Chỉ thị 15/CT.UB năm 1997 về tăng cường công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước do tỉnh Lào Cai ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Thực hiện Lệnh số 08/HĐNN7 ngày 11/12/1982 của Hội đồng Nhà nước công bố Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) về việc ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ và Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan Nhà nước. Ngày 31/5/1996 Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai có Chỉ thị số 11/CT-UB về việc chấn chỉnh công tác Văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước. Sau hơn một năm thực hiện, các cấp, các ngành đã có nhiều chuyển biến. Công tác Văn thư lưu trữ đã được quan tâm hơn và từng bước đi vào nề nếp. Một số cán bộ làm công tác Văn thư lưu trữ đã được đầu tư đào tạo bằng nhiều hình thức, cơ sở vật chất và các trang thiết bị thiết yếu phục vụ cho công tác soạn thảo, in ấn văn bản ngày càng được tăng cường và sử dụng có hiệu quả. Công tác soạn thảo ban hành và quản lý văn bản, quản lý sử dụng con dấu đã đảm bảo đúng quy định của Nhà nước. Đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo, điều hành của các cấp, các ngành.

Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động và qua kiểm tra thực tế ở 10 huyện, thị xã và một số ngành cho thấy. Công tác Văn thư lưu trữ còn bộc lộ nhiều hạn chế. Các cấp, các ngành chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu đổi mới trong tình hình hiện nay của công tác này. Do đó, sự chỉ đạo điều hành và quan tâm đến công tác này ở các huyện, thị xã, các ngành còn coi nhẹ, nặng về sự vụ và thiếu đồng bộ trong công tác chỉ đạo quản lý. Vị trí, chức năng nhiệm vụ của cán bộ làm công tác Văn thư lưu trữ không được phân công, phân định rõ ràng còn kiêm nhiệm chồng chéo, bất hợp lý trong khâu quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ. Công văn tài liệu, con dấu sử dụng chưa tuân thủ theo các quy định của Chính phủ. Văn bản ban hành chưa đảm bảo chặt chẽ theo pháp luật, thể thức và nội dung còn chồng chéo, sơ sài chưa sát với tình hình thực tế của địa phương. Cá biệt một số văn bản quản lý ban hành còn vi phạm luật gây hậu quả và ảnh hưởng không tốt đến tình hình phát triển kinh tế xã hội của địa phương. Văn bản khi ban hành cập nhật không đầy đủ, cá biệt một số văn bản không ghi số ký hiệu, không ghi ngày tháng năm, không có trích yếu …hệ thống sổ sách theo dõi, quản lý công văn giấy tờ không thống nhất, thiếu đồng bộ; quản lý và sử dụng con dấu có lúc, có nơi còn lỏng lẻo. Trang bị và sử dụng thiếu đồng bộ dẫn đến hiệu quả rất thấp. Quản lý và sử dụng công văn tài liệu thiếu chặt chẽ, công văn tài liệu hàng năm không được thu thập, bảo quản một cách chặt chẽ nghiêm ngặt theo quy định của Chính phủ. Một số cơ quan còn để thất lạc công văn tài liệu, hư hỏng không tìm được nên việc phục vụ cho công tác tra cứu, nghiên cứu rất khó khăn.

Để khắc phục tình trạng trên và tăng cường sự chỉ đạo hơn nữa của các cấp các ngành về công tác này, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các cấp, các ngành cần quán triệt sâu sắc Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Lệnh số 08/HĐNN7 ngày 11/12/1982 cùa Hội đồng Nhà nước về việc công bố Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 cua Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan Nhà nước. Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới. Tiếp tục kiểm tra, uốn nắn, chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan theo tinh thần chỉ thị số 11/CT-UB ngày 31/5/1996 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, Giám đốc các sở, ban ngành cần quan tâm chỉ đạo, xây dựng kế hoạch, bố trí cán bộ, tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ coi đây là một trong những nhiệm vụ chính trị và công tác chuyên môn của cơ quan tạo nên sự chuyển biến tích cực đảm bảo cho việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị và công tác chuyên môn của từng huyện thị xã, của từng ngành. Việc tuyển dụng, bố trí sắp xếp cán bộ nhân viên làm công tác lưu trữ phải có phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn và phải được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, chuyên trách công tác văn thư lưu trữ.

3. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản cần bố trí, sắp xếp cán bộ tham mưu có đủ trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, trình độ lý luận và kinh nghiệm năng lực công tác trong thực tiễn về soạn thảo ban hành văn bản. Công tác soạn thảo ban hành văn bản phải đảm bảo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền, đúng thể thức, đúng quy định của Chính phủ và phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương. Có như vậy mới đảm bảo hiệu lực của văn bản và đáp ứng được yêu cầu chỉ đạo, điều hành của các cấp, các ngành. Thực hiện một bước cải cách hành chính ở địa phương.

4. Phải quan tâm đầu tư cơ sở vật chất cho công tác Văn thư, lưu trữ. Đồng thời để phát huy hiệu quả của các trang thiết bị; các sở, ban ngành và huyện, thị xã phải chủ động và có kế hoạch phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân về việc đào tạo cán bộ trong việc bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ ở các cấp, ngành.

5. Giao cho Ban Tổ chức chính quyền phối họp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trường Chính trị tỉnh hàng năm xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ và đào tạo chương trình trung cấp Văn thư lưu trữ của tỉnh. Các ngành, huyện, thị xã có kế hoạch quy hoạch đội ngũ và cử cán bộ trong biên chế Nhà nước theo học lớp này.

6. Giao cho Ban Tổ chức chính quyền phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tài chính vật giá hướng dẫn Ủy ban nhân dân các huyện thị xã, các sở, ban, ngành xác định biên chế, thực hiện công văn số 396/TCCP-CCVC ngày 25/11/1996 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thi hành các chế độ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ và công văn số 313/TCCB ngày 27/8/1997 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ, công chức lưu trữ.

7. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, Giám đốc các sở, ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh chịu trách nhiệm thi hành chỉ thị này.