Circular No.04/2000/TT-BNG of November 08, 2000 guiding the granting, extension, amendment, supplement and management of diplomatic passports and official passports in the country according to The Government’s Decree No. 05/2000/ND-CP of March 3, 2000 on Vietnamese Citizens exit and entry

THÔNG TƯ

CỦA BỘ NGOẠI GIAO SỐ 04/2000/TT-BNG NGÀY 08 THÁNG 11 NĂM 2000 HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG VÀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ Ở TRONG NƯỚC THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 05/2000/NĐ-CP NGÀY 3/3/2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Ngày 3/3/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 05/2000/NĐ-CP về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định). Bộ Ngoại giao hướng dẫn cụ thể về việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Thông tư này hướng dẫn thực hiện các quy định của Nghị định liên quan đến đối tượng được cấp, thời hạn giá trị, thủ tục cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, trách nhiệm quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) ở trong nước.

Việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở nước ngoài không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.

2. Cục lãnh sự và Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh là cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở trong nước (sau đây gọi tắt là cơ quan cấp hộ chiếu).

3. Mẫu con dấu cơ quan, chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền quy định tại Điều 15 của Nghị định cần được giới thiệu bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu trước khi người có thẩm quyền ký văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp (sau đây gọi chung là cán bộ, viên chức) ra nước ngoài. Đối với người được uỷ quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngoài, quy định tại khoản 3 Điều 15 của Nghị định, thì văn bản giới thiệu phải do Thủ trưởng cấp Bộ, tỉnh ký và ghi rõ phạm vi uỷ quyền.

4. Công dân Việt Nam, phù hợp với Điều 7, 8 và Điều 10 của Nghị định, có yêu cầu được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu có thể trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người khác nộp hồ sơ theo quy định tại Nghị định và Thông tư này.

Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu, người nộp hồ sơ cần cung cấp thêm thông tin hoặc xuất trình giấy tờ nhằm làm rõ về đối tượng yêu cầu cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu.

5. Phù hợp với tính chất của mỗi chuyến đi ra nước ngoài, công dân Việt Nam chỉ được sử dụng một hộ chiếu trong chuyến đi đó.

II. ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC CẤP HỘ CHIẾU (ĐIỀU 7, ĐIỀU 8 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Người thuộc diện ra nước ngoài để thực hiện "nhiệm vụ chính thức" quy định từ khoản 1 đến khoản 4 Điều 7 và Điều 8 là người được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị Quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dân giao thực hiện các công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị đó.

2. Người thuộc diện quy định tại khoản 2 Điều 7 của Nghị định là cán bộ từ cấp phòng trở lên và kế toán trưởng của các doanh nghiệp Nhà nước được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước ngày 20/4/1995 (phải do Thủ tướng Chính phủ hoặc Bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập).

3. Người thuộc diện "đi theo nhiệm kỳ công tác" quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định là vợ hoặc chồng, con dưới 18 tuổi của thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, được phép xuất cảnh và sống chung với người đó thành một hộ trong nhiệm kỳ công tác tại cơ quan đại diện.

4. Người thuộc diện "đi theo hành trình công tác" quy định tại khoản 9 Điều 8 của Nghị định là vợ hoặc chồng, con dưới 18 tuổi của những người thuộc diện quy định từ khoản 1 đến khoản 7 Điều 8 của Nghị định, được phép đi cùng với người đó trong chuyến công tác ra nước ngoài.

III. THỜI HẠN GIÁ TRỊ CỦA HỘ CHIẾU (ĐIỀU 5 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Hộ chiếu cấp cho người thuộc diện quy định tại khoản 7 Điều 7 và khoản 11 Điều 8 của Nghị định có thời hạn giá trị như sau:

- 01 năm nếu thời gian công tác ở nước ngoài dưới 06 tháng;

- 02 năm nếu thời gian công tác ở nước ngoài từ 06 tháng đến dưới 18 tháng;

- 05 năm nếu thời gian công tác ở nước ngoài từ 18 tháng trở lên.

Hộ chiếu nói trên có thể được gia hạn một lần với thời hạn phù hợp với thời hạn công tác, nhưng không quá 03 năm.

2. Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 18 tuổi thuộc diện quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định có thời hạn giá trị tính đến ngày trẻ em đó đủ 18 tuổi, nhưng không quá 05 năm.

IV. THỦ TỤC CẤP HỘ CHIẾU (ĐIỀU 10 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu cần thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Nghị định và đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Ảnh trong hồ sơ phải là 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm, trong đó 01 ảnh dán vào Tờ khai đóng dấu giáp lai vào 1/4 ảnh, 02 ảnh đính kèm. Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân, cán bộ, nhân viên các ngành có sắc phục riêng cần nộp ảnh mặc thường phục.

2. Văn bản cử hoặc cho phép đi nước ngoài cần:

- Ghi rõ họ tên, chức danh của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi;

- Do người có thẩm quyền có quy định tại Điều 15 của Nghị định ký trực tiếp (không dùng chữ ký sao chụp) và đóng dấu cơ quan;

Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu là cán bộ của doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Thủ tướng Chính phủ, văn bản cử đi nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài phải do Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với thành viên Hội đồng quản trị) hoặc Tổng Giám đốc (đối với Phó Tổng giám đốc và các cán bộ khác) ký trực tiếp và đóng dấu của doanh nghiệp đó.

- Nếu văn bản gồm 02 trang trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang;

- Nếu có sửa đổi, bổ sung trong văn bản, thì phải đóng dấu lên các sửa đổi, bổ sung đó.

3. Trường hợp cha, mẹ hoặc người đỡ đầu có yêu cầu cho trẻ em dưới 16 tuổi đi cùng được cấp chung hộ chiếu:

a. Nếu cha, mẹ hoặc người đỡ đầu là cán bộ, viên chức, thì văn bản cho phép họ đi nước ngoài phải ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh của trẻ em đi kèm; tờ khai chung để cấp hộ chiếu phải dán ảnh trẻ em đó, có đóng dấu giáp lai và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý cha, mẹ hay người đỡ đầu hoặc của Trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn của trẻ em đó.

b. Nếu cha, mẹ hoặc người đỡ đầu không thuộc diện nêu tại khoản a nói trên, thì tờ khai chung để cấp hộ chiếu phải dán ảnh trẻ em đó, có đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng công an phường, xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn của trẻ em đó.

4. Trường hợp đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định, thì trong hồ sơ cần có thêm ý kiến bằng văn bản của Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngoại giao.

5. Trường hợp đi những nước chưa miễn thị thực cho người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của Việt Nam, thì cần nộp thêm bản chụp giấy mời của phía nước ngoài hoặc những thông tin về tên tổ chức, cá nhân ở nước ngoài mời, nội dung công việc... để thuận lợi cho việc làm công hàm xin thị thực.

V. THỦ TỤC GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU (ĐIỀU 11 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Gia hạn hộ chiếu:

Trước ngày hộ chiếu hết hạn, người được cấp hộ chiếu có thể đề nghị gia hạn hộ chiếu. Trường hợp hộ chiếu đã hết hạn, thì phải làm thủ tục cấp hộ chiếu mới.

Hồ sơ gồm:

- 01 đơn đề nghị gia hạn hộ chiếu (theo mẫu quy định);

- Hộ chiếu;

- Văn bản cử đi nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 2 phần IV của Thông tư này.

2. Sửa đổi, bổ sung hộ chiếu:

Hồ sơ gồm:

- 01 đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu (theo mẫu quy định);

- Hộ chiếu;

- Giấy tờ hợp lệ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết.

3. Bổ sung trẻ em dưới 16 tuổi vào hộ chiếu của cha, mẹ hoặc người đỡ đầu:

a. Đối với trẻ em thuộc diện đi theo hành trình công tác, quy định tại khoản 9 Điều 8 của Nghị định, hồ sơ gồm:

- 01 đơn (theo mẫu quy định), có dán ảnh trẻ em đó, đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn; đính kèm 02 ảnh cùng loại, cỡ 3 x 4 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm;

- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 15 của Nghị định cho phép cha, mẹ hoặc người đỡ đầu mang trẻ em đó đi theo hành trình công tác;

- Hộ chiếu;

b. Đối với trẻ em thuộc diện đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định, hồ sơ gồm:

- 01 đơn (theo mẫu quy định), có dán ảnh trẻ em đó, đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng công an phường, xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn; đính kèm 02 ảnh cùng loại, cỡ 3 x 4 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm;

- Hộ chiếu;

- Ý kiến bằng văn bản của Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngoại giao.

4. Cơ quan cấp hộ chiếu xem xét gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Cấp đổi hộ chiếu do hộ chiếu cũ bị rách nát, hư hỏng, hết trang, hết thời hạn sử dụng (đối với hộ chiếu đã được gia hạn một lần):

Hồ sơ như khi đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu và nộp kèm theo hộ chiếu cũ.

Cơ quan cấp hộ chiếu kiểm tra hộ chiếu cũ, nếu khẳng định đúng là hộ chiếu hợp lệ và không bị rách, bẩn tại trang nhân thân và trang ảnh thì xem xét cấp hộ chiếu mới trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và ra thông báo huỷ hộ chiếu cũ.

Trường hợp có cơ sở nghi ngờ hộ chiếu cũ bị tẩy xoá, thay ảnh hoặc bị rách, bẩn tại trang nhân thân hay trang ảnh mà không đảm bảo được tính xác thực của chi tiết nhân thân và ảnh trong hộ chiếu, thì cơ quan cấp hộ chiếu có văn bản đề nghị cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ xác minh. Cơ quan này có trách nhiệm trả lời trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ này nhận được đề nghị. Cơ quan cấp hộ chiếu xem xét quyết định việc cấp hộ chiếu trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh.

VI. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ NHÂN SỰ, QUẢN LÝ HỘ CHIẾU (ĐIỀU 16 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngoài, quy định tại Điều 15 của Nghị định, có trách nhiệm quản lý nhân sự và tổ chức quản lý hộ chiếu:

- Chịu trách nhiệm về nhân sự do mình cử hoặc cho phép đi nước ngoài.

- Thu giữ và quản lý hộ chiếu sau mỗi chuyến đi công tác nước ngoài.

- Chỉ giao hộ chiếu cho cán bộ, viên chức đi thực hiện nhiệm vụ chính thức theo quy định tại Điều 7 và 8 của Nghị định.

- Trường hợp hộ chiếu bị mất, phải thông báo ngay cho cơ quan đã cấp hộ chiếu đó để báo huỷ. Đối với hộ chiếu do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, thì thông báo cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.

- Trường hợp cán bộ, viên chức của mình được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị, thì phải làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ quản mới.

- Trường hợp cán bộ, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, xuất ngũ, bị chết, bị mất tích...) mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị, thì phải thu hồi và chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu để huỷ.

2. Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngoài, quy định tại Điều 15 của Nghị định, cần xây dựng quy chế quản lý, trong đó quy định rõ trách nhiệm của người hay bộ phận trực tiếp quản lý hộ chiếu; trách nhiệm của người được giao sử dụng hộ chiếu; việc lập sổ quản lý hộ chiếu; cơ chế giao nhận hộ chiếu; chế độ báo cáo; xử lý vi phạm.

3. Cơ quan chủ quản nêu tại khoản 2, 3 và 4 Điều 15 của Nghị định có trách nhiệm phối hợp với cơ quan cấp hộ chiếu trong việc xử lý trường hợp sử dụng hộ chiếu trái mục đích gây hậu quả về đối ngoại, ở lại nước ngoài quá thời hạn được phép, thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngoài và những trường hợp khác theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu hoặc của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Cục lãnh sự nghiên cứu, ban hành các biểu mẫu tờ khai, đơn đề nghị được quy định trong Thông tư này.

2. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế các quy định liên quan đến việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước trong Thông tư số 163 NG/TT ngày 25/05/1995 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện Nghị định số 24/CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh.