Kế hoạch 5216/KH-UBND về kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa năm 2023

KẾ HOẠCH

KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA NĂM 2023

Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; theo đề nghị của Sở Khoa học và Công nghệ tại Tờ trình số 809/TTr-SKHCN ngày 15/5/2023, Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa (gọi tắt là UBND tỉnh) ban hành Kế hoạch kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (viết tắt là HTQLCL) tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (viết tắt là CQHCNN) năm 2023 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Đảm bảo việc tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg , việc đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và các quy định khác của pháp luật có liên quan trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN tỉnh Khánh Hòa trong năm 2022 và 2023.

- Đánh giá được thực tế hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN trong năm 2022 và 2023; việc đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN, đảm bảo tuân thủ các quy định và phục vụ cho công tác cải cách hành chính (CCHC).

- Thông qua công tác kiểm tra, hướng dẫn việc hoàn thiện bộ tài liệu và tổ chức vận hành áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN theo các hướng dẫn tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh về việc ban hành Bộ tài liệu hướng dẫn xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

- Kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL, xem xét nhu cầu về áp dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL trong các CQHCNN; đề xuất và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các cơ quan chưa đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu; giải quyết các bất cập trong hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL, các vấn đề liên quan trong việc áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác cải cách hành chính (CCHC).

- Công tác kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN phục vụ cho việc hỗ trợ các hoạt động CCHC, không chồng chéo với hoạt động kiểm tra CCHC theo Kế hoạch kiểm tra CCHC của tỉnh trong năm 2023.

II. NỘI DUNG KIỂM TRA

1. Kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015

- Kiểm tra công tác thiết lập hệ thống thông tin dạng văn bản tại các CQHCNN theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và hướng dẫn tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND ; hoạch định công tác duy trì áp dụng HTQLCL năm 2023; hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống thông tin dạng văn bản cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (gọi tắt là CBCCYCLĐ) trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL.

- Xác định phạm vi của HTQLCL, trách nhiệm các cá nhân, gồm: Các hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân; xác định các đơn vị/bộ phận tham gia trong hệ thống; phạm vi các hoạt động nội bộ áp dụng HTQLCL; xác định rõ vai trò, chức danh của các CBCCVCLĐ trong hệ thống.

- Sự tuân thủ của CQHCNN đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và hướng dẫn vận hành theo Quyết định số 1235/QĐ-UBND , gồm các hoạt động: Thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; kiểm soát thông tin dạng văn bản; quản lý rủi ro và quản lý tri thức; hoạt động xem xét của lãnh đạo; đánh giá nội bộ; đo lường sự hài lòng của khách hàng; hoạt động cải tiến; xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL...

- Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình đã được xác định trong HTQLCL; tuân thủ các quy trình, thủ tục đã thiết lập; các quy định có liên quan khác trong hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL.

2. Kiểm tra việc tuân thủ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL; áp dụng HTQLCL phục vụ công tác CCHC

- Kiểm tra công tác tổ chức hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trông các CQHCNN: Kiện toàn Ban chỉ đạo ISO; chỉ đạo các đơn vị/bộ phận và tổ chức thực hiện trong hoạt động xây dựng kế hoạch duy trì, áp dụng HTQLCL trong năm 2023.

- Đảm bảo phạm vi áp dụng HTQLCL theo yêu cầu của Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg: Toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện các thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan; đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị/bộ phận và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL.

- Việc người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của HTQLCL và công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 ; thông báo bằng văn bản đến Sở KHCN để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan; việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL.

- Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL.

- Việc áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC: Thiết lập quy trình nội bộ (QTNB) giải quyết TTHC, quy trình cho các hoạt động nội bộ áp dụng HTQLCL; đảm bảo lưu giữ, cập nhật đầy đủ các quy trình; sử dụng kết quả đo lường sự hài lòng của khách hàng theo hoạt động CCHC do cơ quan chức năng của tỉnh tổ chức, tích hợp ISO với Trung tâm Dịch vụ Hành chính công trực tuyến, giải quyết hồ sơ TTHC trên phần mềm một cửa; áp dụng các biểu mẫu, lưu hồ sơ và thực hiện các quy định của pháp luật trong giải quyết TTHC, tuân thủ các mục tiêu và nội dung liên quan đến công tác CCHC năm 2023.

III. HÌNH THỨC, ĐỐI TƯỢNG VÀ THỜI GIAN KIỂM TRA

- CQHCNN được kiểm tra: Gồm 30 HTQLCL cấp tỉnh, cấp huyện.

- Hình thức kiểm tra:

+ Kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo.

+ Kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan.

Chi tiết danh sách CQHCNN, hình thức kiểm tra theo Phụ lục đính kèm.

IV. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

1. Tổ chức các cơ quan thực hiện kiểm tra

- Cơ quan chủ trì kiểm tra là Sở KHCN: Chịu trách nhiệm về công tác chỉ đạo, tổ chức kiểm tra, báo cáo kết quả và tham mưu cho UBND tỉnh chấn chỉnh các thiếu sót về công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN.

- Cơ quan trực tiếp kiểm tra là Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Chi cục TCĐLCL): Trực tiếp thực hiện công tác kiểm tra, tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra cho Sở KHCN.

- Cơ quan phối hợp kiểm tra: Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL.

2. Kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo

- Sở KHCN ban hành Thông báo về công tác kiểm tra, yêu cầu báo cáo và cung cấp các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho công tác kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tự rà soát, tổng hợp, xây dựng báo cáo theo nội dung yêu cầu kiểm tra nêu tại Thông báo của Sở KHCN; cung cấp các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho cơ quan chủ trì kiểm tra theo yêu cầu.

- Cơ quan trực tiếp kiểm tra (Chi cục TCĐLCL): Tiếp nhận, xem xét báo cáo tình hình thực hiện, đánh giá các bằng chứng liên quan; tổng hợp kết quả kiểm tra, trình Sở KHCN thông báo kết quả kiểm tra và đề nghị cơ quan được kiểm tra thực hiện khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu; kiểm tra hành động khắc phục; báo cáo, đề xuất cơ quan cấp trên giải quyết các vướng mắc, bất cập.

- Cơ quan được kiểm tra tiến hành khắc phục các nội dung không phù hợp, gửi báo cáo và bằng chứng khắc phục đến Sở KHCN để ghi nhận kết quả khắc phục; Sở KHCN tổng hợp báo cáo, đề xuất xử lý và định hướng cho công tác kiểm tra trong năm tiếp theo.

3. Kiểm tra trực tiếp

a) Tổ chức Đoàn kiểm tra trực tiếp:

- Thành phần Đoàn kiểm tra gồm:

+ Lãnh đạo Sở KHCN: Trưởng Đoàn kiểm tra.

+ Lãnh đạo, công chức của Chi cục TCĐLCL: Phó Trưởng Đoàn kiểm tra; thành viên đoàn kiểm tra.

+ Đơn vị phối hợp kiểm tra là Trung tâm Kỹ thuật TCĐLCL: Thành viên Đoàn kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra được chia thành 02 tổ, tiến hành kiểm tra trực tiếp các CQHCNN trong danh sách.

b) Thành phần của cơ quan, đơn vị, địa phương tham gia làm việc với Đoàn kiểm tra trực tiếp:

- Đối với các sở, ban, ngành: Đại diện lãnh đạo HTQLCL; CCVC phụ trách kiểm soát HTQLCL; CCVC chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; lãnh đạo và chuyên viên theo dõi ISO tại đơn vị đầu mối, các phòng/đơn vị/bộ phận trực thuộc có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Đối với UBND các huyện, thị xã, thành phố: Đại diện lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND; công chức phụ trách kiểm soát HTQLCL, công chức chuyên trách CCHC và kiểm soát TTHC; lãnh đạo và chuyên viên theo dõi ISO tại đơn vị đầu mối, các phòng/đơn vị/bộ phận trực thuộc có liên quan đến nội dung kiểm tra.

c) Phương pháp kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan:

- Sở KHCN ban hành Thông báo về công tác kiểm tra, yêu cầu báo cáo và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan cho công tác kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tự rà soát, tổng hợp, xây dựng báo cáo theo nội dung yêu cầu kiểm tra nêu tại khoản 1 và 2 Mục II Kế hoạch này, gửi trước cho Sở KHCN để nghiên cứu, xem xét trước khi kiểm tra.

- Đoàn kiểm tra tiến hành nghiên cứu báo cáo, kiểm tra các hồ sơ, tài liệu trực tiếp tại trụ sở, trao đổi trực tiếp; đề nghị cơ quan được kiểm tra giải thích, làm rõ các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra.

- Thống nhất thông qua kết quả kiểm tra bàng biên bản kiểm tra.

- Cơ quan được kiểm tra tiến hành khắc phục các nội dung không phù hợp đã kết luận tại biên bản, gửi báo cáo và bằng chứng khắc phục đến Sở KHCN đê ghi nhận kết quả khắc phục và tổng hợp báo cáo, làm căn cứ để đề xuất xử lý và thực hiện công tác kiểm tra trong năm tiếp theo.

V. KINH PHÍ THỰC HIỆN KIỂM TRA

Kinh phí thực hiện kiểm tra được sử dụng từ nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học và công nghệ đã cấp cho Sở Khoa học và Công nghệ năm 2023. Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm sử dụng, thanh quyết toán kinh phí thực hiện kiểm tra theo thực tế, đúng quy định pháp luật.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Khoa học và Công nghệ

Là cơ quan chủ trì kiểm tra, có trách nhiệm:

- Ban hành Quyết định kiểm tra trực tiếp tại trụ sở của các HTQLCL, với thành phần Đoàn kiểm tra nêu tại điểm a khoản 3 Mục IV Kế hoạch này.

- Chỉ đạo hoạt động của Đoàn kiểm tra, phân công nhiệm vụ trực tiếp cho các thành viên Đoàn kiểm tra.

- Ban hành Thông báo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị được kiểm tra lập báo cáo, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho công tác kiểm tra; gửi văn bản đề nghị cơ quan, được kiểm tra thực hiện khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu.

- Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về kết quả kiểm tra; báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh (nếu có).

2. Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Là cơ quan trực tiếp kiểm tra, tham mưu, giúp Sở Khoa học và Công nghệ thực hiện các nhiệm vụ:

- Tổ chức kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, đơn vị theo kế hoạch đã được phê duyệt; tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo của các cơ quan, đơn vị; tổ chức kiểm tra trực tiếp (tại trụ sở, trực tuyến) của các cơ quan.

- Đề xuất hành động khắc phục đối với các cơ quan kiểm tra; theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại được phát hiện tại các cơ quan được kiểm tra; kiến nghị biện pháp chấn chỉnh cụ thể (nếu có).

- Hướng dẫn các cơ quan được kiểm tra khắc phục các điểm không phù hợp; hướng dẫn việc duy trì, cải tiến để vận hành tốt HTQLCL.

- Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra, trình Sở KHCN để báo cáo UBND tỉnh về kết quả kiểm tra và kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các CQHCNN trong hoạt động xây dựng, duy trì áp dụng HTQLCL (nếu có).

- Lưu giữ hồ sơ cuộc kiểm tra.

3. Trách nhiệm của các cơ quan được kiểm tra

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương được kiểm tra cung cấp các báo cáo, tài liệu cho đơn vị kiểm tra; đảm bảo thành phần, địa điểm làm việc với Đoàn kiểm tra đúng yêu cầu tại Kế hoạch; thực hiện đầy đủ các nội dung mà cơ quan kiểm tra yêu cầu, hướng dẫn phù hợp với hình thức kiểm tra tại các CQHCNN.

- Đảm bảo việc lập báo cáo; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của Sở KHCN, Đoàn kiểm tra; giải trình đầy đủ các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra khi được yêu cầu.

- Thực hiện hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại do Sở KHCN hoặc Đoàn kiểm tra yêu cầu; báo cáo tình hình thực hiện khắc phục về Sở KHCN trong thời gian yêu cầu của Đoàn kiểm tra hoặc Thông báo của Sở KHCN.

- Có biện pháp kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện các hành động khắc phục, xử lý nghiêm các cơ quan, đơn vị không thực hiện các yêu cầu khắc phục của Sở KHCN hoặc Đoàn kiểm tra./.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC; HÌNH THỨC THỰC HIỆN KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HTQLCL NĂM 2023
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 5216/KH-UBND ngày 29 tháng 5 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

(*): Các CQHCNN được kiểm tra CCHC trong năm 2023 theo Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 10/5/2023 của UBND tỉnh Khánh Hòa.