Circular No. 19/1999/TT-TCCP of June 30, 1999, guiding the implementation of The Government’s Decree No. 03/1999/ND-CP on the management of cooperation with foreign countries in the field of administrative reform

THÔNG TƯ

CỦA BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ CHÍNH PHỦ SỐ 19/1999/TT-TCCP NGÀY 30 THÁNG 6 NĂM 1999 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 03/1999/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ VỀ QUẢN LÝ HỢP TÁC VỚI NƯỚC NGOÀI TRONG LĨNH VỰC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

Thi hành Nghị định số 03/1999/NĐ-CP ngày 28 tháng 1 năm 1999 của Chính phủ về Quản lý hợp tác với nước ngoài trong lĩnh vực cải cách hành chính, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định như sau:

I- QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN (SAU ĐÂY GỌI TẮT LÀ DỰ ÁN):

Việc xây dựng, thẩm định, phê duyệt dự án được quy định tại Điều 8 của Nghị định. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

1) Cơ quan, tổ chức Việt Nam chủ quản dự án (sau đây gọi là Cơ quan chủ quản dự án) chuẩn bị đề cương tóm tắt dự án theo Mẫu số 1 kèm theo Thông tư này. Sau đó gửi văn bản đề nghị về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ kèm theo đề cương tóm tắt dự án.

2) Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ xem xét, chuyển Bộ Kế hoạch - Đầu tư tổng hợp vào Danh mục các dự án vận động tài trợ trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

3) Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ phối hợp với Bộ Kế hoạch - Đầu tư, Bộ Ngoại giao vận động tài trợ cho các dự án trong Danh mục đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

4) Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn Cơ quan chủ quản dự án xây dựng tài liệu dự án, đàm phán với bên nước ngoài tài trợ.

5) Cơ quan chủ quản dự án gửi tài liệu dự án về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ xét duyệt. Tài liệu gồm:

a) Văn bản đề nghị,

b) Dự thảo văn kiện dự án kèm bản dịch ra tiếng nước ngoài,

c) Cam kết của phía tài trợ,

d) Dự thảo Hiệp định, Công hàm (nếu có).

Nếu thấy còn nội dung chưa thống nhất, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ thông báo để Cơ quan chủ quản dự án nghiên cứu chỉnh sửa. Nếu nội dung chỉnh sửa cần trao đổi với nhà tài trợ thì Cơ quan chủ quản dự án phải trao đổi thống nhất với nhà tài trợ.

6) Sau khi hoàn thành tài liệu dự án, Cơ quan chủ quản dự án gửi tài liệu dự án lên Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ Kế hoạch - Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phủ để tổ chức thẩm định chính thức và trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo quy định tại Nghị định 87/CP ngày 5/8/1997 của Chính phủ về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗtrợ phát triển chính thức (ODA).

7) Sau khi dự án được phê duyệt, Cơ quan chủ quản dự án tổ chức ký văn kiện dự án (hoặc Hiệp định về dự án) theo uỷ quyền của Thủ tướng Chính phủ.

II- THỰC HIỆN DỰ ÁN:

1) Chậm nhất 1 tháng sau khi ký dự án, Cơ quan chủ quản dự án quyết định thành lập Ban Quản lý dự án để điều hành hoạt động của dự án. Đứng đầu Ban Quản lý dự án là Giám đốc dự án. Giúp Giám đốc dự án có thể có Phó Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành và một số cán bộ chương trình, phiên dịch, nhân viên. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm trực tiếp trước Cơ quan chủ quản dự án về việc thực hiện dự án; chịu sự hướng dẫn, kiểm tra của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2) Trong vòng 3 tháng kể từ khi được thành lập, Ban Quản lý dự án phải chuẩn bị xong Kế hoạch hoạt động của dự án, dự kiến kế hoạch sử dụng chuyên gia tư vấn và đề xuất việc tuyển chọn chuyên gia tư vấn gửi Cơ quan chủ quản dự án và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có ý kiến bằng văn bản về Kế hoạch hoạt động và dự kiến tuyển chọn Trưởng chuyên gia tư vấn của dự án chậm nhất 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản.

III- SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, GIA HẠN DỰ ÁN:

1) Nếu cần thiết phải sửa đổi, bổ sung kế hoạch thực hiện dự án Cơ quan chủ quản dự án phải có văn bản đề nghị Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Văn bản đề nghị phải ghi rõ sự cần thiết phải điều chỉnh, nội dung điều chỉnh, kèm theo ý kiến của nhà tài trợ. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có ý kiến thoả thuận bằng văn bản về việc sửa đổi, bổ sung kế hoạch thực hiện dự án cho Cơ quan chủ quản dự án.

2) Nếu thấy cần thiết phải điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung tài liệu dự án hoặc Hiệp định đã ký, gia hạn thời gian hoạt động của dự án thì Cơ quan chủ quản dự án phải có văn bản đề nghị gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ Kế hoạch - Đầu tư, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ kèm theo dự thảo tài liệu dự án hoặc Hiệp định sửa đổi. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ xem xét, cùng Bộ Kế hoạch - Đầu tư và các cơ quan liên quan thẩm định trình Thủ tướng Chính phủ quyết định.

3) Trường hợp dự án kết thúc mà Cơ quan chủ quản dự án và nhà tài trợ muốn xây dựng dự án giai đoạn tiếp theo thì việc xây dựng dự án này thực hiện theo quy trình xây dựng một dự án mới.

IV- CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VÀ KIỂM TRA ĐỐI VỚI CÁC DỰ ÁN

1) Theo quy định tại Điều 7 của Nghị định, vào đầu tháng 6 và đầu tháng 12 hàng năm, cơ quan tổ chức Việt Nam có trách nhiệm báo cáo định kỳ 6 tháng và hàng năm gửi về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (theo Mẫu số 2 kèm theo Thông tư này) về tình hình thực hiện dự án và hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực cải cách hành chính.

2) Vào ngày 15 của tháng cuối quý, và vào ngày 30 tháng 11 hàng năm, Ban Quản lý dự án có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện dự án hàng quý và hàng năm lên Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và cơ quan chủ quản dự án theo Mẫu số 3 và Mẫu số 4 kèm theo Thông tư này.

3) Ban Quản lý dự án phải gửi các báo cáo khác của dự án (nếu có) về cơ quan chủ quản dự án, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, và các cơ quan có liên quan. Nếu bản báo cáo bằng tiếng nước ngoài thì phải gửi kèm bản dịch sang tiếng Việt Nam.

4) Hàng năm, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ tổ chức kiểm tra hoạt động của các dự án. Khi thấy cần thiết, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có thể tổ chức kiểm tra đột xuất. Trước ngày kiểm tra ít nhất 2 tuần, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ thông báo cho cơ quan chủ quản dự án và Ban Quản lý dự án về nội dung, yêu cầu và thời gian kiểm tra. Sau khi kết thúc kiểm tra 1 tháng, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ thông báo kết quả kiểm tra cho Cơ quan chủ quản dự án và Ban Quản lý dự án.

V- ĐÁNH GIÁ VÀ CHUYỂN GIAO KẾT QUẢ DỰ ÁN

1) Hai tháng trước khi kết thúc dự án, Ban Quản lý dự án và Cơ quan chủ quản dự án tổ chức đánh giá kết quả dự án; làm báo cáo gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và các cơ quan có liên quan.

2) Sau khi kết thúc dự án, Ban Quản lý dự án có trách nhiệm thanh quyết toán, chuyển giao kết quả dự án cho các cơ quan hưởng thụ theo quyết định của Cơ quan chủ quản dự án.

VI- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức Việt Nam quy định tại Điều 1 Nghị định 03/1999/NĐ-CP, các Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.

2) Cơ quan, tổ chức Việt Nam hiện đang có dự án, hoạt động hợp tác với nước ngoài trong lĩnh vực cải cách hành chính được ký kết trước ngày 30/6/1999, phải gửi đến Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ: Văn kiện dự án; bản Hiệp định chính thức về dự án; bản kế hoạch hoạt động của dự án, và từ nay thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 03/1999/NĐ-CP và Thông tư này.

3) Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và các đơn vị có liên quan phản ánh về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để nghiên cứu, sửa đổi.

MẪU SỐ 1: ĐỀ CƯƠNG TÓM TẮT CHƯƠNG TRÍNH, DỰ ÁN

ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN VỀ ....

I. THÔNG TIN KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN

1. Tên Dự án:

2. Cơ quan thực hiện:

3. Dự án thuộc: Lĩnh vực cải cách hành chính

4. Cơ quan điều hành dự án (Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương):

5. Tổng giá trị dự kiến của Dự án tính bằng đồng Việt Nam và đôla Mỹ hoặc bằng nguyên tệ (tỷ giá chuyển đổi):

Trong đó:

+ Vốn ODA (đôla Mỹ, hoặc bằng nguyên tệ):

+ Vốn đối ứng (đồng Việt Nam):

6. Phân loại dự án ODA: - ODA không hoàn lại

7. Thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc Dự án:

8. Dự kiến bên nước ngoài tài trợ và lý do lựa chọn:

II. NỘI DUNG CỦA DỰ ÁN

1- Sự cần thiết phải có dự án (vị trí của dự án và những vấn đề đặt ra trong bối cảnh chung của ngành, của địa phương...):

2- Các mục tiêu của dự án

- Các mục tiêu ngắn hạn:

- Các mục tiêu dài hạn:

3- Quy mô (dự kiến), chia theo giai đoạn (nếu có):

4- Nội dung cụ thể của dự án:

- Mô tả hiện trạng:

- Những vấn đề chủ yếu đặt ra về mặt kinh tế, kỹ thuật, phát triển nguồn nhân lực và tăng cường thể chế, cải cách hành chính:

- Những yếu tố kinh tế - kỹ thuật cơ bản của dự án (nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật, khối lượng mua sắm vật tư thiết bị...)

- Những nội dung cụ thể yêu cầu tài trợ:

5- Dự kiến nguồn vốn, trong đó:

- Vốn ODA:

- Vốn đối ứng trong nước và nguồn đáp ứng (vốn tự có của cơ quan thực hiện dự án; vốn của cơ quan chủ quản, vốn đóng góp của dân cư thụ hưởng lợi ích của dự án; vốn ngân sách nhà nước).

6- Kế hoạch triển khai thực hiện dự án (trong trường hợp cần thiết phân thành các giai đoạn thực hiện).

III. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ DỰ ÁN

1- Sơ bộ đánh giá hiệu quả về cải cách hành chính (Trực tiếp, gián tiếp, các tác động)

2- Hiệu quả xã hội, nhất là tăng cường và phát triển nguồn nhân lực.

3- Tính bền vững của dự án trong quá trình phát triển tiếp theo.

THỦ TRƯỞNG

MẪU SỐ 2: (BÁO CÁO HÀNG NĂM CỦA CƠ QUAN CHỦ QUẢN DỰ ÁN)

(Bộ - Tỉnh...) (Địa điểm), ngày tháng năm

BÁO CÁO

VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN, HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ VỀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

A - Tình hình chung

B - Tình hình hoạt động các dự án về CCHC

Dự án 1

1. Tên dự án:

2. Cơ quan thực hiện:

3. Nhà tài trợ:

4. Tóm lược các hoạt động chính của dự án trong sáu tháng (năm):

5. Đánh giá

- Tiến độ giải ngân:

- Những vấn đề vướng mắc, phương hướng xử lý và các kiến nghị.

Dự án 2

1. Tên dự án:

2. Cơ quan thực hiện:

3. Nhà tài trợ:

4. Tóm lược các hoạt động chính của dự án trong sáu tháng (năm):

5. Đánh giá

- Tiến độ giải ngân:

- Những vấn đề vướng mắc, phương hướng xử lý và các kiến nghị.

C - Tình hình các hoạt động HTQT khác về CCHC

D - Đánh giá kết quả hoạt động, dự kiến kế hoạch tới.

THỦ TRƯỞNG

MẪU SỐ 3: (MẪU BÁO CÁO QUÝ CỦA DỰ ÁN)

(Địa điểm), ngày tháng năm

BÁO CÁO QUÝ ...........VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

1. Tên dự án:

2. Cơ quan thực hiện:

3. Nhà tài trợ:

4. Tóm lược các hoạt động của dự án trong quý:

4.1.

4.2.

......

5. Đánh giá hoạt động trong Quý, Kế hoạch hoạt động chính quý tới, kiến nghị và đề xuất.

(Chú ý: báo cáo tóm tắt tình hình hàng quý, không nên dài quá 3 trang)

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

MẪU SỐ 4: (BÁO CÁO NĂM CỦA DỰ ÁN)

(Địa điểm), ngày tháng năm.....

BÁO CÁO NĂM..........VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

1. Tên dự án:

2. Cơ quan thực hiện:

3. Nhà tài trợ:

4. Tổng số tiền:

a) Tài trợ (ODA)

b) Vốn đối ứng

5. Thời gian bắt đầu và kết thúc:

6. Tóm lược các mục tiêu của dự án:

6.1.

6.2.

.....

7. Tiến độ thực hiện các hoạt động (chi tiết):

7.1.

7.2.

.......

8. Tiến độ giải ngân:

8.1. Kế hoạch:

a) ODA:

b) Vốn đối ứng:

8.2. Thực hiện:

a) ODA:

b) Vốn đối ứng:

9. Những vấn đề vướng mắc, phương hướng xử lý và các kiến nghị.

10. Đánh giá chung hiệu quả hoạt động của dự án.

11. Dự kiến kế hoạch hoạt động năm tới.

(Chú ý: báo cáo tóm tắt tình hình năm không nên dài quá 3 trang: có thể gửi kèm bản báo cáo đánh giá hoạt động trong năm (đầy đủ) của dự án)

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN