Circular No. 20/2015/TT-BTP dated December 29, 2015 on instructions on the implementation of a number of articles of the government’s Decree No. 23/2015/ND-CP on issuance of copies from master registers, certification of true copies from originals and authentication of signatures, contracts and transactions

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐINH SỐ 23/2015/NĐ-CP NGÀY 16 THÁNG 02 NĂM 2015 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ VÀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực,

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch và thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo.

Điều 2. Giải quyết yêu cầu chứng thực

1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các Điều 21, 33 và 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.

Điều 3. Sử dụng mẫu lời chứng

1. Trong trường hợp nhiều người cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản, người thực hiện chứng thực sử dụng mẫu lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

2. Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 4. Số chứng thực bản sao từ bản chính

Số chứng thực theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực. Ví dụ: ông A đến Ủy ban nhân dân xã H yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 loại giấy tờ: 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số, 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số; 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi 01 số; 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số.

Điều 5. Lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch

1. Khi lưu giấy tờ, văn bản đã chứng thực đối với việc chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lưu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Văn bản quy định tại khoản 1 Điều này, do cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực tiến hành chụp lại từ giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp thì văn bản lưu trữ do người yêu cầu chứng thực cung cấp.

Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 7. Bản sao, chụp từ bản chính

Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. Ví dụ: khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin liên quan đến các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu.

Điều 8. Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.

Điều 9. Tiêu chuẩn, điều kiện người dịch và ngôn ngữ phổ biến

1. Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A tốt nghiệp thạc sỹ luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung thì ông A đủ tiêu chuẩn để được dịch tiếng Trung Quốc; ông Nguyễn Văn B tốt nghiệp cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh thì ông B chỉ đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh (không được dịch tiếng Nhật Bản).

2. Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha. Những ngôn ngữ không phổ biến là loại ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và có ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Ả Rập, tiếng Ấn Độ, tiếng Mông Cổ...

Điều 10. Chứng thực chữ ký người dịch không phải cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp

1. Đối với người dịch ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì khi yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, người dịch phải nộp bản cam kết về việc thông thạo loại ngôn ngữ không phổ biến đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

2. Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp khi người đó tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân của họ. Trường hợp dịch giấy tờ, văn bản cho người khác, kể cả người thân thích trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoặc dịch có thù lao theo thỏa thuận với cá nhân, tổ chức thì phải do người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp thực hiện.

Điều 11. Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật

1. Trong trường hợp người dịch đăng ký làm cộng tác viên dịch thuật ngôn ngữ không phổ biến mà không có các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì nộp giấy tờ khác thay thế (nếu có) và bản cam kết về việc thông thạo ngôn ngữ không phổ biến đó.

2. Phòng Tư pháp lập danh sách đề nghị phê duyệt cộng tác viên dịch thuật, có trích ngang của từng người có tên trong danh sách, gồm các thông tin về: họ tên; ngày, tháng, năm, sinh; nơi sinh; số giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến.

3. Sau khi nhận được đề nghị của Phòng Tư pháp, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, Sở Tư pháp kiểm tra danh sách cộng tác viên dịch thuật do Phòng Tư pháp trình. Nếu những người được đề nghị có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì có văn bản phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp; nếu người nào không đủ tiêu chuẩn, điều kiện thì Sở Tư pháp có văn bản từ chối gửi Phòng Tư pháp, trong đó nêu rõ lý do.

Điều 12. Người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực

1. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

2. Người làm chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và ký vào từng trang của hợp đồng.

Điều 13. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

1. Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 38 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

2. Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan đến tài sản thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 14. Thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo

Đối với các huyện đảo không có đơn vị hành chính cấp xã, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 5 và khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 15. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14 tháng 3 năm 2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; Điều 2 Thông tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31 tháng 10 năm 2011 sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT- BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 2 năm 2010 của Bộ Tư pháp./.

PHỤ LỤC

MẪU LỜI CHỨNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Tại (1) ………………….…………………………………………….., …… giờ ..... phút.

Tôi (2)…………………………………, là (3) ………………………………………………

Chứng thực

Ông/bà …………… Giấy tờ tùy thân (4) số ………………., cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản trước mặt ông/bà …………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực ……………. quyển số ………………. (5) - SCT/CK, ĐC

Ngày …………. tháng ………. năm ……………..

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)

Chú thích

- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.

- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực.

- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện A, tỉnh B).

- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu.

- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực, ví dụ: quyển số 01/2015-SCT/BS. Nếu một năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: quyển số 02/2015-SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2015 + 01/2016 - SCT/BS).

- (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã.