Kế hoạch 225/KH-UBND năm 2021 thực hiện Quyết định 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2021-2025” do tỉnh Vĩnh Phúc ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2021-2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án“ Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2021-2025”, UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2021-2025 (sau đây gọi tắt là Kế hoạch) với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản, điều hành tại Lưu trữ cơ quan; Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo đồng bộ, tích hợp cơ sở dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ;

b) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục tồn tại, hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò trách nhiệm của người đứng đầu và cá nhân các cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn thực hiện.

b) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo sự đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

c) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan, chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất, đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong quá trình triển khai thực hiện.

II. MỤC TIÊU CỤ THỂ

Nhằm chuyển đổi dần việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang dạng khai thác sử dụng file điện tử nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian, góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của tỉnh, phấn đấu đến năm 2025 đạt được các mục tiêu sau:

1. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

2. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời gian 03 năm kể từ khi tài liệu, hồ sơ được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

3. Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng, tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

4. Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng;

5. Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ lịch sử số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

6. Bảo đảm 100% Lưu trữ lịch sử có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

7. Bảo đảm 50% Lưu trữ lịch sử có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước;

8. Bảo đảm 100% công chức, viên chức làm công tác lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử; bảo đảm 100% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và giao nộp vào Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan theo quy định.

III. NHIỆM VỤ VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản về nghiệp vụ lưu trữ điện tử

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các quy định Luật Lưu trữ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

b) Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; quy định về tiêu chuẩn Kho lưu trữ số và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.

Thời gian thực hiện: Năm 2021-2022.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan.

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

c) Tích hợp, kết nối liên thông, trích xuất, nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh).

d) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan;

Thời gian thực hiện: Năm 2021-2022.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng yêu cầu quy định của pháp luật; lưu trữ an toàn, bảo mật thông tin, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả; công bố dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến;

d) Triển khai các giải pháp đảm bảo giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

đ) Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước.

Thời gian thực hiện: Năm 2021-2025.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

Xây dựng Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức có đủ kỹ năng, sử dụng thành thạo Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan theo quy định.

Thời gian thực hiện: Năm 2021-2025.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

a) Căn cứ nội dung của Kế hoạch này quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử cơ quan, đơn vị; quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

b) Rà soát, nâng cấp Hệ thống và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ trong môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV và các quy định của pháp luật có liên quan.

c) Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng của cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý; lập Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan, đơn vị, thực hiện lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng; số hóa tài liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu, phục vụ khai thác, sử dụng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

d) Chỉ đạo đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu (giấy và điện tử) vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

đ) Thực hiện việc trích xuất chuyển giao tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch này.

e) Bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

f) Chủ động xây dựng Kế hoạch, dự toán kinh phí, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước để thực hiện hoàn thành các mục tiêu đề ra tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Mục II Kế hoạch này.

g) Thực hiện báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về Sở Nội vụ trước ngày 10/12 hàng năm để tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ.

2. Sở Nội vụ

a) Tiếp tục thực hiện chỉ đạo của Bộ Nội vụ tại Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Đặc biệt là tiếp tục hoàn thành các mục tiêu nhiệm vụ đã đề ra tại Quyết định số 2244/QĐ-UBND ngày 18/8/2014 của UBND tỉnh phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

b) Thực hiện chủ trương của Chính phủ tại Quyết định số 458/QĐ-TTg , dự thảo xây dựng Đề án số hóa tài liệu và lập cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử và lưu trữ các cơ quan, tổ chức, thực hiện các bước theo lộ trình của Quyết định số 458/QĐ-TTg và Kế hoạch của UBND tỉnh đảm bảo tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu Lưu trữ lịch sử vào cơ sở dữ liệu Phông Lưu trữ Nhà nước.

c) Rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tình hình thực tế theo quy định của pháp luật hiện hành.

d) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trên Hệ thống theo quy định; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chỉnh lý tài liệu giấy tồn đọng, số hóa tài liệu lưu trữ; các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử.

đ) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm và yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử.

e) Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện các nội dung Kế hoạch; hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý văn bản điều hành của tỉnh (gọi là Hệ thống quản lý tài liệu điện tử) hoạt động an toàn, ổn định; định kỳ sao lưu hồ sơ, tài liệu điện tử và phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

b) Chủ trì, rà soát, nâng cấp, bổ sung đầy đủ các trường thông tin trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của tỉnh đáp ứng yêu cầu lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào Hệ thống theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV .

c) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật, giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo liên thông giữa Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm lưu trữ (Lưu trữ lịch sử tỉnh).

d) Chủ trì xây dựng Kế hoạch, dự trù kinh phí trình UBND tỉnh phê duyệt và triển khai các nội dung nhiệm vụ tại khoản 2 Mục III Kế hoạch này; đảm bảo tiến độ, thời gian và kết quả.

đ) Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức quy trình số hóa, lưu trữ và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử trên Hệ thống; phối hợp thẩm định các Dự án, Đề án, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

e) Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng và triển khai các nhiệm vụ tại khoản 1, khoản 3, khoản 4, Mục III Kế hoạch này.

4. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nhiệm vụ trong Kế hoạch.

5. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán của các đơn vị, Sở Tài chính tổng hợp, thẩm định, báo cáo UBND tỉnh trình HĐND tỉnh phân bổ kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của kế hoạch, lồng ghép với các Đề án, kế hoạch, nhiệm vụ có liên quan trong trong dự toán ngân sách hàng năm của các đơn vị theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.

6. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu UBND tỉnh cân đối vốn cho các nhiệm vụ thuộc đối tượng đầu tư công và thuộc trách nhiệm quản lý, đầu tư cấp tỉnh theo quy định để triển khai thực hiện Kế hoạch.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh để trong quá trình triển khai thực hiện bảo đảm không bị chồng chéo với các dự án được phê duyệt hàng năm.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2021-2025”. UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố tổ chức triển khai thực hiện./.