặc cố ý làm sai lệch kết quả kiểm toán nội bộ.

- Trong quá trình công tác xét thấy không đủ năng lực tổ chức, điều hành công tác kiểm toán nội bộ Tổng công ty.

Quyết định bãi nhiệm Trưởng phòng kiểm toán nội bộ do Tổng Giám đốc ký và phải gửi đến Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp.

1.6. Chi phí hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ kể cả tiền lương và phụ cấp của trưởng phòng và các kiểm toán viên được tính vào chi phí quản lý của Tổng công ty. Trưởng phòng và các kiểm toán viên được xếp lương cơ bản theo ngạch bậc viên chức Nhà nước và hưởng lương, thưởng theo chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng trong doanh nghiệp Nhà nước do Chính phủ quy định gắn với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1.7. Phòng kiểm toán nội bộ của Tổng công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Giúp lãnh đạo Tổng công ty đánh giá việc thực hiện các quy chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, thực thi công tác tài chính kế toán, chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.

- Thông qua công tác kiểm toán nội bộ đề xuất với lãnh đạo Tổng công ty, các biện pháp nhằm chấn chỉnh công tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị, kiến nghị với cấp có thẩm quyền xử lý những vi phạm chế độ tài chính kế toán của Nhà nước.

- Bồi dưỡng, hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ cho đội ngũ kiểm toán viên trong Tổng công ty.

- Tổ chức kiểm toán tại cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên theo kế hoạch kiểm toán do Tổng giám đốc phê duyệt. Kiểm tra, xử lý, tổng hợp kết quả kiểm toán nội bộ của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.

2. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp thành viên Tổng công ty.

2.1. Tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh, khối lượng công việc cần kiểm toán tại các đơn vị thành viên có thể tổ chức thành tổ kiểm toán nội bộ hoặc nhóm kiểm toán nội bộ với biên chế từ 2-3 người.

- Đối với doanh nghiệp thành viên Tổng công ty hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân phải tổ chức (hoặc nhóm) kiểm toán nội bộ độc lập do Giám đốc doanh nghiệp trực tiếp chỉ đạo.

- Đối với đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty thì tuỳ đặc điểm từng đơn vị, phòng kiểm toán nội bộ của Tổng công ty có thể trực tiếp thực hiện công tác kiểm toán hoặc có thể bố trí kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại đơn vị phụ thuộc.

2.2. Số lượng kiểm toán viên của tổ (hoặc nhóm) kiểm toán nội bộ do Giám đốc doanh nghiệp quyết định. Đứng đầu tổ (nhóm) kiểm toán nội bộ là Tổ trưởng (Nhóm trưởng) do Giám đốc doanh nghiệp thành viên bổ nhiệm. Tổ trưởng hoặc Nhóm trưởng và các kiểm toán viên nội bộ hoạt động độc lập, không kiêm nhiệm các công việc khác trong doanh nghiệp.

2.3. Tiêu chuẩn, trình tự, thủ tục bổ nhiệm, bãi nhiệm Tổ (Nhóm) trưởng kiểm toán nội bộ, thực hiện theo quy định như việc bổ nhiệm, bãi nhiệm Trưởng phòng kiểm toán Tổng công ty nhưng do Giám đốc doanh nghiệp thành viên quyết định. Trường hợp bổ nhiệm phải có ý kiến thoả thuận bằng văn bản của Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính.

2.4. Chi phí hoạt động của Tổ (Nhóm) kiểm toán nội bộ kể cả tiền lương và phụ cấp của kiểm toán viên được tính vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

2.5. Tổ (Nhóm) kiểm toán nội bộ tại các đơn vị thành viên ngoài nhiệm vụ thường xuyên trực tiếp kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp mình theo nội dung quy định tại quy chế kiểm toán nội bộ còn chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty và tham gia các cuộc kiểm toán do Phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty tổ chức.

II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP ĐỘC LẬP

Doanh nghiệp độc lập (không phải là thành viên của Tổng công ty) phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo hình thức tổ (nhóm) kiểm toán nội bộ trực thuộc Giám đốc như các doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty quy định tại điểm 2 mục I nói trên.

C. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp có trách nhiệm triển khai tổ chức tập huấn nghiệp vụ về kiểm toán viên cho các doanh nghiệp Nhà nước trong quý 2 và quý 3/1998, theo dõi, kiểm tra việc thành lập tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp Nhà nước.

2. Trong quý 4/1998, các doanh nghiệp Nhà nước phải tổ chức xong bộ máy kiểm toán nội bộ đủ điều kiện kiểm toán báo cáo tài chính năm 1998 của doanh nghiệp.

Các cơ quan quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp và các doanh nghiệp Nhà nước có trách nhiệm thi hành Thông tư này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu sửa đổi cho phù hợp.