Kế hoạch 5006/KH-UBND năm 2016 về số hóa tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai từ năm 1963-1996, giai đoạn thực hiện từ năm 2017 đến năm 2021

KẾ HOẠCH

VỀ VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG UBND TỈNH GIA LAI TỪ NĂM 1963-1996, GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN TỪ NĂM 2017 ĐẾN NĂM 2021

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1601/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố định mức lắp đặt phần cứng và cài đặt phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Chỉ thị số 07/2013/CT-UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh Gia Lai về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Gia Lai;

Căn cứ Chỉ thị số 11/2013/CT-UBND ngày 01/11/2013 của UBND tỉnh Gia Lai về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Gia Lai,

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Gia Lai từ năm 1963-1996, giai đoạn thực hiện từ năm 2017 đến năm 2021, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa của quốc gia nói chung và của địa phương nói riêng, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin số hóa thành nội dung hoạt động thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao của Lưu trữ lịch sử tỉnh, làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh, cung cấp thông tin đến với công chúng.

- Tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách "toàn vẹn" thông qua quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý và khai thác tập trung.

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho việc số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Sở Nội vụ.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng, đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.

- Phục vụ nhanh chóng yêu cầu các cơ quan, tổ chức và nhân dân có nhu cầu cung cấp thông tin của các hồ sơ gốc đang lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu và kỹ thuật thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

II. NỘI DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Nội dung

- Trang bị cơ sở vật chất như: Phần mềm, máy chủ, máy trạm, máy Scan, và các thiết bị khác nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu quả - Xây dựng CSDL và nhập liệu.

- Tiến hành số hóa 500 mét giá tài liệu có giá trị vĩnh viễn đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Giai đoạn 1 số hóa thí điểm 55,78 mét giá, với 282.772 trang tài liệu có thời gian từ năm 1963-1996 (phông UBND cách mạng tỉnh Gia Lai, UBND tỉnh Gia Lai - Kon Tum; UBND tỉnh Gia Lai) tài liệu cũ đang xuống cấp có nguy cơ hư hỏng, nhiều tài liệu được sản sinh với chất liệu giấy, mực in kém chất lượng và kỹ thuật in ấn lạc hậu, có thời gian dài bảo quản trong điều kiện không đảm bảo quy chuẩn về môi trường, nhiệt độ, độ ẩm đã bị hư hỏng trầm trọng. Đặc biệt là những tài liệu hình thành trên chất liệu giấy Pơluyr (pelure) với kỹ thuật in roneo có tốc độ tự lão hóa nhanh, đang trong tình trạng dòn mủn dễ gãy, dính kết và mờ chữ, đứng trước nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn mà không thể thay thế.

- Việc số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu là xu thế tất yếu, giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.

- Góp phần bảo quản, bảo hiểm an toàn tài liệu và thông tin tài liệu; giảm nguồn nhân lực cho việc quản lý và bảo quản tài liệu truyền thống; mở rộng cộng đồng người sử dụng.

- Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh là chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản.

- Đồng thời chuyển hình thức khai thác tài liệu lưu trữ từ khai thác thủ công sang trình chiếu, khai thác tài liệu lưu trữ cơ sở dữ liệu điện tử;

- Nhằm giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ dễ dàng hơn. Ngoài ra số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau; tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thông tin nhanh chóng; tăng cường khả năng bảo mật thông tin; nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời; Chi phí vận hành, quản lý thấp và hiệu quả hơn.

2. Thời gian thực hiện: Bắt đầu từ năm 2017 đến năm 2021

- Tổng dự toán kinh phí: 1.465.155.200 đồng. Trong đó:

a) Chi phí thiết bị, phần mềm: 659.255.000 đồng

Năm 2017: Mua sắm trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác số hóa tài liệu; nhập cơ sở dữ liệu (có danh mục chi tiết kèm theo).

b) Chi phí nhân công: 805.900.200 đồng

- Áp dụng theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều 4 Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, cách tính như sau: Mức chi nhập dữ liệu phi cấu trúc được tính theo trang dữ liệu bằng 30% của 9.500đồng/trang = 2.850 đồng/trang.

- Tiến độ số hóa tài liệu lưu trữ thực hiện như sau:

- Việc số hóa tài liệu trong giai đoạn này giao cho Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) hợp đồng với đơn vị chuyển giao công nghệ phần mềm (Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Nhà nước) thực hiện.

- Sau khi số hóa xong tài liệu phông UBND tỉnh từ năm 1963-1996, đơn vị chủ trì thực hiện Kế hoạch là Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) sẽ thụ hưởng các trang thiết bị để quản lý, tiếp tục thực hiện số hóa tài liệu từ năm 1997 - 2007 phông của UBND tỉnh và các phông của sở, ban, ngành,... Đồng thời, Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm quản lý, theo dõi, đánh giá khấu hao tài sản được trang bị cho đơn vị theo quy định của Nhà nước.

3. Nguồn kinh phí thực hiện: Nguồn sự nghiệp kinh tế hàng năm của tỉnh

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với các Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và các ngành chức năng có liên quan triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Kế hoạch theo quy định của pháp luật.

- Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hàng năm lập dự toán gửi Sở Tài chính và các cơ quan liên quan tổng hợp chung vào dự toán năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện việc biên mục, số hóa để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử; định kỳ hàng năm, báo cáo UBND tỉnh tiến độ thực hiện theo đúng lộ trình thời gian quy định, tiết kiệm và có hiệu quả.

- Theo dõi Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp triển khai Kế hoạch tiết kiệm, có hiệu quả, đạt tiến độ theo kế hoạch được duyệt.

2. Các sở có liên quan

- Hàng năm, Sở Tài chính tham mưu cho UBND tỉnh bố trí nguồn kinh phí để thực hiện kế hoạch.

- Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho UBND tỉnh thẩm định trang thiết bị, phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Lịch sử tỉnh đúng quy định.

Trên đây là Kế hoạch của UBND tỉnh về số hóa tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Gia Lai từ năm 1963-1996, giai đoạn thực hiện từ năm 2017 đến năm 2021; yêu cầu các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo đúng quy định./.