Chỉ thị 12/CT-UBND năm 2018 về tăng cường công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM

Triển khai thực hiện Luật Công chứng số 53/2014/QH13 và các văn bản hướng dẫn thi hành, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua đã từng bước ổn định và phát triển; đến nay, toàn tỉnh đã có 17 tổ chức hành nghề công chứng với 34 công chứng viên. Chất lượng, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ công chứng viên từng bước được nâng cao, kịp thời đáp ứng nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại của các tổ chức, cá nhân. Bảo đảm an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi tham gia hợp đồng, giao dịch; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, bảo đảm quốc phòng- an ninh của tỉnh

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, hoạt động công chứng cũng như công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh còn bộc lộ những hạn chế nhất định: Các tổ chức hành nghề công chứng chỉ tập trung tại những địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển; chất lượng của đội ngũ công chứng viên tuy được nâng lên nhưng vẫn còn hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức và ứng xử nghề nghiệp; một số công chứng viên chưa chấp hành nghiêm túc quy định của pháp luật, đạo đức hành nghề công chứng; quy trình thực hiện các thủ tục, trình tự, thời gian, địa điểm, thu phí công chứng chưa đảm bảo quy định; tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn xảy ra; một số cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức chưa đầy đủ về hoạt động công chứng cũng như giá trị pháp lý của các văn bản công chứng; công tác quản lý nhà nước về công chứng chưa đáp ứng yêu cầu đề ra trong tình hình mới.

Để tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, khắc phục những hạn chế, vướng mắc trong hoạt động công chứng thời gian qua và thực hiện thống nhất, đồng bộ các quy định của pháp luật về công chứng. Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, Hội Công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm các nội dung sau:

1. Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến sâu rộng Luật Công chứng này 20/6/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân có liên quan và toàn xã hội về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng và hệ quả pháp lý của văn bản công chứng; ý nghĩa của hoạt động công chứng đối với cải cách tư pháp, sự ổn định và phát triển kinh tế - xã hội…

2. Sở Tư pháp

a) Rà soát lại tổ chức và hoạt động của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, tham mưu UBND tỉnh ưu tiên cho phép thành lập các văn phòng công chứng ở địa bàn miền núi, chưa có tổ chức hành nghề công chứng. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị địa phương có liên quan tham mưu UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1207/QĐ-UBND ngày 01/4/2016 ban hành Quy định tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam phù hợp quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tiễn hiện nay.

b) Hằng năm, phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng và triển khai các văn bản pháp luật có liên quan đến hành nghề công chứng nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, quy tắc ứng xử, đạo đức hành nghề công chứng cho công chứng viên; việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng này 20/6/2014, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

c) Thường xuyên theo dõi và báo cáo kết quả triển khai Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng trên địa bàn tỉnh; phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường đề xuất biện pháp tích hợp cơ sở dữ liệu về đất đai trên địa bàn tỉnh với Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng. Từng bước triển khai Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng đến UBND các xã, phường, thị trấn nhằm hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh và tham mưu UBND tỉnh ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý, hạn chế rủi ro cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi thực hiện hoạt động công chứng.

d) Thường xuyên rà soát các quy định của pháp luật để kịp thời trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định công bố việc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng. Đồng thời, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền bãi bỏ các thủ tục rườm rà, không cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu công chứng.

e) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kịp thời xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật của các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; tham mưu, đề xuất UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng.

3. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở, Ban, ngành có liên quan, UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức tuyên truyền các quy định của pháp luật về công chứng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp trong công tác tích hợp cơ sở dữ liệu về đất đai trên địa bàn tỉnh với Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng nhằm cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân theo đúng quy định pháp luật, kịp thời phục vụ công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.

c) Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh kịp thời cập nhật lên Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác.

4. Sở Tài chính có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp đảm bảo kinh phí thực hiện cho công tác quản lý nhà nước về công chứng theo quy định.

5. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp Sở Tư pháp thực hiện việc tuyên truyền pháp luật về công chứng trên Cổng thông tin điện tử tỉnh, trang thông tin điện tử của các Sở, Ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố.

6. Cục Thuế tỉnh chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện chế độ thu, nộp và quản lý phí công chứng, phí chứng thực; chế độ quản lý sử dụng biên lai, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành.

7. Công an tỉnh

a) Phối hợp với Sở Tư pháp trong thực hiện công tác quản lý nhà nước về phòng chống vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng, tuyên truyền phổ biến pháp luật về công chứng, pháp luật liên quan cho cán bộ và chiến sỹ trong lực lượng công an nhân dân ở địa phương.

b) Phối hợp cung cấp quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn điều tra và quyết định hủy bỏ quyết định trên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

8. Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thị xã, thành phố phối hợp cập nhật các quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định trên lên Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

9. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân huyện, thị xã, thành phố phối hợp cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng. Đồng thời, cung cấp cho Sở Tư pháp các thông tin từ khi thụ lý đến khi kết thúc vụ án liên quan đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn tỉnh.

10. Đề nghị Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, và Viện Kiểm sát nhân dân các huyện, thị xã, thành phố phối hợp cung cấp quyết định kê biên tài sản trong giai đoạn truy tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

11. UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn, đơn vị chức năng, UBND cấp xã cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến việc thực hiện công chứng theo đề nghị của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo đúng quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

12. Hội Công chứng viên tỉnh

a) Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về hội và pháp luật về công chứng. Giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam sau khi được Đại hội đại biểu Công chứng viên toàn quốc lần thứ nhất thông qua.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện các nội dung nêu tại Điểm b, Khoản 2 Chỉ thị này.

13. Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn tỉnh

a) Thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên theo quy định tại Điều 17, Điều 32 và Điều 33, Luật Công chứng ngày 20/6/2014 và các quy định pháp luật liên quan đến tổ chức, hành nghề công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm nghĩa vụ cập nhật kịp thời thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng lên Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

b) Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn đội ngũ công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình nâng cao tinh thần trách nhiệm, tuân thủ các quy định pháp luật, quy tắc đạo đức hành nghề trong hoạt động công chứng; tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động nội bộ.

c) Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức và hoạt động công chứng của Sở Tư pháp, các Sở, Ban, ngành có liên quan.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các ngành, các cấp kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo./.