Circular No. 02/2003/TT-BTC of January 9, 2003, guiding the financial management regime for foreign-based Vietnamese representation missions

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 02/2003/TT-BTC NGÀY 09 THÁNG 1 NĂM 2003 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Thực hiện Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ “Quy định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước”, Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chính phủ “Sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ”.

Để thống nhất quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt nam ở nước ngoài, Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (bao gồm cơ quan đại diện Ngoại giao, Phòng Tuỳ viên Quốc phòng, Cơ quan Thương mại, Cơ quan thường trú Đài tiếng nói Việt Nam, Cơ quan thường trú Đài truyền hình Việt Nam, Cơ quan thường trú Báo Nhân dân, Phân xã TTXVN, Trung tâm văn hoá Việt Nam tại Lào, Cơ quan Tham tán kinh tế Việt Nam tại Lào, Ban Quản lý lao động...) sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp hoặc từ nguồn thu của ngân sách nhà nước được giữ lại để chi theo chế độ quy định hiện hành.

II. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC LẬP VÀ CHẤP HÀNH DỰ TOÁN THU CHI

Các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ thu, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách, biến động giá cả của nước sở tại, số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan thẩm quyền thông báo, tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước, lập dự toán thu chi ngân sách nhà nước hàng năm theo đúng các quy định, biểu mẫu do cơ quan tài chính hướng dẫn (kèm theo). Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản thu - chi của cơ quan đại diện theo mục lục ngân sách nhà nước, kèm theo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán gửi Bộ chủ quản trước 30/7 hàng năm. Bộ chủ quản xem xét tổng hợp dự toán của các cơ quan đại diện cùng với dự toán thu, chi ngân sách của đơn vị mình gửi Bộ Tài chính theo đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước và các quy định hiện hành.

1. Dự toán thu ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện:

Căn cứ vào các loại phí và lệ phí phát sinh tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài quy định tại Thông tư số 99/TT-BTC ngày 25/10/2002 và các khoản thu khác như: thu tiền thuê nhà thuộc nhà sở hữu, nhà hỗ tương, nhà thuê, lãi tiền gửi ngân hàng, thu hoàn thuế VAT, thu tiền đền bù đào tạo, môi giới thương mại và dịch vụ công, tiền điện nước của người đi thăm đi theo..., cơ quan đại diện lập dự toán thu ngân sách theo mục lục ngân sách nhà nước gửi Bộ chủ quản tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính. Đối với các khoản thu này, cơ quan đại diện thu nộp vào Quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước theo tỷ lệ quy định tại Thông tư số 29/2000/TT-BTC ngày 24/4/2000 của Bộ Tài chính.

2. Dự toán chi ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện:

Căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi, biến động giá cả của nước sở tại, các cơ quan đại diện lập dự toán chi ngân sách theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.

3. Chấp hành dự toán thu chi ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện VN ở nước ngoài:

Trên cơ sở dự toán thu chi ngân sách Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ duyệt, Bộ Tài chính thông báo cho Bộ chủ quản để Bộ chủ quản phân bổ dự toán thu chi ngân sách cho từng cơ quan đại diện trên nguyên tắc tổng dự toán thu chi ngân sách của các cơ quan đại diện bằng số thông báo dự toán thu chi ngân sách do Chính phủ phê duyệt gửi Bộ Tài chính và Kho bạc nhà nước trung ương.

4. Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước dùng để cấp phát:

Bộ Tài chính thực hiện cấp phát kinh phí cho các cơ quan đại diện Việt Nam theo các nguồn sau:

a. Cấp phát kinh phí từ Quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước:

Bộ Tài chính lập Thông trị duyệt y dự toán và lệnh chi tiền đồng Việt Nam (số tiền ghi trên “Lệnh chi tiền” bằng ngoại tệ nhân với tỷ gía hạch toán do Bộ Tài chính quy định). Căn cứ vào lệnh chi tiền của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước Trung ương xuất Quỹ ngọai tệ tập trung cấp kinh phí cho các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thuộc Bộ chủ quản.

b. Cấp kinh phí từ Quỹ Tạm giữ của ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

Bộ Tài chính ra lệnh chi ngoại tệ từ Quỹ tạm giữ của ngân sách nhà nước tại các cơ quan đại diện để cấp cho các cơ quan đại diện Việt Nam bằng ngoại tệ.

Căn cứ vào số ngoại tệ đã trích từ Quỹ tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện, Bộ Tài chính lập thông tri duyệt y dự toán bằng đồng Việt nam (được quy đổi từ số ngoại tệ đã được trích từ Qũy tạm giữ Ngân sách nhà nước nhân với tỉ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định). Căn cứ vào thông tri duyệt y dự toán lập lệnh thu, lệnh chi để thực hiện hạch toán - ghi thu “tiền lệ phí lãnh sự hoặc các khoản thu khác ở nước ngoài” đồng thời ghi chi “cấp kinh phí cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài” cho Bộ chủ quản.

5. Quy định việc sử dụng kinh phí:

Dự toán kinh phí được cấp thẩm quyền giao cho từng cơ quan đại diện VN ở nước ngoài là mức chi tối đa trong năm. Thủ trưởng cơ quan đại diện xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và công khai các mức chi nhằm sử dụng kinh phí có hiệu quả và tránh lãng phí công quỹ của nhà nước.

Những mục chi được ấn định chi theo dự toán là:

- Mục 100 “Thanh toán sinh hoạt phí cho cán bộ, công chức”.

- Mục 114 “Thanh toán tiền thuê trụ sở và nhà ở”.

- Mục 145 “Mua sắm tài sản chuyên dùng cho công tác chuyên môn”.

- Mục 118 “Chi sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng”.

Các mục chi thường xuyên còn lại, tuỳ từng đặc điểm của Bộ, ngành, Thủ trưởng cơ quan đại diện VN ở nước ngoài được quyền chủ động duyệt mức chi và điều chỉnh các mục chi này để đáp ứng cho hoạt động của cơ quan nhưng không vượt qúa tổng mức dự toán đã được cấp thẩm quyền giao đối với các mục chi này.

III. MỘT SỐ CHẾ ĐỘ, ĐỊNH MỨC CHI TIÊU ÁP DỤNG CHO
CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Trên cơ sở dự toán năm được duyệt, Thủ trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài công khai tài chính cho các bộ phận hoặc cán bộ trong cơ quan biết. Căn cứ vào các chế độ, tiêu chuẩn, định mức để quyết định chuẩn chi cụ thể như sau:

1. Về tiền sinh hoạt phí:

Căn cứ vào quyết định cử đi công tác dài hạn của cấp có thẩm quyền, mức sinh hoạt phí được tính theo quy định của Thông tư Liên tịch số 22/2001/TTLT-BTCCBCP-BTC ngày 9/5/2001. Sinh hoạt phí được trả theo ngày thực tế có mặt ở nước sở tại.

2. Phụ cấp sinh hoạt phí:

Các trường hợp kiêm nhiệm lái xe hoặc làm thêm một nhiệm vụ nào thay thế cho người được cử đi công tác thì được tính thêm phụ cấp. Tuỳ theo đặc điểm của từng Bộ và tình hình cụ thể ở từng nước mà cấp có thẩm quyền của các Bộ ra quyết định hưởng phụ cấp nhưng không quá 10% mức sinh hoạt phí tối thiểu.

3. Tiền công thuê người nước ngoài hoặc người Việt Nam:

Tuỳ từng trường hợp cụ thể, trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài quyết định thuê người nước ngoài hoặc người Việt nam sau khi Bộ chủ quản cho phép bằng văn bản. Tiền công trả cho người nước ngoài hoặc người Việt Nam được quy định trong hợp đồng ký giữa cơ quan đại diện với người lao động sao cho phù hợp với mặt bằng giá cả của nước sở tại và trong khuôn khổ hạn mức kinh phí mà cơ quan đại diện được phân bổ.

4. Các khoản thanh toán cho cá nhân bao gồm:

4.1. Trang phục và những đồ dùng khác cho cán bộ, công chức trong nhiệm kì công tác ở nước ngoài (kể cả trang phục trong nước trước khi đi):

Cán bộ, công chức đi công tác dài hạn (nhiệm kỳ 3 năm) ở nước ngoài được phụ cấp một khoản tiền để mua sắm trang phục, chăn màn, gối, ga và các dụng cụ cá nhân khác... khoản tiền này được giải quyết theo nguyên tắc khoán gọn cả nhiệm kỳ, cụ thể là mức 900 USD/người/một nhiệm kỳ đối với hàm Tham tán, Trưởng cơ quan đại diện đến Đại sứ và phu nhân hoặc phu quân đi cùng; mức 700USD/người/một nhiệm kỳ đối với cấp bậc còn lại. Trường hợp cán bộ, công chức đi công tác đã nhận khoản phụ cấp này, nhưng vì lý do chủ quan phải về nước thì một phần của khoản tiền trên sẽ phải hoàn trả lại cho nhà nước theo tỉ lệ thời gian. Trường hợp kéo dài nhiệm kỳ công tác trên một năm, có quyết định của Bộ chủ quản sẽ được hưởng thêm mức phụ cấp tính theo thời gian kéo dài.

4.2. Thanh toán tiền vé máy bay cho cán bộ, công chức:

Cán bộ, công chức đi công tác nhiệm kỳ và về nước khi kết thúc nhiệm kỳ được mua vé theo mức giá vé ecomomy, bay trực tuyến và ngắn nhất của hãng hàng không và khoán mức cước hành lý là 30 kilogam/một lượt theo giá của hãng hàng không (ngoài khối lượng hành lý được mang miễn phí theo quy định của hãng hàng không). Riêng Đại sứ được thanh toán loại vé Business, trường hợp phu nhân hoặc phu quân đi cùng chuyến với Đại sứ cũng được hưởng theo hạng Business.

Lượt đi công tác nhiệm kỳ: tiền vé, cuớc hành lý thanh toán trong nước, trong dự toán đoàn ra.

Lượt về: tiền vé, cước hành lý thanh toán trong dự toán được giao của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Thời gian chờ máy bay khi đi nhận công tác nhiệm kỳ và khi về nước hết nhiệm kỳ được thanh toán lưu trú không quá 4 ngày.Việc thanh toán tiền lưu trú khi đi và về được thanh toán tại cơ quan đại diện.

4.3. Thanh toán tiền bảo hiểm khám chữa bệnh:

Căn cứ vào quyết định cử đi công tác dài hạn, ngân sách nhà nước hỗ trợ mức 250USD/người/năm cho cán bộ, công chức để thanh toán cho các tổ chức bảo hiểm về bảo hiểm khám chữa bệnh của cán bộ công chức. Trường hợp cán bộ, công chức mua bảo hiểm với mức phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ của ngân sách nhà nước thì cá nhân tự chịu phần phí bảo hiểm chênh lệch đó.

Đối với những trường hợp cấp cứu các bệnh hiểm nghèo như chảy máu dạ dày, mổ ruột thừa..., tổ chức nhận bảo hiểm chỉ thanh toán một phần viện phí thì phần còn lại được cơ quan thanh toán.

5. Máy điện thoại, máy fax

Việc trang bị máy địên thoại và máy fax tại trụ sở làm việc được định mức như sau:

Máy fax: Mỗi cơ quan đại diện được trang bị một máy fax. Trường hợp các cơ quan đại diện làm thêm nhiệm vụ thu cho nhà nước được trang bị 2 máy fax trong đó 1 máy dành cho phòng lãnh sự.

Máy điện thoại: Mỗi phòng làm việc được trang bị 1 máy điện thoại. Tuỳ từng địa bàn và nhiệm vụ hoạt động của các công chức có tính chất lưu động thì được trang bị máy điện thoại di động. Việc trang bị máy điện thoại di động do Thủ trưởng cơ quan quyết định .

Việc sử dụng gọi điện thoại, fax nội địa và quốc tế cho việc công và nghiệp vụ được cơ quan thanh toán. Trường hợp cá nhân sử dụng gọi điện thoại fax quốc tế cho việc riêng thì cá nhân phải tự thanh toán.Tiền thu được nộp vào quỹ tiền mặt của cơ quan và ghi giảm chi kinh phí cho cơ quan đại diện. Để theo dõi việc thanh toán tiền điện thoại của cơ quan và cá nhân sử dụng việc riêng, các cơ quan đại diện phải có quy chế quản lý, đăng kí các số máy giao dịch, số máy cơ quan, số máy gia đình hoặc có quyết định khoán định mức tiền điện thoại cho từng bộ phận hoặc từng người.

6. Tiền thuê trụ sở, nhà ở:

Khi có nhu cầu thuê mới hoặc đổi nhà, cơ quan đại diện phải báo cáo về Bộ chủ quản để xin phép. Khi được Bộ chủ quản đồng ý mới tìm thuê nhà cụ thể và báo cáo về Bộ dự thảo hợp đồng thuê nhà trước khi ký chính thức. Trường hợp trong hợp đồng thuê nhà, bên cho thuê bắt buộc nộp tiền đặt cọc, thì cơ quan hạch toán vào tài khoản tạm ứng và hết hạn hợp đồng thuê nhà phải thu hồi tiền đặt cọc để hoàn trả nguồn kinh phí

7. Trang bị xe ô tô:

CQĐD có từ 1- 4 biên chế:     1 xe.

CQĐD có từ 5- 7 biên chế:     2 xe.

CQĐD có từ 8- 12 biên chế:    3 xe.

CQĐD có từ 13-19 biên chế:    4 xe.

CQĐD có từ 20- 30 biên chế:   5- 6 xe.

CQĐD có từ 31-40 biên chế:    7-8 xe.

CQĐD có từ 41- 50 biên chế:    8-9 xe.

Định mức xe ô tô nói trên không bao gồm xe Đại sứ và Trưởng phái đoàn Việt Nam tại Liên Hiệp Quốc và bên cạnh Liên Hiệp quốc

Việc mua xe mới hoặc đổi đầu xe, mua xe 4 chỗ hay 12 chỗ..., giá cả, chủng loại xe do Bộ chủ quản quyết định và có trong dự toán được duyệt. Khi mua xe mới phải có hợp đồng mua bán xe ô tô ký giữa thủ trưởng cơ quan đại diện hoặc người được uỷ quyền với bên bán xe.

- Tất cả các xe công nói trên, khi sử dụng đều phải mua bảo hiểm ô tô. Trường hợp xe gặp nạn trên đường do lỗi của cá nhân thì cá nhân phải chịu trách nhiệm bồi thường.

- Căn cứ vào định mức sử dụng xe nói trên, Thủ trưởng cơ quan đại diện có quy định cụ thể về việc quản lý, sử dụng xe trong cơ quan đại diện.

- Trường hợp các cơ quan đại diện không trang bị ô tô hoặc trang bị thấp hơn định mức do đặc thù của từng địa bàn vì giá dịch vụ thuê bãi đắt đỏ thì được thanh toán tiền xe đi lại theo mức khoán giá xe công cộng.

8. Mua sắm các tài sản cố định khác:

Đối với tất cả tài sản khác như: máy tính, máy phôtocopy, điện thoại cố định, điện thoại di động, máy fax, đầu máy video, vô tuyến truyền hình, tủ lạnh, bàn ghế, gường, tủ... được mua sắm theo tiêu chuẩn về trang thiết bị cơ sở vật chất được phê duyệt và được bố trí trong dự toán. Khi mua về được sử dụng và quản lý theo chế độ quản lý tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp quy định tại Quyết định số 351-TC/QĐ/CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

9. Thanh toán công tác phí:

Căn cứ vào nhiệm vụ đi công tác nội địa hoặc nước ngoài do cấp thẩm quyền quyết định. Tiền công tác phí được quy định như sau:

9.1. Công tác nội địa được hiểu là cán bộ, công chức đi công tác trong phạm vi nước sở tại. Tiền công tác phí nội địa được tính như sau:

- Tiền tàu hoả, ôtô, vé máy bay đến địa phương công tác được thanh toán theo thực chi ghi trên vé hoặc hoá đơn thu tiền, trường hợp đi bằng máy bay thì được thanh toán theo mức giá Economy.

- Tiền thuê khách sạn (tiền ở) được thanh toán theo thực chi theo mức thuê phòng loại giá trung bình ở địa phương.

- Tiền công tác phí được tính đồng loạt (không phân biệt chức vụ) như sau:

                            Mức SHP tối thiểu

Công tác phí =                                      x  số ngày công tác  x  (hệ số 2)

                                   30 ngày

Việc cử công chức đi công tác nội địa phải được Thủ trưởng cơ quan đại diện quyết định bằng văn bản.

9.2. Công chức trong cơ quan đại diện được cử đi công tác nước ngoài phải do Bộ chủ quản quyết định bằng văn bản. Chế độ thanh toán công tác phí ở nước ngoài được thực hiện theo Thông tư số 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 và Thông tư số 108/1999/TT-BTC ngày 4/9/1999 của Bộ Tài chính.

9.3. Trường hợp về Việt Nam công tác thì được thanh toán theo chế độ công tác phí tại Việt Nam, cụ thể là:

Đối với cán bộ, công chức cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài về công tác trong thời gian 30 ngày (kể từ ngày rời nước sở tại đến ngày rời Việt Nam) thì được hưởng nguyên mức sinh hoạt phí tại nước đang công tác; đối với cán bộ, công chức về nước công tác trên 30 ngày thì không được hưởng sinh hoạt phí ngoài nước kể từ ngày về nước công tác mà hưởng 100% mức lương trong nước. Trong thời gian công tác tại Việt Nam, nếu cán bộ, công chức đi công tác xa trụ sở làm việc thì được thanh toán công tác phí trong nước theo chế độ công tác phí trong nước do Bộ Tài chính ban hành. Việc thanh toán công tác phí tại Việt Nam do cơ quan đại diện chi trả bằng ngoại tệ trên cơ sở quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theo tỉ giá mua vào của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm thanh toán.

9.4. Chế độ công tác phí đối với các cơ quan đại diện Việt Nam tại địa bàn Lào, Cămpuchia: Do đặc thù là địa bàn liền kề với Việt Nam, có nhiều vấn đề đối ngoại giữa hai nước phải giải quyết tại các vùng biên giới thì cán bộ, công chức của các cơ quan đại diện tại hai địa bàn này thường phải đi công tác tại các tỉnh giáp ranh nên được thanh toán theo chế độ công tác phí nội địa.

10. Văn phòng phẩm:

Hàng quí, các nhóm hoặc bộ phận công tác trong cơ quan đại diện phải lập kế hoạch sử dụng văn phòng phẩm gửi cho tài vụ hoặc văn phòng của cơ quan đại diện đi mua và cấp phát cho các nhóm hoặc các bộ phận công tác phù hợp với kinh phí thực tế được cấp.

11. Trang bị nhà khách và bếp ăn tập thể:

Ở những nơi có điều kiện tổ chức bếp ăn tập thể và nhà khách thì thủ trưởng cơ quan được sử dụng kinh phí để mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho nhà khách, nhà bếp.

12. Tiếp khách, chiêu đãi, đóng góp cho tổ chức ngoại giao đoàn, tặng phẩm:    

Tiếp khách: Khách đến làm việc hoặc chào xã giao thì cơ quan đại diện chỉ được dùng nước khoáng (hoặc nước chè, cà phê) để tiếp khách, không sử dụng thuốc lá, rượu, bia để tiếp khách.

Chiêu đãi: Đối với các ngày lễ như: Quốc khánh, ngày thành lập Quân đội Nhân dân Việt Nam, ngày kỷ niệm thành lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước... tuỳ từng năm chẵn lẻ Thủ trưởng cơ quan thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Việc chiêu đãi cần được thực hiện trên tinh thần tiết kiệm.

 Đối với các cuộc chiêu đãi khác (mời cơm) có liên quan đến công việc nghiệp vụ thì thủ trưởng cơ quan quyết định (trên cơ sở quy định của cơ quan chủ quản)

 Đóng góp cho tổ chức ngoại giao đoàn: Việc đóng góp nghĩa vụ cho tổ chức ngoại giao đoàn tại nước sở tại được thanh toán theo thông báo của Tổ chức ngoại giao đoàn.

Tặng phẩm làm công tác đối ngoại: Mức chi tối đa 25 USD đối với tặng phẩm là cấp Bộ thứ trưởng trở lên; 15 USD cho các đối tượng khác. Số lượng tặng phẩm do Trưởng cơ quan đại diện quyết định.

13. Phụ cấp làm việc thêm giờ:

Các cá nhân, nhóm hoặc bộ phận công tác nếu thật sự cần thiết phải làm thêm giờ thì sẽ bố trí được nghỉ bù. Nếu không thể giải quyết nghỉ bù thì trả sinh hoạt phí làm thêm và được Thủ trưởng cơ quan duyệt. Phụ cấp làm thêm được tính theo công thức quy định tại Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 2/6/1993 của Bộ Lao động và Thương binh xã hội cụ thể như sau:

SHP đang hưởng

Phụ cấp làm thêm giờ =                                     x số giờ làm thêm  x 150%

 22 ngày x 8 giờ

Mức khống chế theo Luật lao động là 20 giờ/người/tháng và không quá 200 giờ/ năm.

Đối với những cơ quan đại diện Việt Nam mà hoạt động mang tính chất đặc thù như Phái đoàn thường trực Tại Liên Hiệp Quốc và tại Geneva, Thông tấn xã, Đài tiếng nói, Đài truyền hình, Báo nhân dân, đề nghị cơ quan chủ quản có công văn thoả thuận với Bộ Tài chính số giờ làm thêm tối đa cho phù hợp với đặc thù riêng của từng ngành.

Cơ sở để kế toán thanh toán tiền phụ cấp làm thêm giờ là bảng kê khai nội dung công việc làm thêm của cá nhân được Thủ trưởng cơ quan xác nhận.

14. Sửa chữa, cải tạo thường xuyên nâng cấp trụ sở, nhà ở:

Công việc cải tạo và chữa sửa thường xuyên nâng cấp trụ sở đều phải có phương án và kèm dự toán của từng hạng mục sửa chữa được cấp có thẩm quyền phê duyệt và có trong dự toán năm.

15. Xây dựng trụ sở, nhà ở mới:

Các trường hợp mua nhà mới hoặc mua đất xây dựng đều phải thực hiện theo Thông tư số 85/2001/TT-TC ngày 25/10/2001 của Bộ Tài chính và phù hợp với luật pháp của nước sở tại.

16. Thanh lý tài sản cố định:

Việc thanh lý tài sản cố định phải thông qua Ban thanh lý tài sản bao gồm đại diện các bộ phận do Thủ trưởng cơ quan đại diện làm trưởng ban và theo đúng chế độ hiện hành của Bộ Tài chính về thanh lý tài sản cố định.

17. Đối với các khoản chi do cá nhân sử dụng:

Tiền gọi điện thoại riêng, sử dụng internet ( trong và ngoài nước ), tiền điện nước của đối tượng đi theo tự túc... cơ quan đại diện có trách nhiệm thu theo chế độ hiện hành.

IV. KIỂM SOÁT THU CHI:

1. Kiểm soát thu:

Các khoản thu bằng tiền mặt: Phiếu thu tiền phải kèm theo chứng từ.

Các khoản thu thông qua ngân hàng: Séc, chuyển khoản theo báo có của ngân hàng (thể hiện qua sổ phụ ngân hàng; bảng cân đối tài khoản thu chi của ngân hàng).

2. Kiểm soát chi:

Nhân viên kế toán kiểm tra các chứng từ thanh toán phù hợp với chế độ cho phép, trình thủ trưởng cơ quan đại diện duyệt và được ghi như sau:

Phiếu chi: ghi rõ nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ (kèm theo hoá đơn, chứng từ của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ và bản phiên dịch ra tiếng Việt Nam).

Phương thức thanh toán: bằng tiền mặt, bằng séc, hoặc chuyển khoản.

Hạch toán vào mục lục ngân sách tương ứng.

Trường hợp mua vật tư, đồ dùng trong nước thì phải có hoá hơn của Bộ Tài chính phát hành. Đối với khoản thanh toán cước mang hàng phải có hóa đơn của Hàng không, trường hợp mất hoá đơn phải lập bảng kê, Thủ trưởng cơ quan đại diện xác nhận, kèm báo cước hành lý của hàng không làm cơ sở thanh toán.Việc thanh toán mua vật tư, đồ dùng trong nước và cước phí vận chuyển hàng không được thanh toán bằng ngoại tệ quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theo tỉ giá mua vào của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

3. Điều chỉnh mục chi trong dự toán năm:

Việc điều chỉnh các mục chi được ấn định theo dự toán quy định tại điểm 5 phần II của Thông tư này phải được sự đồng ý của Bộ chủ quản nhưng không vượt quá tổng mức kinh phí được cấp.

4. Kinh phí chuyển năm sau:

Cuối năm ngân sách, các khoản kinh phí ngân sách đã cấp trong năm và các khoản thu được để lại chi theo chế độ quy định hiện hành nhưng chưa chi được chuyển sang năm sau.

5. Mở tài khoản giao dịch:

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng của nước sở tại để tiếp nhận kinh phí và phản ảnh nội dung thu chi.

6. Hệ thống sổ sách kế toán theo dõi chi tiết các khoản thu chi và các biểu mẫu báo cáo kế toán, quyết toán quy định như sau:

Các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải tổ chức kế toán và quyết toán theo quy định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính phù hợp với Luật ngân sách nhà nước, các văn bản hướng dẫn thưc hiện Luật và theo mục lục ngân sách nhà nước. (Các biểu mẫu dự toán và báo cáo quyết toán tại các phụ lục kèm theo thông tư này).

Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách Nhà nước phải đúng các nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo mục lục ngân sách nhà nước kèm theo bảng cân đối tài khoản cuối ngày 31/12 năm thực hiện.

Bộ chủ quản có trách nhiệm xét duyệt quyết toán của các cơ quan đại diện và tổng hợp lập báo cáo quyết toán năm của các cơ quan đại diện gửi Bộ Tài chính.

Thời gian nộp báo cáo quyết toán quy định như sau:

Đối với các cơ quan đại diện nộp báo cáo quyết toán về Bộ chủ quản: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm (31/12).

Đối với Bộ chủ quản nộp báo cáo quyết toán về Bộ Tài chính: Chậm nhất là 120 ngày kể từ ngày kết thúc năm (31/12).

Bộ Tài chính có trách nhiệm xét duyệt quyết toán năm của các Bộ chủ quản (cấp I), trong quá trình xét duyệt báo cáo quyết toán năm của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính có quyền thẩm tra lại việc xét duyệt quyết toán năm của các cơ quan đại diện nếu thấy cần thiết.

  V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2003. Các Bộ có cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện. Thông tư này thay thế cho Thông tư 147/1998/TT-BTC ngày 12/11/1998; Thông tư số 47TC/TCĐN ngày 24/9/1992; Thông tư số 14/TT-LBNG-TC ngày 21/4/1988; Thông tư số 42TC/TCĐN ngày 14/5/1994 của Bộ Tài chính.

2. Đối với các đại diện thuộc các doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài được vận dụng chế độ, định mức chi tiêu tại Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các Bộ hoặc các cơ quan đại diện phản ảnh về Bộ Tài chính để nghiên cứu sửa đổi cho phù hợp.