Chỉ thị 24/2009/CT-UBND về tăng cường chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hải Dương

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG CHỈ ĐẠO VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ được thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm theo quy định của pháp luật, góp phần bảo đảm sự quản lý, điều hành hiệu quả của cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, nhiều cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; chưa ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; bố trí cán bộ làm văn thư và lưu trữ không đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; công tác kiểm tra, rà soát văn bản ban hành chưa chặt chẽ nên còn nhiều sai sót cả về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ văn thư, lưu trữ còn chậm..vv....

Đối với công tác lưu trữ, nhiều cơ quan, đơn vị chưa bố trí kho để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Còn hiện tượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để tại các phòng chuyên môn, không được sắp xếp, xác định giá trị, phân loại chỉnh lý, vẫn bó gói tích đống hoặc để từng cặp trong tủ không đảm bảo an toàn theo quy định của công tác lưu trữ, thiếu các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Cán bộ có nghiệp vụ về lưu trữ còn thiếu và chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn; việc lập và quản lý hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị chưa thực hiện hàng năm, cá biệt có đơn vị để thất lạc, hư hỏng hồ sơ, tài liệu, gây nhiều khó khăn trong công tác tra cứu.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước và đưa hoạt động văn thư, lưu trữ vào nền nếp, nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ cải cách hành chính, thực hiện tốt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Giám đốc các Doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, tổ chức thực hiện tốt một số nhiệm vụ chủ yếu sau:

1. Tiếp tục quán triệt đến cán bộ, công chức, viên chức và lao động trong cơ quan về nội dung Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, để mỗi người thấy rõ trách nhiệm của mình trong thực hiện pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ.

2. Tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành; thực hiện tốt việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền đối với các đơn vị trực thuộc.

3. Các cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo Quyết định số 3775/QĐ-UBND ngày 27 tháng 10 năm 2009 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, phải tổ chức tốt công tác lưu trữ hiện hành, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan và đơn vị trực thuộc lập hồ sơ công việc đưa vào lưu trữ của cơ quan theo quy định; sắp xếp, phân loại, chỉnh lý và giải quyết dứt điểm những tài liệu tồn đọng, tích đống trong nhiều năm qua tại mỗi cơ quan, đơn vị.

4. Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong tỉnh xây dựng dự toán để bố trí kinh phí thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm và tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo đảm kinh phí để chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện đang bó gói, tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị.

5. Sở Nội vụ tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Nhận được Chỉ thị này, Giám đốc các Sở, ngành, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện. Sở Nội vụ theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo chế độ quy định./.