Chỉ thị 19/CT-UBND năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH GIA LAI

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Chỉ thị số 11/2013/CT-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2013 của UBND tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh; thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ nhà nước tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có sự chuyển biến tích cực và từng bước đi vào nề nếp, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ được nhìn nhận đúng đắn hơn, việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh ngày càng được quan tâm, từ đó, giá trị tài liệu lưu trữ được phát huy đã góp phần đảm bảo bí mật nhà nước và kịp thời cung cấp thông tin phục vụ tốt cho chỉ đạo, điều hành của các sở, ban, ngành và địa phương trong phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, bên cạnh các mặt đã đạt được vẫn còn một số cơ quan, tổ chức, địa phương chưa thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh. Nguyên nhân chính là do nhận thức về trách nhiệm và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân còn hạn chế; công tác văn thư, lưu trữ chưa được thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc; các đơn vị, địa phương chưa có giải pháp để xử lý tài liệu tồn đọng (qua nhiều năm chưa được thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản nên có nguy cơ hư hỏng, thất thoát); một số công chức, viên chức chưa làm tốt việc lập hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc; việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Lưu trữ cơ quan chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời nên ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị, gây khó khăn cho việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng theo quy định.

Để tiếp tục nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và khắc phục những hạn chế, bất cập trong thời gian qua; đồng thời, triển khai tổ chức thực hiện có hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Quyết định số 36/2013/QĐ-UBND ngày 10/12/2013 của UBND tỉnh về quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhà nước tỉnh Gia Lai, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, đơn vị lực lượng vũ trang; Giám đốc doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật để nâng cao hơn nữa nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

c) Chỉ đạo và tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phấn đấu đến năm 2021 các cơ quan, tổ chức, địa phương phải giải quyết xong tình trạng tài liệu tồn đọng từ năm 2016 trở về trước chưa được thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tại các kho Lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Bố trí công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, Lưu trữ phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định.

đ) Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử.

e) Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

g) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức đối với lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm.

h) Bố trí phòng (kho) lưu trữ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; mua sắm các trang thiết bị như: giá, hộp, bìa hồ sơ... phục vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định của pháp luật và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ có hiệu quả.

i) Thực hiện việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn đã đến hạn giao nộp từ Lưu trữ cơ quan để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định.

k) Khi cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tài liệu của cơ quan, tổ chức đó phải được chỉnh lý, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại Điều 24 Luật lưu trữ.

2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, Lưu trữ, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh cho phù hợp với quy định hiện hành; hướng dẫn biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu nhằm hạn chế sự hư hỏng, xuống cấp của tài liệu lưu trữ.

b) Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; việc bố trí công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn, chức danh quy định. Hàng năm, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư, lưu trữ.

c) Hàng năm, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện Chỉ thị này, đồng thời theo dõi, đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo xử lý những tập thể, cá nhân thực hiện chưa nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và khen thưởng kịp thời các tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ.

d) Nghiên cứu xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị và địa phương trong tỉnh từ năm 2016 trở về trước để tham mưu, đề xuất UBND tỉnh xem xét, tổ chức thực hiện.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, đơn vị lực lượng vũ trang, các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh, Giám đốc doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.