Kế hoạch 122/KH-UBND thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ năm 2016 do tỉnh Tiền Giang ban hành

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH TIỀN GIANG, NĂM 2016

Căn cứ Quyết định số 1957/QĐ-UBND ngày 12 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang, năm 2016 như sau:

I. MỤC ĐÍCH

Nhằm từng bước thực hiện có hiệu quả Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

II. NỘI DUNG

1. Xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Rà soát các văn bản đã ban hành về văn thư, lưu trữ để chỉnh sửa, bổ sung hoặc ban hành mới văn bản cho phù hợp với quy định hiện hành nhằm quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại như: Quyết định ban hành Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Hướng dẫn liên ngành về nộp lưu tài liệu dự án, công trình xây dựng vào Lưu trữ lịch sử của Nội vụ và Sở Xây dựng…

2. Đối với công tác văn thư

- 60% các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo theo đúng quy định.

- 30% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức tỉnh và 15% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp huyện lập được hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy, từng bước tạo lập và lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.

- 90% các cơ quan nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 20% các văn bản, tài liệu giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

- 70% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện sử dụng thư điện tử cho công việc.

- 100% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và 100% các cơ quan cấp huyện triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

- 10% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.

3. Đối với công tác lưu trữ

a) Tại lưu trữ lịch sử tỉnh:

- 60% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử. Dự báo số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến cuối năm 2016 khoảng 620 mét giá.

- Sở Nội vụ chuẩn bị các thủ tục đầu tư; Lập hồ sơ trình thẩm định nguồn vốn và khả năng cân đối vốn, trình thẩm định Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư; Hoàn chỉnh Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án dự án Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

- Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyền thống phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử.

b) Tại lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: 60% tài liệu của các sở, ban ngành tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan.

c) Tại lưu trữ huyện, thành phố, thị xã: 30% tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ.

d) Tại lưu trữ xã, phường, thị trấn: 10% tài liệu của các xã, phường, thị trấn được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

4. Tổ chức bộ máy ngành Văn thư, Lưu trữ

a) Lưu trữ lịch sử tỉnh: Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thực hiện chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

c) Cấp huyện:

- Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

- Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ, đã qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

d) Cấp xã: Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở xã, phường, thị trấn theo hướng dẫn trực tiếp về chuyên môn, nghiệp vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện và của ngành.

5. Nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ

Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc của ngành.

- Nhu cầu nhân lực tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đến năm 2016 là 17 người, trong đó:

+ Biên chế hành chính: 07 người, trình độ dự kiến đại học chiếm 80%.

+ Biên chế sự nghiệp: 10 người, trình độ dự kiến đại học chiếm 50%.

- Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Bộ phận văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức các sở, ban, ngành tỉnh bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Đến năm 2016 phải bố trí: 01 biên chế văn thư và 01 biên chế lưu trữ hoặc 01 biên chế văn thư kiêm lưu trữ, 30% qua đào tạo, trong đó có 20% có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ, 10% có trình độ cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ.

- Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện: 01 người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ. Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, mỗi đơn vị có từ 01 đến 02 người: 01 người phụ trách quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và 01 người thực hiện quản lý, hướng dẫn và lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử của cấp huyện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; 50% qua đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, trong đó có 40% có trình độ từ trung cấp, 10% có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ.

- Các xã, phường, thị trấn: Bố trí công chức (kiêm nhiệm) có trình độ từ sơ cấp nghề văn thư, lưu trữ trở lên, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

6. Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Tổ chức 03 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đối tượng là Công chức, viên chức trực tiếp phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã nhằm cập nhật những kiến thức mới về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ giúp công chức, viên chức nắm vững và nâng cao năng lực thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, góp phần đưa công tác này ở các cơ quan đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

7. Hệ thống cơ sở vật chất

Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:

- Xây dựng mới hoặc cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong đó:

+ Giao Sở Nội vụ tiếp tục phối hợp với các ngành chức năng triển khai xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Dự án đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt từ nguồn vốn được Trung ương hỗ trợ và ngân sách tỉnh cấp theo quy định, trang bị cơ sở vật chất đảm bảo vận hành đồng bộ của Kho lưu trữ chuyên dụng;

+ Các sở, ban, ngành tỉnh chưa có kho lưu trữ cần bố trí phòng (kho) lưu trữ tối thiểu 40m² để bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ không đảm bảo đủ điều kiện cần có kế hoạch cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

+ Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện, bố trí diện tích tối thiểu 30m² để làm Kho lưu trữ hiện hành bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị;

+ Các xã, phường, thị trấn phải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m² để bảo quản tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn.

Cần trang bị các thiết bị, phương tiện cho các Kho Lưu trữ cấp huyện, cấp xã thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu bao gồm máy điều hòa, máy hút bụi, máy hút ẩm, bình chữa cháy, quạt thông gió, kệ đựng tài liệu, hộp, bìa hồ sơ,…

- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hoá tài liệu lưu trữ;

- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ;

- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Căn cứ nội dung của Kế hoạch này và Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030 do cơ quan, tổ chức đã ban hành để xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể năm 2016 nhằm từng bước thực hiện có hiệu quả kế hoạch dài hạn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, góp phần thực hiện có hiệu quả quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã triển khai thực hiện kế hoạch này, đồng thời tiến hành đánh giá, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh./.