Kế hoạch 6500/KH-UBND về kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa năm 2024

KẾ HOẠCH

KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA NĂM 2024

Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg) và Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; theo đề nghị của Sở Khoa học và Công nghệ tại Tờ trình số 1025/TTr-SKHCN ngày 07/6/2024, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (viết tắt là HTQLCL) tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (viết tắt là CQHCNN) năm 2024 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Nắm bắt được việc tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, việc đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và các quy định khác của pháp luật có liên quan trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN trong năm 2023 và 2024.

- Đánh giá được thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN trong năm 2023 và 2024; việc đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN, đảm bảo tuân thủ các quy định và phục vụ cho công tác cải cách hành chính (CCHC).

- Thông qua công tác kiểm tra, hướng dẫn các CQHCNN áp dụng các nội dung tổ chức vận hành HTQLCL theo Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh về việc ban hành Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh (Quyết định số 1235/QĐ-UBND) đáp ứng yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015, tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, phục vụ có hiệu quả công tác CCHC.

- Kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL, xem xét nhu cầu áp dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN; đề xuất và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các thiếu sót trong hoạt động vận hành áp dụng HTQLCL; giải quyết các bất cập trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL, các vấn đề liên quan trong việc áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC.

- Công tác kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN nhằm hỗ trợ cho các hoạt động CCHC, không chồng chéo với hoạt động kiểm tra CCHC năm 2024 của tỉnh.

II. NỘI DUNG KIỂM TRA

1. Kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

- Kiểm tra công tác thiết lập hệ thống thông tin dạng văn bản tại các CQHCNN theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và hướng dẫn tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND; hoạch định công tác duy trì áp dụng HTQLCL năm 2024; hoạt động phổ biến áp dụng hệ thống thông tin dạng văn bản cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (viết tắt là CBCCVCLĐ) trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL.

- Xác định phạm vi của HTQLCL, trách nhiệm các cá nhân, gồm: Các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân; xác định các đơn vị/bộ phận tham gia trong hệ thống; phạm vi các hoạt động nội bộ áp dụng HTQLCL; xác định rõ vai trò, chức danh của các CBCCVCLĐ trong hệ thống.

- Sự tuân thủ của CQHCNN theo các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và vận hành theo hướng dẫn tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND, gồm các hoạt động: Thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; quản lý rủi ro; hoạt động xem xét của lãnh đạo; đánh giá nội bộ; đo lường sự hài lòng của khách hàng; hoạt động cải tiến; xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL...

- Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình đã được xác định trong HTQLCL; tuân thủ các quy trình, thủ tục đã thiết lập; các quy định có liên quan khác trong hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL.

2. Kiểm tra việc tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg trong xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL; áp dụng HTQLCL phục vụ công tác CCHC

- Kiểm tra công tác tổ chức hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL trong các CQHCNN theo yêu cầu của Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg: Kiện toàn Ban chỉ đạo ISO; chỉ đạo các đơn vị/bộ phận và tổ chức thực hiện trong hoạt động xây dựng kế hoạch duy trì, áp dụng HTQLCL trong năm 2024; đảm bảo phạm vi áp dụng HTQLCL cho toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện các TTHC cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan; đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị/bộ phận và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL.

- Xem xét việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL; thông báo bằng văn bản đến Sở KHCN để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan.

- Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL.

- Việc áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC: Thiết lập quy trình nội bộ (QTNB) giải quyết TTHC, áp dụng HTQLCL cho các hoạt động nội bộ để nâng cao chất lượng phục vụ; sử dụng kết quả đo lường sự hài lòng của khách hàng theo hoạt động CCHC của tỉnh, tích hợp HTQLCL với hoạt động giải quyết hồ sơ TTHC trên phần mềm một cửa; áp dụng các biểu mẫu, lưu hồ sơ và thực hiện các quy định của pháp luật trong giải quyết TTHC, tuân thủ các mục tiêu và nội dung liên quan đến công tác CCHC năm 2024.

III. HÌNH THỨC, ĐỐI TƯỢNG VÀ THỜI GIAN KIỂM TRA

- CQHCNN được kiểm tra: Gồm 30 HTQLCL cấp tỉnh, cấp huyện.

- Hình thức kiểm tra:

+ Kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo.

+ Kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan.

Các hình thức kiểm tra trên đây sẽ được kết hợp thực hiện thông qua môi trường số.

Chi tiết danh sách CQHCNN, hình thức kiểm tra theo Phụ lục đính kèm.

IV. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

1. Tổ chức các cơ quan thực hiện kiểm tra

- Cơ quan chủ trì kiểm tra là Sở Khoa học và Công nghệ (viết tắt là Sở KHCN): Chịu trách nhiệm về công tác chỉ đạo, tổ chức kiểm tra; báo cáo kết quả và tham mưu cho UBND tỉnh chấn chỉnh các thiếu sót về công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN.

- Cơ quan trực tiếp kiểm tra là Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (viết tắt là Chi cục TCĐLCL): Trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra; tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra cho Sở KHCN.

- Cơ quan phối hợp kiểm tra: Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL.

2. Kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo

- Sở KHCN ban hành Thông báo về công tác kiểm tra, yêu cầu báo cáo và cung cấp các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho công tác kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tự rà soát, tổng hợp, xây dựng báo cáo theo nội dung yêu cầu kiểm tra nêu tại Thông báo của Sở KHCN, cung cấp các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho cơ quan chủ trì kiểm tra thông qua môi trường số (qua Website, E-Office, thư điện tử,...).

- Cơ quan trực tiếp kiểm tra (Chi cục TCĐLCL): Tiếp nhận, xem xét báo cáo tình hình thực hiện, đánh giá các bằng chứng liên quan; thực hiện trao đổi, tiếp nhận giải trình, bổ sung hồ sơ, tổng hợp kết quả kiểm tra, trình Sở KHCN thông báo kết quả kiểm tra và đề nghị cơ quan được kiểm tra thực hiện khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu; kiểm tra hành động khắc phục.

- Cơ quan được kiểm tra tiến hành khắc phục các nội dung không phù hợp, gửi báo cáo và bằng chứng khắc phục đến Sở KHCN để ghi nhận kết quả (thông qua môi trường số); Sở KHCN tổng hợp kết quả vào báo cáo chung.

3. Kiểm tra trực tiếp

a) Tổ chức Đoàn kiểm tra trực tiếp:

- Thành phần Đoàn kiểm tra gồm:

+ Lãnh đạo Sở KHCN: Trưởng Đoàn kiểm tra.

+ Lãnh đạo, công chức của Chi cục TCĐLCL: Phó Trưởng Đoàn kiểm tra; thành viên đoàn kiểm tra.

+ Đơn vị phối hợp kiểm tra là Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL: Thành viên Đoàn kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra được chia thành 02 tổ, tiến hành kiểm tra trực tiếp tại trụ sở các CQHCNN trong danh sách.

b) Thành phần của cơ quan, đơn vị, địa phương tham gia làm việc với Đoàn kiểm tra trực tiếp:

- Đối với các sở, ban, ngành: Đại diện lãnh đạo HTQLCL; CCVC phụ trách kiểm soát HTQLCL; ccvc chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; lãnh đạo và chuyên viên theo dõi ISO tại đơn vị đầu mối, các phòng/đơn vị/bộ phận trực thuộc có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Đối với UBND các huyện, thị xã, thành phố: Đại diện lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND; công chức phụ trách kiểm soát HTQLCL, công chức chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; lãnh đạo và chuyên viên theo dõi ISO tại đơn vị đầu mối, các phòng/đơn vị/bộ phận trực thuộc có liên quan đến nội dung kiểm tra.

c) Phương pháp kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan:

- Sở KHCN ban hành Thông báo về công tác kiểm tra, yêu cầu báo cáo và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho công tác kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tự rà soát, tổng hợp, xây dựng báo cáo theo nội dung kiểm tra, gửi trước cho Sở KHCN để nghiên cứu, xem xét. Các hồ sơ, tài liệu, báo cáo được gửi bằng văn bản điện tử thông qua môi trường số; các cơ quan, đơn vị được kiểm tra cung cấp tài khoản truy cập các hệ thống phần mềm, hồ sơ tài liệu cho Tổ kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra tiến hành nghiên cứu trước báo cáo và hồ sơ, tài liệu; kiểm tra các bằng chứng và trao đổi trực tiếp tại trụ sở; đề nghị cơ quan được kiểm tra giải thích, làm rõ các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra. Các nội dung cần giải trình, bổ sung thêm (nếu có) và thống nhất Biên bản kiểm tra thực hiện thông qua môi trường số.

- Cơ quan được kiểm tra tiến hành khắc phục các nội dung không phù hợp, gửi báo cáo và bằng chứng khắc phục đến Sở KHCN để ghi nhận kết quả (thông qua môi trường số); Sở KHCN tổng hợp kết quả vào báo cáo chung.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN KIỂM TRA

Kinh phí phục vụ công tác kiểm tra được sử dụng từ nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học và công nghệ đã được bố trí cho Sở Khoa học và Công nghệ trong năm 2024; Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm sử dụng, thanh quyết toán kinh phí thực hiện kiểm tra theo thực tế, đúng quy định pháp luật.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Khoa học và Công nghệ

Là cơ quan chủ trì kiểm tra, có trách nhiệm:

- Ban hành Quyết định kiểm tra trực tiếp tại trụ sở của các HTQLCL, với thành phần Đoàn kiểm tra nêu tại điểm a khoản 3 Mục IV Kế hoạch này.

- Chỉ đạo hoạt động của Đoàn kiểm tra, phân công nhiệm vụ chung cho các thành viên Đoàn kiểm tra.

- Ban hành Thông báo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị được kiểm tra lập báo cáo, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho công tác kiểm tra; gửi văn bản đề nghị cơ quan được kiểm tra thực hiện khắc phục các điểm không phù hợp.

- Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về kết quả kiểm tra; báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh (nếu có).

2. Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Là cơ quan trực tiếp kiểm tra, tham mưu, giúp Sở KHCN thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, đơn vị theo kế hoạch đã được phê duyệt. Tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo của các cơ quan, đơn vị; tổ chức kiểm tra trực tiếp tại trụ sở các cơ quan.

- Đề xuất hành động khắc phục đối với các cơ quan kiểm tra; theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại được phát hiện tại các cơ quan được kiểm tra; kiến nghị biện pháp chấn chỉnh cụ thể (nếu có).

- Hướng dẫn các cơ quan được kiểm tra khắc phục các điểm không phù hợp; hướng dẫn việc duy trì, cải tiến để vận hành tốt HTQLCL.

- Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra, trình Sở KHCN để báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các CQHCNN trong hoạt động xây dựng, duy trì áp dụng HTQLCL (nếu có).

- Lưu giữ hồ sơ cuộc kiểm tra.

3. Trách nhiệm của các cơ quan được kiểm tra

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương được kiểm tra đảm bảo lập báo cáo, cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của Sở KHCN, Đoàn kiểm tra; đảm bảo thành phần, địa điểm làm việc với Đoàn kiểm tra đúng yêu cầu tại Kế hoạch; thực hiện đầy đủ các nội dung mà cơ quan kiểm tra yêu cầu, hướng dẫn phù hợp với hình thức kiểm tra tại các CQHCNN. Đảm bảo việc giải trình đầy đủ các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra khi được yêu cầu.

- Thực hiện hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại do Sở KHCN hoặc Đoàn kiểm tra yêu cầu; báo cáo và cung cấp đầy đủ bằng chứng thực hiện khắc phục về Sở KHCN trong thời gian yêu cầu của Đoàn kiểm tra hoặc Thông báo của Sở KHCN.

- Có biện pháp kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện các hành động khắc phục, xử lý nghiêm các cơ quan, đơn vị không thực hiện các yêu cầu khắc phục của Sở KHCN hoặc Đoàn kiểm tra./.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC; HÌNH THỨC THỰC HIỆN KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HTQLCL NĂM 2024
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 6500/KH-UBND ngày 17 tháng 6 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

(*): Các CQHCNN được kiểm tra CCHC trong năm 2024 theo Quyết định số 1490/QĐ-UBND ngày 04/6/2024 của UBND tỉnh Khánh Hòa.