Kế hoạch 4602/KH-UBND năm 2023 thực hiện Quyết định 71/QĐ-TTg phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA, GIAI ĐOẠN II TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG

Thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II; Văn bản số 446/VTLTNN-QLI ngày 11/5/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ; Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện trên địa bàn tỉnh với những nội dung trọng tâm như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

a) Lập bản sao bảo hiểm bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quý, hiếm và tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng nặng trên các vật mang tin, nền giấy thuộc các Phông lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại.

b) Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu:

a) Việc lập bản sao bảo hiểm phải bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

b) Lựa chọn tài liệu số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm phải tuân theo các tiêu chí văn bản hướng dẫn; các nội dung đề ra phải bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát nhiệm vụ của Kế hoạch.

c) Xác định cụ thể nội dung công việc, yêu cầu về chất lượng, thời gian tiến hành và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai Kế hoạch; bảo đảm chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

II. NỘI DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm:

a) Tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ được lựa chọn để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm thuộc một trong các tiêu chí sau đây:

- Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975.

- Tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ lịch sử.

- Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin: Gỗ, giấy dó... hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, chữ viết, hình ảnh...).

- Tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ chữ...nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.

b) Phương pháp lựa chọn tài liệu đưa ra số hóa:

- Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ.

- Thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt danh mục hồ sơ đưa ra số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm.

c) Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2025.

2. Số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm:

a) Yêu cầu:

- Số hóa tài liệu theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn, phê duyệt.

- Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.

- Lựa chọn công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đáp ứng các yêu cầu, mục đích của bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đảm bảo tính kế thừa, khắc phục những hạn chế, bất cập của công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu, phù hợp với công tác chuyển đổi số và xu thế phát triển của Cách mạng công nghiệp 4.0.

- Tài liệu số hóa phải đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.

- Đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông khi trích xuất nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Thời gian thực hiện: Từ năm 2025 đến năm 2033.

3. Bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ:

a) Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thống nhất trước khi thực hiện bàn giao cơ sở dữ liệu tài liệu theo phông/công trình/sưu tầm lưu trữ kèm theo danh mục thống kê tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ và số lượng tài liệu đã được số hóa.

b) Thời gian thực hiện: Từ năm 2028 đến năm 2034.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện từ nguồn ngân sách nhà nước bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo phân cấp ngân sách hiện hành; các nguồn kinh phí hợp pháp khác (nếu có) và lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ:

a) Căn cứ hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Xây dựng kế hoạch chi tiết và chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, địa phương tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung theo Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch này.

b) Nghiên cứu xây dựng quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa các loại hình tài liệu, lập bản sao bảo hiểm tài liệu; xây dựng quy chế quản lý, bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng dự toán chi tiết kinh phí thực hiện cho giai đoạn từ năm 2023-2034, gửi Sở Tài chính và các Sở, ngành có liên quan thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt để triển khai thực hiện có hiệu quả Kế hoạch này và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để thực hiện số hóa và lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

d) Trên cơ sở khối tài liệu được thu thập từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hằng năm, phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để sưu tầm, lựa chọn tài liệu nhằm bổ sung tài liệu có giá trị quý hiếm vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh để thực hiện công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo kế hoạch.

đ) Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ: Xây dựng kế hoạch và tổ chức các khóa bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ cho các công chức, viên chức làm công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

e) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ.

g) Định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả triển khai thực hiện.

2. Sở Tài chính: Trên cơ sở quy trình, thủ tục, định mức kinh tế - kỹ thuật số hóa các loại hình tài liệu, lập bản sao bảo hiểm tài liệu theo quy định và đề nghị của Sở Nội vụ; Sở Tài chính tổ chức thẩm định, tổng hợp dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch này, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt cho giai đoạn từ năm 2023-2034 và bố trí dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quy định.

3. Sở Thông tin và Truyền thông: Phối hợp với Sở Nội vụ bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ theo quy định và Kế hoạch này.

4. Đối với các cơ quan, địa phương, đơn vị: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, chủ động phối hợp với Sở Nội vụ:

a) Tổ chức phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch này nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

b) Tổ chức rà soát, thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện quý, hiếm hiện đang còn được bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thực hiện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình thực hiện, trường hợp phát sinh những khó khăn, vướng mắc (nếu có), các cơ quan, địa phương, đơn vị kịp thời tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết theo quy định./.