Circular No. 01/2020/TT-BTP dated March 3, 2020 on elaborating to Decree No. 23/2015/ND-CP on issuing copies from master registers, certification of true copies from originals, authentication of signatures and contracts

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 23/2015/NĐ-CP NGÀY 16 THÁNG 02 NĂM 2015 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ VÀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch và thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo.

Điều 2. Giải quyết yêu cầu chứng thực

1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các điều 21, 33 và 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.

Điều 3. Ban hành và sử dụng mẫu lời chứng chứng thực

Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.

Điều 4. Cách ghi số chứng thực

1. Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ.

2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thực khác nhau. 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.

Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi 01 (một) số chứng thực. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực cho một người.

3. Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng.

Điều 5. Lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch

1. Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu.

Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 7. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật

1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.

Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

4. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Điều 8. Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.

Điều 9. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực

1. Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

2. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Chương II

CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

Điều 10. Bản sao từ bản chính

Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

Điều 11. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

2. Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Chương III

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRÊN GIẤY TỜ, VĂN BẢN

Điều 12. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Điều 13. Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản

1. Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

2. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.

Điều 14. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điều 15. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Chương IV

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH

Điều 16. Tiêu chuẩn người dịch và ngôn ngữ phổ biến

1. Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải có trình độ cử nhân (đại học) ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Trường hợp có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch thì người dịch cần xuất trình thêm bảng điểm hoặc giấy tờ để chứng minh ngôn ngữ học của mình.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có trình độ thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung Quốc, nên ông A có đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Trung Quốc. Ông Nguyễn Văn B là cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh, nên ông B đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh.

2. Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Tây Ban Nha.

Ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Mông Cổ, tiếng Ấn Độ...

Điều 17. Chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp

1. Người dịch ngôn ngữ không phổ biến và cũng không có bằng cử nhân ngoại ngữ, tốt nghiệp đại học theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì khi yêu cầu chứng thực chữ ký, phải nộp bản cam kết về việc thông thạo loại ngôn ngữ đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

2. Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp khi người đó tự dịch giấy tờ, văn bản của mình.

Trường hợp dịch giấy tờ, văn bản cho người khác, kể cả người thân thích trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoặc dịch có thù lao theo thỏa thuận với cá nhân, tổ chức thì phải do người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp thực hiện.

Điều 18. Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật

1. Trường hợp người dịch đăng ký làm cộng tác viên dịch thuật ngôn ngữ không phổ biến mà không có giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì nộp giấy tờ khác thay thế (nếu có) và bản cam kết về việc thông thạo ngôn ngữ không phổ biến đó.

2. Phòng Tư pháp lập danh sách đề nghị Sở Tư pháp phê duyệt cộng tác viên dịch thuật, kèm theo trích ngang của từng người có các thông tin về họ, chữ đệm và tên; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến.

3.Sau khi nhận được đề nghị của Phòng Tư pháp, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, Sở Tư pháp kiểm tra danh sách đề nghị phê duyệt cộng tác viên dịch thuật. Nếu những người được đề nghị có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Sở Tư pháp ra quyết định phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; nếu người nào không đủ tiêu chuẩn, điều kiện thì Sở Tư pháp từ chối phê duyệt và thông báo bằng văn bản cho Phòng Tư pháp.

4. Hàng năm, Phòng Tư pháp có trách nhiệm rà soát lại danh sách cộng tác viên dịch thuật. Trường hợp cộng tác viên không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn hoặc không làm cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Tư pháp đó từ 12 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Sở Tư pháp ra quyết định xóa tên người đó khỏi danh sách cộng tác viên dịch thuật.

Điều 19. Đăng ký lại chữ ký mẫu

Cộng tác viên dịch thuật khi ký hợp đồng với Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp muốn thay đổi chữ ký thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 (ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp.

Chương V

CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Điều 20. Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, thì các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trong hợp đồng, giao dịch với chữ ký mẫu. Nếu thấy chữ ký trong hợp đồng, giao dịch khác chữ ký mẫu, thì yêu cầu người đó ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình.

2. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định.

Điều 21. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thực lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Điều 22. Người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

2. Người làm chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Điều 23. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

1. Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

2. Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định và xuất trình bản chính để đối chiếu; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các khoản 1, 2 Điều này.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo

Đối với huyện đảo mà ở đó không có Ủy ban nhân dân cấp xã thì Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 5 và khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 25. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2020.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

PHỤ LỤC

MẪU LỜI CHỨNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

I. Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản

Ngày........................... tháng.................. năm............... (Bằng chữ............................. )(1)

Tại............................................................................................................................ (2).

Tôi (3)................................................................................. , là (4).................................

Chứng thực

Ông/bà .........................................  Giấy... tờ tùy thân (6) số ...................................  cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà... là người tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực............................................. quyển   số............................ (8) - SCT/CK, ĐC

2. Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản

Ngày........................... tháng................... năm.............. (Bằng chữ........................................... )(1)

Tại ……………………………………………………………..…(2).

Tôi (3) ……………………………………, là (4) ………………………......

Chứng thực

Các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số.........

2. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số.........

...............

Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà .................. là người tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực....................................... quyển số.................................... (8) - SCT/CK, ĐC

II. Lời chứng chứng thực trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản thừa kế hoặc từ chối nhận di sản thừa kế

1. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)

Ngày........................... tháng.................. năm.............. (Bằng chữ............................. )(1)

Tại............................................................................................................................ (2).

Tôi (3)................................................................................. ,... là (4)..............................

Chứng thực

- Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau :

1. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số..........

2. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số.........

.............

- Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt tôi.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành .................................................  bản... chính (mỗi bản chính gồm ...... tờ, trang); cấp cho:

+........................................................ bản;

+........................................................ bản;

+........................................................ bản;

Lưu tại................................................................... (2)   01 (một) bản.

Số chứng thực................... quyển số ............(8) - SCT/HĐ,GD

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản thừa kế)

Ngày..................................... tháng.................. năm.................... (Bằng chữ......................... )(1)

Tại...................................................................................................................................... (2).

Tôi (3)....................................................................................... ,... là (4) ............................

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số.........

2. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số........

...............

- Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành .......................................... bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, .... trang), giao cho:

+.......................................................... bản;

+.......................................................... bản;

+.......................................................... bản;

Lưu tại................................................................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực...................................... quyển số.................... (8) - SCT/HĐ,GD

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

III. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực hợp đồng

Ngày........................... tháng................ năm..................... (Bằng chữ.......................... )(1)

Tại.................................................................................................................................. (2).

Tôi (3)............................................................................. ,   là (4).....................................

Chứng thực

- Hợp đồng......................................................................... (5) được giao kết giữa:

Bên A: Ông/bà: ...................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân (6) số...................................................

Bên B: Ông/bà: ...................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân (6) số...................................................

- Các bên tham gia hợp đồng cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia

hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào hợp đồng này trước mặt ông/bà       là người tiếp nhận hồ sơ.

Hợp đồng này được lập thành....................................... bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ... trang), cấp cho:

+............................................... bản chính;

+............................................... bản chính;

Lưu tại......................................................... (2)   01 (một) bản chính.

Số chứng thực ...................... quyển số .............. (8) - SCT/HĐ,GD

2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Ngày........................... tháng............... năm........................ (Bằng... chữ....................... )(1)

Tại.................................................................................................................................. (2).

Tôi (3)........................................................................... , là (4)..........................................

Chứng thực

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số...............................................................

2. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số................................................. ,

..............

- Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (7) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt ông/bà .......................... là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành ................................................ bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ... trang), cấp cho:

+....................................................... bản;

+....................................................... bản;

+....................................................... bản;

Lưu tại............................................................... (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực ...................... quyển số .................(8) - SCT/HĐ,GD

3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản)

Ngày........................... tháng............. năm........................ (Bằng chữ............................ )(1)

Tại................................................................................................................................ (2).

Tôi (3)............................................................................... , là (4).......................................

Chứng thực

- Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà.............................................................. Giấy tờ tùy thân (6) số     

- Ông/bà ..................... cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ....................................... minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ...................................... là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ..............................................  bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản ........................................................................  bản, lưu tại .............................. (2) 01 bản.

Số chứng thực........................................ quyển  số.......... (8) - SCT/HĐ,GD

4. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)

Ngày........................... tháng............... năm................. (Bằng chữ................................. )(1)

Tại................................................................................................................................... (2).

Tôi (3)................................................................................. ,... là (4) ....................................

Chứng thực

- Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số.......

2. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số.......

- Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ................................ là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ................................................  bản    chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, trang); cấp cho:

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

Lưu tại................................................................... (2)   01 (một) bản.

Số chứng thực....................................... quyển... số............ (8) - SCT/HĐ,GD

5. Lời chứng chứng thực di chúc

Ngày........................... tháng............... năm..................... (Bằng chữ............................. )(1)

Tại................................................................................................................................ (2).

Tôi (3)............................................................................ ,... là (4).......................................

Chứng thực

- Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số...................... cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ..................................... minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (7) vào di chúc này trước mặt ông/bà .................................... là người tiếp nhận hồ sơ.

Di chúc này được lập thành................................... bản chính (mỗi bản chính gồm  ..... tờ, ....trang); giao cho người lập di chúc..................................................................... bản; lưu tại ............................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực.................................... quyển số.................. (8) - SCT/HĐ,GD

6. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản)

Ngày.......................... tháng................ năm..................... (Bằng chữ............................. )(1)

Tại................................................................................................................................ (2).

Tôi (3)....................................................................... , là (4)...............................................

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà ........................................ Giấy tờ tùy thân (6) số ....................;

- Ông/bà ........................ cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ................................... minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà .................................. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ............................................ bản chính (mỗi bản chính gồm ....... tờ, ...... trang), giao cho người từ chối nhận di sản ............. bản; lưu tại ................................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực.................................... quyển số.................. (8) - SCT/HĐ,GD

7. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản)

Ngày..................................... tháng.................. năm.................... (Bằng chữ......................... )(1)

Tại.................................................................................................................................... (2)

Tôi (3)....................................................................................... ,... là (4) ..............................

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số........

2. Ông/bà    Giấy tờ tùy thân (6) số........

- Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà .................................. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ........................................... bản chính (mỗi bản chính gồm .......... tờ, ............ trang), giao cho:

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

Lưu tại................................................................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực..................................... quyển số..................... (8) - SCT/HĐ,GD

Chú thích:

(1) Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

(2) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C). Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.

(3) Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.

(4) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).

(5) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô).

(6) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

(7) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”.

(8) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 -SCT/HĐ,GD).

(9) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

(10) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu thực hiện tại Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực ghi rõ họ, chữ đệm và tên./.